Voyages, voyages... même le covid n'en vient pas à bout.

Bonjour.

Je m'interroge sur la procédure qu'un Adjoint-gestionnaire s'apprête à adopter pour préparer l'OR de la participation des familles à un voyage scolaire qui doit se dérouler en mars 2022.

Faits établis :
1°) la délibération du CA a fixé la participation des familles à 100,00 euros par élève et il y a 200 élèves inscrits (septembre 2021) ;
2°) au budget la prévision de recette a été fixée à 20000,00 euros, conformément à l'acte (novembre 2021) ;
3°) à la rentrée de janvier la liste des participants arrêtée par le Chef d'établissement se monte finalement à 150 élèves, soit 50 de moins que prévu initialement.

L'Adjoint gestionnaire a l'intention de préparer l'OR au 7067 pour le montant inscrit au budget, soit 20000,00 euros. En pièces justificatives il compte bien joindre la délibération initiale du CA et la liste des 150 participants arrêtée par le CE.

Moi, Chargé de comptabilité qui suis chargé de procéder aux contrôles pour l'Agent comptable, je préconiserais le rejet de cet OR :
1°) base de liquidation incorrecte ; il aurait du être constatés 150 élèves à 100,00 euros, ce qui fait 15000,00 euros, et non 20000,00 euros ;
2°) après admission de l'OR en comptabilité générale puis réception des créances voyage correspondantes, un discordance apparaitrait entre le débit du 4118 (20000,00) et la liste des créances (15000,00) qui serait expliquée par quoi ?

En synthèse, que pensez vous, donc, de l'opportunité d'effectuer la recette pour le montant inscrit au budget, et non pour le montant réel des élèves inscrits au voyage ?

(PS : l'Adjoint-gestionnaire en question étant par ailleurs aussi l'Agent comptable pour lequel je suis chargé de procéder à ce contrôle, si l'un d'entre vous connait une technique pour lui expliquer sereinement les principes de liquidation des recettes, je suis preneur...)

Il faut faire l'OR du montant réel du nombre de participants (une prévision de recette reste une prévision de recette.....)

S'il n'y a que 150 élèves engagés, l'OR doit être fait sur la base de ces engagements. C'est le contrat entre la famille et l'établissement qui constitue la base légale du droit constaté.
Les créances doivent suivre en tout point le montant sur le 4118 donc l'OR au 7067 : élèves engagés  x montant de la participation autorisée par le CA.

Le budget est comme son nom l'indique, budgétaire, c'est à dire prévisionnel. 
L'exécution est tout autre et l'ordre de recette est une question d'exécution. Donc, il me paraît évident que tu conseilles le GM en ce sens.
En dehors de l'aspect GFC qui fait que ton 4118 ne ressemblerait à rien, ça sert à quoi de faire un OR si c'est pour faire un AOR derrière... A rien.

Y a t-il une section "Malaise des chargés de comptabilité" sur le forum ? (longtemps que je n'avais pas trainé par ici...)

Les référents comptables ne sont pas les pestiférés des fils de discussion sur les différents craquages ou craquements que nous vivons tous. Bien au contraire.

Xena a écrit:

"L'exécution est tout autre et l'ordre de recette est une question d'exécution. Donc, il me paraît évident que tu conseilles le GM en ce sens."

Bien, par conséquent c'est le Chargé de comptabilité (votre serviteur) qui va conseiller l'Agent comptable (puisque le GM et l'AC sont l'unique et même personne)

En bonne théorie il me semble qu'une recette devrait permettre d'identifier à la fois le débiteur et le montant de sa dette. Dans le cas présent une liste nominative avec 150 * 100 = 15 000€. A quelles autre familles veut-il réclamer le paiement.

Après il veut peut-être simplement disposer d'une ligne de crédits suffisamment abondée pour prendre en charge des dépenses qui en général sont pour une bonne part non proportionnelles aux recettes en priant sa mère pour qu'au final le total des dépenses laisse un disponible d'au moins 5 000€. A quelle date est prévu le voyage? Y a-t-il la possibilité de convoquer un nouveau CA? Espère-t-il simplement une reprise de l'épidémie et l'annulation pure et simple du bouzin?

C'est un AC qui aime faire du skeleton sans casque on dirait. Je suis pas sur que ce soit pas un peu limite (en tous cas le principe de sincérité me semble écorné).

Merci pour vos réponses, c'était bien au cas où je n'aurais pas pensé à quelque chose d'autre que ce que je voyais déjà.

Quand je pense que certains osent prétendre que la qualité des comptables progresse.
Comme l'ont dit les collègues c'est vraiment n'importe quoi.
Ce que le CA vote c'est une participation unitaire des familles et non un budget à l'intérieur du service AP (cela n'existe pas depuis la disparition du N3). L'OR est basé sur le montant unitaire de la tarification et le nombre de débiteurs.
D'ailleurs si l'AC acceptait un OR de 20 000 il devrait poursuivre le recouvrement pour 20 000 ; et à qui il va réclamer les 5 000 qui ne sont dus par personne ?

