Bonjour,
Deux éléments sont je crois à distinguer: d'une part le fait pour vous d'avoir été au courant d'une situation dangereuse et d'autre part les suites que vous aurez apportées à cette situation.
1 - Le Gestionnaire peut facilement avoir tendance à déclarer suite à un accident qu'il n'était pas au courant des faits générateurs. Cela peut être tout à fait exact mais cette position sera d'autant plus facile à faire admettre par une autorité que vous pourrez prouver avoir mis en oeuvre un moyen quotidien de remontée des informations.
A vous de trouver le moyen qui vous semble le plus facile. (perso, dans mon établisement chaque agent TOS à un petit carnet autocopiant sur lequel il note tout problème qu'il rencontre. Il me remet un exemplaire de la page qui est datée et lui garde le feuillet autocopiant, prouvant ainsi avoir averti son chef de service).
2 - De mon côté, lorsque je reçois cette petite feuille, je l'archive et elle donne lieu à l'établissement d'un feuille de travaux en direction de l'OP quand cela relève de son champ d'activités et de compétences.
Sinon, ce sera un écrit à destination de l'autorité compétente: Collectivité, entreprise, Chef d'établissement pour avis et selon la marge de manoeuvre qu'il vous aura laissé.
Effectivement, il convient d'écrire pour se protéger, mais heureusement il ne faut pas toujours écrire au chef d'établissement. Etant donné qu'il ne maîtrise pas tout, il faut écrire à l'acteur le plus efficace quitte, si votre CE est de ces chefs exigeant de tout savoir car pensant tout savoir, à lui mettre une copie pour information du courrier ou du mail que vous aurez adressé avec la mention "envoyé directement vu l'urgence".
Bon courage.