Bonjour,

L’établissement organise un voyage de 5 jours qui donnera lieu à 2 factures (transport car et hébergement/activité).
En ces temps de covid, nous pouvons imaginer que plusieurs enfants soient positifs 2 jours après leur départ et qu'ainsi ils quittent le groupe pour retourner chez eux.
Si l’hébergeur acceptent de faire une ristourne proportionnelle à leurs temps de présence, le collège pourrait rembourser une partie des sommes payées par ces familles.
Réglementairement est-ce envisageable d'un point de vue comptable ? Quelles pièces joindre dans ce cas à l'ORR et à l'ordre de paiement liés à ces remboursements ?

Bonjour,

Il me semble qu'il convient de se reporter à la circulaire du 3 août 2011 qui prévoit :
"III.2.3 Souscription d'une assurance annulation du déplacement
Lorsque l'établissement s'adresse à un prestataire pour organiser le déplacement, celui-ci peut lui proposer de souscrire une assurance annulation. Il convient de se référer aux termes précis du contrat proposé par le prestataire pour savoir dans quelles conditions cette garantie s'applique.
La souscription d'une assurance annulation est une précaution indispensable, notamment lorsque les frais engagés sont conséquents. En effet, les familles sont fondées à demander le remboursement des frais engagés pour un voyage qui est annulé par le chef d'établissement.
Les autres modalités de remboursement des familles sont soumises au vote du conseil d'administration de l'établissement."

C'est donc tout à fait envisageable d'un point de vue comptable.
A mon sens, la délibération du conseil d'administration fixant les conditions et modalités de remboursement des familles, ainsi que la liste des personnes concernées signée par le chef d'établissement me paraissent suffisant pour l'ordre de réduction de recettes. Pour l'ordre de paiement, ce sera la même chose avec le RIB du responsable financier en plus.