Bonjour tout le monde,

Je fais face à un casse-tête monumental : personne dans mon établissement n'est en mesure de me présenter une liste propre et à jour de tous les contrats et conventions actuellement en cours.
Avez-vous des outils numériques pour vous aider à gérer les contrats (mis à part le bon vieux tableur Excel...) ?

De plus, beaucoup de contrats sont périmés depuis des années (si si), mais les entreprises extérieures continuent de venir pour l'entretien de certains équipements. Le dossier me semble très délicat à gérer, d'autant plus que tout le monde s'en fiche.

Merci d'avance pour vos réponses/conseils, etc.

Bonjour,

Mis à part Excel comme outil, je n'ai pas trop d'idées.

Tout le monde s'en fiche? Ça tombe bien, parce que si tu es le gestionnaire, c'est justement toi, sous l'autorité du CE, qui a la charge de t'occuper de ces contrats.
Pour retrouver les contrats:
- Demande si tu peux à ton prédécesseur,
- Regarde dans les armoires de l'intendance,
- Regarde dans les mandatements de cette année et des années antérieures,
- Demande aux fournisseurs.

Ensuite, une fois les contrats en main et une vue plus claire de ceux-ci, résilie les contrats qui sont en reconduction tacite et lance des appels d'offre.
 Au prochain CA, pour que le comptable accepte de payer, fais voter,  pour chaque contrat en reconduction tacite, une délibération autorisant la prolongation du contrat pour an. Ce n'est pas légal, certes, mais avec cette délibération, le comptable acceptera de payer.
Cette délibération va te permettre de payer les factures et aussi te laisser le temps de résilier les contrats. ensuite, tu pourras lancer tes consultations pour de nouveaux  contrats.

Une question: ton comptable accepte de payer même sans contrat? même sans délibération autorisant la reconduction?

Un conseil: ne te mets pas la rate au court bouillon; tu ne vas pas pouvoir redresser en quelques semaines une situation laissée en déshérence; il te faudra du temps.

Bon courage et pense à toi ! Même et surtout si la situation est compliquée.

Et pour éviter les services-surprises, tu briefes ton équipe d'agents : pas de rendez-vous pris à ton insu, tout doit passer par l'intendance. Tu peux leur dire que c'est pour faire le ménage dans les contrats, les agents apprécieront de savoir que quelqu'un se mêle de savoir ce qui se passe et ils t'aideront. Tu peux leur dire aussi que toute intervention non validée par un bon de commande ou par un contrat de services en bonne et due forme ne permettra pas d'effectuer le paiement : radio couloirs fera déjà une bonne part de ton travail   car il y a de bonnes chances pour que les prestataires tapent la causette en passant. Les agents adorent quand on fait les gros bras 
Bon courage car, comme le dit algrain, c'est long et fastidieux mais tu en apprendras beaucoup sur ton bahut et il y a des chances pour que ton agent comptable t'en sache gré. Le mien payait par résignation, parce qu'il ne pouvait pas mettre complètement à terre la dernière brave assistante qui avait tenu l'intendance à bout de bras en attendant l'arrivée d'un gestionnaire.

c'est fastidieux, mais c'est un travail bénéfique de lister tous les contrats (durée, clauses de révisions...), de les scanner avec les actes Adminstratifs.
cela permet d'avoir une connaissance des installations de l'établissement, de la maintenance, de résilier des contrats onéreux... (cela m'est arrivé de découvrir un contrat avec 5 pompages et nettoyages du bac à graisse par an pour une DP de 200 élèves alors qu'un seul suffit).
Une fois le listing établi, un p'tit tour sur AJI E-maintenance pour créer des rappels 6 mois avant les fin de contrats afin de résilier dans les temps et de procéder à de la mise en concurrence.

C'était un peu le cas à mon arrivée. J'ai du faire des fouilles archéo pour les retrouver, ou bien, demander au fournisseur pour reconstituer cette liste. Ensuite, je les ai tous resillé progressivement pour remettre en concurrence. 
Pas de maintenance sans que le RDV soit validé par moi et bon d'exécution signé obligatoirement par moi après verif. Et là, déjà, des fournisseurs envoyaient des factures sans meme avoir fait la prestation. Dans ce cas, je demandais le bon d'intervention validé par le lycée. Sans bon validé, pas de paiement. Pas de souci.

Il a fallu environ 2 ans pour faire le ménage progressivement.

Alexandre V. a écrit:

Je fais face à un casse-tête monumental : personne dans mon établissement n'est en mesure de me présenter une liste propre et à jour de tous les contrats et conventions actuellement en cours.

Vous êtes dans un collège, un lycée ?

Si je ne me trompe pas, le nouveau décret listant les pièces justificatives des dépenses n'impose plus de joindre le contrat et l'acte au mandatement des factures...

july80 a écrit:

Si je ne me trompe pas, le nouveau décret listant les pièces justificatives des dépenses n'impose plus de joindre le contrat et l'acte au mandatement des factures...

Ah bon ?! Tu te trompes grandement.

Le nouveau décret a abandonné le terme restrictif de "contrat" pour lui substituer celui "d'écrit" plus vaste.

 
 

Oui je suis d'accord mais s'il n'y a pas de contrat écrit, l'AC n'a pas à l'exiger
Et donc plus d'acte obligatoire ?

july80 a écrit:

Oui je suis d'accord mais s'il n'y a pas de contrat écrit, l'AC n'a pas à l'exiger
Et donc plus d'acte obligatoire ?

Il faut arrêter de parler de contrat est utiliser le terme d'écrit qui concerne tout document ayant valeur d'engagement juridique : un bon de commande, un devis accepté, un contrat, une convention ayant caractère de marché public, des documents de passation d'un marché, etc...
Déjà l'écrit est obligatoire au-delà de 25 000 € HT.
Ensuite, même en dessous de ce seuil, si la facture fait mention d'un bon de commande, d'un devis, d'un document contractuel, il doit être joint obligatoirement sauf à ce que l'ordonnateur produise un certificat expliquant que l'engagement était oral et non écrit.

Faut il obliger de faire voter au CA les contrats chaque année ? Pluriannuels et annuels ?

Pham a écrit:

Faut il obliger de faire voter au CA les contrats chaque année ?  Pluriannuels et annuels ?

Bonjour Pham, 
Si le CA a donné une délégation au CE pour signer les contrats à incidence budgétaire annuelle, il ne te reste à passer au CA que les contrats à incidence budgétaire pluriannuelle.

Pham a écrit:

Faut il obliger de faire voter au CA les contrats chaque année ?  Pluriannuels et annuels ?

La bonne question quand on se demande s'il faut faire voter un truc c'est : que se passerait-il si le vote était négatif ?
Ici, du coup, la réponse serait évidente !
Évidemment, on ne refait pas voter chaque année un contrat (du coup un pluriannuel) qui a déjà été voté...
Et la liste des contrats que l'on présente avec le budget ne se vote pas.. c'est une info au CA.

Par contre toute modification d'un marché (un avenant dans l'ancienne terminologie) soumis préalablement au CA doit être approuvée par le dit CA.

Cela ne supprimera pas le travail pénible à faire par notre collègue, mais à moyen terme la solution existe : c'est AJI-contrats. Cette application en ligne, accessible aux établissements abonnés à la revue/adhérents à l'association, permet d'obtenir un suivi des dates de renouvellement, un tableau général, de centraliser les scans des contrats lorsqu'on les recherche pour s'y référer.

https://contrat.aji-france.com/