Voyage scolaire payé directement par un tiers

Bonjour,

Un ordonnateur appelle un AC pour lui demander de régler le premier acompte d'un voyage scolaire le jour même. Le budget a été voté 2 jours plus tôt, l'acte n'a pas été transmis via DEMACT. Il n'est ni validé, ni exécutoire. L'AC demande à l'ordonnateur de transmettre l'acte. Il règle l'acompte environ 15 jours plus tard lorsque l'acte est exécutoire.

Le contrat du voyage prévoit 3 versements. Un mois plus tard, l'ordonnateur demande à l'AC de payer le solde du voyage. l'AC va consulter le contrat et constate qu'il n'a pas payé le deuxième acompte. Il interroge le gestionnaire qui en "off" lui apprend que le premier acompte était en réalité le deuxième. En effet, l'ordonnateur ne souhaitant pas attendre que l'acte soit exécutoire a fait payer le premier acompte par une association en lien avec l'établissement sans en informer l'AC.

Quels conseils pourriez-vous donner à l'AC? Payer le solde en faisant mine d'ignorer le montage? Interroger l'ordonnateur sur le sujet en faisant toujours mine d'ignorer le montage (lui demander pourquoi le prestataire n'exige pas le paiement du deuxième acompte)?  Attendre l'opération de régularisation de l'ordonnateur? A priori, il envisage faire voter un don de l'EPLE à l'association? Ce don est-il recevable? Prendre en charge un tel paiement (remboursement de l'acompte à l'association par un don) n'est-il pas problématique?

Bref, quelle conduite auriez-vous tenu dans une telle situation?

Merci d'avance.

Il n'y a pas de lien entre le vote de la participation des familles par le CA et le paiement des factures.

Si l'ordonnateur a respecté la commande publique, l'AC n'a pas besoin d'un acte pour le paiement partiel anticipé d'une facture de voyage si les crédits sont disponibles. Dans la limite des règles qui s'appliquent aux acomptes et avances.

Ah...

Qu'une assoc ait payé le premier acompte est un problème que l'AC ne peut pas ignorer : c'est de la gestion de fait. Ignorer ce versement et la laisser se débrouiller pour récupérer son oseille.

Le contrat  prévoyait-il des dates pour les 3 versements ? Si oui et si les versements n'ont pas été effectués selon l'échéancier prévu, le contrat n'a pas été respecté. Donc, pour moi, pas de problème à considérer que le paiement du solde comprend à la fois celui prévu initialement + le paiement de l'arriéré du 2e accompte.

Autre solution possible si vraiment l'AC bloque : faire le 2e accompte à J et le solde... à J+1. Comme ça le contrat sera formellement respecté et l'AC n'aura rien à y redire

J'ajouterai que pour moi un acompte se paie par mandat et non par OP. Mais ce n'est là que mon avis et il me semble qu'il avait donné lieu à discussions il y a quelques années de cela.

Stupéfait17 a écrit:

En effet, l'ordonnateur ne souhaitant pas attendre que l'acte soit exécutoire a fait payer le premier acompte par une association en lien avec l'établissement sans en informer l'AC.

Donc l'EPLE va devoir rembourser l'assoc (le FSE ?).
Sur quelle base ?

Ce qu'il pourrait y avoir de bien dans le nouveau régime de responsabilité des comptables, c'est que maintenant, les ordos rentrent dans la boucle; et que donc, pour ce genre de petite acrobatie faite en douce, un ordo aurait (on peut rêver) plus de chances de se faire taper sur les doigts à faire joujou comme ça avec les règles. Je dis ça au conditionnel, bien sûr, j'suis pas naïf à ce point...

néthou a écrit:

Ce qu'il pourrait y avoir de bien dans le nouveau régime de responsabilité des comptables, c'est que maintenant, les ordos rentrent dans la boucle; et que donc, pour ce genre de petite acrobatie faite en douce, un ordo aurait (on peut rêver) plus de chances de se faire taper sur les doigts à faire joujou comme ça avec les règles. Je dis ça au conditionnel, bien sûr, j'suis pas naïf à ce point...

Effectivement tu rêves. Au contraire les comptables n'auront plus à craindre de voir les RPP mise en cause pour ce genre d'irrégularités et ces "magouilles" vont se multiplier. Et les risques sont quasiment inexistants vu l'absence de contrôle sur place des gestions.

