organisation des secrétariats de gestion et du principal

Bonjour,
un nouveau collège ouvrira ses portes en septembre 2007, et je suis convié à une réunion (mardi 4 décembre) dont l'objet est d'agencer au mieux les bureaux de l'administration hors vie scolaire.

La tendance actuelle est de reproduire le schéma traditionnel, à savoir le bureau du Principal à côté de celui de son secrétariat ; idem pour la gestion. Les deux ensembles étant séparés d'une dizaine de mètres.

J'étudie la possibilité de proposer une autre organisation : regrouper les deux secrétariats dans une pièce unique. L'idée est de palier à certaines carences telles que les insuffisance constatées en matière d'échanges d'information, et d'une manière générale un trop grand cloisonnement entre les deux services.

Alors, comme je manque d'expérience, et que j'ai du mal à évaluer le possible (?) impact sur le travail du gestionnaire, je souhaiterai avoir votre avis sur une organisation optimale.
Merci.

Le secrétariat de direction est bien souvent un endroit bruyant où il y a beaucoup de passages (élèves, parents d'élèves et profs).
La personne de l'intendance officiant dans ce type d'organisation aura, à mon sens, toutes les peines du monde à se concentrer lorsqu'il s'agira de faire un peu de compta. De la même manière, il lui sera assez difficile de recevoir des commerciaux dans un calme relatif.

Mais il doit certainement y avoir des avis contradictoires

Pas une mauvaise idée en soi, mais les deux personnes arriveront-elles à se partager l'espace. Les classements du secrétariat (dossiers élèves, etc) sont volumineux et de même pour la gestion. De plus se rajoute les livraisons, nos amis les secrétaires n'appécie pas en général la vision des cartons.
Une meilleure qualité dans la transmission d'information mais aussi du coup un manque de confidentialité, gérer en même temps un prof ou élève au point de vue adm. et les problèmes avec les fournisseurs, les impayées.
Cela me semble pas très judicieux, j'ai vu des établissement ou partager le même locale d'archive s'apparentait à une guerre de territoire.
Les individus tiennent un grand rôle dans ce cas de figure.

Je suis du même avis qu'Evelyne en ce qui concerne les cartons, l'espace et la confidentialité. De plus il existe aussi dans certains établissements des gueguerres de clocher entre direction et intendance. Partager le bureau peut très bien se passer comme devenir l'apocalipse, tout dépend non seulement des secrétaires mais aussi du CE et du gestionnaire. Il me semble plus prudent que chacun ait son propre territoire.

pour moi, hors de question !
même pas en rêve

Et le secrétaire général d'EPLE alors ?

Dans le fauteuil du CE?

La question restera qui fait quoi et qui prend la prochaine feuille des mille feuilles déjà bien épais, bien gras et bien lourd à digérer.
Aujourd'hui par exemple, entre: le 80% qui n'est pas là le vendredi après midi, le contractuel 50% qui ne travaille que le matin, et le personnel en CAE qui est malade,il n'y a personne pour assurer le secrétariat d'intendance . C'est une situation exceptionnelle qui se renouvelle finalement assez fréquemment .Bref: quid des fiches de postes et de leur respect ... ?
Le problème devient : en cas d'absence de untel , l'autre ou les autres seront immanquablement confrontés au " service public " des absents ( qui ont toujours tort c'est bien connu ).

Je m'interroge, c'est tout . Je trouve que les mules sont de plus en plus chargées et que les mille feuilles deviennent très " sucrés "... et j'ai la vague impression de ne pas être la seule ...

J'ai connu ce type d'organisation secrétariats intendance et direction commun 4 personnes dans un bureau unique avec guichet unique. Tout le monde s'occupe de tout, que de temps et d'énergies perdues en parlotte... trés mauvais classement.... mauvaise expérience à la reconstruction les 2 secrétariats sont séparés de 10 m et c'est pas assez.

A éviter absolument !!!!!!

Au mieux : problème de concentration, de confidentialité, de répartition des tâches

Au pire : crêpage de chignon, ambiance plombée et situation bloquée :x

(vous le sentez le vécu, là ?)

