Sorties scolaires non règlementaires...que faire?!

Bonjour à tous et toutes,
J'arrive sur un nouveau poste, nouvel établissement,...et des sorties ont été votées au CA avant mon arrivée. Or, en y regardant de plus près je me rends compte que les actes administratifs ne sont pas été rédigés et donc non transmis, que les devis sont faux (gratuité des accompagnateurs) et que les calculs déterminant le montant à régler par famille s'est fait une estimation erronée du nombre d'élèves.
En bref, tout est faux: 1 des sorties est déjà passée et l'autre doit avoir lieu la semaine prochaine.
Que me conseillez-vous svp car je sens que l'AC va me rejeter (et il aura raison) mes OR et que juridiquement je ne suis pas dans les clous...

Peut-être faut-il laisser l'AC rejeter les OR ? Le CE s'expliquera avec lui... Ils ont un "poids" comparable. S'agissant de sorties scolaires adoptées lors de CA s'étant déroulés avant ton arrivée, tu ne pouvais pas exercer ta mission "d'alerte". "L'établissement n'est pas dans les clous" est différent de "Je ne suis pas dans les clous". Il ne faut pas trop personnaliser tout ça, hein...

Tu devrais avoir un CA bientôt pour la dhg.
Je pense que tu devrais remettre les choses dans le bon sens à cette occasion en recalculant le budget du voyage et en refaisant voter une participation des familles si besoin.
Si l'ac doit rejeter, ce n'est pas un mal car cela prouve que tu as raison d'alerter ton chef et, comme l'a dit LFDG, ne te stresse pas avec ca, l'erreur est antérieure à ton arrivée.

Ce n'est pas une mauvaise idée et ça me permettrait de laisser le CE prendre ses responsabilités tout seul comme un grand.
Sauf que je viens d'en parler à mon AC qui me dit que j'engage ma responsabilité de régisseur en encaissant des sommes alors que je sais que rien n'est dans les clous. Il me conseille d'envoyer mon CE sur les roses en lui disant de traiter les sorties facultatives avec la maison des lycéens et de ne rien passer en compta. J'ai les fesses entre 2 chaises comme on dit. hihi.

Merci pour vos réponses!  
Garfield: le hic c'est que le CA de la DHG a lieu après les sorties. Au mieux je peux toujours recadrer la situation au CA mais je ne pourrais plus modifier la participation des familles a posteriori.

A ta place, j'encaisserais le montant des familles voté en CA et ferais un OR sur la même base. Si j'ai bien compris le problème, le budget sera déséquilibré du fait d'une mauvaise estimation des recettes. Ce n'est pas grave, c'est l'ensemble du service AP qui "épongera" le déficit du voyage.

pumbagest a écrit:

Sauf que je viens d'en parler à mon AC qui me dit que j'engage ma responsabilité de régisseur en encaissant des sommes alors que je sais que rien n'est dans les clous. Il me conseille d'envoyer mon CE sur les roses en lui disant de traiter les sorties facultatives avec la maison des lycéens et de ne rien passer en compta.

   J'ai du louper des cours sur la responsabilité du régisseur et la gestion de fait !

Que pensez-vous de la "presque" solution suivante:
- le CA ayant voté un tarif pour les familles, je passe mes OR sur cette base,
- l'AC constatant que les actes administratifs n'ayant pas été faits, il rejette les OR et le CE devra se dépatouiller pour régler la situation,
- comme le montant calculé pour les familles est faux, je refais les bons calculs pour présenter un bilan en juin correct.
  Ça peut fonctionner?!....

pumbagest a écrit:

Bonjour à tous et toutes,
J'arrive sur un nouveau poste, nouvel établissement,...et des sorties ont été votées au CA avant mon arrivée. Or, en y regardant de plus près je me rends compte que les actes administratifs ne sont pas été rédigés et donc non transmis, que les devis sont faux (gratuité des accompagnateurs) et que les calculs déterminant le montant à régler par famille s'est fait une estimation erronée du nombre d'élèves.
En bref, tout est faux: 1 des sorties est déjà passée et l'autre doit avoir lieu la semaine prochaine.
Que me conseillez-vous svp car je sens que l'AC va me rejeter (et il aura raison) mes OR et que juridiquement je ne suis pas dans les clous...

