autres éléments financiers (AEF) qui mettent le bazar

Bonjour,

Je reçois pas mal de reconstats en ce moment...

Des AEF mis sur la première constatation qui foutent le bordel plus tard, ça vous est déjà arrivé ?

Exemple 1 : sur la première constat, la famille 'x' devait 100 euros mais il y avait des AEF de 105 euros.
Résultat : pas de créance transmise (déjà ça je trouve que c'est perturbant, même si ça s'identifie sur une édition gfe). Comment traitez vous cela ?

Exemple 2 : sur la première constat la famille 'y' devait 100 euros et il y avait des AEF de 95 euros en avance.
Constat 5 : R.O. de 30 euros sur la famille 'y'. Elle ne devait donc au final plus rien au regard de l'avance de 95 euros notée en AEF à la première constat.
Dans la liste des trop perçus généré par la constat 5, elle figure avec avec un montant erroné et perturbe l'équilibre du 4112 jusqu'à ce qu'on la repère.
ça vous est déjà arrivé ?

Oui, ça m'est déjà arrivé malgré les consignes données, répétées à l'écrit, à l'oral pour que cela n'arrive pas mais bon je ne travaille pas avec des robots


Exemple 1 : il faut que tu passes une écriture 4191/ 4112 pour 100.00 €, pour que ton 4112 colle avec la balance. Restera 5.00  € au 4191 qui je l'espère ne seront pas sur le fichier de paiement des BN.

Exemple 2 : oui ça m'est déjà arrivé . C'est ultra

Merci Titi.

Quelles consignes donnes tu aux E.R. ?

Pour toi ces phénomènes relèvent du bug, pas d'une mécompréhension ?

Je leur fournis la liste des avances en classe 4 et pour moi le montant entré en AEF doit être ≤ au montant de la créance due pour le trimestre. La classe 4 indiquée sur GFE en AEF est le 4191.



Je fais les FQE pour déduire des créances les avances listées sur la liste des AEF . J'ai néanmoins noté que lorsque la créance est = à l'avance, elle n'est pas créée, il faut donc faire une écriture manuelle sur le brouillard du 4191/4112 pour être juste avec l'état des créances.





Mais souvent ce qui se produit c'est que l'avance indiquée par l'établissement est supérieure au montant de la créance parce que le GM met le total perçu en avance en classe 4 et donc ça génère non pas des bugs, mais des re-pointages pour déterminer ce qui relève des BN et ce qui relève des AEF . Dans un cas il y a un mandat, dans l'autre ce sera un OP pour ordre car tout part dans la même disquette de paiement.



Bref c'est le logiciel qui est conçu ainsi et souvent « le problème est situé entre la chaise et le clavier »

Bonjour à tous et particulièrement à Titi,

en ces temps compliqués la reconstatation a été faite par le gestionnaire en l'absence du secrétaire d'intendance qui fait d'ordinaire les droits constatés. Lors de la première constatation les AEF venaient bien compenser des créances sans être supérieurs. Là non...

Je retrouve bien dans le montant du paiment TG le montant de BN et celui des AEF mais quelles PJ pour l'OP pour ordre ? le bordereau d'analyse des DC et le bordereau des AEF avec mes calculs ?

En te remerciant de ton aide,
une fondé bien solitaire

Bonjour,


je mets la liste des autres éléments financiers correspondant aux trop-perçus en compte de classe 4 ( DVS). Le DVS est ajouté et surligné pour les sommes correspondantes. Donc j'ai deux P.J : AEF + DVS pour l'OP pour ordre. Bon il y a certainement mieux j'attends les réactions sur les P.J : genre tampon à mettre, signatures, ....

Merci bien

vu la semaine dernière, un ER a saisi en autres éléments financiers des créances du 1er trimestre...

Les AEF, dans les temps anciens de GFE sous DOS, on appelait ça les régul' comptables. Je préfère l'ancien vocabulaire, car il permettait de bien faire comprendre que l'on se trouvait dans la sphère du comptable.

Pour maîtriser le phénomène, il est indispensable de bien faire comprendre aux gestionnaires maniant GFE (ou tout autre logiciel de DC) qu'en faisant ce boulot, ils assurent un bout de travail qui relève de l'agent comptable. En effet, ils ordonnancent une recette (les frais scolaires) et un mandat (de bourses) simultanés et qui touchent, au moins en partie les mêmes personnes. Et ils ont tendance à vouloir faire la compensation entre les deux, alors que c'est ma responsabilité.

