Bonjour,

Je suis nouvellement nommée en tant que GM. Mon prédécesseur (que j'ai pu voir 4 jours) n'est pas au top de l'organisation...

Le bureau est un vrai capharnaüm.... Pas de tri ni d'archives depuis au moins huit ans je pense.

Les mandats de 2021 sont classés dans des pochettes. Je m'explique : il fait un mandat tous les 15 jours et il laisse tout dans la pochette en l'état en vrac.
Puis 15 jours, après rebelotte, nouvelle pochette tout en vrac dedans.
Du coup je me retrouve avec onze pochettes depuis janvier. Le tout rangé dans un sac de courses Carrefour !!! 

Ca ne devrait pas être reclassé par service et par compte ??? Surtout qu'il y a une armoire à dossiers suspendus avec des étiquettes qui laisse penser que cela devrait être le cas. Combien de temps doit-on conserver ces documents ? 5 ans ?

En conclusion, même en 4 jours, je n'ai rien appris. Il est perdu, dépassé...

Merci de votre aide.

chrystalambre a écrit:

Le tout rangé dans un sac de courses Carrefour !!! 

La ligne déontologique du forum interdit la publicité...
Après tu vas t'étonner de ne pas avoir d'aide...

Il y a toutefois deux choses à dire et surtout à faire..
Rangement du bureau et rangement des documents de la compta...

Pour le bureau, tu fais un grand tas d'un côté...
Tu fais tout passer dans plusieurs petits tas de l'autre côté du bureau..
Tu n'auras peut être pas tout rangé au premier passage, mais au moins tu pourras savoir de quels dossiers est composé le grand tas
Ne pas hésiter à jeter les papiers inutiles

Pour la compta, il faut ranger les mandats pas service et par compte
C'est facile, ils doivent se suivre...
Après, tu les mets dans les dossiers suspendus ou dans des enveloppes, mais l'important c'est de garder la logique dans le classement


Bon courage

chrystalambre a écrit:

Combien de temps doit-on conserver ces documents ? 5 ans ?

Merci de votre aide.

Il faut conserver les documents tant que le quitus n'a pas été donné par le juge des comptes. Oui, cela peut vouloir dire quelques années, une décennie à conserver précieusement.
Surtout, ne pas jeter les écritures des immobilisations, même après quitus, ceci afin de conserver les pièces liées à l'inventaire de l'établissement.
Bon courage pour cette prise de service.

Ca me rappelle ma prise de fonction. Le bureau propre mais quand j'ai ouvert les 2 armoires, tout en vrac dedans. J'avais vidé toutes les armoires, fais un gros tas au sol. J'étais venu plusieurs samedi matin pour tout ranger dans des dossiers suspendus, dossiers pour n'y retrouver.... C'est un moment désagréable mais plus qu'indispensable pour commencer à bosser et retrouver ses petits.

A coté de ça, il avait vidé son PC et jeter pleins de contrats. Pas simple mais faut prendre le temps de tout reconstituer doucement.

Tout d'abord pas de stress.
Tu es GM donc les mandats que tu as dans ton EPLE sont des duplicatas : le comptable dispose des originaux, et le temps que tu t'organises il sera en mesure de répondre aux éventuelles demandes des fournisseurs. C'est sans doute cette absence de devoir consulter les mandats qui explique que ce classement a été laissé de coté.
Donc s'il va falloir ranger, ce n'est pas la priorité.

Effectivement il faut une armoire avec dossier suspendus. Tu commences par trouver une grande table et tu prends le mandatement le plus vieux et tu fais des tas : AP, ALO, VE, SRH, OPC ; ensuite les autres mandatements.
Une fois que tu auras tes tas par services tu pourras envisager le classement par compte. Après tout dépend du nombre de mandats que tu as... certaines pochettes pourront regrouper plusieurs comptes pour lesquels tu n'auras qu'un mandat par année (616....).


.

Ben en fait, le rangement du prédécesseur est tout aussi efficace. Tout commence forcément par une recherche sur GFC. Alors, récupérer le mandat en "ALO 615" ou "bordereau n°4 mandat 108", c'est kif kif. Est-ce que du temps sera gagné lors du cofi ? c'est pas sûr.
On peut même réfléchir à faire juste un scan des mandats et PJ, sans tirage papier des copies.

Pour ma part je ne conserve pas de copie papier. J'ai tous les mandats OR etc scannées et classés du type MDT_BORD_1 ou OR_BORD_4. Grace à GFC je retrouve tout en quelques clics, sans jamais avoir besoin de lever mes fesses du fauteuil (pratique pour rechercher dans les exercices antérieurs).
Je fais bien sûr des sauvegardes sur divers supports. Je n'ai jamais eu de souci pour retrouver quoi que ce soit. Le dupli est quant à lui conservé à l'AC.

Quelle que soit l'organisation du prédécesseur, elle ne correspond jamais à la nôtre. Donc, une année d'archivage et d'excavation, c'est le lot de tout gestionnaire.
Je suis également en train de passer au tout numérique pour nos copies à nous mais même l'organisation d'un PC varie d'une personne à l'autre. Je n'ai toujours pas fini d'explorer les dossiers de mes prédécesseurs sur les différents disques.