Pourquoi ne pas envisager deux bureaux distincts (pour éviter d'éventuels conflits), avec un agent qui gérerait les élèves durant toute leur scolarité, sur le plan administratif et financier (inscriptions, bourses, frais sco. encaissements Dp, dégradations, OC et compagnie), plus les O.R., tandis que l'autre agent aurait en charge la gestion administrative des personnels (installation des nouveaux, suivi de carrière), plus les liquidations, le tout supervisé par un gestionnaire "secrétaire général". L'agent d'accueil pourrait servir de "guichet unique" pour les transmissions de documents vers ces deux pôles.
Je sais que ce type d'organisation est en expérimentation dans un établissement de l'Académie ; pour le moment, l'équipe de direction semble satisfaite.

Merci à tous pour vos contibutions

effectivement, il y a un lycée de Bordeaux qui expérimente un truc dans le genre et ça a l'air de bien fonctionner
l'info vient du site Educ Info (protégé/abonnement) donc je ne peux pas mettre le lien

Jacques Migné, gestionnaire du lycée Victor-Louis à Talence (Gironde), a mis en place cette année, avec l’appui de son proviseur, un « secrétariat général » dans son établissement. Depuis la rentrée, l’ensemble de cet établissement de 2 200 élèves est organisé en fonction des besoins des élèves et des personnels. Témoignage.

[...]

Pour gagner en efficacité, l’organisation administrative du lycée a été repensée par le proviseur et le gestionnaire. « L’idée est de dépasser la scission traditionnelle entre administration et intendance, et développer une conception globale de l’administration de l’établissement », explique Jacques Migné, qui rappelle que la LOLF n’a rien inventé : « Le principe d’une organisation globalisée de la fonction administrative figure déjà dans la circulaire de février 1997 sur les missions du gestionnaire. »

L'idée est certes séduisante et dans le meilleur des mondes, avec des personnels des secrétariats en nombre suffisant, compétents, réactifs, polyvalents et solidaires ; avec un CE ouvert, sympa, qui connait le travail de gestion et ses impératifs ; avec un gestionnaire qui a le temps de faire de la gestion des ressources humaines ; avec des locaux adaptés... ce doit être fantastique.
Combien travaillent dans ce monde là ?

Il n'y a plus que ça à faire!

ATTENTION PIEGE !

Rien ne fait plus peur aux CE que le passage aux CT des gestionnaires qui deviendraient alors de fait les véritables patrons dans les EPLE. Pour contrer cela, ils ont pensé avec le soutien d'un de "nos" syndicats au secrétaire général d'EPLE qui dirigerait pour le compte du CE l'ensemble des services administratifs. Cela reviendrait à permettre au CE de se reposer pendant que le fameux SG se taperait en plus du boulot du gestionnaire celui du CE. En outre, c'est la disparition des AC.

Je refuse ce piége grossier qui ne vise qu'à aggraver nos conditions de travail en contrepartie de miettes de prime et à sauver et conforter la position des chefs d'établissement et de syndicats pour qui les gestionnaires ne représentent qu'un argument dans la masse des administratifs.

J'attends votre opinion si toutefois votre travail vous laisse le temps de réfléchir à l'avenir...

Entièrement d'accord avec toi, ils ont vraiment compris le danger et ce titre n'est qu'une manipulation.
Pour moi, pourquoi pas la CT, du moment qu'on me protège des syndicats qui exigeraient pour nous "l'immense avantage" de cadres d'emplois spécifiques, histoire de continuer à faire le même boulot, perdre certains avantages de la FPE et ne pas être éligible de ceux de la FPT.
Merci pour les TOS

Le secrétaire général d'EPLE n' a qu'un but : éviter la décentralisation et sauver les CASU qui d'ailleurs dirigent de fait le syndicat qui propose cette mesure, quitte à faire de certains d'entre nous les larbins du CE.
Ceratins d'entre nous car les autres sont sacrifiés. En effet, quel est la réalité d'un secrétariat général en petit ou même moyen collége ou lycée ? C'est la Disparition des SASU et AASU gestionnaires, condamnés à être les adjoints du CASU dans de grosses structures mutualisés.
La décentralisation présente des dangers ; mais je préfére encore jouer ma chance avec les CT plutôt que de finir secrétaire du CE.

Mais si j'en crois le peu de message, le sujet n'intéresse personne. Comme d'hab vous viendrez raler aprés.
Gros Robert à raison, il y a beaucoup de buses parmis nous.

dommage, peux pas mieux dire
ou peut-être

Et si on récupérait les avantages de l'un et de l'autre...
Selon moi, les collectivités mettront de gré ou de force la main sur l'ASU. Ils sont propriétaires, ils financent à 80 % au moins et ils ont mis la main sur la restauration.
Que reste-t-il à l'Etat et à ses fonctionnaires reconnus et estimés que sont les intendants et les services administratifs ?