Mon boulot prioritaire en la matière, c'est d'obtenir qu'ils me fassent des liquidations propres et intelligentes de leur mandat de bourse. Il ne m'a fallu qu'à peine, oh trois ou quatre ans, pour faire comprendre à mes GM qu'ils n'ont pas lieu de faire deux liquidations de mandat de bourses, "bourses à payer" et "bourses retenues". En effet, la retenue c'est moi qui la fais, et je n'ai pas besoin d'un ordonnateur pour cela. (*) en lycée il y a deux liquidations : les bourses puis les primes.


J'importe un ligne paiement unique dans le module de paiement, puis je la modifie pour la ventiler. J'assure cette ventilation en fonction :

1- du montant du fichier de paiement des bourses que j'importe en parallèle
2- des Autres éléments financiers/AEF/régul comptables fournis par le gestionnaire s'il en a saisis
3- de ma chasse systématique à toutes les créances pouvant exister sur un des parents devant toucher la bourse, et chaque trimestre j'en récupère des petits bouts, même quand le gestionnaire a déjà fait la course aux AEF : je diminue alors le montant de la bourse (paiement externe en attente), et je dirige ce montant vers le 581

Quand tout est fait, j'ai une écriture d4662/c5159 du montant précis du total des paiements externes, un gros paquet qui retourne au 4112 du trimestre en cours, et un petit paquet au 581, que je saisis en FQE pour solder ce compte avec les créances repérées.

Bonjour,

Je vous sollicite afin de pouvoir donner au besoin quelques billes à mon agent comptable qui se retrouve seul pour gérer les établissements rattachés. A juste titre hier il m'a fait remarquer un écart entre le fichier de paiement des bourses (issu de GFE) et le bordereau des DC.

L'écart provient de l'affectation des avances qui sont traitées pour trois élèves en bourse supplémentaire à payer. Dans mon idée, je me dis que cet écart fait l'objet d'un paiement direct aux familles (remboursement d'avance) ce qui apure le paiement des bourses et fait coïncider les montants. Mais c'est une vue naïve de ma petite fenêtre de GM. Pourriez-vous m'indiquer s'il vous plait les écritures à passer le cas échéant pour y parvenir afin de transmettre à mon agent comptable et lui faciliter un peu la tâche en cette période difficile.

Merci pour lui et pour moi :-)

Bonjour,
j'ai aussi un écart entre le bordereau des DC et le bordereau de règlement. L'AC bloque. J'essaie de chercher l'origine du problème et j'ai fais remonté à la cellule financière qui doit me donner une réponse.
Bon courage!

magnuscarlsen49 a écrit:

Je vous sollicite afin de pouvoir donner au besoin quelques billes à mon agent comptable qui se retrouve seul pour gérer les établissements rattachés. A juste titre hier il m'a fait remarquer un écart entre le fichier de paiement des bourses (issu de GFE) et le bordereau des DC.

L'écart provient de l'affectation des avances qui sont traitées pour trois élèves en bourse supplémentaire à payer. Dans mon idée, je me dis que cet écart fait l'objet d'un paiement direct aux familles (remboursement d'avance) ce qui apure le paiement des bourses et fait coïncider les montants.

Il faut fournir au comptable la liste des "autres éléments financiers", dans laquelle tes trois boursiers doivent figurer. Ensuite le comptable pourra appliquer la recette que je donne ci-dessus : il retouche l'écriture en attente, en sorte d'obtenir le même montant au 5159 que le total des paiements externes. La variable d'ajustement est fournie par le document GFE décrivant les AEF, sinon c'est le 4112 du trimestre en cours.

A un moment donné, le comptable doit payer et se dém.brouiller : il a un mandat de bourses, et un fichier de bourses à payer qui ne lui est pas supérieur : le reste c'est sa tambouille, il aura encore plusieurs semaines devant lui pour s'y pencher.

magnuscarlsen49 a écrit:

L'écart provient de l'affectation des avances qui sont traitées pour trois élèves en bourse supplémentaire à payer. Dans mon idée, je me dis que cet écart fait l'objet d'un paiement direct aux familles (remboursement d'avance) ce qui apure le paiement des bourses et fait coïncider les montants. Mais c'est une vue naïve de ma petite fenêtre de GM. Pourriez-vous m'indiquer s'il vous plait les écritures à passer le cas échéant pour y parvenir afin de transmettre à mon agent comptable et lui faciliter un peu la tâche en cette période difficile.

99,9 % des erreurs et/ou problèmes dans les droits constatés viennent des avances

Si je comprends bien, dans le fichier de paiement en plus des bourses tu as inclus des remboursements d'avance. Normalement ces remboursements c'est le comptable qui les fait par ordre de paiement.

