Bonjour,
Décidément, ils m'en veulent tous...
Après le CE est son tel de luxe, c'est le P.A qui vient me voir pour avoir les clés du véhicule de l'établissement pour aller chercher ses nouveaux meubles dans une célèbre enseigne suédoise ...

SAUF QUE je ne me suis jamais renseignée sur l'utilisation des véhicules d'un EPLE. 
C'est mon premier poste en tant que gestionnaire, et depuis mon arrivée, le vieux tacot était inutilisable... Il vient juste de passer au contrôle technique... Et tous semblent avoir appris la nouvelle ...

Donc, chers collègues expérimentés, pouvez vous me donner les grandes lignes pour l'utilisation de ce type de véhicule svp?
Qui a le droit de conduire?
Pour aller où?
Quels documents dois-je demander?
Est-ce à moi, gestionnaire, de conserver les clés?
Et pour le gazoil?

Tu demandes au chef d'établissement de lui faire un ordre de mission. Problème réglé au niveau de la responsabilité.

L'objet de l'OM sera : achat personnel à Ikéa ? Non mais on rêve.  Je sais ce qui me reste à faire au lieu de louer un véhicule avec mes deniers personnels. Quelle nouille je suis !

Nouille plus a écrit:

L'objet de l'OM sera : achat personnel à Ikéa ? Non mais on rêve.  Je sais ce qui me reste à faire au lieu de louer un véhicule avec mes deniers personnels. Quelle nouille je suis !

Mais peu importe : nous ne sommes pas garants de la morale défaillante de certains.
Si le CE accepte l'OM, ça devient son problème.

J'espère qu'à l'Ih2ef on axera les cours de "management" sur l'exemplarité. Y en a besoin . Clairement.

Ils osent tout c'est à ça qu'on les reconnaît...

J'ai plusieurs véhicules dans mon établissement et pour chaque personne susceptible de les utiliser* je demande systématiquement :
- Copie du permis de conduire
- Signature de la charte d'utilisation des véhicules

La personne qui emprunte le véhicule doit renseigner le petit cahier qui est dedans (qui notamment retrace le nombre de kilomètres avant départ et au retour).

Les clefs sont conservées à l'intendance.

Dans tous les cas, il me faut l'autorisation (écrite - même par mail ça me va) du chef d'établissement pour utiliser les véhicules (sauf cas classique des agents qui vont à la déchetterie).

Quant à l'essence, l'établissement paye l'essence quand il s'agit de déplacement dans le cadre des activités professionnelles. Les rares fois où ça a été accordé pour des demandes personnelles la personne remettait de l'essence elle-même, à ses frais.


* Ca va donc du chef d'établissement lui-même aux agents qui les utilisent régulièrement. Je garde tout dans un classeur pour ne pas avoir à leur redemander à chaque fois.

Gestion des véhicules de service.
L’usage des véhicules de service représentent des risques non négligeables pour l’EPLE et son responsable, notamment dans les gros lycées où la flotte automobile peut être importante.
Il appartient donc au gestionnaire de mettre en œuvre un système de gestion qui limite les risques.
- Suivi et tenue du cahier d’entretien du véhicule. Vérification des dates du contrôle technique.
- Inspection régulière du véhicule (dégradations, état général, etc…).
- Limiter l’utilisation des véhicules de service avec un usage réservé aux seuls besoins du service.
- Limiter le nombre de conducteurs autorisés.
- Mise en place d’un carnet de bord. Pour pouvoir identifier l’agent responsable d’une faute de conduite ayant donné lieu à contravention, il faut utiliser un carnet de bord identifiant chaque utilisateur du véhicule avec l’indication des créneaux horaires d’utilisation et portant la signature du salarié. Cela permettra de pouvoir indiquer l’identité du salarié en cas d’infractions constatées par un appareil automatique. Cela permettra aussi d’identifier le responsable en cas de dégradations du véhicule.
- Selon la taille de l’établissement ce carnet de bord, les papiers du véhicule et les clés peuvent être gérés par le service Intendance ou le service d’accueil afin de contrôler notamment le remplissage correct du carnet.
- Mise en place d’un règlement d’utilisation des véhicules de service. La note de service n° 2019-067 du 3-5-2019 parue au BO n°19 du 9 mai 2019 ne s’applique pas aux EPLE mais son contenu est une bonne base de départ pour mettre en œuvre dans l’établissement un règlement d'utilisation des véhicules de service. Le règlement annexé à la note de service définit notamment les règles d'usage des véhicules de service ou de fonction ; de conduite responsable et éco-responsable ; de co-voiturage au sein des services, du paiement des amendes, du respect du code de la route. On notera qu’il précise entre autre que « le conducteur est pénalement responsable de ses actes. Ainsi toute infraction routière aux prescriptions du code de la route relève de sa responsabilité personnelle. L'administration procédera à sa désignation auprès des autorités compétentes en cas de condamnation pour toute infraction commise au Code de la route. L'agent s'acquittera des amendes et des frais connexes (exemple : fourrière, frais de relance, etc.) ». Il peut être souhaitable qu’un règlement de ce type soit rédigé dans les EPLE et communiqué (voir signé) par les utilisateurs des véhicules de l’établissement en complément de la mise en place d’un carnet de bord. En définissant dès le départ le cadre et les responsabilités de chacun, un tel règlement peut éviter conflit et contestation ultérieure.

