bonjour,
à votre place je prendrais contact avec le service prévention de votre SDIS, pour voir avec votre préventionniste la façon dont il voit les démarches.
Dans mon département par exemple : la commission communale demande à disposer d'une demande d'autorisation de travaux dans un ERP (c'est un cerfa disponible sur internet) : même si aucun travaux n'est vraiment réalisé, c'est juste pour instruire la demande et pour que vous disposiez d'un avis officiel du maire sur cet augmentation d'effectif.
Pour le reste tout dépend de la configuration de votre établissement :
A priori sans avoir plus de détail, votre système d'alarme doit convenir puisque en 3e ou 2e catégorie, il faut un équipement d'alarme de type 2B (sauf si lieu à sommeil).
Avant d'appeler le service prévention : faites le point sur le nombre d'issues dont dispose l'ERP et leur largeur...puisque le changement d'effectif, impacte le nombre d'issue et leur largeur.
voir aussi la répartition des effectifs par niveau, vis à vis du nombre d'issues et de leur largeur (de toute façon c'est demandé dans le Formulaire CERFA 13824*04)
La déclaration d'effectif dans un ERP type R est une déclaration du chef d’établissement, donc il faudra aussi préparer un courrier en ce sens.
Et bien sûr avisez la CT de vos démarches...