Là tu ne peux plus rien faire. Lui peut en revanche passer les avances correspondantes du comptes 419 où elles se trouvent au 4664 puis faire un ordre de paiement pour ordre, ça rétablira la situation en compta géné pour la faire coïncider avec le fichier de paiement (ordre de paiement des avances + mandat des bourses = montant du fichier de paiement)

avec Ed  

ici j'ai le même phénomène pour les aides départementales. Les collèges digèrent un fichier des aides dans GFE, fichier qui est fourni par le CD.
Dans les ER, les excédents liés aux bourses et les excédents liés aux aides se retrouvent dans le brouillard des paiements. Il faut donc déterminer l'écart lié aux bourse et l'écart lié aux aides.
Les bourses non affectées et les aides qui dépassent le montant des créances se retrouvent cumulées sur le doc d'analyse du bordereau des DC dans le montant "Dû à la personne qui paie". Il faut donc éditer la liste des autres éléments financiers et la liste des aides. La liste des aides donne juste le montant de l'aide contrairement à la liste des autres éléments financiers qui montre bien le "reste à verser" et le "reste dû". C'est un peu prise de tête, il faut faire un tableau excel en parallèle pour calculer les excédents. On a pas mal d'excédent et on compense sur les impayés du trimestre précédent.

craonel, ce que tu décris ressemble à un problème de réglage où il n'est pas indiqué que les aides départementales sont à affecter en premier lieu, puis les bourses ensuite. Regarde si tu ne pourrais pas changer ce comportement.

OK je regarde ça ! Merci pour l'info

Je viens de regarder dans les paramètres de GFE, je ne vois rien qui puisse faire un tel réglage. Tant pis...

"L'écart provient de l'affectation des avances qui sont traitées pour trois élèves en bourse supplémentaire à payer. Dans mon idée, je me dis que cet écart fait l'objet d'un paiement direct aux familles (remboursement d'avance) ce qui apure le paiement des bourses et fait coïncider les montants."

Solution toute simple utilisée avec une collègue d'un E.R. : elle a reconstaté en enlevant les AEF parasitaires à cet égard. Son fichier de paiement a ainsi été mis à jour dans GFE et "clean".

creusois a écrit:

"L'écart provient de l'affectation des avances qui sont traitées pour trois élèves en bourse supplémentaire à payer. Dans mon idée, je me dis que cet écart fait l'objet d'un paiement direct aux familles (remboursement d'avance) ce qui apure le paiement des bourses et fait coïncider les montants."

Solution toute simple utilisée avec une collègue d'un E.R. : elle a reconstaté en enlevant les AEF parasitaires à cet égard. Son fichier de paiement a ainsi été mis à jour dans GFE et "clean".

C'est étonnant car de mon côté cela ne fonctionne pas.

J'ai le même cas avec un élève non boursier dont les AEF et la ro du covid provoquent la mise en paiement de la différence en bourses. Le fichier de paiement ayant été lancé, je ne peux plus constater l'élève pour faire une régul sur les aef (que de toute façon l'ac ne voulait pas faire car je cite: c'est trop de travail). 
C'est un peu la galère car l'adjoint de l'ac ne connait pas du tout GFE (malgré sa vénérable expérience) et qu'elle ne semble pas résolue à trouver une solution.

La lassitude me gagne sur le sujet, car j'avais détecté l'erreur, prévenu les différents intervenants de la nécessité de faire la correction avant de lancer la procédure (que j'aurai faite) mais non il semblerait que la tentation fut trop grande 

GFE bloque pour faire une nouvelle constatation ?

Bon, au pire, l'agence comptable peut réceptionner le paiement de cet élève et le transformer en pour ordre, au compte 581. Comme ça il ne se passe rien.

Ou comme il est dit plus haut je crois, payer le fichier externe avec le non boursier, puis transférer l'avance du 4191 au 4664 et faire un OP pour ordre de remboursement de l'avance pour cet élève.
Je vois au moins ces deux solutions pour l'agence comptable (dont c'est d'ailleurs la mission d'en trouver, des solutions).

creusois a écrit:

GFE bloque pour faire une nouvelle constatation ?
Bon, au pire, l'agence comptable peut réceptionner le paiement de cet élève et le transformer en pour ordre, au compte 581. Comme ça il ne se passe rien.
Ou comme il est dit plus haut je crois, payer le fichier externe avec le non boursier, puis transférer l'avance du 4191 au 4664 et faire un OP pour ordre de remboursement de l'avance pour cet élève.
Je vois au moins ces deux solutions pour l'agence comptable (dont c'est d'ailleurs la mission d'en trouver, des solutions).

L'élève n'est pas traité même si il est modifié. C'est la première chose qui m'étais passer par la tête, soit faire l'ajustement des aef ou bien supprimé et le faire à l'ancienne. Mais une autre voie a été choisie malheureusement.

Il semblerait que cela soit la mienne de mission du coup x)
Même si mes collègues Irl ont eu le même son de cloche là dessus.