Compensation comptable demandée au comptable

Bonjour,
J'ai 2 cas ;
Le 1er : un élève qui est parti en PFMP pour 3 semaines dans un pays d'Europe. Tout est financé par l'établissement. Nous ne demandons qu'une participation aux familles d'un montant de 200€. Le bilan établi, le séjour de 3 semaines nous coute 1393€ par élève.
Il est convenu que nous prenons en charge les frais de repas pendant cette période de stage à l'étranger pour un montant plafonné à 8€ par repas (convention définissant le montant.) sur fourniture d'une pièce justificative pour chaque repas (ticket de caisse ou facture ; l'agent comptable refuse les tickets de cartes bancaires, ce que les élèves ne comprennent pas.). Pour un élève nous devons donc payer/rembourser 150€ de frais de repas. Mais le même élève qui devait verser 200€ au titre de la participation des familles n'a versé que 150€. Après de multiples réclamations, l'élève et sa famille me prétendent avoir donné les sous. Je demande la quittance que je fais systématiquement (et j'ai le duplicata dans le quittancier ) mais cela ne vient jamais... L'élève a peut être donné les sous, mais pas à l'intendance.
Du coup, au moment de payer les frais de repas, je demande à l'agent comptable de pratiquer la compensation comptable. Ce dernier me répond qu'il ne fait pas.
Devant mon insistance, il l'a pratiqué, ne versant donc que 100€ sur les 150 € normalement dûs au titre des frais de repas.  Et les 50€ retenus vont servir à établir l'ordre de recettes au titre de la participation restant due.
Et là où je ne comprends plus, c'est que l'agent comptable me demande d'établir un ordre de reversement sur le mandat des frais de repas ?? Quelqu'un de bien plus calé que moi peut-il m'expliquer ?
Merci.
Cordialement.

1/ Ton OR est fait sur la base de la participation demandée à chaque élève telle que votée par le CA. C'est un tarif. En tant que gestionnaire, tu appliques ce tarif : donc tu fais un OR de 200 €. La question du recouvrement de l'intégralité des 200 € n'a rien à voir avec le montant de l'OR que tu dois émettre.
Pour les droits constatés, tu fais un OR du montant du forfait choisi, pas du montant du réglement remis par la famille. Eh ben là c'est pareil : ta attends 200 €, tu recettes 200 €.

2/ Gné ? Iléfoucètacé ! Si tu dois rembourser 150 €, tu fais un mandat de 150 €. Le montant des frais à rembourser ne varie pas en fonction du recouvrement ou non d'une créance due par l'élève...
On ne fait pas un reversement sur le mandat des bourses à chaque fois qu'on opère une compensation entre une bourse et des frais de DP... eh ben, c'est pareil là encore...

Mandat des repas : 150
OR de la participation: 200, versé 150 : reste donc une créance de 50.
Le comptable verse 100 à la famille (compte 5159)et impute les 50 restants en classe 4 pour solder la créance. Il informe la famille qu'elle ne recevra que 100 sur les 15 mais que du fait de la compensation la créance de 200 est soldée. Bien entendu il n'y a pas d'OREV sinon il n'y aurait pas de compensation.

Je passe sur le fait qu'une participation des familles pour un stage obligatoire c'est.... bizarre pour le moins.

Bonjour,
Je vous remercie infiniment. J'ai donc bien compris, et je n'ai pas encore perdu mes bases.
Mais quand même, certain en arrive à me faire sacrément douter.
Cordialement,

"Je passe sur le fait qu'une participation des familles pour un stage obligatoire c'est.... bizarre pour le moins."
Alors, oui, sauf que les élèves partent à l'étranger, et que si nous exigeons pas un minimum d'engagement (150€), au dernier moment, et sans explications, ni excuses aucunes, ils ne se présentent pas à l'aéroport. Or les billets sont payés, les réservations également, et on perd trop de sous. C'est toute la difficulté entre l'engagement, la conscience du cout, et la nécessité de rembourser en cas de désistement sans excuses valables. C'est toute la difficulté des REP... Là, on a trouvé une voie médiane. Si désistement il y a les familles savent que la somme est perdue. Sauf si motif valable est exceptionnel, imprévisible...
Cordialement,

Je comprends bien mais ça reste juridiquement bizarre à mon humble avis.