Bonjour,
Quelqu'un pourrait m'expliquer la clôture de fin de mois du 4192 via un ordre de paiement "pour ordre". Le comment je le sais (4192-4664 et 4664-5159) mais je n'ai pas bien compris le pourquoi et pardon du ridicule qui ne tue pas
Merci.

le compte 4192 s'intitule "Avances reçues autres client"

je n'utilise pas ce compte, mais l'opération que tu décris consiste en un transfert des avances non utilisées en trop-perçu à rembourser (4192 > 4664) puis en mise en paiement de ces trop-perçus aux dits "clients" (4664 > 5159)

ceci n'est possible que si tu as les RIB des personnes à rembourser et que si elles ne te doivent (ou ne te devront) rien par ailleurs

Quand c'est un OP pour ordre il n'y a pas de RIB donc pas de paiement. C'est donc juste pour isoler les consommations réelles des commensaux par rapport aux avances. En revanche, j'ai bien retenu qu'il fallait faire cela à chaque fin de mois et d'en faire autant pour les élèves lorsqu'ils sont au forfait et c'est très difficile de faire entrer cela dans les moeurs.

automne a écrit:

Quand c'est un OP pour ordre il n'y a pas de RIB donc pas de paiement. C'est donc juste pour isoler les consommations réelles des commensaux par rapport aux avances. En revanche, j'ai bien retenu qu'il fallait faire cela à chaque fin de mois et d'en faire autant pour les élèves lorsqu'ils sont au forfait et c'est très difficile de faire entrer cela dans les moeurs.

excuse moi, mais si c'est une ecriture d'ordre sans obligations de rembourser du comptable je ne vois pas l'utilité de faire cela à chaque fin de mois ? ni pour les commensaux ? et encore moins pour les élèves aux forfaits dont la recette n'est pas liée aux repas consommés ou non mais a la constatation des produits scolaires du trimestre ?

Le seul avantage d'isoler les avances sur cartes commensaux que je vois, est l'ajustement si besoin du crédit nourriture de l'année en fin d'exercice, tu peux passer un AOR du montant des "portes monnaies positifs" commensaux pour diminuer ta recette du R2 sur N, et passer immédiatement un OR sur N+1 du même montant.

automne a écrit:

Quand c'est un OP pour ordre il n'y a pas de RIB donc pas de paiement.

Alors dans ce cas pourquoi utilises-tu le 5159 qui est le compte des paiements en attente ?

Mais c'est précisement l'objet de ma question initiale , Pourquoi faire un OP pour ordre pour isoler les Trop perçus des avances repas ? pour rappel le comment je sais et le pourquoi je ne sais pas. Ce sont des écritures que j'ai vu et cherche à comprendre et enfin je ne maîtrise pas très bien encore les écritures après les reconstatations (ce qui est grave).

Tout cela vient d'une question à une collègue à qui j'avais demandé si elle faisait usage des OP poiur ordre.

Enfin, il m'est arrivé de faire un OP pour ordre pour des opérations différentes lorsque j'ai dû demander à la TG d'effectuer un virement pour erreur de n° compte bancaire de leur faute et c'était pour retracer l'écriture après.

Les OP "pour ordre", je ne pratique pas et je ne sais pas à quoi cela pourrait servir (quoique ....).

Alors comme Erci, les OP pour ordre, connais pas. Soit tu rembourses et tu fais un OP, soit tu attends le RIB pour rembourser parce que le gars est parti et qu'il restait du pognon sur sa carte, auquel cas tu as fait un VIREMENT du 4192 au 4664.

Mais quand je lis

phil65 a écrit:

tu peux passer un AOR du montant des "portes monnaies positifs" commensaux pour diminuer ta recette du R2 sur N, et passer immédiatement un OR sur N+1 du même montant.

Je comprends plus : les avances ont déjà été constatées en recettes ? (rigolez-pas, je l'ai déjà vu).
Parce que soit on est au ticket et on fait les recettes au vu des ventes, et personne n'a d'avance (enfin si, des tickets dans les portefeuiles, mais pas en compta), soit on est au réel et les recettes sont faites en fonction des consos, ce qui veut dire qu'on a l'utilité d'un 4192.

perso je fonctionne aux tickets selon le principe 1 repas vendu = un repas consommé,

reste que dans le cas d'un fonctionnement au réel, je ne vois pas l'utilité d'un suivi des avances cartes commensaux mois par mois, l'ajustement peut se faire uniquement sur le dernier OR du mois de décembre avant la bascule de l'exercice non ? C'est pas tres pur, mais sur le resukltat comptable çà doit fonctionner quand meme.

phil65 a écrit:

perso je fonctionne aux tickets selon le principe 1 repas vendu = un repas consommé

Dans ce cas pas de souci, pas de 4192.

phil65 a écrit:

reste que dans le cas d'un fonctionnement au réel, je ne vois pas l'utilité d'un suivi des avances cartes commensaux mois par mois, l'ajustement peut se faire uniquement sur le dernier OR du mois de décembre avant la bascule de l'exercice non ? C'est pas tres pur, mais sur le resukltat comptable çà doit fonctionner quand meme.

