Voyage : encaissement puis désistement

Bonjour,

Une famille a souhaité que son enfant participe à un séjour à l'étranger et nous a remis la lettre d'engagement demandée. Elle a déjà versé la moitié de la participation exigée et, à trois semaines du départ, veut se rétracter sans raison valable.
Le problème est que le voyagiste a bloqué le nombre de participants et va donc nous facturer l'élève. D'où ma question : peut-on garder la somme versée par la famille même si l'élève n'a finalement pas participé au voyage ? Sinon, à qui revient la charge de financer ce désistement, qui sera facturé au collège ?

La réponse est dans la question. Que dit à ce sujet la lettre d'engagement signée par la famille ? Les dates limites pour un désistement donnant lieu à remboursement doivent y être précisées ainsi que tous les cas de non participation au voyage.

Dans la gestion des voyages, il n'y a pas d'à peu près.
Il faut blinder juridiquement tout le dispositif.
Prévoir les cas de désistement, les conditions, souscrire une assurance annulation, faire signer l'engagement aux familles.....
On ne peut pas faire preuve d'amateurisme dans ce domaine. Il y a suffisamment de risques de contentieux à tous les niveaux qu'il vaut mieux prendre toutes les dispositions en amont.

J'ai une facture à régler à l'étranger et je ne sais comment faire j'ai code IBAN et CTA.CTE...Je fais 99 virement à l'étranger avec quel code?comment ca se passe à l'agence comptable et à la TG?
merci

El Gougou a écrit:

Bonjour,

Une famille a souhaité que son enfant participe à un séjour à l'étranger et nous a remis la lettre d'engagement demandée. Elle a déjà versé la moitié de la participation exigée et, à trois semaines du départ, veut se rétracter sans raison valable.
Le problème est que le voyagiste a bloqué le nombre de participants et va donc nous facturer l'élève. D'où ma question : peut-on garder la somme versée par la famille même si l'élève n'a finalement pas participé au voyage ? Sinon, à qui revient la charge de financer ce désistement, qui sera facturé au collège ?

En dehors de toute précision sur l'acte d'engagement application de la responsabilité civile classique. Le fournisseur fait payer la totalité. Le préjudice s'élève donc au montant de la participation due par la famille.
Donc OR et titre exécutoire pour la totalité de la participation, accompte déduit.
On peut envisager un courrier préalable informant des conséquences du désistement de la famille, elle pourrait finalement changer d'avis pour éviter de ne payer pour rien.

Le problème est bien là ; la lettre d'engagement est sûrement mal ficelée.
Il n'y a pas de date limite de désistement, pas de motifs recevables en cas de non participation.
Juste cette mention en bas de lettre, avant la signature : "Cette inscription vaut engagement à participation au voyage".
Alors, puis-je faire du chantage à la rétention d'argent ?

Les parents sont avertis que seuls la maladie ou exclusion du collège vaut remboursement. Donc moi je garde le montant versé par la famille sauf si le prof arrive à trouver un élève pour le remplacer, dans ce cas je rembourse (si je suis sympa) mais qu'au retour du voyage. Si le prof ne trouve personne c'est l'établissement qui met le complément

diddline12 a écrit:

Les parents sont avertis que seuls la maladie ou exclusion du collège vaut remboursement. Donc moi je garde le montant versé par la famille sauf si le prof arrive à trouver un élève pour le remplacer, dans ce cas je rembourse (si je suis sympa) mais qu'au retour du voyage. Si le prof ne trouve personne c'est l'établissement qui met le complément

En plus de l'autorisation parentale, et d'une fiche santé, je fais remplir une lettre d'engagement (tirée d'une formation ...), qui vaut ce qu'elle vaut ( peut-être à actualiser ) :

VILLES :
DUREE : 3 JOURS, 2 NUITS
DATE : MAI 2006
ORGANISATRICE : Mme

LETTRE D’ENGAGEMENT

Nom de l’élève :
Prénom :
Classe :
Date de naissance :
N° de téléphone :
Adresse complète :

Je soussigné ( e) (nom et prénom du responsable légal)
..................................................................................................................................................................
Autorise : mon fils – ma fille, à participer à la sortie ou au voyage mentionné ci-dessus.

