procédure annulation de voyages

Bonjour

Je m'interroge sur les écritures à passer :
un voyage devait avoir lieu en 2020, acompte versé sur l'exercice 2019 par ordre de paiement
le mandat pour ordre devait être émis sur l'exercice 2020, jusque là tout va bien
mais voyage annulé et reporté sur 2021 : est-ce que le mandat doit tout de même être passé ou doit-il rester en attente en compta géné ? Pour régularisation sur l'exercice 2021 ?
Merci

Ben non pas de mandat puisqu'il ne correspondrait à aucune dépense.
Comme l'OP est fait, il restera en classe 4, justifié au cofi et sera régularisé en 2021 lors de la facture du voyage.

Dans le principe, le boss a raison. Ensuite, il faut quand même songer à déplacer ce débit 4 vers un endroit correspondant au statut réel de l'opération : a priori au 4632, c-à-d le compte idoine pour retracer les avoirs envers les fournisseurs.

Il devrait être possible de justifier le 4632VCOR (voyages annulés grâce au coronavirus) par des courriers des voyagistes admettant l'existence d'un avoir suite à l'annulation des opérations de 2020, dans le cadre du décret de mars dernier. Laisser tout ça au 4081 me semble une très mauvaise option.

La régularisation, pour être certain d'être bien compris, se fera de la manière suivante : l'ordonnateur mandatera la totalité de la facture du prochain voyage, et l'agent comptable procèdera à une retenue à concurrence du montant de l'avoir sur le tiers concerné, en réglant l'éventuel reliquat au 5159. Le 4632VCOR sera soldé par ces bouts de mandats qui ne seront pas payés, mais compensés.

july80 a écrit:

Bonjour

Je m'interroge sur les écritures à passer :
un voyage devait avoir lieu en 2020, acompte versé sur l'exercice 2019 par ordre de paiement
le mandat pour ordre devait être émis sur l'exercice 2020, jusque là tout va bien
mais voyage annulé et reporté sur 2021 : est-ce que le mandat doit tout de même être passé ou doit-il rester en attente en compta géné ? Pour régularisation sur l'exercice 2021 ?
Merci

Bonjour !

Et si les sociétés de voyages au bout de 18 mois (?) ne pouvaient rembourses les établissements.
Vu l'état des réserves j'ai proposé au CA une provision pour risque...
Qu'en pensez vous ?
Cordialement,

L'initiative de la provision n'est pas de la compétence de l'AC ?

pigagneu2 a écrit:

Et si les sociétés de voyages au bout de 18 mois (?) ne pouvaient rembourser les établissements ?
Vu l'état des réserves j'ai proposé au CA une provision pour risque...

C'est pas idiot la provision, même si ça représente du boulot.

Tapenade a écrit:

L'initiative de la provision n'est pas de la compétence de l'AC ?

Certainement pas, c'est une décision de gestion ! Les provisions pour risques sont prises sur les fonds, le CA est donc seul décideur en dernier ressort.

Dans tous les cas, c'est un mandat qui bouchera le débit 4632VCOR, que ce soit celui du voyage suivant qui finalement a lieu, ou bien un 671 prélevé sur les fonds, avec ou sans provision pour prévoir cette charge.

Merci pour vos retours !

L'intendant zonard a écrit:

pigagneu2 a écrit:

Et si les sociétés de voyages au bout de 18 mois (?) ne pouvaient rembourser les établissements ?
Vu l'état des réserves j'ai proposé au CA une provision pour risque...

C'est pas idiot la provision, même si ça représente du boulot.

Tu parles  Une ligne de DBM pour vote à ajouter à une autre d'ici la mi-décembre et un mandat pour ordre à faire avant la fin de l'exercice 2020. Puis le moment venu un OR et (on n'espère pas) peut-être une DBM de prélèvement et un mandat si perte constatée. Franchement, si le boulot quotidien n'était que cela, j'estimerais que c'est un chemin parsemé de pétales de roses.

C'est pénible les provisions. Pas souple, à devoir présenter une fois puis deux à un CA généralement composé de gens décérébrés, qui ne comprendront pas qu'on constitue les provisions, puis on les reprend pour aussitôt faire un prélèvement. Mais effectivement quand on gère correctement son CA, c'est rien à faire, et ça permet dans quelques situations de faire un beau bras d'honneur à la CT qui veut piquer tout le fric.