Je ne suis pas d'accord. Pour moi le suivi mensuel est indispensable en
cas de fonctionnement "au réel" :pour le crédit nourriture, pour le
suivi des impayés (il y en a toujours quelques-un en négatif, on ne va pas attendre un débit de 30 € pour réclamer), pour
rembourser ceux qui partent de l'établissement en cours d'année et en juin. Enfin, il faut bien
vérifier au minimum une fois par mois que le total des avances figurant
sur le logiciel de compta annexe concorde avec la balance, non ?
Cela
n'enlève rien au fait que je ne comprends pas le principe de l'AOR en
fin d'année : il sert à quoi ? (ou alors j'ai loupé un épisode).

Winnie a écrit:

phil65 a écrit:

perso je fonctionne aux tickets selon le principe 1 repas vendu = un repas consommé

Dans ce cas pas de souci, pas de 4192.

phil65 a écrit:

reste que dans le cas d'un fonctionnement au réel, je ne vois pas l'utilité d'un suivi des avances cartes commensaux mois par mois, l'ajustement peut se faire uniquement sur le dernier OR du mois de décembre avant la bascule de l'exercice non ? C'est pas tres pur, mais sur le resukltat comptable çà doit fonctionner quand meme.

Je ne suis pas d'accord. Pour moi le suivi mensuel est indispensable en
cas de fonctionnement "au réel" :pour le crédit nourriture, pour le
suivi des impayés (il y en a toujours quelques-un en négatif, on ne va pas attendre un débit de 30 € pour réclamer), pour
rembourser ceux qui partent de l'établissement en cours d'année et en juin. Enfin, il faut bien
vérifier au minimum une fois par mois que le total des avances figurant
sur le logiciel de compta annexe concorde avec la balance, non ?
Cela
n'enlève rien au fait que je ne comprends pas le principe de l'AOR en
fin d'année : il sert à quoi ? (ou alors j'ai loupé un épisode).

Quoi tu fais crédit sur tes cartes commensaux ? et tu rembourse les profs qui s'en vont ?

Pour des raisons de configuration du self j'utilise encore des tickets repas. Mais pour lutter contre les abus j'applique le principe lu dans un arret du TA de Tarbes selon lequel un repas consommé ou non dès lors qu'il est vendu est du car fabriqué par l'établissement par avance pour des contraintes d'exploitation du service en particulier s'agissant du délais de commandes de denrées alimentaires. Idem pour les demandes de remboursement des familles a posteriori sur les forfaits élèves, qui pleuvent comme par enchantement au moment de la distribution des factures.

L'AOR en fin d'exercice sur le montant des portes monnaies positifs, un truc de renard que m'avait donné mon tuteur lors de ma prise de poste pour diminuer les recettes du R2 en cas de resultat trop genant.

Bon ben Phil le prend pas mal mais j'entrave que pouic.... Je développe :

phil65 a écrit:

Quoi tu fais crédit sur tes cartes commensaux ?.

Je ne fais pas crédit, je me retrouve parfois avec des cartes en négatif car j'ai régularisé un repas pour un prof qui a mangé alors qu'il n'avait plus de crédit... NUANCE
Et dans mes ER le CE fait crédit, enfin il a autorisé les passages en négatif, il faut donc relancer. En plus il n'y a pas que des profs qui sont concernés mais aussi des élèves au ticket (des forfaitaires 4 jours qui ont une colle le mercredi, par exemple).

phil65 a écrit:

et tu rembourse les profs qui s'en vont ?

Ben oui. Ils ont versé une AVANCE. La plupart du temps ils s'arrangent pour tomber à 0, mais si j'ai le cas d'un remplaçant qui a mangé moins que prévu et à qui il reste 11 € sur sa carte, je vais pas les garder.

phil65 a écrit:

Pour des raisons de configuration du self j'utilise encore des tickets repas.

C'est ton droit le plus strict. Mais alors pourquoi as-tu des avances ? Je ne comprends pas leur provenance.

phil65 a écrit:

Mais pour lutter contre les abus j'applique le principe lu dans un arret du TA de Tarbes selon lequel un repas consommé ou non dès lors qu'il est vendu est du car fabriqué par l'établissement par avance pour des contraintes d'exploitation du service en particulier s'agissant du délais de commandes de denrées alimentaires.