( à rayer pour les élèves majeurs)

Je m’engage à acquitter la somme de : ***80,00 € correspondant à ma participation financière dont le montant ou le seuil maximal a été fixé par le Conseil d’administration du lycée.

Je suis averti(e) que, sauf cas de maladie ou d’hospitalisation justifiés par un certificat médical, cette somme restera due à l’établissement. De plus elle pourra évoluer dans les limites autorisées par la loi n° 92-645 du 13/07/1992 (art. 19) et par le décret n° 94-490 du 15/06/1994 (art. 100).

Fait à ..................................... le.......................................

Signature du responsable légal

(ou de l’élève majeur )

J'ai fait voté il y a quelques temps déjà cette délibération :

Après en avoir délibéré, le Conseil d’administration adopte la proposition suivante, relative aux conditions de remboursement des familles dans le cadre des voyages :« Le remboursement des familles après désistement de leur fait se fera selon les conditions (délais de rétractation, taux de remboursement, etc … ) inscrites dans le contrat ou la convention passé entre l’EPLE et l'organisme de voyage. Ainsi, si l’organisme rembourse 70 % du coût de la participation de l’élève, la famille concernée se verra reverser 70% de la somme qu’elle aura initialement versée. Lorsque le coût du voyage est partagé entre une part fixe (cariste par exemple) et une part variable au prorata du nombre de participants (hébergement par exemple) , seule la part variable sera prise en compte dans le calcul du remboursement ».

Mais je vais devoir réviser les lettres d'engagement.

El Gougou a écrit:

Le problème est bien là ; la lettre d'engagement est sûrement mal ficelée.
Il n'y a pas de date limite de désistement, pas de motifs recevables en cas de non participation.
Juste cette mention en bas de lettre, avant la signature : "Cette inscription vaut engagement à participation au voyage".
Alors, puis-je faire du chantage à la rétention d'argent ?

Si la lettre d'engagement est mal ficelée, application de l'article 1382 et suivant du code civil : cf mon message plus haut.

Tétard a écrit:

J'ai fait voté il y a quelques temps déjà cette délibération :

Mais je vais devoir réviser les lettres d'engagement.

Voici une fiche d'inscription adoptée dans mon établissement si ça peut aider

FICHE D’INSCRIPTION ET D’ENGAGEMENT A UN VOYAGE PEDAGOGIQUE FACULTATIF (LYCEE )

Je soussigné, M…………………………………………, responsable légal de :

(nom et prénom de l’enfant)……………………………….., élève de la classe de : ……………….

déclare l’inscrire au voyage facultatif organisé par l’établissement du : 24/03/2008 au 30/03/2008

pour la destination de :

Voté en CA du ….. pour un montant de 460 € maximum par élève



J’accepte les modalités d’organisation de ce voyage, telles qu’elles ont été autorisées par la charte des voyages votée en CA du : …..



Je m’engage à verser la somme selon l’échéancier indiqué, par chèque au nom de

l’ Agent Comptable de l’établissement pour les prestations de ce voyage.

Les versements interviendront selon l’échéancier suivant :

Détail de l’échéancier	Montant	Date
1° versement	150 €	19/11/2007 (débit Janvier 2008)
2° versement	150 €	15/01/2007 (débit Février 2008)
3° versement	A définir (maximum 160 €)	05/03/2008 (débit Mars 2008)

Les familles qui le souhaitent, peuvent solliciter une aide financière auprès de

l’établissement, au 15 décembre dernier délai, leur demande sera examinée dans le respect de l’anonymat.

En cas de désistement pour d’autres motifs que ceux-ci :

(maladie ou accident de l’élève, déménagement et changement d’ établissement , exclusion de l’élève), les sommes retenues par l’établissement seront celles fixées par les conditions d’annulation figurant sur le contrat du voyagiste (conditions annexées à cette fiche).

Un courrier (avec pièces justificatives et RIB) doit être adressé au Proviseur pour toute demande de remboursement.



Je déclare avoir souscrit au nom de mon fils/ma fille, une assurance individuelle accident ainsi qu’une assurance en responsabilité civile.



