pieces justificatives repas pendant mission

Bonjour,

Peut-on rembourser un enseignant qui ne ramène pas de tickets de caisse ou autre pour le remboursement de repas pris le midi durant une mission de plusieurs jours consécutifs et de 08h00 à 18h00 sans restaurant administratif à proximité du lieu de la mission. Je précise que l'ordre de mission signé e l'ordonnateur mentionne bien les heures et le lieu et que le remboursement se fait sur la base des textes nationaux et conformément à l'acte de notre CA.

Bien cordialement,

Je dirai qu'un acte administratif signé de l'ordo prévoyant le remboursement sur la base des forfaits légaux suffit à justifier le remboursement, dès lors que le repas peut être logiquement inclus dans la mission (si le prof n'est en mission que le matin ou que l'après-midi, je ne pense pas qu'il puisse prétendre à une prise en charge).

Pas besoin de certificat du CE et encore moins d'acte du CA (sauf s'il y a dérogation dans les limites prévues par le décret).
Je ne comprends pas cette position alors que les textes et la jurisprudence sont clairs : du moment que l'agent est en mission durant l'intervalle de temps qui ouvre droit à une indemnité forfaitaire de repas (et non à un remboursement), celle-ci est due du moment que l'agent la mentionne sur sa demande d'état de remboursement sans qu'il soit besoin d'un quelconque justificatif.

Il est souvent confondu remboursement des frais de déplacement et indemnité forfaitaire repas, d'où l'erreur de pratique.

Mon agent comptable demande donc aux gestionnaires du groupement de ne verser l'indemnité et de la calculer selon le justificatif fourni ou pas.

La fourniture d'un justificatif permet de vérifier que l'agent n'a pas mangé dans un restaurant administratif car le montant du remboursement ne sera pas le même.
La non fourniture dudit justificatif peut laisser entendre que l'agent a mangé gracieusement (chez des amis, dans de la famille par exemple comme cela arrive à l'un des profs de mon lycée quand il va sur Paris) voire n'a pas pris de repas.
Pourquoi verser alors une indemnité de mission pour "remboursement forfaitaire des frais supplémentaires de repas" (1° de l'article 3 du décret de 2006) puisque de frais supplémentaires de repas il n'y a pas ?

Alors si ton agent est en mission à Orléans, Paris ou Bordeaux, justificatif ou pas, y'a un restaurant administratif.
S'il est en mission à Polisson-les-2-clochers... y'a pas.

Ce n'est pas la fréquentation d'un restaurant administratif qui change le tarif, mais la présence d'un restaurant administratif.
Quand bien même l'agent mange chez des amis, l'administration lui doit le "ticket modérateur" du repas.

Même si personnellement je suis d'accord avec le fait qu'il n'y a pas de justificatif à fournir pour les repas, la simple déclaration/demande de remboursement de l'agent en mission suffit, l'article 9 de l'arrêté du 20 décembre 2013 indique clairement que "l'indemnité de repas allouée à l'occasion d'une mission est réduite de moitié lorsque l'agent a effectivement pris un repas dans un restaurant administratif ou assimilé".
Donc, la seule présence d'un restaurant administratif ou assimilé dans la commune de mission ne permet pas d'applique la réduction, il faut bien que l'agent l'ai fréquenté.

féepasbo a écrit:

Mon agent comptable demande donc aux gestionnaires du groupement de ne verser l'indemnité et de la calculer selon le justificatif fourni ou pas.

La fourniture d'un justificatif permet de vérifier que l'agent n'a pas mangé dans un restaurant administratif car le montant du remboursement ne sera pas le même.
La non fourniture dudit justificatif peut laisser entendre que l'agent a mangé gracieusement (chez des amis, dans de la famille par exemple comme cela arrive à l'un des profs de mon lycée quand il va sur Paris) voire n'a pas pris de repas.
Pourquoi verser alors une indemnité de mission pour "remboursement forfaitaire des frais supplémentaires de repas" (1° de l'article 3 du décret de 2006) puisque de frais supplémentaires de repas il n'y a pas ?

