lettre envoyée aux parents pour absence élèves

Bonjour,

Je viens de poser deux questions mais comme elles étaient différentes, j'ai préféré ouvrir des nouveaux sujets.
La standardiste vient de m'appeler pour me dire qu'un surveillant venait de lui amener une quinzaine de lettres car elle n'avait pas réussi à joindre les parents pour prévenir de l’absence de leurs rejetons (je travaille dans un collège). C'est tout nouveau, c'est la PA qui décidé ça. Cela va représenter une belle somme à la fin de l'année (20 absents en moyenne par jour). Mais avant de monter au créneau, je voulais savoir si c'était une obligation ou pas pour la Vie Scolaire d'envoyer ce courrier ?

Merci pour vos réponses.

Euh.... oui.

stephane a écrit:

C'est tout nouveau

C'est pour le bêtisier ? Une caméra cachée ?

Je ne travaille pas à la Vie Scolaire, j'en sais rien. Quoiqu'il en soit, ça ne se faisait pas avant d’où mon interrogation.

On va espérer qu'ils étaient super bon alors dans ton collège!
Et que tes élèves n'avaient jamais d'absence ni de retard.

En fait, probablement que les autres fois il n'y avait que quelques lettres, ce qui n'a pas inquiété ton agent.

Je pense que c'était fait par téléphone uniquement.

Coffee, tu es encore plus naïf que moi. Je vais te prendre en stage.

oui, uniquement par téléphone.
La direction envisage de signer un contrat avec une société qui peut envoyer des SMS via la base élèves de SIECLE. Mais je ne pense pas que cela lève l'obligation d'envoyer des courriers ??

Winnie a écrit:

Coffee, tu es encore plus naïf que moi. Je vais te prendre en stage.

Moqueuse!

On vient de tester une application sous PRO-NOTES qui s'appelle "Envoi de SMS". Comme 95% des parents ont un téléphone portable, ça limite fortement les envois par courrier. Les CPE sont ravies du système ! Elles m'ont même dit "merci."     Ce qui est pas courant rare exceptionnel !
Ca revient à 9.5 cts HT le SMS sans frais d'abonnement.

Réglementairement, ces envois de courriers sont indispensables, sauf si l'absence est justifiée par les parents. Donc si l'on a une réponse des parents, suite au SMS ou à l'appel téléphonique, on peut saisir le motif dans SIECLE et il n'y aura plus de courrier à envoyer. Mais si le SMS ne déclenche pas de réponse claire des parents, alors on aura dépensé 10 cts et on devra quand même envoyer le courrier, on n'y coupe pas.

Notre chance, c'est que la périodicité de l'envoi de ces foutus s courriers n'est pas précisée. L'idéal est que la vie sco le fasse une fois par semaine, et donc envoie les éditions de la semaine écoulée lorsqu'une justification n'a pas encore été accordée. Ca se fait souvent le mercredi, plus calme dans de nombreux établissements. Des fois même, ce n'est fait que tous les 15 jours, mais c'est limite.

Au passage, à l'heure où les opérateurs de téléphonie mobile généralisent les SMS illimités même dans des formules à 24 € par an, les facturer dans ce cadre à 0.10 €, je trouve ça saumâtre. Il faudrait aller chercher les traces du marché que Pôle Emploi a du publier pour choisir la prestation qui de manière fameuse a foiré l'été dernier, on peut être à peu près certain que ce n'était pas du tout à ce prix-là.

Depuis que les EPLE ont accès à des formules d'abonnement téléphonique avec l'illimité sur les mobiles, le coût des appels n'est plus un frein, c'est le temps que ça bouffe aux personnels de vie scolaire qui devient le facteur limitant. L'envoi automatisé des SMS par un clic pour tous les absents de la journée est imbattable sur ce critère, bien que plus coûteux.

Mais quid des réponses des parents qui répondent tous quasi en même temps ?
On n'a pas ce système, seulement des courriers Pronote qui partent tous les jours.

quand je prends le standard en l'absence de la personne d'accueil,  les appels du matin (8-9h) sont presque tous des appels pour retards / absences. Et parfois, on ne peut pas nous joindre, la ligne étant occupée.

alors, si tous les parents appelaient en même temps pour excuser leur enfant.... (1 ligne à l'accueil  standard - et 1 téléphone à la vie sco pour recevoir les appels) souvent occupée de bonne heure, la ligne vie scolaire....

L'intendant zonard a écrit:

...Au passage, à l'heure où les opérateurs de téléphonie mobile généralisent les SMS illimités même dans des formules à 24 € par an, les facturer dans ce cadre à 0.10 €, je trouve ça saumâtre...