Pour les voyages à l’ étranger :

Je m’engage à autoriser mon fils/ma fille à quitter le territoire national ainsi qu’à accomplir les diverses formalités qui me seront demandées à cet effet et selon le calendrier qui me sera communiqué.





Ce formulaire d’inscription et d’engagement doit être déposé avant le 19/11/2007

auprès des 2 professeurs responsables du voyage ()







Date, signature des parents Signature du Chef d’établissement



Cachet

(et de l’élève, s’il est majeur)

Sinon, j'ai transmis des documents sur ce site dans la banque documentaire (charte voyage, fiche inscription)
Bon courage pour cette curée que représente la gestion des voyages

Pour tous les voyages, je ne laisse pas le choix aux familles et j'inclus dans le prix du voyage le coût de l'assurance annulation que je considère comme obligatoire.
Quelles sont vos pratiques ?

Merci pour le modèle. Par contre, je me demande si la souscription d'une assurance individuelle par chaque famille est nécessaire, lorsque l'établissement a déjà un contrat d'assurance couvrant les activités facultatives (dont les voyages).
Sur les documents du site j'ai trouvé ceci :

Citation :

L’établissement devra alerter les familles sur le fait qu’en dehors de toute faute reconnue,
la réparation des dommages que pourraient subir les élèves se limitera aux prestations de
l’assurance maladie de la sécurité sociale, d’où l’intérêt pour elles de souscrire au
profit de leurs enfants, une assurance individuelle accident couvrant notamment le risque
invalidité.

Citation :

1. Pour l’EPLE

Dans le cadre des activités obligatoires, le principe général selon lequel l’Etat est son propre assureur s’applique.

Dans le cadre des activités facultatives, il est vivement recommandé à l’établissement de souscrire une assurance complémentaire comprenant notamment la souscription d’un contrat annulation ainsi qu’un contrat de rapatriement sanitaire.

1. • Pour les familles

L’assurance souscrite en début d’année scolaire par les familles est susceptible de couvrir les dommages dont l’élève serait l’auteur ainsi que ceux qu’il pourrait subir : le chef d’établissement doit vérifier la souscription d’une assurance par le responsable de l’élève, et peut refuser la participation d’un élève à une activité facultative si le contrat d’ assurance ne présente pas les garanties suffisantes.(Note de service n° 85-229 du 21 juin 1985 relative aux assurances scolaires dans les EPLE)

Le chef d’établissement doit vérifier la production des attestations suivantes :

- une attestation concernant les modalités de couverture des risques maladie et accidents dans le pays étranger fournie par les parents d’élèves.

- une attestation de la couverture responsabilité civile des élèves couvrant notamment les dommages causés à un élève étranger dans l’établissement ou dans la famille d’accueil produite par les parents avant le départ.

Il faut couvrir les risques liés à l'annulation, c'est pour cela que l'assurance de l'établissement ne suffit pas.

On ne parle pas de la même chose : tu évoques l'assurance annulation individuelle souscrite auprès de l'organisme de voyage pour chaque élève.
J'évoquais l'assurance reponsabilité civile/rapatriement que peuvent souscrire eux-mêmes les parents, souvent en début d'année.

sainte barbe a écrit:

El Gougou a écrit:

Bonjour,

Une famille a souhaité que son enfant participe à un séjour à l'étranger et nous a remis la lettre d'engagement demandée. Elle a déjà versé la moitié de la participation exigée et, à trois semaines du départ, veut se rétracter sans raison valable.
Le problème est que le voyagiste a bloqué le nombre de participants et va donc nous facturer l'élève. D'où ma question : peut-on garder la somme versée par la famille même si l'élève n'a finalement pas participé au voyage ? Sinon, à qui revient la charge de financer ce désistement, qui sera facturé au collège ?

En dehors de toute précision sur l'acte d'engagement application de la responsabilité civile classique. Le fournisseur fait payer la totalité. Le préjudice s'élève donc au montant de la participation due par la famille.
Donc OR et titre exécutoire pour la totalité de la participation, accompte déduit.
On peut envisager un courrier préalable informant des conséquences du désistement de la famille, elle pourrait finalement changer d'avis pour éviter de ne payer pour rien.

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