Pourquoi pas un secrétariat général avec des personnels des CT ?

Et des CE qui entrerait en rampant pour solliciter un stylo

ça va plaire au vieil intendant ! un CE rampant pour un stylo !

..et un CPE rampant pour du papier ouaoua ???

NOOOONNNN j'ai rien dit, promis lundi je t'apporte ton café pour pousser mes petits gâteaux !

C'est très clair, les syndicats sont loin de faire leur boulôt. Expérience vécue.
Moi aussi, j'ai bien envie de tenter la CT parceque l'EN commence sérieusement a me fatiguer pour pas dire autre chose.
La décentralisation peut être une chance si au-dessus de nous ils ne mettent pas trop la pagaille pour protéger (de quoi !!) une poignée.
Enfin, on verra

La circulaire de 1997 a précisé nos missions. Dans la rubrique gestion administrative, il nous appartient d'organiser le service des administratifs (évidemment sous l'autorité du CE). N'avez-vous jamais rencontré de difficultés du fait de l'absence d'une bonne coordination : rédaction des actes, suivi des AR, élèves exclus temporairement et DP ou démissionnaires, etc... L'idée d'un secrétariat général ne me choque pas. Je suis plus réticente quant au bureau commun.
Et suis pas CASU

GESTIONNAIRE LAUNOIS a écrit:

Le problème devient : en cas d'absence de untel , l'autre ou les autres seront immanquablement confrontés au " service public " des absents

Tout à fait d'accord, nous sommes régulièrement confronté au problème... c'est assez pénible

Evelyne a écrit:

C'est très clair, les syndicats sont loin de faire leur boulôt. Expérience vécue.
Moi aussi, j'ai bien envie de tenter la CT parceque l'EN commence sérieusement a me fatiguer pour pas dire autre chose.
Enfin, on verra

Les gestionnaires seront encore plus mal défendus s'ils ont à faire à des interlocuteurs locaux . Les syndicats ne sont pas organisés avec des adhérents compétents pour faire face partout et à bon escient et d'une manière cohérente de Dunkerque à Nice aux experts de chacune de la bonne centaine des CT . Qui elles s'organisent en faisant leur marché parmi les cadres de l'EN pour cela .
Déjà peu nombreux, en regard du nombre de salariés de l'EN, les gestionnaires dans chacune des CT ne pèseront rien à l'échelle d'un département ou d'une région . C'est du moins mon pronostic .

CpC .

Faux, je connais mieux mieux les responsables de ma CT que ceux du Rectorat et surtout je suis mieux considéré.
Par contre, c'est vrai que contrairement à notre chére EN, la CT sait trier les bons des... moins bons... alors je comprends que la décentralisation inquiète.
Quant à la défense des gestionnaires par les syndicats...

Je côtoie régulièrement les personnels de la CT car j'ai la chance d'être à 10 minutes à pied.

Ils ont l'air (même en privé) bien moins inquiets, aigris, désabusés (appelez cela comme vous voudrez) que bon nombre de gestionnaires.

En plus, je ne peux pas m'empêcher de comparer avec les services déconcentrés ou l'on oblige nos collègues à agir en dépit du bon sens sans même que ce soit pour nous faciliter la tâche, bien au contraire.

Alors que dans ma CT, rien ne les oblige par exemple à prendre notre avis avant de déterminer quelle sera leur politique envers les établissements concernant la restauration, et c'est pourtant ce qu'ils font.

J'ai vraiment l'impression que là-bas on ne marche pas sur la tête et, si j'ai un jour une proposition, je prendrais vraiment tout mon temps avant de me prononcer car c'est actuellement très tentant.

Tu as raison, il est frappant de voir la différence entre ma Région et le Rectorat. A la Région les gens sont sympas, décontractés, on parle comme des collègues (déjà). Au Rectorat, c'est le stress, les consignes strictes, l'absence de discussion.
C'est frappant. J'ai bien conscience que ce n'est pas forcément partout pareil, que l'herbe n'est pas plus verte dans les CT (y a qu'à voir le CG du Loiret !,!).
Je pense qu'il y a de la place chez eux pour la compétence et qu'elle sera reconnue davantage qu'à l'EN qui marche au copinage ou au bluff (facile le bluff lorsque les décideurs ne connaissent rien).

Désolè, mais l'EN m'a trop déçu, je n'y crois plus pour notre profession.

Mon ressenti est exactement le m^me que celui de VI et Gastounette.