J'arrive encore à être surpris.
Non pas par le fait que certains collègues ne connaissent pas la réglementation comme c'est le cas du comptable mais par la volonté d'exiger et de compliquer des choses pourtant simples.
Un gestionnaire - et encore moins un comptable - n'est pas un flic, qui plus est un flic qui outrepasse ses droits.

La règlementation est claire : du moment que l'agent est en mission entre 11 h et 14 h pour le repas de midi et 18-21 h pour le soir, il a droit à une indemnité forfaitaire de repas s'il indique avoir pris un repas.
Payer un montant inférieur à l'indemnité fixée par les textes est une irrégularité et c'est méconnaître la réglementation. On peut très bien comprendre l'argument de ne payer que la réalité et d'éviter un "enrichissement sans cause" mais ce n'est pas faire son travail dans les règles. On peut comprendre aussi la volonté de limiter les dépenses en frais de déplacements.

Concernant les restaurants administratifs, normalement cette précision doit figurer sur l'ordre de mission en indiquant que l'agent ayant accès à un restaurant administratif son indemnité sera réduite de moitié. En effet il faut que l'agent soit informé préalablement et qu'il puisse par exemple faire valoir que le restaurant ne lui est pas accessible, qu'il est à l'autre bout de la ville par rapport au lieu de réunion et qu'il faudrait une heure pour l'AR alors que la coupure n'est que de 45 minutes. Un peu de sérieux. Si on peut concevoir que l'indemnité est réduite si la réunion se tient au rectorat où existe un restaurant administratif accessible à l'agent (et encore c'est pas toujours le cas) ou dans un EPLE doté d'un SRH, définir que l'indemnité sera réduite du moment que dans la ville il existe un restaurant administratif sans connaître sa localisation et les modalités d'accueil c'est quand même un peu fort.

Je me mets à la place du personnel qui connait un minimum la règlementation et qui se voit réclamer par son gestionnaire des justificatifs qu'il n'a pas à produire, qui met en cause sa parole ou qui sans raison diminue de moitié ses droits à indemnisation. Et je me demande quelle serait l'attitude d'un collègue s'il se trouvait de l'autre côté de la barrière.

Les textes ne sont pas parfaits et permettent des indélicatesses (que dire des bourses sur déclaratif par exemple) mais notre travail est de les appliquer, pas de les modifier ou de les adapter à notre "morale".

En fait, c'est ce que je voulais exprimer.

Je n'ai jamais eu le cas pour les missions à l'EN mais effectivement, même si c'est débile, lorsque j'avais un ordre de mission à Orléans, où que ce soit, c'était réduit de 50 %. Je connais tous les kebabs de la capitale du vinaigre depuis. 

volcan a écrit:

J'arrive encore à être surpris.
Non pas par le fait que certains collègues ne connaissent pas la réglementation comme c'est le cas du comptable mais par la volonté d'exiger et de compliquer des choses pourtant simples.

il faudrait que tu en parles à mon rectorat..
Il nous est demandé la note du restaurant..
et pour le forfait hôtel, il est à deux vitesses...
si tu payes 250€ la nuit , on te rembourse le montant du forfait
si tu arrives à trouver un hôtel à 25€ on te rembourse 25€

Il faudrait peut-être que je leur achète un dictionnaire pour aller y voir la définition de forfait...

C'est comme pour les collègues qui appliquent le montant du resto ou mettent systématiquement 50% en moins, tant que personne ne réclame pourquoi se priver pour faire des économies ?
On pari que si un fonctionnaire râle et réclame l'application des textes en laissant entendre qu'il ira au TA ou que les syndicats découvrent la réglementation, les choses changeront.