Bon, pour ce qu'elle vaut voilà mon analyse.
Deux sorties ont été votées avec présentation d'un budget et des participations des familles.
Que ces budgets ne tiennent pas la route est somme toute secondaire.... ce n'est qu'une prévision qui relève de la responsabilité de l'ordonnateur. Il ne faut pas donner à ces budgets de voyage une valeur juridique et budgétaire qui n'existe pas.
Simplement il te faut des actes. Actes autorisant les sorties et actes fixant les participations des familles.
L'acte autorisant les sorties peut t'être réclamé (ou pas) par ton comptable ; puisqu'une sortie a déjà eu lieu avec des dépenses, pas sûr qu'on te l'ait demandé. L'acte fixant la participation des familles doit t'être demandé par le comptable à l'appui de l'OR. Idem si il y a des dons.
Si ces actes n'ont pas été faits... tu les fais... un acte oublié peut être fait avec retard.
Après si les participations ne couvrent pas les dépenses et si le budget des sorties n'est pas équilibré ce n'est pas gravissime : on équilibre sur le service AP, pas sur un code activité.
Un budget de voyage prévisionnel qui s'avère faux à l'arrivée on voit ça souvent (pas chez moi mais bon).
Le comptable n'est pas juge de la légalité du budget initial et pas juge non plus de la légalité du budget prévisionnel des sorties. Le régisseur l'est encore moins. Si la participation a été votée par le CA le comptable prend en charge l'OR avec l'acte du CA et le recouvre (directement ou avec l'aide du régisseur). Tant que l'OR n'est pas fait il s'agit d'avances qui n'engage la responsabilité ni du comptable ni du régisseur.
Bref il faut remettre les choses à leur place et une mauvaise gestion ou une incompétence ne sont pas forcément illégales sinon les tribunaux n'arriveraient pas à suivre.
Après que chacun s'exprime sur cette analyse.

pumbagest a écrit:

les devis sont faux (gratuité des accompagnateurs)

Heu, c'est quoi le problème quand il y a un geste commercial ?

pumbagest a écrit:

Que pensez-vous de la "presque" solution suivante:
- le CA ayant voté un tarif pour les familles, je passe mes OR sur cette base,
- l'AC constatant que les actes administratifs n'ayant pas été faits, il rejette les OR et le CE devra se dépatouiller pour régler la situation,
- comme le montant calculé pour les familles est faux, je refais les bons calculs pour présenter un bilan en juin correct.
  Ça peut fonctionner?!....

Pourquoi pas mais le mieux est encore de faire voter les bons tarifs et de rédiger les actes qui en découlent pour passer les OR. Attention, un bilan présenté ne vaut pas vote de tarif et ne peut pas être PJ d'OR.

Je suis d'accord avec l'analyse de Volcan :
- il y a eu vote en CA donc, si cela n'a pas été fait, il faut saisir l'acte dans Dem'act et le rattacher à la séance concernée ;
- le compte "sorties" figurant probablement dans ton habilitation, rien ne t'empêche de faire les encaissements ; au pire, ils seront mis en avances à l'AC dans l'attente de l'OR ;
- enfin, les dépenses s'apprécient effectivement au niveau du service AP et le dépassement n'aura pour seule conséquence que la baisse du disponible pour d'autres dépenses pédagogiques.

volcan a écrit:

pumbagest a écrit:

Bonjour à tous et toutes,
J'arrive sur un nouveau poste, nouvel établissement,...et des sorties ont été votées au CA avant mon arrivée. Or, en y regardant de plus près je me rends compte que les actes administratifs ne sont pas été rédigés et donc non transmis, que les devis sont faux (gratuité des accompagnateurs) et que les calculs déterminant le montant à régler par famille s'est fait une estimation erronée du nombre d'élèves.
En bref, tout est faux: 1 des sorties est déjà passée et l'autre doit avoir lieu la semaine prochaine.
Que me conseillez-vous svp car je sens que l'AC va me rejeter (et il aura raison) mes OR et que juridiquement je ne suis pas dans les clous...

Bon, pour ce qu'elle vaut voilà mon analyse.
Deux sorties ont été votées avec présentation d'un budget et des participations des familles.
Que ces budgets ne tiennent pas la route est somme toute secondaire.... ce n'est qu'une prévision qui relève de la responsabilité de l'ordonnateur. Il ne faut pas donner à ces budgets de voyage une valeur juridique et budgétaire qui n'existe pas.
Simplement il te faut des actes. Actes autorisant les sorties et actes fixant les participations des familles.
L'acte autorisant les sorties peut t'être réclamé (ou pas) par ton comptable ; puisqu'une sortie a déjà eu lieu avec des dépenses, pas sûr qu'on te l'ait demandé. L'acte fixant la participation des familles doit t'être demandé par le comptable à l'appui de l'OR. Idem si il y a des dons.
Si ces actes n'ont pas été faits... tu les fais... un acte oublié peut être fait avec retard.
Après si les participations ne couvrent pas les dépenses et si le budget des sorties n'est pas équilibré ce n'est pas gravissime : on équilibre sur le service AP, pas sur un code activité.
Un budget de voyage prévisionnel qui s'avère faux à l'arrivée on voit ça souvent (pas chez moi mais bon).
Le comptable n'est pas juge de la légalité du budget initial et pas juge non plus de la légalité du budget prévisionnel des sorties. Le régisseur l'est encore moins. Si la participation a été votée par le CA le comptable prend en charge l'OR avec l'acte du CA et le recouvre (directement ou avec l'aide du régisseur). Tant que l'OR n'est pas fait il s'agit d'avances qui n'engage la responsabilité ni du comptable ni du régisseur.
Bref il faut remettre les choses à leur place et une mauvaise gestion ou une incompétence ne sont pas forcément illégales sinon les tribunaux n'arriveraient pas à suivre.
Après que chacun s'exprime sur cette analyse.