Stupéfait17 a écrit:

Bonjour,

Un ordonnateur appelle un AC pour lui demander de régler le premier acompte d'un voyage scolaire le jour même. Le budget a été voté 2 jours plus tôt, l'acte n'a pas été transmis via DEMACT. Il n'est ni validé, ni exécutoire. L'AC demande à l'ordonnateur de transmettre l'acte. Il règle l'acompte environ 15 jours plus tard lorsque l'acte est exécutoire.

Le contrat du voyage prévoit 3 versements. Un mois plus tard, l'ordonnateur demande à l'AC de payer le solde du voyage. l'AC va consulter le contrat et constate qu'il n'a pas payé le deuxième acompte. Il interroge le gestionnaire qui en "off" lui apprend que le premier acompte était en réalité le deuxième. En effet, l'ordonnateur ne souhaitant pas attendre que l'acte soit exécutoire a fait payer le premier acompte par une association en lien avec l'établissement sans en informer l'AC.

Quels conseils pourriez-vous donner à l'AC? Payer le solde en faisant mine d'ignorer le montage? Interroger l'ordonnateur sur le sujet en faisant toujours mine d'ignorer le montage (lui demander pourquoi le prestataire n'exige pas le paiement du deuxième acompte)?  Attendre l'opération de régularisation de l'ordonnateur? A priori, il envisage faire voter un don de l'EPLE à l'association? Ce don est-il recevable? Prendre en charge un tel paiement (remboursement de l'acompte à l'association par un don) n'est-il pas problématique?

Bref, quelle conduite auriez-vous tenu dans une telle situation?

Merci d'avance.

Déjà ce n'est pas de la gestion de fait car l'association ne manipule aucun denier public ; elle se contente de payer une "facture" à la place de l'EPLE, ce qui n'est pas une gestion de fait. Il n'y a pas non plus détournement de subvention, perception de sommes devant passer par la caisse du comptable ou délégation de service public sans convention.
En réalité le "financement" par une association d'une partie du coût d'un voyage n'est pas illégale ; c'est la méthode choisie qui n'est pas correcte. Déjà le trésorier de l'association n'aurait jamais du payer une facture à la place d'un tiers et ça c'est sanctionnable au civil.
La bonne pratique aurait été de faire accepter un don par l'EPLE du montant de l'acompte.

Après, dans la comptabilité de l'EPLE, le contrat n'est pas payé en totalité (puisqu'il manque le montant du premier acompte). Un marché non réglé en totalité n'est pas une faute qui peut être reprochée au comptable qui n'est tenu de payer que les mandats qui lui sont présentés. C'est un problème de gestion de l'ordonnateur. Cela dit il va y avoir un problème puisque les dépenses retracées seront inférieures au montant des recettes (notamment des familles).
Revenons maintenant à la "régularisation". Le comptable ne peut accepter un simple mandat de remboursement destiné à l'association. Par contre il ne peut s'opposer à un acte du CA accordant une subvention (ou un don) à l'association de ce montant, n'étant pas juge de la légalité. Dans l'absolu si un acte du CA rétablit la comptabilité en actant un remboursement à l'association pour moi c'est possible dans la mesure où je redis qu'un comptable ne sera pas juge de la légalité du dit acte. Les PJ seront le contrat, un certificat de l'ordo, voir une "facture" de l'assoc et l'acte du CA. Mais bon, les errances de gestion va falloir s'y habituer.

volcan a écrit:

Déjà ce n'est pas de la gestion de fait car l'association ne manipule aucun denier public ; elle se contente de payer une "facture" à la place de l'EPLE, ce qui n'est pas une gestion de fait.

Ben si, sauf à considérer que l'association passera le règlement qu'elle a fait par pertes et profits et que l'EPLE ne le lui remboursera pas. Ce n'est pas ainsi que j'avais compris l'opération mais je me trompe peut-être

Nicolas, j'ai déjà entendu dire que le vote du budget d'un voyage etait en fait le vote de la participation des familles. Imaginons que l'agent comptable paye un voyagiste sans s'assurer du caractère exécutoire de l'acte du budget et que l'acte n'est pas validé par les autorités de contrôle. Qu'est-ce qui se passe ?

Volcan, la base du remboursement serait un don à l'association voté en CA.

Stupefait17 a écrit:

Nicolas, j'ai déjà entendu dire que le vote du budget d'un voyage etait en fait le vote de la participation des familles. Imaginons que l'agent comptable paye un voyagiste sans s'assurer du caractère exécutoire de l'acte du budget et que l'acte n'est pas validé par les autorités de contrôle.  Qu'est-ce qui se passe ?