Tiens d'ailleurs, concernant les restaurants administratifs, l'article 9 de l'arrêté du 20 décembre 2013 modifié précise que l'indemnité forfaitaire de repas allouée à l'occasion d'une mission est réduite de moitié lorsque l'agent a effectivement pris un repas dans un restaurant administratif ou assimilé. Ce n'est donc pas la présence d'un RA ou la possibilité d'y prendre son repas qui compte mais la prise effective du repas dans un RA. Ce que la circulaire du 13 janvier 2016 (BO n°2 du 14/01/16) confirme quant au caractère déclaratif : "L'article 9 de l'arrêté du 20 décembre 2013 prévoit, en application du dernier alinéa de l'article 7 du décret du 3 juillet 2006, que par dérogation aux dispositions de l'arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités de mission, l'indemnité forfaitaire de repas allouée à l'occasion d'une mission est réduite de moitié lorsque l'agent a effectivement pris un repas dans un restaurant administratif ou assimilé.
...
l'application de cette mesure repose sur la déclaration de l'agent puisque le décret du 3 juillet 2006 ne prévoit pas la production de justificatif pour l'indemnisation des frais de repas, que cette indemnisation soit affectée ou non d'un abattement".

C'est un peu le serpent qui se mord la queue. On applique un forfait sans demander de justificatif ; mais comment savoir si l'agent est allé dans un RA s'il ne présente pas de justificatif ?
Ou alors, on sanctionne financièrement les plus honnêtes : si spontanément, il nous confie être allé au RA : - 50%. 
Par contre, le petit malin qui va au RA mais sans rien dire : remboursement à 100 %.
Y a comme un truc un peu bancal dans la procédure...

De toutes manières, ce qui est bancal (mais c'est la loi), c'est de rembourser à demi-tarif le RA.
Pour l'avoir vécu à la préf. de Paris, le repas au RA pour quelqu'un qui vient d'ailleurs donc qui doit s'acquitter de son abonnement avant le repas, fait que tu payes 15 € le repas... On est loin des 8,75 €. Mieux vaut aller manger dans un boui-boui à côté avec deux ou trois pochtrons, c'est plus gai que les faces lugubres de fonctionnaires post-RGPP, post-RCBC, post- post- post... en plus !

Calice a écrit:

C'est un peu le serpent qui se mord la queue. On applique un forfait sans demander de justificatif ; mais comment savoir si l'agent est allé dans un RA s'il ne présente pas de justificatif ?
Ou alors, on sanctionne financièrement les plus honnêtes : si spontanément, il nous confie être allé au RA : - 50%. 
Par contre, le petit malin qui va au RA mais sans rien dire : remboursement à 100 %.
Y a comme un truc un peu bancal dans la procédure...

ET les déclarations sur l'honneur pour avoir telle ou telle aide, telle ou telle réduction d'impôt, tel ou tel avantage, les faux certificats.... Les AR en covoiturage pour une réunion au Rectorat ou plusieurs des passagers déclarent avoir utilisé les véhicule personnel, les fausses déclarations des élèves au stage, les attestations pour les bourses, etc...
Oui le déclaratif est source de tricheries, de mensonges.
Mais pourquoi limiter ce contrôle aux seuls frais de déplacement. Contrôle d'ailleurs infructueux puisque même si un agent vous ramène un ticket pour un sandwich à 5 € vous devrez lui régler l'indemnité forfaitaire de 17,50 €.
Ce n'est pas moi qui le dit mais le juge :
https://www.legifrance.gouv.fr/ceta/id/CETATEXT000021879789/

Et dans le cas ou deux personnes en mission partage la même chambre ils auront droit quand même à la totalité de l'indemnité forfaitaire du moment qu'ils produisent chacun une facture.

Alors oui le principe forfaitaire est contestable mais c'est la simplification aussi qui repose sur l'honnêteté des personnes... et là c'est un autre débat.

Effectivement, mieux vaut fermer les yeux sur certaines pratiques... 

Xena a écrit:

De toutes manières, ce qui est bancal (mais c'est la loi), c'est de rembourser à demi-tarif le RA.
Pour l'avoir vécu à la préf. de Paris, le repas au RA pour quelqu'un qui vient d'ailleurs donc qui doit s'acquitter de son abonnement avant le repas, fait que tu payes 15 € le repas... On est loin des 8,75 €. Mieux vaut aller manger dans un boui-boui à côté avec deux ou trois pochtrons, c'est plus gai que les faces lugubres de fonctionnaires post-RGPP, post-RCBC, post- post- post... en plus !