Je ne connaissais pas cet arrêt. Mais si je peux comprendre qu'il s'applique aux forfaits des élèves, si je peux comprendre que le repas réservé par le prof soit payé même si finalement le prof s'est barré à midi et n'a pas mangé au self, je ne pige pas pourquoi tu as le souci puisque si tu es au ticket tu fais tes recettes en fonction de tes ventes. Tes repas consommés par tes profs, a priori, ils sont inférieurs à tes ventes, ou alors tu fais aussi crédit....

phil65 a écrit:

Idem pour les demandes de remboursement des familles a posteriori sur les forfaits élèves, qui pleuvent comme par enchantement au moment de la distribution des factures.

Heu, oui, c'est le principe du forfait : le règlement intérieur du SAH détermine les modalités de remise.

phil65 a écrit:

L'AOR en fin d'exercice sur le montant des portes monnaies positifs, un truc de renard que m'avait donné mon tuteur lors de ma prise de poste pour diminuer les recettes du R2 en cas de resultat trop genant.

Ben là j'ai décroché : si t'es au ticket, d'où viennent tes avances ? Et si tu fais tes recettes au vu des encaissements, ton 4192 il est soldé,non ?
Quand j'étais au ticket :
vente carnet de 10 repas à 3,20 € : encaissement de 32 € au 4713, OR au 7065 de 32 € qui solde le 4713. Point. M'en foutais des repas consommés (enfin en compta géné, pas en vrai, hein).

Aujourd'hui au réel :
encaissement de 32 € pour chargement carte au 4192. Repas consommés dans le mois : 8 à 3,20 €, soit 25,60 €. OR au 7065 de 25,60 €, par le 4713. Virement 4192/4713 en compta géné. Le 4713 est soldé, le 4192 est à 6,40 € soit l'avance pour le mois suivant. Et si le prof se barre, je le rembourse même s'il reste moins de 8 €, car je suis bon prince....

Voilà, maintenant, si quelqu'un a des modes de fonctionnement plus simples, je prends aussi, hein.

Winnie a écrit:

Aujourd'hui au réel :
encaissement de 32 € pour chargement carte au 4192. Repas consommés dans le mois : 8 à 3,20 €, soit 25,60 €. OR au 7065 de 25,60 €, par le 4713. Virement 4192/4713 en compta géné. Le 4713 est soldé, le 4192 est à 6,40 € soit l'avance pour le mois suivant. Et si le prof se barre, je le rembourse même s'il reste moins de 8 €, car je suis bon prince....

Voilà, maintenant, si quelqu'un a des modes de fonctionnement plus simples, je prends aussi, hein.

Oui moi : encaissement de 32 € pour chargement carte au 4713. OR au 7065 de 32€, par le 4713. Pas de remboursement si le prof se barre, mais j'accepte de transférer son solde sur un collègue. Mais peut-être que c'est pas correct.

Mais je t'ai pas dit que je le faisais ! je suis aux tickets repas donc pas d'avances à gérer = plus de simplicité !

J'étais egalement au réel lorsque j'avais un systeme de carte d'acces commensaux, les profs qui avaient oublié leur carte s'arrangeaient entres eux puisque ils n'étaient pas bloqués au nombre de passages, idem pour ceux qui partaient en cours d'année. Quand aux contractuels TOS de courte durée, ils n'avaient pas de carte car je m'arrangeais pour qu'ils soient invités par l'établissement.

C'est juste ce que tu fais et tout a ton honneur pour le bien etre de tes commensaux, pour ma part je suis pas contre faire du boulot au contraie mais ma priorité maintenant c'est de préserver la santé de ma secrétaire car c'et la seule qui me reste en se simplifiant les tâches au maximum.
avec du recul et en expliquant le pourquoi du comment je m'apercois que les gens comprennent nos difficultés et acceptent de changer leurs habitudes.

il y a bcp de collégues qui aiment compliquer.Pour moi,OR en fin de mois des repas vendus.En fin d'année scolaire ORR des repas remboursés.Procédure
validée par 2 inspections du Trésor.Mais c'est sans doute trop simple...

Merci pour ta réponse Phil, j'avais du mal à comprendre...

Sinon je ne crois pas que je complique. Je ne me vois pas passer des recettes sur des repas non pris, alors que mon système informatique me permet un suivi individuel. Mais ce n'est que mon point de vue...

crocodile a écrit:

il y a bcp de collégues qui aiment compliquer.Pour moi,OR en fin de mois des repas vendus.En fin d'année scolaire ORR des repas remboursés.Procédure
validée par 2 inspections du Trésor.Mais c'est sans doute trop simple...

je pense que ça leur donne une certaine importance....

Winnie a écrit:

Merci pour ta réponse Phil, j'avais du mal à comprendre...