Volcan, la base du remboursement serait un don à l'association voté en CA.

Certains auditeurs ont demandé l'acte du budget d'un voyage à l'appui d'un mandat le concernant en s'appuyant sur les compétences du CA ; bien que cela ne figure pas dans les décrets sur les PJ. Il n'y a (à ma connaissance) jamais eu de jurisprudence ou de confirmation sur cette "obligation.
Concernant le caractère exécutoire d'un acte produit comme PJ je rappelle que la signature par l'ordo du bordereau de mandats vaut attestation du caractère exécutoire des PJ et donc de l'acte joint. C'est donc en cas d'acte non exécutoire la responsabilité de l'ordonnateur qui serait engagée et non celle du comptable (sauf s'il ne pouvait ignorer la fausse attestation en étant par exemple également le gestionnaire de l'EPLE concerné).

Pour la question sur la base du "remboursement", si tu me relis, j'ai évoqué deux solutions.
- le vote d'une subvention à l'association qui est "indépendant" du voyage et ne rétablit pas la comptabilité de l'EPLE puisque le mandat serait fait en ALO. Ce n'est pas juridiquement un remboursement.
- un acte du CA autorisant le "remboursement" : ce ne serait pas un don ou une subvention mais une régularisation avec le "paiement" de l'acompte à l'association. Cette solution à privilégier rétablit la comptabilité car le mandat sera imputé sur le code activité du voyage..

Stupefait17, hormis pour quelques auditeurs zélés et des juristes pointus, la base réglementaire est qu'il n'y a pas nécessité de l'acte du CA pour payer une facture de voyage. A moins qu'il y ait un caractère spécifique sur ce voyage mais qui n'apparaît pas dans ta description.

J'essaie de répondre à toutes les questions, mais sans tenter de répondre là où elles ont été posées, sinon ça deviendra illisible.

1- l'élément déclencheur permettant d'envisager des règlements d'avance (exception à la règle du service fait), c'est la signature du contrat de voyage. Bien entendu, signature d'un ordonnateur habilité par son CA, dont l'acte a été toléré par les zautorités de kontrolle. A ce stade, on se contrefout au dernier stade de tout ce qui peut concerner le financement de ce voyage, c'est un tout autre sujet.

2- l'EPLE a signé le contrat de voyage : son agent comptable va l'exécuter. Sur mandat de l'ordonnateur. Si un enquiquineur quelconque s'est amusé à verser de l'argent de son côté, cela ne peut interférer dans l'application du contrat de voyage par l'ordonnateur et son comptable assignataire, sauf à ce que ces deux derniers ne souhaitent tenter le coup de la complicité de gestion de fait.

3- car si le FSE verse de l'argent pour ce voyage qui ne devrait pas le concerner car il est organisé par l'EPLE, il y a des chances risques très élevés que ce soit parce qu'il a perçu de l'argent auprès des familles. Et là...

4- les versements pour un voyage, ce sont des mandats. Dont la PJ est le contrat de voyage mettant en clair les avances/acomptes/arrhes, l'acte justifiant que le contrat eût pu être signé, et une éventuelle facture d'appel d'acompte. Quand c'est dans le même exercice, c'est une évidence totale. Si c'est à verser en N-1 pour un voyage l'année N (versement en novembre pour réserver le stage de ski en février...), c'est pareil : consultez la M9.6, scrogneugneu ! (cote 3.2.7.10.2 page 221 de la version 2015). Il n'y a aucune raison d'utiliser des ordres de paiement pour de telles opérations ! Naturellement, MobiliSCO cadre tout ça parfaitement avec des documents entièrement automatiques, bien que triviaux.

5- si le FSE a versé de l'argent, il est bien gentil et cela aura permis de faire patienter le voyagiste le temps que l'acte du CA soit exécutoire. On l'en remerciera. Mais il doit récupérer son fric auprès du voyagiste, mettons après le versement du solde par l'EPLE. Dans les comptes duquel aucune trace de cette péripétie ne devrait apparaître, pas la peine d'attirer l'attention sur cette "erreur de bonne foi aussitôt rectifiée".

6- la recette : il n'en a pas été question ci-dessus, mais j'ai comme l'impression que ça ne sera pas du luxe de remettre des points sur les zi : le CA vote un budget de voyage en indiquant le tarif de la prestation en exception au principe de gratuité, s'agissant d'une activité facultative (à laquelle un minimum d'égalité d'accès peut être assuré par des aides ciblées du fonds social).