Dis donc comment tu parles du GJQ toi!

Pour le déjeuner, on rembourses du moment que l'agent est en mission entre 11 h et 14 h ou bien il faut en plus qu'il déclare sur l'état de frais qu'il a pris un repas ?

féebo a écrit:

Pour le déjeuner, on rembourses du moment que l'agent est en mission entre 11 h et 14 h ou bien il faut en plus qu'il déclare sur l'état de frais qu'il a pris un repas ?

En ce qui me concerne, l'état de frais est automatisé. Donc, si les dates indiquées sur l'ordre de mission, qui se répercute sur l'état de frais, englobe 11H 14H dans sa totalité, alors le forfait s'applique automatiquement. Cela permet d'avoir une égalité de traitement entre tous les agents, sans que j'ai besoin d'intervenir sur les états de frais une fois transmis.

Et si vous pouviez préciser ce que l'on entend par "restaurant administratif" ?

La personne déjeune à la cantine d'un établissement scolaire ? Est-ce considéré comme un restaurant administratif ?


Par ailleurs, lorsque je travaillais à l'IA (à l'époque ou ça s'appelait encore IA), le restaurant administratif était juste à côté. Mais, pour pouvoir y déjeuner, il fallait que notre administration nous inscrive, que l'on reçoive une carte , etc... on ne pouvait pas y aller du jour au lendemain.. et par ailleurs, c'était réservé aux personnels de l'Inspection. Jamais aucun enseignant en stage à l'IA n'y a eu droit, ils devaient aller en ville pour déjeuner !

Et un PLP visitant ses élèves en stage dans  les entreprises locales (les miens regroupaient et faisaient des tournées aux confins du département) ne va pas demander au collège du coin de l'héberger  (qui d'ailleurs refusera de prendre en charge des personnes qui n'ont rien à voir avec son établissement)

féebo a écrit:

Pour le déjeuner, on rembourses du moment que l'agent est en mission entre 11 h et 14 h ou bien il faut en plus qu'il déclare sur l'état de frais qu'il a pris un repas ?

L'agent remplit et signe un état de frais sur lequel il indique avoir pris le cas échéant un repas durant l'intervalle de temps lui donnant droit à une indemnité forfaitaire. Si il n'est pas fait mention d'un repas pris il n'y a pas d'indemnité de versée.

Colombane a écrit:

Et si vous pouviez préciser ce que l'on entend par "restaurant administratif" ?

La personne déjeune à la cantine d'un établissement scolaire ? Est-ce considéré comme un restaurant administratif ?


Par ailleurs, lorsque je travaillais à l'IA (à l'époque ou ça s'appelait encore IA), le restaurant administratif était juste à côté. Mais, pour pouvoir y déjeuner, il fallait que notre administration nous inscrive, que l'on reçoive une carte , etc... on ne pouvait pas y aller du jour au lendemain.. et par ailleurs, c'était réservé aux personnels de l'Inspection. Jamais aucun enseignant en stage à l'IA n'y a eu droit, ils devaient aller en ville pour déjeuner !

Et un PLP visitant ses élèves en stage dans  les entreprises locales (les miens regroupaient et faisaient des tournées aux confins du département) ne va pas demander au collège du coin de l'héberger  (qui d'ailleurs refusera de prendre en charge des personnes qui n'ont rien à voir avec son établissement)

C'est exactement ce que je dis plus haut : l'indemnité forfaitaire est réduite non pas s'il existe un restaurant administratif mais si l'agent  a pris le repas dans un restaurant administratif :