Comprendre la logique de rangement de son prédécesseur, comprendre sa logique de rangement , comprendre que l'on a un successeur qui devra s'y retrouver ....un triangle des Bermudes.

Garder la tête froide, prendre de la hauteur, les problèmes de classement,  d'archivage, d'écritures comptables... ne sont jamais des problèmes graves... Seuls les problèmes de sécurité, d'hygiène... sont des problèmes graves! La pire des choses qui puisse arriver c'est l'atteinte à l'intégrité d'un élève ou d'un personnel! Le reste n'est que pipi de chat.

Je vous remercie de vos réponses. Cela me rassure. Je rangerai petit à petit.

Bozinchu a écrit:

chrystalambre a écrit:

Le tout rangé dans un sac de courses Carrefour !!! 

La ligne déontologique du forum interdit la publicité...
Après tu vas t'étonner de ne pas avoir d'aide...

Promis je ne recommencerai pas

Stroubok a écrit:

Seuls les problèmes de sécurité, d'hygiène... sont des problèmes graves!

J'ai une commission de sécurité prévue fin octobre...

Patagonia a écrit:

Pour ma part je ne conserve pas de copie papier. J'ai tous les mandats OR etc scannées et classés du type MDT_BORD_1 ou OR_BORD_4. Grace à GFC je retrouve tout en quelques clics, sans jamais avoir besoin de lever mes fesses du fauteuil (pratique pour rechercher dans les exercices antérieurs).
Je fais bien sûr des sauvegardes sur divers supports. Je n'ai jamais eu de souci pour retrouver quoi que ce soit. Le dupli est quant à lui conservé à l'AC.

Le tout numérique me plait bien.... pas de soucis en cas de contrôle de la DGFIP ??

chrystalambre a écrit:

Patagonia a écrit:

Pour ma part je ne conserve pas de copie papier. J'ai tous les mandats OR etc scannées et classés du type MDT_BORD_1 ou OR_BORD_4. Grace à GFC je retrouve tout en quelques clics, sans jamais avoir besoin de lever mes fesses du fauteuil (pratique pour rechercher dans les exercices antérieurs).
Je fais bien sûr des sauvegardes sur divers supports. Je n'ai jamais eu de souci pour retrouver quoi que ce soit. Le dupli est quant à lui conservé à l'AC.

Le tout numérique me plait bien.... pas de soucis en cas de contrôle de la DGFIP ??

Non car les originaux sont à l'agence comptable si on veut les consulter.

chrystalambre a écrit:

Le tout numérique me plait bien.... pas de soucis en cas de contrôle de la DGFIP ??

Il a l'avantage de la compacité, mais a-t-il celui de l'approche écologique par rapport au papier ?

chrystalambre a écrit:

J'ai une commission de sécurité prévue fin octobre...

ça , c'est important dans la vie d'un gestionnaire !
conseil : reprendre le pv de la dernière , retrouver les éventuelles observations  ...
comme par hasard , les contrats de maintenance et de sécurité sont bien rangés avec leur comptes rendus de vérifications , etc...
la sécu, c'est comme la budgétaire, si c'est bien rangé , cela va plus vite !
bon courage à toi

A la Commission de Sécurité j'ai sorti tous les dossiers pouvant être demandés par les pompiers bien rangés et bien classés ainsi que le cahier de sécurité .Les pompiers ont juste signe un document et rien de plus .Par contre ils se sont amusés à s'évader du trajet prévu .... Cela s'est bien passé au final .

Les réserves-observations de la précédente commission de sécurité (normalement en 2018) ont-elles été levées ? Sinon, faire en urgence les travaux par les agents et commander les réparations prescrites, le cas échéant, aux entreprises spécialisées. Un bon de commande, ça ne remplace pas un certificat de levée de réserve, mais c'est mieux que rien.
GEF a raison : bien préparée et documentée, une commission peut parfois se résumer à un simple survol des documents, sans visite (ou très brève) sur le terrain.

Attention avec les travaux exigés par les observations/réserves d'une précédente commission : toutes les observations ne relèvent pas nécessairement de l'établissement. D'autres acteurs peuvent être concernés, à commencer par la CT.
Donc, la démarche consiste à sortir la liste des observations et réserves de la précédente commission ; à en prendre connaissance ; à noter "fait" et la date si possible en face de celles qui sont résolues ; pour celles qui restent, déterminer qui doit y répondre. Si c'est vous, vous lancez les opérations, tant pis si ce n'est pas finalisé le jour de la commission (vous annexez les bons de commande, les courriers aux entreprises au pv) ; si c'est pas vous, vous vous en tamponnez royalement (si vous êtes sympa, vous faites un mail à la CT pour leur rappeler qu'il faudrait avancer fissa sur le sujet, si vous êtes de nature joueuse, vous bougez pas une oreille et vous attendez impatiemment le moment où le pompier va secouer le représentant de la CT !).

Attention! Certains jeunes officiers pompiers sont particulièrement pointilleux! Préparer des munitions!