Vénérables sommités , la néo gestionnaire que je suis a besoin de vos lumières voici la problématique qui m'amène a vous consulter et donne son titre à ce post :

Mon établissement, petit collège perdu dans la montagne, héberge des sections sportives Ski. Ces élèves sont obligatoirement licenciés dans des clubs et affiliés à l'UNSS, certains d'entre eux sont également internes. Le professeur qui encadre les Sections a lui aussi plusieurs casquettes : enseignant de l'EPLE, Brevet d'Etat de moniteur de SKI (donc coach des élèves de section), et évidemment membre de l'Association Sportive.
Les élèves de section sont recrutés en fonction de leur niveau et certains d'entre eux espèrent poursuivre leur parcours sportif en intégrant les pôles France de leur discipline ou d'autres sections sportives. Les résultats en compétition sont donc déterminants pour leur poursuite d'étude.

Or, il n'existe pas de compétition pour les sections sportives dans le cadre purement scolaire, bien que les heures d'entrainements soient comptabilisées dans leur temps scolaire. Toutes les compétitions auxquelles ils peuvent participer sont organisées soit par les clubs (dans ce cas là, pas de problème, cela se passe en dehors de notre giron) soit par l'UNSS. Et c'est là que le micmac commence.

Afin de faciliter l'organisation, les déplacements en compétition et l'hébergement (souvent sur plusieurs jours avec des départs et retours qui peuvent avoir lieu pendant le weekend) sont souvent pris en charge par l'AS dans un premier temps, puis font l'objet d'un don de l'établissement (encadrés par une convention entre l'AS et l'EPLE) et revotés au cas ou en CA. En effet, la section sportive est un domaine spécifique de l'AP, financé quasiment en totalité par subvention territoriale et des crédits sont bien ouverts pour les championnats. Je précise de suite que ce mode de fonctionnement n'a pas vocation à simplifier la gestion budgétaire de la section mais de permettre aux coachs (qui sont licenciés à l'ASmais conventionnent également avec l'EPLE) de déplacer les élèves en mini bus dans le cadre d'un déplacement UNSS et pas d'un voyage scolaire.  

De fait, à votre avis voyage scolaire ou sortie UNSS ?
La prise en charge des frais par l'AS s'apparente-t-elle à de la gestion de fait ?
Le don rétroactif vient-il enfoncer le clou d'une situation bancale ?
Vais-je finir en prison ?

Si tu finis en taule, ça va coûter cher à la République en oranges, vu qu'on a tous vécu ce genre de capharnaüm dans nos établissements... J'ai fini par refourguer un de mes minibus à l'AS pour ne plus avoir le problème du transport, de la carte d'essence, de l'assurance...

Sérieusement Patate, l'association sportive est un accessoire institutionnel reconnu, dont le chef d'établissement et les président, par consigne ministérielle en la matière, le mélange des genres est demandé. Ne te fais pas de bile avec ça, tu sauras très vite faire la part des choses entre le fonctionnement légitime de cette association et des prises illégales d'intérêt ou autres forfaitures. Si les profs sont membres de l'association, déjà, cela leur interdit d'être rémunérés par elle (pas d'être défrayés, mais on est un gros cran en-dessous).

L'AS est supervisée par l'UNSS, ça limite aussi la casse. Les déplacements, compétitions etc. sont considérés comme souhaitables car il y a une politique publique de soutien au sport, et de constitution d'un vivier de sportifs de haut niveau. Mais il ne s'agit pas de voyages pédagogiques au sens habituel du terme, car ces derniers sont organisés au bénéfice d'un groupe d'élèves normalement indifférencié (la plupart du temps toute une division, nonobstant le caractère non obligatoire) : là c'est seulement pour les élèves déjà sélectionnés, titrés, concernés par la pratique sportive, et pas forcément pour tous ceux de la section sport-études.

Le don à l'AS est fait a posteriori en remboursement de dépenses que cette association avance, et c'est le CA qui se prononce sur l'opportunité de ce don, a priori en validant ces dépenses. A aucun moment l'adjoint gestionnaire qui liquide la dépense ainsi demandée par l'assemblée délibérante ne pourrait se voir reprocher quoi que ce fût, et l'agent comptable serait bien mal inspiré d'enquiquiner les gens. La gestion de fait ne peut concerner l'utilisation de fonds délégués correctement par une décision du CA, sinon toute subvention, de quelque origine publique que ce soit à quelque bénéficiaire que ce soit, serait susceptible d'être de la gestion de fait ! Ce délit est la plupart du temps constitué par la captation illégitime d'une recette (perception auprès des usagers en lieu et place du comptable), on n'y est pas du tout.

Donc on se détend, tout va bien. Ne pourris pas ton sport-études pour cela. Essaie d'avoir des échanges réguliers avec les profs pour, s'ils en ont besoin, infuser chez eux quelques bonnes pratiques, points de vues sains et de bon goût. Prends conseil et/ou rassure l'agent comptable, selon que tu travailles avec quelqu'un de solide ou de pétochard. Assure-toi que le chef d'établissement est au courant de tout ce qui se passe, et qu'il ne te cache pas des trucs non plus de son côté, parce qu'alors à coup sûr il se mettrait en danger.

Merci pour vos réponses, j'aurais dû préciser que j'aime le second de second degré, le "vais-je aller en prison ?" servait plus de gradation comique dans le message. 

Mais je suis rassurée, sur la situation et ma pratique, j'avais mis en place les validations systématiques du CA pour tout ce qui touche aux sections sportives en arrivant dans l'établissement il y a trois ans (oui à mon sens je suis encore néo gestionnaire à ce stade). J'ai seulement du mal encore avec l'étendue des situations pouvant rentrer dans la "gestion de fait" et je voulais être certaine de ne pas avoir créé un monstre qui rentre par mégarde dans cette définition.

Encore merci à vous, on repart sur nos skis !