Sinon je ne crois pas que je complique. Je ne me vois pas passer des recettes sur des repas non pris, alors que mon système informatique me permet un suivi individuel. Mais ce n'est que mon point de vue...

C'est aussi le mien, Winnie. Il n’y a rien, je trouve, de compliqué, mais c’est le système informatisé qui le permet, et cela marche sans tickets, donc sans valeurs inactives, donc avec une comptabilité un peu différente mais qui n’a vraiment rien d’une usine à gaz !
Enfin, je ne vois pas non plus où est le mal à se poser ces questions !

Winnie a écrit:

Merci pour ta réponse Phil, j'avais du mal à comprendre...

Sinon je ne crois pas que je complique. Je ne me vois pas passer des recettes sur des repas non pris, alors que mon système informatique me permet un suivi individuel. Mais ce n'est que mon point de vue...

mais je t'en prie, c'est bien de confronter les pratiques, je ne rate d'ailleurs jamais une occasion de visiter d'autres etablissements scolaires et d'importer ce qui marche pour le mien quand je trouve une idée claire et limpide chez les autres
.
Quand au temps consacré pour faire des choses, j'essai tout simplement d'etre pragmatique en partant du principe qu'il faut se donner des priorités de fonctionnement et faire le maximum de chose utile dans le temps imparti, exemple si je ne dois me battre que sur un poste de depense dans l'année et revoir un marché par exemple je prefere epauler en priorité mon chef de cuisine sur les denrees alimentaires qui flambent, plutot que me battre inutilement sur le contrat de collecte des dechets de laboratoire et de soins dont je sais par avance que je ne vais rien gagner dessus.

Preuve que les condition de travail se degradent serieusement, j'ai été témoin recemment coups sur coups de deux évacuations par ambulance de secretaires d'intendance au bout du rouleau qui craquent en plein service dans l'indifference generale.

Etais ce des cas isolés ou bien qqun d'autre a deja assisté à ce genre de scenes surrealistes ?

Preserver la santé psychique et morale de mon équipe, est desormais devenu ma priorité quitte a prendre quelques coups ou faire grincer des dents.

lorsque les commensaux ne réclament pas et les élèves de même, je fais voter au CA un seuil de remboursement et puis c'est une affaire soldée

automne a écrit:

lorsque les commensaux ne réclament pas et les élèves de même, je fais voter au CA un seuil de remboursement et puis c'est une affaire soldée

Ton CA n'est pas compétent pour voter une telle chose. La loi prévoit que tu dois notifier la somme due au créancier, ou la reverser si tu as les moyens de le faire. Si la créance est inférieure à huit euro et que tu es sans nouvelle du créancier pendant trois mois la créance est acquise à l'établissement. Si la créance est supérieure à huit euro, c'est la prescription quadriennale qui s'applique. Le CA ne peut déroger à ces règles.

Depuis quand y a-t-il un TA à Tarbes ?

ma méthode pour gérer cette problématique : lorsqu'un commensal recharge sa carte, c'est pour acheter un certain nombre de repas = l'établissement les lui vend = OR du montant de l'encaissement = pas d'avances en solde au 419 dont la décomposition demanderait des heures dont je ne dispose pas. Lorsqu'il arrive que le dit commensal, n'ayant pas consommé tous les repas achetés demande à être remboursé du reliquat, le logiciel très efficace me donne le montant à ordonnancer en OAR pour remboursement.
Grâce, entre autres, à la RGPP, je n'ai plus ,le temps de peaufiner des méthodes ultra orthodoxes, je vais au plus efficace. Et lorsqu'il faudra gérer la compta des 6 et plus établissements de l'agence sans les moyens humains de le faire bien, ce genre de choix déterminera la capacité de survie.

Eric a écrit:

ma méthode pour gérer cette problématique : lorsqu'un commensal recharge sa carte, c'est pour acheter un certain nombre de repas = l'établissement les lui vend = OR du montant de l'encaissement = pas d'avances en solde au 419 dont la décomposition demanderait des heures dont je ne dispose pas. Lorsqu'il arrive que le dit commensal, n'ayant pas consommé tous les repas achetés demande à être remboursé du reliquat, le logiciel très efficace me donne le montant à ordonnancer en OAR pour remboursement.
Grâce, entre autres, à la RGPP, je n'ai plus ,le temps de peaufiner des méthodes ultra orthodoxes, je vais au plus efficace. Et lorsqu'il faudra gérer la compta des 6 et plus établissements de l'agence sans les moyens humains de le faire bien, ce genre de choix déterminera la capacité de survie.

Of course, c'est possible. Je précise juste que ceci n'est valable que si l'encaissement correspond à un nombre de repas précis, selon le tarif en vigueur... Dans un logiciel bien connu, y'a une case à cocher.
Parce qu'on voit des trucs, des fois.....