OK je prends note de tes remarques et de celles des collègues.
Je vais donc faire les actes a posteriori et passer mes OR sur cette base.
Concernant la participation des familles, elles ont à mon avis trop versé car le devis était calculé sur 48 participants et seules 28 personnes ont fait la sortie. Du coup je vais gérer les reliquats avec la règle des + ou - 8 euros.

J'y vois plus clair grâce à vous donc un gros MERCI!!!
Pour un premier post sur ce forum vous avez été d'une grande aide.

Winnie a écrit:

pumbagest a écrit:

les devis sont faux (gratuité des accompagnateurs)

Heu, c'est quoi le problème quand il y a un geste commercial ?

Le problème est que l'on ne peut pas faire payer aux familles la part des accompagnateurs, et que rien n'est jamais gratuit dans la vie!
Il faut dans ces cas là diviser le total par le nombre de participants au complet, peu importe ce que le voyagiste inscrit comme "tarif élève".

garfield03 a écrit:

Winnie a écrit:

pumbagest a écrit:

les devis sont faux (gratuité des accompagnateurs)

Heu, c'est quoi le problème quand il y a un geste commercial ?

Le problème est que l'on ne peut pas faire payer aux familles la part des accompagnateurs, et que rien n'est jamais gratuit dans la vie!
Il faut dans ces cas là diviser le total par le nombre de participants au complet, peu importe ce que le voyagiste inscrit comme "tarif élève".

C'est ce que je comptais faire pour obtenir le tarif élève qui sera réellement payé et la part accompagnateur pris en charge par l'établissement.

pumbagest a écrit:

OK je prends note de tes remarques et de celles des collègues.
Je vais donc faire les actes a posteriori et passer mes OR sur cette base.
Concernant la participation des familles, elles ont à mon avis trop versé car le devis était calculé sur 48 participants et seules 28 personnes ont fait la sortie. Du coup je vais gérer les reliquats avec la règle des + ou - 8 euros.

Attention. Il y a un premier vote qui a fixé la participation des familles. Cette participation ne peut être modifiée si les familles ont trop payé que par un nouveau vote du CA. Faute de ce nouveau vote l'OR sera fait du montant voté précédemment et si la sortie est excédentaire le compta s'en moque, ce n'est pas son problème.

volcan a écrit:

pumbagest a écrit:

OK je prends note de tes remarques et de celles des collègues.
Je vais donc faire les actes a posteriori et passer mes OR sur cette base.
Concernant la participation des familles, elles ont à mon avis trop versé car le devis était calculé sur 48 participants et seules 28 personnes ont fait la sortie. Du coup je vais gérer les reliquats avec la règle des + ou - 8 euros.

Attention. Il y a un premier vote qui a fixé la participation des familles. Cette participation ne peut être modifiée si les familles ont trop payé que par un nouveau vote du CA. Faute de ce nouveau vote l'OR sera fait du montant voté précédemment et si la sortie est excédentaire le compta s'en moque, ce n'est pas son problème.

Je suis d'accord sur la fixation du tarif voté pour les familles. Il est de 4€ et je ne compte pas y toucher.
Mais ma sortie doit être équilibrée en recettes et en dépenses: si j'ai trop de recettes, je vais devoir appliquer la règle qui dit que si le reliquat est inférieur à 8€ je dois informer les familles de l'excédent et attendre qu'elles me le réclame. Ou s'il est supérieur à 8€ je dois obligatoirement le reverser aux familles.
Il faut un vote du CA pour fixer cette gestion des reliquats?

Si tu restes à 4 € d'où viendra l'excédent de recette au niveau comptable ? Le seul remboursement envisageable sans nouveau vote de la participation c'est celui des élèves qui auraient payé et qui ne participeraient pas à la sortie et qui donc ne seraient pas pris en compte dans l'OR... ou qui feraient l'objet d'un ORR.

volcan a écrit:

Si tu restes à 4 € d'où viendra l'excédent de recette au niveau comptable ? Le seul remboursement envisageable sans nouveau vote de la participation c'est celui des élèves qui auraient payé et qui ne participeraient pas à la sortie et qui donc ne seraient pas pris en compte dans l'OR... ou qui feraient l'objet d'un ORR.

C'est bon j'ai compris ton raisonnement en faisant mes calculs. Effectivement je reste sur la base de 4€ par famille et le reste à payer le sera obligatoirement sur le budget de l'établissement. Donc je n'aurais rien à reverser.
Idem pour mon autre sortie.
Merci