Par contre l'ouverture des crédits en AP se fait bien sur la base du budget prévisionnel du voyage ; comme son nom l'indique c'est une prévision alors que l'OR est une constatation des droits réels.
Et si il y a bien des crédits prévisionnels ouverts au budget il appartient au gestionnaire de vérifier que les prévisions sont réalistes et d'adapter les dépenses en conséquence ; cela est valable pour le budget global comme pour celui d'un voyage.
Le comptable lui n'est pas juge de l'équilibre financier du voyage. Si le voyage est en déficit, plus de dépenses que de prévisions et d'ouverture budgétaire, cela sera imputé sur la globalité du service AP : c'est le service qui ne doit pas être en dépassement, pas un code activité (fusse celui d'un voyage). Si le voyage est en déficit, prévisions budgétaires nettement supérieures aux recettes réelles, cela se réglera au niveau du résultat du cofi.

laule200 a écrit:

Y a t-il une section "Malaise des chargés de comptabilité" sur le forum ? (longtemps que je n'avais pas trainé par ici...)

Un·e chargé·e de comptabilité ne peut avoir de malaise dans une telle situation.
Soit il ou elle suspend le paiement, il ou elle ne fait qu'appliquer la règlementation : il ou elle a fait son boulot, il n'y a rien à lui reprocher.
Soit il ou elle prend en charge l'ordre de recettes sur instruction de l'agent comptable : il ou elle a exécuté les ordres de son ou sa supérieur.e hiérarchique, il n'y a rien à lui reprocher.

Volcan devrait avoir raison sur le principe, mais notre rectorat exige toujours un budget équilibré et justifié pour chaque voyage à l'appui de l'acte du CA qui détermine la participation des familles.

delacôte a écrit:

Volcan devrait avoir raison sur le principe, mais notre rectorat exige toujours un budget équilibré et justifié pour chaque voyage à l'appui de l'acte du CA qui détermine la participation des familles.

Volcan n'a pas dit le contraire.
L'équilibre est "budgétaire", c'est à dire prévisionnel...
Si au bout du compte, il y a moins d'élève et qu'on s'asseoit sur la différence (notamment sur le transport par car qui lui est forfaitaire...) Bah, le voyage ne sera plus équilibré à la fin, une fois les dépenses et les recettes exécutées.

Oui, merci Luckyloser pour le conseil. J'ai déjà fixé la limite jusqu'où il pourra se permettre d'aller lorsqu'il me demandera de mal travailler. Le dernier qui l'a (allègrement) franchie a fait une nuit de garde à vue et s'est retrouvé sans pension de retraite. Nous n'en sommes pas là, mais je préfère fixer d'ores et déjà un cadre. Puisque l'encadrement (sic) part à volo, il faut bien que les sous-fifres comme moi se protègent.

laule200 a écrit:

Oui, merci pour le conseil. J'ai déjà fixé la limite jusqu'où il pourra se permettre d'aller lorsqu'il me demandera de mal travailler. Le dernier qui l'a (allègrement) franchie a fait une nuit de garde à vue et s'est retrouvé sans pension de retraite. Nous n'en sommes pas là, mais je préfère fixer d'ores et déjà un cadre. Puisque l'encadrement (sic) part à volo, il faut bien que les sous-fifres comme moi se protègent.

 Amen. Et faire des écrits... en effet.

delacôte a écrit:

Volcan devrait avoir raison sur le principe, mais notre rectorat exige toujours un budget équilibré et justifié pour chaque voyage à l'appui de l'acte du CA qui détermine la participation des familles.

Je n'ai jamais dit qu'il ne fallait pas présenté un budget de voyage équilibré et justifié.
Mais sachant que le budget d'un voyage pour mai N+1 est en principe voté en CA en novembre N, le budget équilibré en fin d'année peut se révéler plus problématique le printemps venu. De 200 candidats en automne on risque de ne plus en avoir que 150 en mai. Bien entendu un bon gestionnaire aura pris toutes précautions pour engager les candidats même en cas de désistement, s'assurer de la solidité du dossier, il aura à coeur de présenter le cas échéant en cours d'exercice un nouveau budget et une nouvelle participation.

laule200 a écrit:

Oui, merci Luckyloser pour le conseil. J'ai déjà fixé la limite jusqu'où il pourra se permettre d'aller lorsqu'il me demandera de mal travailler. Le dernier qui l'a (allègrement) franchie a fait une nuit de garde à vue et s'est retrouvé sans pension de retraite. Nous n'en sommes pas là, mais je préfère fixer d'ores et déjà un cadre. Puisque l'encadrement (sic) part à volo, il faut bien que les sous-fifres comme moi se protègent.

Il y a une différence entre travailler mal et détourner des fonds (ou autre infraction pénale si affinité).