7- le tarif voté est ferme et commun à tous, et la notion de"tarif maximum" n'est pas plus valable que celle de tarif à la gueule du client. Si par un accident improbable les dépenses n'étaient que très partiellement réalisées et que l'EPLE dégage un excédent au-delà du négligeable une fois rapporté à chaque famille (et il n'est nullement interdit à un EPLE de faire un bénef sur un voyage, tant que c'est accidentel, et que cela ne soulève pas d'indignation chez les parents), alors le CA peut choisir de voter une modification de ce tarif, qui seule peut déclencher des remboursements.

8- un certain nombre de gens bien intentionnés peuvent vouloir participer au financement d'un voyage. Le meilleur angle d'attaque, et de loin, c'est que l'essentiel du voyage soit à la charge des familles, puis que le FSE paie une part du tarif réclamé aux familles. En fournissant une liste d'élèves financés avec son virement, égalitaire, ou sur critères de participation à la tombola du foyer, ou sur critères sociaux bricolés par le FSE, OSEF.

Trop fort l'IZ

Et on a le meilleur de tout cela dans MOBILISCO www.openacademie.fr

Merci Nicolas, mais j'en ai oublié (j'ai été dérangé, pas moyen d'être tranquille le dimanche à vingt heures...) :

9- l'ordre de recettes est préalable à tout encaissement. C'est juste un élément fondamental de la comptabilité publique, presque rien du tout, et ceux qui chercheraient à contourner cette règle vont souffrir le martyre avec Op@le (en plus des défauts inexcusables du machin par lui-même).

10- l'événement déclencheur de la recette, c'est la signature de la lettre d'engagement par le représentant légal de l'élève. A l'exclusion donc de toute forme de versement financier, qui est le problème du comptable, lequel ne fait qu'exécuter l'ordonnancement de la recette. Pour que l'ordre de recettes ait un strict minimum de validité et donc que la recette soit raisonnablement recouvrable, cette lettre d'engagement ne peut pas être un truc fait sur un coin de table par un prof. Je recommande aux agents comptables d'exiger qu'on leur communique (le scan de) ces lettres d'engagement signées à l'appui de l'OR.

11- l'OR établi d'après ces lettres d'engagement, quand on est bien organisé, peut parfaitement se faire en plusieurs vagues : avec la majorité des partants au moment où le top départ de l'opération est donné, point de non-retour d'un nombre suffisant de lettres d'engagement revenues. Plus tard, un ou plusieurs OR de complément viendront affiner le propos, avec les cinq derniers qui se laissaient tirer l'oreille, plus la remise gracieuse à Kévin qui s'est cassé le bras l'avant-veille du départ et qui sera remplacé par Fatoumata qui a fini par admettre qu'à Strasbourg on peut manger autre chose que des saucisses ne correspondant pas à ses pratiques alimentaires.

L'intendant zonard a écrit:

9- l'ordre de recettes est préalable à tout encaissement. C'est juste un élément fondamental de la comptabilité publique, presque rien du tout, et ceux qui chercheraient à contourner cette règle vont souffrir le martyre avec Op@le (en plus des défauts inexcusables du machin par lui-même).

L'ordre de recettes ne peut-il pas être passé au moment du bilan financier du voyage, puisque les encaissements passent par la régie ? Ce n'est pas tellement ce que je souhaite défendre, mais je dois composer avec des pratiques bien en place et il me faut ou trouver le moyen d'y mettre un terme en ayant raison, ou trouver le moyen de supporter les injustices que génère l'habitude de passer les OR a posteriori.

Tu fais ton OR de plus en plus tôt, pas nécessairement en changeant radicalement du jour au lendemain. L'OR chez moi était toujours fait après le voyage parce que l'agence comptable ne prenait pas en charge les ordres de recette par rapport au droit constaté mais par rapport à l'encaissement. En créant des créances grâce à Mobilisco, j'ai réussi à progressivement revenir à une situation normale.

Merci Xena. Je profite de ta réponse pour en savoir un peu plus sur la notion de créance : en quoi une créance engage-t-elle davantage l'agent comptable qu'un OR ? J'ai eu un interlocuteur qui avait évoqué la notion de créance le jour où j'ai édité mon premier mémoire, alors que les factures que j'édite manuellement (quand il faut esquiver ce satané problème d'arrondi) n'en génèrent visiblement pas.