0.10€, ça peut sembler plus cher que des SMS gratuits (attention! cette remarque profonde est sujette à un copyright et ne peut pas être reprise sans autorisation) mais en fait, ce n'est pas vraiment le même service. Ce qui est proposé, c'est un envoi automatisé à partir d'un fichier de destinataires et qui comporte des informations spécifiques: "votre enfant, Pierre-Kevin X de la classe de 3ème B a été absent le 13 octobre 2013 de 8h à 9h. Veuillez nous aviser dans les meilleurs délais..."
Le tout est enregistré dans un journal avec l'horodatage de l'accusé de réception. Ce n'est pas du bronze mais ça donne des garanties et c'est au moins aussi sûr que l'envoi d'un courrier postal qui va être récupéré par on ne sait qui (éventuellement Pierre-Kevin qui attend devant la boîte aux lettres). Ca évite de coller un AED à la rédaction de SMS gratuits à destination de 20 personnes par jour en tapant sur un clavier à chiffres les mêmes messages pendant une demie journée.

Ca vaut le coup de faire une petite étude pour savoir si le temps gagné justifie la dépense. Un AED qui n'est pas en train de regarder un téléphone, ça me semble toujours un progrès.

cela présente aussi un gros avantage, avec les parents qui rappellent le gamin dans la foulée pour lui passer une beuglante. Les cpe trouvent que cela fait diminuer l'absentéisme surtout quand cela est couplé avec un appel saisie en direct par les enseignants et heure par heure

LMDV/LG a écrit:

Ca vaut le coup de faire une petite étude pour savoir si le temps gagné justifie la dépense. Un AED qui n'est pas en train de regarder un téléphone, ça me semble toujours un progrès.

Cest ce que je disais : il fut un temps où l'on pouvait considérer que le SMS était moins cher qu'appeler les parents sur mobile (ils n'ont jamais de fixe, dans la zone, et c'est pas d'hier), mais cet argument s'est inversé. En revanche, le gain en temps de travail par l'automatisation-massification demeure très intéressant.

Colombane a écrit:

Mais quid des réponses des parents qui répondent tous quasi en même temps ?

Gars du Doubs a écrit:

cela présente aussi un gros avantage, avec les parents qui rappellent le gamin dans la foulée pour lui passer une beuglante.

Mhhh, des parents qui répondent, des parents qui rappellent, des parents qui poussent une beuglante sur leur gamin : pas de doute, c'est un autre monde.  

L'envoi du courrier n'est pas stricto sensu une obligation. C'est même contradictoire avec ce qui est demandé :
"Dès le repérage de l’absence, les familles sont informées le plus rapidement possible par tout moyen (appel téléphonique, message écrit sur portable.....) et invitées à faire connaître au plus vite le motif de l’absence." Circulaire assiduité scolaire (2004)

D'autant plus que sur le strict plan de la preuve, "Nous vous avons envoyé un courrier" est au moins équivalent à "Nous vous avons envoyé un SMS".
En plus, un SMS, ça peut éventuellement se retracer par l'opérateur. L'envoi d'un courrier par la Poste, on en est encore loin...

Dans cette matière de la gestion documentaire de l'absentéisme, nous autres gestionnaires adorerions avoir un tout petit peu d'aide de la part du gentil ministère. Nous avons des chefs d 'établissement qui se font des délires sur ces histoires de courrier, soit en en envoyant trop, soit pas assez. Nous devons gérer les aberrations que cela fait subir aux budgets financés par les collectivités de rattachement, qui ne nous aideront pas particulièrement à assumer les conséquences de consignes peu claires et du parapluie administratif idiot qu'elles incitent à ouvrir à tout propos.

Par ailleurs, si la lutte contre l'absentéisme telle que considérée ces dernières années avait donné de bons résultats, on le saurait. Il faut de nouveaux moyens aux EPLE, et ce n'est pas plus d'argent mais des moyens de pression sur les familles et les élèves avant tout (et l'histoire de couper les allocs, ça ne convient vraiment pas). Si j'avais une idée miracle, je l'indiquerais, naturellement...

L'intendant zonard a écrit:

Par ailleurs, si la lutte contre l'absentéisme telle que considérée ces dernières années avait donné de bons résultats, on le saurait.

De nombreux collègues des services académiques, tous corps confondus , travaillent avec coeur et détermination à la lutte contre l'absentéisme et son corollaire : le décrochage scolaire. Les moyens en termes de personnels employés à cette cause ne sont pas minces, d'après ce que j'ai pu constater d'assez près.

Le sujet est vaste et difficile à appréhender. Face à des parents parfois dépassés et aux difficultés rencontrées de toutes sortes, on peut souvent avoir l'impression que l'objectif est impossible à atteindre.

Je peux témoigner que le sujet est pris au sérieux par l'Institution pour le segment que je connais. Quant aux résultats chiffrés, marquant éventuellement une décrue du phénomène, je ne les ai pas sous la main et donc je ne sais pas. Mais mon ami l'IZ affirme dans un élan... étrange + que ça se saurait... je le crois mais s'il s'agit de cette affaire (terminée) d'allocations familiales, elle n'est qu'une facette ténue du sujet.