Même si l'on sait que l'agent comptable finira à tort ou à raison par prendre en charge la recette ou la dépense (cela reste de sa responsabilité), un premier rejet permet de rappeler la règle.

Enfin, s'il y a trop de différences entre la théorie et la pratique, et que cela génère trop de tension à l'interne (dans sa propre tête), il reste plus qu'à appliquer la préconisation de l'IZ : aller voir ailleurs !

Conclusion un peu rapide, Luckyloser. Les principes de droit ne sont pas réservé aux lieux où l'harmonie administrative règne. Heureusement d'ailleurs, il ne doit plus en rester trop par ces temps troublés. D'autre part je ne suis pas de nature à me défiler face à l'impératif de rappeler à ceux qui veulent creuser leur tombe qu'ils ne sont pas obligés d'y entrainer leur subalterne. En 30 ans de carrière j'en ai assez vu des chefaillons flambards assurer qu'ils prenaient leurs responsabilités mais qui, au moment de l'arrivée des emmerdes en escadrilles, avaient tôt fait d'incriminer et enfoncer leurs collaborateurs à leur place. Et dans ces situations là les plus malveillants ne sont pas les pires, mais les moins sûrs d'eux, prêts à toutes les bassesses pour sauver leur petit cul de comptable. Pour information c'est par choix que je suis arrivé chargé de comptabilité et que je compte bien le rester, mais que j'ai déjà endossé la responsabilité d'Agent comptable.

@ Xena :

Une petite correction, il n'y a pas de "contrat" entre la famille et l'établissement scolaire pour un voyage ou une sortie scolaire. L'organisation d'une telle activité s'inscrit pleinement dans les missions de service public administratif qu'est l'éducation nationale. Comme l'avaient rappelé en son temps, les Dupondts*, les usagers (les élèves et leurs familles) sont dans une situation légale et réglementaire. Les règles sont fixées unilatéralement par l'EPLE dans un acte administratif unilatéral. La lettre d'engagement mis en place dans certains établissements n'est que le rappel de ces règles et permet de justifier que les familles ont bien reçues l'information préalable prescrite par la Circulaire n° 2011-117 du 3-8-2011.
* Il n'y a pas de lien car j'ai eu la flemme de chercher le fil de discussion.

laule 200
je t'envoie un mail sur une précision externe qui n'est pas liée au fil

LuckyLoser a écrit:

@ Xena :

Une petite correction, il n'y a pas de "contrat" entre la famille et l'établissement scolaire pour un voyage ou une sortie scolaire. L'organisation d'une telle activité s'inscrit pleinement dans les missions de service public administratif qu'est l'éducation nationale. Comme l'avaient rappelé en son temps, les Dupondts*, les usagers (les élèves et leurs familles) sont dans une situation légale et réglementaire. Les règles sont fixées unilatéralement par l'EPLE dans un acte administratif unilatéral. La lettre d'engagement mis en place dans certains établissements n'est que le rappel de ces règles et permet de justifier que les familles ont bien reçues l'information préalable prescrite par la Circulaire n° 2011-117 du 3-8-2011.
* Il n'y a pas de lien car j'ai eu la flemme de chercher le fil de discussion.

C'est le contrat... Du moment où une famille ne le signe pas, qu'elle ne paie pas et que le gamin ne vient pas, pas de moyens de recouvrement.
En droit du commerce, la signature d'un chèque vaut (valait ? parce que ça fait un moment que je ne pratique plus) contrat.

Quand je parle de contrat, ce n'est pas forcément un acte avec un petit 1, petit 2. C'est ce qui juridiquement crée un engagement entre des parties. Et ce n'est pas l'acte unilatéral de validation d'une sortie scolaire facultative qui crée l'engagement. Pas du tout même.

Aldébaran a écrit:

laule 200
je t'envoie un mail sur une précision externe qui n'est pas liée au fil

Merci... rare, les "rr" en anglais...

Calice a écrit:

"En bonne théorie il me semble qu'une recette devrait permettre d'identifier à la fois le débiteur et le montant de sa dette"...

Ce n'est pas de la théorie mais l'application de la règlementation comptable. L’émission de l’ordre de recettes est une compétence de l’ordonnateur qui donne l’ordre au comptable, conformément aux résultats de la liquidation, d’encaisser la recette. Les ordres de recettes sont soit individuels ou collectifs. Ils doivent comporter les bases de la liquidation de manière à permettre à l’agent comptable ainsi qu’au juge des comptes de vérifier la régularité des créances à recouvrer et au débiteur d'exercer ses droits (à défaut, le titre serait entaché d'irrégularité : C.E. 12/11/1975 - Robin). Ces éléments doivent figurer sur le titre lui même ou sur les pièces justificatives annexées.

laule200 a écrit:

Puisque l'encadrement (sic) part à volo,

Ça perche où ça, volo ? Parce que le nom fait rêver et que je me laisserais volontiers dériver à vau-l'eau jusqu'à Volo !