Athanase Volapük a écrit:

Merci Xena. Je profite de ta réponse pour en savoir un peu plus sur la notion de créance : en quoi une créance engage-t-elle davantage l'agent comptable qu'un OR ? J'ai eu un interlocuteur qui avait évoqué la notion de créance le jour où j'ai édité mon premier mémoire, alors que les factures que j'édite manuellement (quand il faut esquiver ce satané problème d'arrondi) n'en génèrent visiblement pas.

C'est simple : il n'y a pas de créance sans OR.
C'est l'ordre de recette qui crait la créance. Avant édition de l'OR le comptable ne peut engager aucune action en recouvrement.

Op@le clarifie les choses car un titre de recettes = une créance.

La notion de créance en EPLE est quand même délirante. Dès lors qu'une recette est constatée en droit, elle constitue de fait une créance. Ce n'est pas parce que GFC fonctionne avec des comptes globaux, que c'est différent... Opale ne fait que revenir à ce qui est la normalité comptable.

Tu as 100% raison !
Op@le remet les choses à leur place, et met fin à plusieurs légendes de l'intendance dans le domaine financier et comptable et c'est tant mieux ! D'ailleurs les diaporamas sur les rappels métiers sont forts bien faits. Mais à part çà Op@le n'est pas vecteur de professionnalisation

Que ce soit clair, cela n'enlève en rien les insuffisances d'Op@le, mais il faut regarder aussi le verre à moitié plein

L'OR ne créé pas une créance, il créé un droit qui, quand il est constaté avant le paiement est une créance (c'est-à-dire une somme d'argent qu'il reviendra à l'agent comptable de recouvrer) ou qui peut régulariser un paiement effectué au comptant (avant l'émission de l'OR)

https://www.vie-publique.fr/fiches/21844-le-recouvrement-des-recettes-publiques

Tiens encore un qui aurait besoin de lire les diaporamas Opale

La constatation du droit précède le titre de recettes et pas l'inverse.

Le droit justifie l'OR qui génère la créance. Le fait qu'il y est déjà du pognon au crédit du compte de tiers impliquera la fin de vie ou non de la créance, mais ce n'est pas parce qu'elle est éteinte immédiatement qu'elle n'a pas existé.
Je rejoins parfaitement Volcan et Nicolas sur ce point.

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Nicolas a écrit:

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Op@le clarifie les choses car un titre de recettes = une créance.

    c'est le cas aussi pour GFC, je te renvoie au site de l'IZ sur le sujet https://www.intendancezone.net/spip.php?article774 , c'est dommage de ne pas exploiter toutes ses fonctionnalités avant de nous dire qu'op@le est le parinirvāṇa de Gfc

Nicolas a écrit:

La constatation du droit précède le titre de recettes et pas l'inverse.

Et quand tu ne peux pas constater les recettes au préalable, tu fais comment ?

Tu as été voir le lien que j'ai posté ? C'est pas comme si un site gouvernemental n'envisageait pas les recettes au comptant comme un mode d'encaissement de la recette publique... si op@le ne permet pas de les traiter, alors c'est qu'il est encore pire que ce que tout le monde dit.

Xena a écrit:

Le droit justifie l'OR qui génère la créance.

euh... non, c'est l'inverse : l'OR ne fait que constater l'existence du droit. Le droit est un acte ou un fait juridique qui préexiste à l'OR (Le tarif de la DP est de X  €, Kevin est inscrit à la DP, donc Kevin doit X € au titre de la DP). L'OR n'est qu'un document comptable qui formalise l'existence de ce droit.

D’ailleurs, la créance est un droit

T'inquiète pas cher Dup' y a bien une ligne pour encaisser les recettes au comptant sur op@lounichet mon amour, il faudra l'inclure dans L'Évangile du monstre en Spaghettis volant, car le Dieu spaghetti prévoit tout dans son immense sagesse et comme je suis bonne pâte je ne puis laisser médire sur ce point ...

Dupond&Dupont a écrit:

Xena a écrit:

Le droit justifie l'OR qui génère la créance.

euh... non, c'est l'inverse : l'OR ne fait que constater l'existence du droit. Le droit est un acte ou un fait juridique qui préexiste à l'OR (Le tarif de la DP est de X  €, Kevin est inscrit à la DP, donc Kevin doit X € au titre de la DP). L'OR n'est qu'un document comptable qui formalise l'existence de ce droit.

D’ailleurs, la créance est un droit

Tu dis la même chose que moi et non l'inverse...

pas tout à fait, car tu distingues droit et créance. Or c'est la même chose.

Donc, si la créance (le droit) justifie l'OR, ce dernier ne la créé pas

TITi dit du bien d'op@le ... il va neiger demain