Assurance.
Dès lors que le véhicule est susceptible d’être conduit par un personnel qui n’a pas la qualité d’agent de l’Etat (agent de la collectivité territoriale de rattachement notamment) l’établissement (ou la collectivité si celle-ci a fait le choix de ne pas transférer la propriété du véhicule) doit souscrire une assurance responsabilité civile incluant le risque « défense et recours » afin de couvrir les dommages causés aux tiers. Certains contrats ne couvrent pas tous les conducteurs éventuels ; le gestionnaire devra donc être particulièrement attentif aux clauses restrictives de son contrat d’assurance véhicule.

volcan a écrit:

Gestion des véhicules de service.
L’usage des véhicules de service représentent des risques non négligeables pour l’EPLE et son responsable, notamment dans les gros lycées où la flotte automobile peut être importante.
Il appartient donc au gestionnaire de mettre en œuvre un système de gestion qui limite les risques.
- Suivi et tenue du cahier d’entretien du véhicule. Vérification des dates du contrôle technique.
- Inspection régulière du véhicule (dégradations, état général, etc…).
- Limiter l’utilisation des véhicules de service avec un usage réservé aux seuls besoins du service.
- Limiter le nombre de conducteurs autorisés.
- Mise en place d’un carnet de bord. Pour pouvoir identifier l’agent responsable d’une faute de conduite ayant donné lieu à contravention, il faut utiliser un carnet de bord identifiant chaque utilisateur du véhicule avec l’indication des créneaux horaires d’utilisation et portant la signature du salarié. Cela permettra de pouvoir indiquer l’identité du salarié en cas d’infractions constatées par un appareil automatique. Cela permettra aussi d’identifier le responsable en cas de dégradations du véhicule.
- Selon la taille de l’établissement ce carnet de bord, les papiers du véhicule et les clés peuvent être gérés par le service Intendance ou le service d’accueil afin de contrôler notamment le remplissage correct du carnet.
- Mise en place d’un règlement d’utilisation des véhicules de service. La note de service n° 2019-067 du 3-5-2019 parue au BO n°19 du 9 mai 2019 ne s’applique pas aux EPLE mais son contenu est une bonne base de départ pour mettre en œuvre dans l’établissement un règlement d'utilisation des véhicules de service. Le règlement annexé à la note de service définit notamment les règles d'usage des véhicules de service ou de fonction ; de conduite responsable et éco-responsable ; de co-voiturage au sein des services, du paiement des amendes, du respect du code de la route. On notera qu’il précise entre autre que « le conducteur est pénalement responsable de ses actes. Ainsi toute infraction routière aux prescriptions du code de la route relève de sa responsabilité personnelle. L'administration procédera à sa désignation auprès des autorités compétentes en cas de condamnation pour toute infraction commise au Code de la route. L'agent s'acquittera des amendes et des frais connexes (exemple : fourrière, frais de relance, etc.) ». Il peut être souhaitable qu’un règlement de ce type soit rédigé dans les EPLE et communiqué (voir signé) par les utilisateurs des véhicules de l’établissement en complément de la mise en place d’un carnet de bord. En définissant dès le départ le cadre et les responsabilités de chacun, un tel règlement peut éviter conflit et contestation ultérieure.

Assurance.
Dès lors que le véhicule est susceptible d’être conduit par un personnel qui n’a pas la qualité d’agent de l’Etat (agent de la collectivité territoriale de rattachement notamment) l’établissement (ou la collectivité si celle-ci a fait le choix de ne pas transférer la propriété du véhicule) doit souscrire une assurance responsabilité civile incluant le risque « défense et recours » afin de couvrir les dommages causés aux tiers. Certains contrats ne couvrent pas tous les conducteurs éventuels ; le gestionnaire devra donc être particulièrement attentif aux clauses restrictives de son contrat d’assurance véhicule.

Wahou!! Merci beaucoup pour ta réponse très complète!

Je vous remercie.

Juste quelques précisions:
Pour l'agent de maintenance qui doit se rendre régulièrement à Bricotruc, doit-on systématiquement avoir un OM?

Vous, en tant que gestionnaire, à quel moment utilisez vous le véhicule du collège?

Tu fais un OM à l'année pour chaque agent amené à utiliser le véhicule.

Fifi Brindacier a écrit:

Je vous remercie.

Juste quelques précisions:
Pour l'agent de maintenance qui doit se rendre régulièrement à Bricotruc, doit-on systématiquement avoir un OM?

Vous, en tant que gestionnaire, à quel moment utilisez vous le véhicule du collège?

Pour l'agent, prévoir un ordre de mission permanent (à renouveler chaque année) avec les principaux motifs de déplacement (achat de fournitures, transport de matériel...).

Fifi Brindacier a écrit:

Wahou!! Merci beaucoup pour ta réponse très complète!

Il a aucun mérite, il pompe tout sur gestionnaire03.fr !

PS: évidemment c'est du 2ème degré car volcan est l'auteur de ce site indispensable qu'est gestionnaire03.fr