Programmation des voyages et sorties 1e trimestre 2016/2017

Bonjour,
Le CA a voté en juin 2016, une programmation de voyages et de sorties pour la période d'octobre 2016 à janvier 2017. Ceux où les profs m'avaient remis un devis, j'ai réalisé un acte transmissible dans DEMAC'T.

Par contre, ceux où je n'en avais pas, j'ai fait un acte non transmissible avec les informations suivantes : période du voyage, nbre d'accompagnateur, coût total par accompagnateurs, coût par élèves, nbre d'élèves, etc..
Pour ces derniers, deux profs m'ont remis vendredi dernier, le devis pour leur voyage. Je viens de m'apercevoir que les actes de leurs voyages étaient non transmissibles.

Est ce que je peux m'appuyer sur l'acte non transmissible pour encaisser le 30/09/2016, la première participation des familles(sachant que le montant relatif à la participation des familles reste le même) et payer l’acompte au  prestataire, avec une régularisation au prochain CA prévu le 10/10/2016 (pour faire un acte transmissible) ?

Ou je dois attendre le prochain CA du 10/10/2016 pour faire voter ces voyages avec les devis et faire un acte transmissible ?. Du coup, cela retardera l'encaissement de la participation des familles et reportera la date du voyage à une date ultérieure.

Que me conseillez vous ?

La deuxième solution hélas. Un voyage comprenant une participation des familles fait obligatoirement l'objet d'un acte transmissible, soumis à validation de l'autorité académique. 
L'AC ne prendra pas en charge l'OR sur la base d'un acte NT ou alors il est joueur...

Pourquoi faut-il attendre l'acte pour encaisser ?

Oui il faut le budget voyage voté pour encaisser.

Bonjour,
Les observations du rectorat sur un acte transmissible sans devis pour une sortie : il est indiqué que les actes transmissibles pour les sorties ne concernent que ceux, où il y aurait au moins une nuitée.
Déduction : les sorties facultatives avec participation des familles où il n'y aurait pas de nuitée, l'établissement devra faire un acte non transmissible.

Fantômas a écrit:

Oui il faut le budget voyage voté pour encaisser.

Il faut le vote pour faire l'OR mais on peut déjà encaisser des avances.

RETU a écrit:

Fantômas a écrit:

Oui il faut le budget voyage voté pour encaisser.

Il faut le vote pour faire l'OR mais on peut déjà encaisser des avances.

Oui ; c'est comme pour les droits constatés. On commence bien à encaisser avant l'OR. C'est d'ailleurs pour ça qu'existe les comptes 419.

Avances voyages encaissées au 4191x ; OR au 4118 ; écriture manuelle 4191x - 4118.

euhhh,
Que dois je faire ?

maxou a écrit:

euhhh,
Que dois je faire ?

Effectivement on peut encaisser avant de faire l'OR mais il est quand même nécessaire d'avoir une délibération du CA, notamment fixant la participation des familles.

Non ce n'est pas obligatoire. On notera d'ailleurs que si il y a acte du CA sur la participation rien n'empêche de faire l'OR qui ne doit pas attendre la réalisation du voyage (en principe).
Une avance n'est qu'un encaissement sous condition d'être finalisé par un OR sinon c'est remboursable.
Le cas échéant si un compte d'avance ne lui convient pas (c'est à dire si il est encore plus pénible que moi) le comptable encaisse au 4718x si il préfère.

RETU a écrit:

Fantômas a écrit:

Oui il faut le budget voyage voté pour encaisser.

Il faut le vote pour faire l'OR mais on peut déjà encaisser des avances.

Rahhh! Oui on peut passer par des avances vous avez raison. mais bon, moi ça me gène d'encaisser sans délibération ou sans acte et donc sans OR : vu la quantité de voyages dans certains bahuts, les difficultés pour encaisser, je demande à ce qu'il y ait en contrepartie une sérieuse organisation et une anticipation maximale. (Je ne dis pas ça pour maxou on peut zapper un truc). Un vote permet de faire une fiche d'inscription avec engagement financier sur un montant précis que les familles signent : ça peut servir après...