Bonjour,

Voilà ma question est dans l'objet, merci par avance aux accompagnants du forum pour l'aide qui sera apportée.

Thurston Moore a écrit:

Bonjour,

Voilà ma question est dans l'objet, merci par avance aux accompagnants du forum pour l'aide qui sera apportée.

Il faut l'encaisser sur le 411200

Ok merci encore Cfou !

Et donc comme une recette au comptant car on n'aura pas de créance encore en face ?

Alors soyons clair, une avance ça s'encaisse au 419 cf M9-6 OP@le, mais c'est pour éviter de faire des OD  et des rapprochements à ton agence comptable que l'on te demande de faire ça . 

Thurston Moore a écrit:

Et donc comme une recette au comptant car on n'aura pas de créance encore en face ?

Non ton AC fera le rapprochement avec la créance avant de valider l'envoi des ASAP.

Après vois directement avec ton AC peut être qu'ils veulent l'encaissement au 4191.

OK je me renseigne et merci à Lina inverse aussi pour son explication.

Thurston Moore a écrit:

OK je me renseigne et merci à Lina inverse aussi pour son explication.

Et petite précision importante quand même, sur Op@le lorsque tu encaisses un chèque supérieur à la créance tout est encaissé sur le 411200 et avec le tiers associé, on ne peut absolument pas faire de ventilation 411200/419100, c'est donc pour cela que j'encaisse toujours les avances DP/internat sur le 411200 et non le 419100.

Effectivement cette précision est importante, mon AC m'a indiqué que j'encaisserai au 411200 avec le TR préalable.

Thurston Moore a écrit:

Effectivement cette précision est importante, mon AC m'a indiqué que j'encaisserai au 411200 avec le TR préalable.

Et si le TR n'est pas fait vous pouvez quand même sélectionner "sur titre de recette préalable"
Bon courage

Ah oui ce n'est pas bloquant car normalement il faut bien le rattacher à une créance ou devrais-je dire un n° de pièce dans la fenêtre du bas, il me semble au moment de l'encaissement ?

Thurston Moore a écrit:

Ah oui ce n'est pas bloquant car normalement il faut bien le rattacher à une créance ou devrais-je dire un n° de pièce dans la fenêtre du bas, il me semble au moment de l'encaissement ?

Non ce n'est pas bloquant, le rapprochement sera fait par votre AC tant que vos TR ne sont pas validés.
Après effectivement ce sera à vous de faire le rapprochement sur l'écran du bas, en indiquant "sur titre de recette préalable" et en sélectionnant le compte 411200.

D'accord merci encore pour cette réponse supplémentaire Cfou. 

Il est tout à fait possible de faire l'encaissement suivant si le montant du chèque est >  à la créance, on encaisse tout au 4112 puis OD du 4112 au 4191 . Ainsi le 4112 est débiteur ou = à zéro par tiers et mon 4191 est = 0 ou créditeur . Si l'on demande aux gestionnaires de l'orthodoxie dans leurs pratiques, il faut également que ce soit le cas en comptabilité générale.

Lina inverse a écrit:

Il est tout à fait possible de faire l'encaissement suivant si le montant du chèque est >  à la créance, on encaisse tout au 4112 puis OD du 4112 au 4191 . Ainsi le 4112 est débiteur ou = à zéro par tiers et mon 4191 est = 0 ou créditeur . Si l'on demande aux gestionnaires de l'orthodoxie dans leurs pratiques, il faut également que ce soit le cas en comptabilité générale.

Oui effectivement c'est possible, mais je trouve que c'est beaucoup d'écritures pour rien.
Après chaque AC fait comme il veut.

Cfou a écrit:

 c'est beaucoup d'écritures pour rien.

 Je suis d'accord mais c'est le jeu, autant que ça peut l'être pour nos collègues GM qui sont contraints pour leurs opérations en budgétaires .

Opale bafoue quotidiennement les principes les plus élémentaires de la compta..
Il faut donc essayer de se faciliter la tâche..
Certes, il faudrait encaisser une avance sur le 419100 ( ne pas oublier les deux zéros) et ensuite après édition de la recette, basculer au 411200...
Sauf que l'on en peut pas rapprocher parce que le compte n'est pas le même et que donc il faut d'abord passer par YECRVALI pour ensuite rapprocher les écritures
 
Alors que si on fait directement l'encaissement sur le 411200 on gagne du temps

Bozinchu a écrit:

Opale bafoue quotidiennement les principes les plus élémentaires de la compta..
Il faut donc essayer de se faciliter la tâche..
Certes, il faudrait encaisser une avance sur le 419100 ( ne pas oublier les deux zéros) et ensuite après édition de la recette, basculer au 411200...
Sauf que l'on en peut pas rapprocher parce que le compte n'est pas le même et que donc il faut d'abord passer par YECRVALI pour ensuite rapprocher les écritures
 
Alors que si on fait directement l'encaissement sur le 411200 on gagne du temps

Entièrement d'accord avec toi

Bozinchu a écrit:

Opale bafoue quotidiennement les principes les plus élémentaires de la compta..

C'est pas moi qui l'ai dit pour une fois ... encore une légende urbaine ...

Bozinchu a écrit:

Il faut donc essayer de se faciliter la tâche..

 Oui et j'espère que cette saine maxime sera également applicable aux GM ...

Lina inverse a écrit:

Bozinchu a écrit:

Il faut donc essayer de se faciliter la tâche..

 Oui et j'espère que cette saine maxime sera également applicable aux GM ...