Grincheux a écrit:

mais s'il s'agit de cette affaire (terminée) d'allocations familiales, elle n'est qu'une facette ténue du sujet.

Pas si ténue que cela, dans la mesure où les merveilleux hommes qui font dont généreux de leur temps et de leur (immense) intelligence à la France pour nous représenter s'en sont saisis à grands coups de menton. Les élèves en tremblent encore.

Je disais que je n'avais pas de recette miracle, mais j'ai des pistes quand même : un strict minimum de respect pour l'école doit être installé, pour ce motif comme pour d'autres. Or j'ai observé que, dans un collège qui marche normalement (du neuf-cube, où la normalité, hein...), on met environ quatre ans à transmettre à environ la moitié des élèves qu'il faut rester assis pendant 55 minutes sans se lever pour cogner sur son voisin : ce sont ceux qui iront en seconde générale. Se pourrait-il que l'enseignement primaire devienne quelque peu plus efficace dans la transmission de quelques notions basiques de vie sociale, pour qu'on ait l'espoir de passer un peu au reste ?

Ensuite, avec les dents du fond qui baigent dans la notion d'obligation de scolarité, nous avons des élèes qui ont parfaitement compris l'état de faiblesse des équipes éducatives qui sont contraintes de se coltiner, toujours et tout le temps, des élèves qui n'ont qu'une envie, faire autre chose et le plus loin possible (en tout cas le plus près possible d'un écran de tévévision, avec ou sans plaie-station). Quand un gamin se rend compte que dans le concret, il ne lui arrive jamais rien de déplaisant s'il se présente à un cours sur trois (même si souvent les profs se retiennent de le remercier de leur faciliter le travail), plus rien ne le retient.

J'ai contribué à dégager en conseil de discipline un chef de bande qui se présentait en cours exclusivement lorsqu'il avait besoin de pouvoir dire aux flics qu'il était un bon lycéen et qu'il ne pouvait pas être mêlé à ce qui se faisait à quelques kilomètres de là, alors j'ai perdu toute illusion.

Bonjour,

Afin d'éviter les surcoûts (affranchissement et téléphonique), la Principale-Adjointe propose d'envoyer des SMS aux parents lorsque les élèves sont absents (via une société spécialisée vendant des packs de SMS qui se relie automatiquement à la base élèves).
Cependant, l'envoi de SMS peut-il remplacer l'appel aux parents et l'envoi du courrier     Cela serait avantageux, le SMS coutant moins de 9 centimes TTC.

Merci.

Les SMS ne se substituent pas au courrier, mais si les parents répondent, alors il n'y a plus de nécessité d'envoyer un courrier : l'économie est là.

L'intendant zonard a écrit:

Les SMS ne se substituent pas au courrier, mais si les parents répondent, alors il n'y a plus de nécessité d'envoyer un courrier : l'économie est là.

tout à fait, rien à ajouter 

L'intendant zonard a écrit:

Les SMS ne se substituent pas au courrier

Pourquoi? Un courrier, s'il n'est pas envoyé avec accusé de réception, ne certifie pas non plus que les parents l'ont reçu.

BUBU a écrit:

L'intendant zonard a écrit:

Les SMS ne se substituent pas au courrier

Pourquoi? Un courrier, s'il n'est pas envoyé avec accusé de réception, ne certifie pas non plus que les parents l'ont reçu.

Exactement. Le SMS constitue même une preuve puisqu'il y a une trace informatique de l'envoi du SMS contrairement au courrier.

stephane a écrit:

Exactement. Le SMS constitue même une preuve puisqu'il y a une trace informatique de l'envoi du SMS contrairement au courrier.

Je ne sais pas si un juge accepterait cet argument, car un téléphone portable peut-être en panne, ou indisponible, ou éteint.

RETU a écrit:

un téléphone portable peut-être en panne, ou indisponible, ou éteint.

...... et une lettre simple non distribuée. La seule preuve d'envoi est alors le recommandé.

On peut se permettre de ne pas envoyer tous ces satanés courriers par recommandé pour deux raisons :
- il y a une traçabilité de leur production dans les logiciels de vie scolaire
- la bonne fin de l'envoi de ces courriers estattestée par le professionnalisme des personnels de l'EPLE. Je sais, il faut le dire vite, mais globalement et vu l'enjeu, il sera suffisant d'établir la correspondance entre l'édition des relevés d'absences et le registre de courrier partant (non détaillé !). Faut pas dé non plus ! Déjà qu'on nous a passablement pourri les budgets en exigeant que toutes les correspondances des conseils de discipline soient faites en RAR...

@IZ.

Je voulais vous le dire auparavant, mais j'adore votre signature en bas de vos messages : elle est à mourir de rire  

Bachelor a écrit:

@IZ.

Je voulais vous le dire auparavant, mais j'adore votre signature en bas de vos messages : elle est à mourir de rire  

J'en suis si fier...   

Et d'autres de la leur...