Bonjour,
Je suis nouvelle dans mon établissement, je suis arrivée il y a une semaine.

Lors de mon arrivée, mon CE m'a donné les codes et accès, notamment le mot de passe de mon adresse de gestionnaire "int.0000@ac-....fr".

J'ai noté ce mot de passe sur un bout de papier, et je l'ai laissé entre mon clavier et écran. Pas à la vue de tous, mais pas caché non plus.

Aujourd'hui, j'étais seule au bureau et j'ai déposé un document sur le bureau de ma secrétaire pour qu'elle le trouve demain. Et là, je vois qu'elle a photocopié le bout de papier sur lequel j'avais écris le mot de passe, et qu'elle l'a scotché sous son écran.

Spontanément, j'ai arraché le bout de papier, car je trouve ça gonflé de sa part de faire ça sans demander, surtout qu'elle ne me connais pas du tout. En effet, a peine arrivée jeudi dernier, j'ai été en formation plusieurs fois. J'ai donc peu échangé avec elle pour l'instant.

Je me demande si j'ai eu tort?
Vos secrétaires de gestion ont-elles accès à vos boîtes mail gestionnaire?

Ca dépend.
De même que le CE communique généralement son mail ce.0000@ac-   .fr à sa secrétaire, un gestionnaire peut choisir de le faire de même pour le mail int..., notamment dans les gros bahuts car se sont généralement des messages institutionnels que cette boite utilise.
Mais c'est lui qui choisit de le faire.
Pour les communications plus "privées" on utilise surtout le mail fifi.brindacier@ac-xxxx.fr

volcan a écrit:

Ca dépend.
De même que le CE communique généralement son mail ce.0000@ac-   .fr à sa secrétaire, un gestionnaire peut choisir de le faire de même pour le mail int..., notamment dans les gros bahuts car se sont généralement des messages institutionnels que cette boite utilise.
Mais c'est lui qui choisit de le faire.
Pour les communications plus "privées" on utilise surtout le mail fifi.brindacier@ac-xxxx.fr

 Pour moi, le mail ce.000@ac-...fr c'est le mail du secrétariat de direction, 
Et le mail pr.0000@ac-...fr est le mail du chef d'établissement.
De la même manière, le mail secgest.... C'est pour le secrétariat et le mail gestionnaire.0000 ou int.0000 c'est pour le gestionnaire.

Maintenant, ce n'est pas tant le fait qu'elle ait le mot de passe, c'est la manière de faire

Ici, je suis seule à accéder à la boîte gestionnaire. Ma secrétaire utilise la boîte sgest.
Mais dans mon précédent poste, on avait toutes les deux accès à la boîte gestionnaire.
C'est donc à toi de voir comment tu veux fonctionner.
En revanche, ce que je trouve très déplacé c'est la façon dont elle a récupéré le mot de passe sans rien demander.
Il faut très vite (re) poser un cadre.

Melo a écrit:

Ici, je suis seule à accéder à la boîte gestionnaire. Ma secrétaire utilise la boîte sgest.
Mais dans mon précédent poste, on avait toutes les deux accès à la boîte gestionnaire.
C'est donc à toi de voir comment tu veux fonctionner.
En revanche, ce que je trouve très déplacé c'est la façon dont elle a récupéré le mot de passe sans rien demander.
Il faut très vite (re) poser un cadre.

Voilà, c'est la façon de faire le problème.

Du coup, je ne sais pas comment réagir. Faut il vraiment recadrer? Si oui comment?
Ou alors je m'arrête là, vu que j'ai déchiré le papier. Je n'en parle pas.

Je pense qu'il vaut toujours mieux dire les choses. Calmement mais avec clarté et fermeté. Sans la dramatiser, il ne faut pas que cette première liberté prise lui donne l'impression qu'elle peut faire ce qu'elle veut comme elle veut.
Elle était présente quand tu as trouvé et déchiré le papier ?

Non, j'étais toute seule. Mercredi après-midi elle ne travaille pas. Moi j'ai traîné un peu.