Ce serait effectivement une très bonne chose pour eux

Bonjour,

Je me permets de me joindre à l'échange car je m'interroge sur le fonctionnement des avances DP.

A titre d'information, mon établissement est sous GFC, passage en septembre à Opale (V7).

En réalisant la réduction de recettes du T2, un écart de 514€ est apparut entre le montant de la réduction de recettes et le montant des créances. Normalement cela ne devrait pas arrivé.  Après contrôle, une cinquantaine d'élèves présents du le bordereau des DC et sur le fichier des remises d'ordres, n'apparaissent pas sur le fichier des créances. En parallèle le montant des remises d'ordres est discordant avec les données du fichier des créances.

En regardant le compte 4191 AV DP du développement de soldes, il y a discordance entre les données comptables et celles du collège. Certaines informations ne permettent pas de contrôler la liste des cinquante élèves avec le développement de soldes.

Le compte 4191 ne semble pas s'apurer d'un trimestre à l'autre. 

J'ai signalé les discordances à l'AC et sollicite un rendez-vous pour comprendre le circuit de la donnée pour que lors de la gestion du T3, l'avance DP puisse s'apurer au maximum au 3ème trimestre. Et comment gérer les avances restantes avant le passage à Opale.

Auriez-vous un complément d'information pour m'aider à comprendre la situation et comment je peux agir pour faciliter le travail à l'AC, pour mieux gérer les créances et les avances ?

NAG2 a écrit:

Bonjour,

Je me permets de me joindre à l'échange car je m'interroge sur le fonctionnement des avances DP.

A titre d'information, mon établissement est sous GFC, passage en septembre à Opale (V7).

En réalisant la réduction de recettes du T2, un écart de 514€ est apparut entre le montant de la réduction de recettes et le montant des créances. Normalement cela ne devrait pas arrivé.  Après contrôle, une cinquantaine d'élèves présents du le bordereau des DC et sur le fichier des remises d'ordres, n'apparaissent pas sur le fichier des créances. En parallèle le montant des remises d'ordres est discordant avec les données du fichier des créances.

En regardant le compte 4191 AV DP du développement de soldes, il y a discordance entre les données comptables et celles du collège. Certaines informations ne permettent pas de contrôler la liste des cinquante élèves avec le développement de soldes.

Le compte 4191 ne semble pas s'apurer d'un trimestre à l'autre. 

J'ai signalé les discordances à l'AC et sollicite un rendez-vous pour comprendre le circuit de la donnée pour que lors de la gestion du T3, l'avance DP puisse s'apurer au maximum au 3ème trimestre. Et comment gérer les avances restantes avant le passage à Opale.

Auriez-vous un complément d'information pour m'aider à comprendre la situation et comment je peux agir pour faciliter le travail à l'AC, pour mieux gérer les créances et les avances ?

Bonjour,
Aviez-vous pour le T2 saisi les avances sur GFE et dans l'affirmative quel compte de classe 4 aviez-vous indiqué ?

Je ne sais pas. C'est la secrétaire de gestion qui le fait depuis 4 ans.

C'est à quel niveau dans GFE que je peux contrôler le compte ?

Alors dans GFE / Transfert créances, il est indiqué "Compte de classe 4   411200 "

NAG2 a écrit:

Je ne sais pas. C'est la secrétaire de gestion qui le fait depuis 4 ans.

C'est à quel niveau dans GFE que je peux contrôler le compte ?

Il faut vérifier dans :
- liste
- liste de contrôle
- autres éléments financiers des élèves

En regardant dans Liste / Liste de contrôle / Autres éléments financiers des élèves.
Rien n'est indiqué pour le T3

Année scolaire 2023-2024
Trimestre 3
Liste des autres éléments financiers au 25/05/2024
Le nombre total d'élèves pour l'ensemble des autres éléments financiers est : 0
Le montant total dû aux familles est : 0.00

NAG2 a écrit:

En regardant dans Liste / Liste de contrôle / Autres éléments financiers des élèves.
Rien n'est indiqué pour le T3

Année scolaire 2023-2024
Trimestre 3
Liste des autres éléments financiers au 25/05/2024
Le nombre total d'élèves pour l'ensemble des autres éléments financiers est : 0
Le montant total dû aux familles est : 0.00

A oui effectivement ce n'est pas le bon chemin, car vous parlez du T2.
Donc il faut aller dans :
listes
listes de constatation
sélectionner le trimestre 2 car il doit être positionné sur le 3
si vous avez fait plusieurs constatations vous devrez toutes les ouvrir 
états de constatation pour tous les élèves
liste des autres éléments financiers

Dans le document "Liste des autres éléments financiers" dans Listes  Etats de constatation du trimestre 2 en date du 27/03/24, numéro de constatation : 2


Tout est à Zéro. Aucun compte d'indiqué.

NAG2 a écrit:

Dans le document "Liste des autres éléments financiers" dans Listes  Etats de constatation du trimestre 2 en date du 27/03/24, numéro de constatation : 2


Tout est à Zéro. Aucun compte d'indiqué.

Alors cela signifie que les avances ne sont pas saisies sur GFE et que dans ce cas c'est à votre AC de faire la saisie des transferts du 4191 au 4112, mais cela ne figurera pas sur les avis aux familles. 


Et pour votre passage à Op@le, la saisie ne se fait plus sur GFE c'est l'AC qui gère  .

Je vous conseille effectivement d'apurer au maximum avant votre passage à Op@le, mais encore une fois ce sera l'AC qui fera des OP s'il n'y a pas de créance à solder.