Provision, provision le terme veut bien dire ce que cela veut dire cela veut dire, l'on pense qu'il y a un risque de perte et on le provisionne. Or ce n'est pas le cas. En plus cela risque de rendre insincère le Budget - et le montant de nos réservesVaut mieux éviter.

GESTIONNAIREENFOLIE a écrit:

Provision, provision le terme veut bien dire ce que cela veut dire cela veut dire, l'on pense qu'il y a un risque de perte et on le provisionne. Or ce n'est pas le cas.

pigagneu2 a écrit:

Et si les sociétés de voyages au bout de 18 mois (?) ne pouvaient rembourses les établissements.

La solution de la provision répondait à cette question. Elle est donc parfaitement pertinente.

Si c'était le cas ce serait en 2021 pas en 2020.

Justement, on provisionne par rapport à un risque apparu en cours d'exercice et on voit après ce qui se passe.

Moi je trouve cela normal qu'un compte de classe 4 fasse apparaître au Cofi2020 la somme représentative des voyages reportés. S'il doit y avoir une défaillance sur un exercice en cours c'est sur celui de 2021 donc une provision à réaliser en 2021. L'on ne peut pas présumer en 2020 de ce qui va se passer en 2021. Par contre le Budget 2021 peut prévoir une ligne provision dès à présent à la rigueur.

Quand fin septembre un prestataire n'a toujours pas remboursé ou fait de proposition correcte pour un report, on peut parfaitement présumer, et en mal. Pas de position de principe à avoir, juste s'adapter au contexte local.

C'est, AMHA, moins une question de compta bud que générale.
Le principe de la provision n'est pas de tracer en bud ou au Cofi une problématique mais de garantir un disponible en se mettant de côté la somme nécessaire pour encaisser le choc et de ne pas fausser la réalité du FdR - au même titre qu'on analyse un FdR en tenant compte des 416 - en oubliant de tenir compte d'un risque de perte d'une somme conséquente. Et un 416 ne présume pas d'une absence de recouvrement mais d'une impossibilité de recouvrement potentielle.

Et si !, non seulement on peut, mais on doit présumer ce qui pourrait se passer l'exercice suivant.
C'est à mon sens le principe même de la prudence budgétaire et comptable.

GESTIONNAIREENFOLIE a écrit:

Moi je trouve cela normal qu'un compte de classe 4 fasse apparaître au Cofi2020 la somme représentative des voyages reportés. S'il doit y avoir une défaillance sur un exercice en cours c'est sur celui de 2021 donc une provision à réaliser en 2021. L'on ne peut pas présumer en 2020 de ce qui va se passer en 2021. Par contre le Budget 2021 peut prévoir une ligne provision dès à présent à la rigueur.

Je t'invite à lire la M9.6, cote 2.4.1.1.2.1 Provisions pour risques et charges.

Bonjour

Et comment faire si les acomptes ont été payés sur 2020 mais annulation des voyages reportés en 2021.
Peut-on faire un reversement ? Faut-il attendre les avoirs ? Sinon comment justifier ces reversements ? Avec certificat ordonnateur ?
Merci

july80 a écrit:

Et comment faire si les acomptes ont été payés sur 2020 mais annulation des voyages reportés en 2021.
Peut-on faire un reversement ? Faut-il attendre les avoirs ? Sinon comment justifier ces reversements ? Avec certificat ordonnateur ?

Il est temps de s'en occuper...

Le mandat d'acompte doit être annulé, car il s'agit d'une opération qui a été annulée. Donc on fait un ordre de reversement, qui génère un débit au 4632 (subdivisé de préférence). Ce débit est justifié par l'avoir que le voyagiste émet en application du décret ad hoc de mars dernier.

Lorsque, enfin, il sera possible de faire de nouveau un voyage, on mandatera normalement le prix total du voyage (ou d'ailleurs des avances), et c'est l'agent comptable qui compensera entre le débit 4632ORVT et le solde qu'il enverra au prestataire.