" l'article 9 de l'arrêté du 20 décembre 2013 modifié précise que l'indemnité forfaitaire de repas allouée à l'occasion d'une mission est réduite de moitié lorsque l'agent a effectivement pris un repas dans un restaurant administratif ou assimilé. Ce n'est donc pas la présence d'un RA ou la possibilité d'y prendre son repas qui compte mais la prise effective du repas dans un RA. Ce que la circulaire du 13 janvier 2016 (BO n°2 du 14/01/16) confirme quant au caractère déclaratif : "L'article 9 de l'arrêté du 20 décembre 2013 prévoit, en application du dernier alinéa de l'article 7 du décret du 3 juillet 2006, que par dérogation aux dispositions de l'arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités de mission, l'indemnité forfaitaire de repas allouée à l'occasion d'une mission est réduite de moitié lorsque l'agent a effectivement pris un repas dans un restaurant administratif ou assimilé.
...
l'application de cette mesure repose sur la déclaration de l'agent puisque le décret du 3 juillet 2006 ne prévoit pas la production de justificatif pour l'indemnisation des frais de repas, que cette indemnisation soit affectée ou non d'un abattement".

Par ailleurs la même circulaire de 2016 donne cette définition d'un restaurant administratif :
"Ainsi que précisé à l'article 9 de l'arrêté du 20 décembre 2013 et rappelé au 8 de la présente circulaire, est assimilé à un restaurant administratif tout établissement assurant une restauration qui reçoit à cet effet des subventions de l'État, d'une autre collectivité publique ou de l'un de leurs établissements publics. Il peut s'agir d'un restaurant administratif au sens strict mais aussi, par exemple, d'une cantine d'établissement scolaire ou d'un restaurant universitaire."

Le fait qu'il y ait un restaurant administratif par exemple dans un endroit où un collègue part en formation n'oblige pas ce collègue à y restaurer-même si d'un point de vue de sociabilité c'est limite- le fonctionnaire en formation dispose d'un temps libre dont il dispose comme il veut et ce n'est pas en effet à un AC qui apparemment s'ennuie de contrôler ce qui ne lui appartient pas de contrôler. Je pense de plus en plus que la suppression de la fonction comptable serait salutaire pour le bien de l'Education nationale.

GESTIONNAIREENFOLIE a écrit:

Le fait qu'il y ait un restaurant administratif par exemple dans un endroit où un collègue part en formation n'oblige pas ce collègue à y restaurer-même si d'un point de vue de sociabilité c'est limite- le fonctionnaire en formation dispose d'un temps libre dont il dispose comme il veut et ce n'est pas en effet à un AC qui apparemment s'ennuie de contrôler ce qui ne lui appartient pas de contrôler. Je pense de plus en plus que la suppression de la fonction comptable serait salutaire pour le bien de l'Education nationale.

Aujourd'hui il neige, ce qui est rare dans la ville. Cela explique sans doute que GEF ait fait un message intelligent, du moins si on fait abstraction de la dernière phrase.
Le comptable n'a pas en effet à contrôler la réalité des dépenses du moment que l'ordonnateur signe l'état de frais (annexe A du décret de 2016) et lui fournit les PJ exigibles.
PJ qui, je le rappelle, sont l'état de frais, l'ordre de mission et le cas échéant l'acte du CA pour justifier d'une dérogation aux règles du décret de 2006. Les justificatifs divers : facture hotel, péage, etc... ne sont pas des PJ pour le comptable mais uniquement pour l'ordonnateur.

Extrait du vademecum :
Le contrôle des dépenses est effectué par le comptable au vu de l'ordre de mission et de l'état de frais
qui doivent, à cet effet, comporter toutes les informations nécessaires au regard de la réglementation
applicable à l'administration dont relève l'agent.
L’état de frais est rempli à partir des pièces justificatives communiquées par l’agent à l’ordonnateur à l’appui de sa demande de remboursement. C'est donc l’ordonnateur qui, par la certification en signant l’état de frais et l’ordre de mission, engage conservation par l’ordonnateur des pièces justificatives ayant fondées les éléments du mandat des frais
de déplacement. Dans la pratique il est souhaitable que ces diverses pièces justificatives ne figurant pas au mandat original transmis au juge des comptes soient jointes au duplicata du mandat concerné pour un archivage sécurisé et une recherche ultérieure facilité.

Comme d'hab, une intervention qui ne sert à rien, Volcan ayant déjà clairement exposé la règlementation...