Deux options, soit demain matin, tu lui dis très tranquillement que tu as remarqué le document scotché sur son ordi et que tu n'as pas apprécié qu'elle se serve sans ton autorisation. Que tu as bien conscience de ne pas avoir été très présente/disponible ces premiers jours mais que cela n'est pas une raison pour faire les choses sans t'en parler. Qu'une relation de confiance est absolument nécessaire entre vous et qu'elle doit te demander les choses. Tu t'engages à être disponible pour répondre à ses demandes et tu te rends effectivement disponible (même si je sais que c'est parfois compliqué) pour qu'elle ne puisse plus te contourner à l'avenir.

Soit, tu inverses la situation. Tu ne dis rien. Tu fais celle qui n'a rien vu mais tu changes le mot de passe en douce. Elle va donc se retrouver bloquée et ce sera à elle de venir te voir et d'assumer d'avoir récupéré le mot de passe initial sans ton autorisation. Elle risque d'être dans ses petits souliers et ça peut être plus simple à gérer pour toi comme cela. Tu pourras lui faire remarquer que si elle te l'avait demandé dès le départ, vous auriez pu discuter ensemble de qui a accès à la boîte mail ou non.

Dans les deux cas, je pense qu'il faut lui demander pourquoi elle a agi comme ça : par peur de te déranger ? Parce qu'elle travaillait comme ça avec ton/ta prédécesseur(e) ?

Et surtout, surtout rester calme. Il ne s'agit pas de tendres la situation entre vous mais de dissiper rapidement un malaise qui va prendre de l'ampleur si elle recommence et que tu gardes ça sur l'estomac.

Melo a écrit:

...je pense qu'il faut lui demander pourquoi elle a agi comme ça

Commencer par dire qu'on a remarqué le papier, demander pourquoi, expliquer en quoi la méthode est à proscrire et décider si tu donnes ou non accès au vu des explications données.

bof, change le mot de passe et ne l'affiche plus, et basta

et ensuite il est probable qu elle viendra vers toi pour te demander comment tu comptes partager ou pas cette boite, soit cela ne restera là, soit c'est toi quand tu auras compris à quoi sert ou pas cette boite si il vaut mieux qu'elle la gère ou que cela soit toi etc

si tu commences à discuter de ce pas de côté dès la 1er semaine, je ne donne pas cher de ta peau d'encadrant

Bonjour,

Je suis secrétaire de gestion. L'an dernier, la Gestionnaire de mon établissement a été absente dès le mois de novembre, j'ai donc été quasiment toute seule à gérer la boîte mail fonctionnelle jusqu'à fin août.

Dans le même cas que vous, la nouvelle Secrétaire Générale cette année est en formation quasiment tout le mois de septembre.

Bien sûr, qui dit prise de fonction dit nouvelle session informatique et donc impossible pour moi désormais d'accéder à la boîte mail gestionnaire.000@ac-....fr

J'en ai discuté avec elle et nous avons convenu ensemble qu'elle consulterait à distance et me transfèrerait les urgences à traiter ou les factures à régler.

La démarche de votre collègue ne partait peut-être pas d'une mauvaise intention (même si la façon de faire a été très maladroite), il est important d'en discuter tout de même avec elle...

waou a écrit:

si tu commences à discuter de ce pas de côté dès la 1er semaine, je ne donne pas cher de ta peau d'encadrant

Discuter c'est communiquer. Ça sert entre autres choses à comprendre l'autre, ses motivations, ses besoins, pour mieux y répondre tout en ne perdant pas de vue l'intérêt du service et des usagers. Tout à fait inutile en tant que manager, effectivement

Il me paraît essentiel, pour la continuité du service, que les accès à cette boîte fonctionnelle soient partagés.
D'ailleurs, profitons-en pour rappeler que l'usage des boîtes nominatives doit être réduit à des activités non indispensables pour cette continuité de service.

En terme de GRH, le geste de l'adjointe d'intendance était maladroit mais il ne me paraît pas nécessaire d'être suspicieux. Elle n'a pas agi en cherchant à cacher son geste.

Moi ce qui me perturbe le plus c'est qu'elle s'est pris la peine de photocopier un ID & MDP plutôt que de les recopier à la main...