Si le voyagiste est défaillant, alors il faudra faire un mandat de charges exceptionnelles avec probablement un prélèvement sur fonds. Si l'établissement demande un remboursement et pas un avoir, le remboursement bouchera partiellement le débit, et le solde devra être bouché par un mandat, probablement du 67 aussi mais d'autres options pourraient être préférées par certains.

Merci !

Bonsoir,

je reprends le fil de la discussion :

- des voyages ont été votés et organisés pour l'Italie / Londres / l'Espagne (dates prévues des voyages en mai 2020)
- les 3 voyages ont été annulés au moment de la crise sanitaire
- toutes les familles ont été remboursées en mai 2020
- le voyagiste pour l'Espagne a remboursé 60% du prix du voyage (versement en novembre)
- le voyagiste pour Londres et l'Italie nous a fait parvenir un avoir, qui pourra être remboursé fin 2021 (date de fin de validité de l'avoir)

Nous avons fait voter (a posteriori) l'annulation des voyages et le remboursement des sommes versées par l'établissement aux voyagistes, car ce vote n'avait pas eu lieu l'an dernier.

J'ai 2 questions :

- a-t-on bien fait de faire voter ces annulations et remboursements ? La CE et moi sommes parties du principe que les voyages avaient été votés, donc leur annulation devait l'être aussi (mais j'ignore si nous avons eu raison)
- si oui, quel acte de démact doit-on créer ?

Merci d'avance !

catiteo a écrit:

Bonsoir,

je reprends le fil de la discussion :

- des voyages ont été votés et organisés pour l'Italie / Londres / l'Espagne (dates prévues des voyages en mai 2020)
- les 3 voyages ont été annulés au moment de la crise sanitaire
- toutes les familles ont été remboursées en mai 2020
- le voyagiste pour l'Espagne a remboursé 60% du prix du voyage (versement en novembre)
- le voyagiste pour Londres et l'Italie nous a fait parvenir un avoir, qui pourra être remboursé fin 2021 (date de fin de validité de l'avoir)

Nous avons fait voter (a posteriori) l'annulation des voyages et le remboursement des sommes versées par l'établissement aux voyagistes, car ce vote n'avait pas eu lieu l'an dernier.

J'ai 2 questions :

- a-t-on bien fait de faire voter ces annulations et remboursements ? La CE et moi sommes parties du principe que les voyages avaient été votés, donc leur annulation devait l'être aussi (mais j'ignore si nous avons eu raison)
- si oui, quel acte de démact doit-on créer ?

Merci d'avance !

L'annulation des voyages résultant plus d'un cas de force majeure que d'autre chose, je ne vois pas trop l'intérêt de la faire passer au CA. Imaginons que le CA vote contre l'annulation... que fait-on?

C'est pas l'annulation qui est en question, mais l'exercice de l'option prévue par le décret du 25 mars, qui dispose que les voyagistes doivent proposer des avoirs pour 100 % de la valeur reçue, ou bien rembourser en appliquant les pénalités de leur contrat. Le chef veut se faire couvrir pour que ce soient les administrateurs qui tirent à pile ou face entre les deux, très bien. L'acte le plus proche juridiquement, c'est celui qui habilite le CE à signer une convention.

catiteo a écrit:

- a-t-on bien fait de faire voter ces annulations et remboursements ? La CE et moi sommes parties du principe que les voyages avaient été votés, donc leur annulation devait l'être aussi (mais j'ignore si nous avons eu raison)

C'était inutile. L'organisation d'un voyage est de la compétence du CE, qui en la matière ne peut agir qu'avec l'autorisation du CA. Le CA a autorisé, certes, mais le CE n'en demeure pas moins libre de ne pas organiser le voyage. Il n'est pas lié par la décision du CA.

Les CA ne votent pas les remboursements aux familles. (là encore que faites-vous si le CA vote contre alors que la réglementation dispose que le remboursement est de droit pour les familles ?)
Les CA votent un montant de participation des familles éventuellement inférieur à celui arrêté lors du vote du budget du voyage ;  cela implique un remboursement dont la pièce justificative sera ce nouvel acte.

Merci à tous 

J'hésite pour ma part entre avertir le prestataire que le voyage n'aura pas lieu (recommandé avec AR) et attendre la fin du délai légal de 18 mois prévu dans les ordonnances gouvernementales...