Base élèves pas à jour et impossibilité de préparer la rentrée

Bonjour,
Je reprends un poste de gestionnaire après un détachement de deux ans et à ce jour, la base élèves de l'établissement n'est toujours pas à jour, ce qui bloque toutes les applications et toute possibilité d'avancer.

Est-ce normal ? A qui revient normalement de mettre à jour cette base ? L'IA informe l'établissement de l'affectation des élèves au secrétariat de direction j'imagine puis le CE fait les classes et les intègre dans la bse élève.

Ici, sur la nouvelle année, nous avons 291 élèves scolarisés (pour l'année 2021-2022), 655 non scolarisés, 553 fiches bloquantes, 29 motifs de sorties imprécis et 4 redoublants (qui m'inquiètent moins que les autres).

Que faire ? Merci de vos lumières !

++

Bonjour, ne paniquez pas trop, souvent vous retrouvez vos bloquants dans les non scolarisés, ça gonfle le chiffre. C'est souvent parce qu'il manque une option, la division, ou que l'inscription n'est pas finalisée par la famille ou le service d'affectation (on attend encore des notifications d'affectations pour une dizaine d'élèves qui ont déménagé cet été, par exemple).

Cela n'empêche pas le service intendance de travailler sur les infos qui le concerne (régime et RIB notamment).

Jusqu'à présent nous nous partageons les tâches ainsi pour les débuts d'année : la secrétaire de direction saisie ce qui arrive, tout sauf le RIB (là c'est moi). Puis je pointe les régimes avec les fiches d'inscription à l'intendance que j'ai récupérées, et je corrige si nécessaire.

C'est une organisation qui nous convient. Les AED ont été sollicités lors des jours de permanence de fin d'année (co-saisie secrétaire de direction/AED). Mon pointage total de début d'année permet de corriger certaines erreurs.

C'est le secrétariat de direction qui met à jour la base élève.

La constitution des classes est en général faite par le/la CPE avec l'aide des profs. Ca se fait au mois de juillet. Donc déjà en juillet, le secrétariat dispose des listes de classes et met à jour la base élève, éventuellement aidé par les AED. Les permanences d'août permettent les derniers ajustements et les inscriptions de dernière minute.

Cependant, vu la masse de travail et suivant l'organisation interne, il peut arriver que le secrétariat ait encore beaucoup de saisie à faire fin août.
Vous pouvez peut-être en discuter avec le secrétariat pour voir ce qu'il en est ?

pierrotlefou a écrit:

Bonjour,
Je reprends un poste de gestionnaire après un détachement de deux ans et à ce jour, la base élèves de l'établissement n'est toujours pas à jour, ce qui bloque toutes les applications et toute possibilité d'avancer.

Est-ce normal ? A qui revient normalement de mettre à jour cette base ? L'IA informe l'établissement de l'affectation des élèves au secrétariat de direction j'imagine puis le CE fait les classes et les intègre dans la bse élève.

Ici, sur la nouvelle année, nous avons 291 élèves scolarisés (pour l'année 2021-2022), 655 non scolarisés, 553 fiches bloquantes, 29 motifs de sorties imprécis et 4 redoublants (qui m'inquiètent moins que les autres).

Que faire ? Merci de vos lumières !

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La base élève dépend du secrétariat et ce n'est pas la priorité du gestionnaire en ce début d'année.
Il faut attendre que tout cela se stabilise et normalement on peut considérer que la base élève est bonne une semaine après la rentrée des élèves (parfois bien plus en lycée).
Donc voyait les horaires des agents, les commandes, le pôt de rentrée, etc... la base élève attendra quelques jours.

Le travail du gestionnaire avec la base élève c'est de la récupérer pour GFE.
A noter qu'à partir du moment où les effectifs sont connus, les régimes fixés, le gestionnaire doit avoir en sa possession une liste des élèves signée du chef d'établissement avec leur régime SRH. C'est la base de la constatation et toute modification ultérieure devra fair l'objet d'un bulletin de position signé du CE. Cette liste et ses modifications seront des documents permettant de justifier des droits constatés et des éléments qui y figurent. Ils peuvent être demandés par le comptable et lors d'un audit sur place.

Volcan, ce n'est peut-être pas la priorité mais on a besoin d'un transfert BEE vers TURBISE pour créer les nouvelles cartes de cantine, si possible avant la rentrée

Et aussi pour préparer le prélèvement auto assez vite, faire fonctionner Pronote, l'ENT etc.

Le souci n'est probablement pas grave mais doit être résolu rapidement car une base élèves propre est une priorité pour la qualité des nombreux outils qui utilisent les données de cette base.

Bonjour,

Merci de vos réponses, ca m'inquiète tout de même un peu car c'est bloquant pour pas mal de choses en effet, dont l'affectation des badges DP qui ne peut pas être faite pour des raisons variées (la principale étant que la collectivité a décidé de gérer les badges à notre place).

Est ce que je peux faire une bascule vers Turbo avec une telle BEE ? Que les élèves n'aient pas de classe, ca ne m'embête pas beaucoup, par contre, selon le secrétariat, des élèves sont affectés et toujours présents de l'année dernière alors qu'ils ne devraient pas l'être !

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volcan a écrit:

pierrotlefou a écrit:

Bonjour,
Je reprends un poste de gestionnaire après un détachement de deux ans et à ce jour, la base élèves de l'établissement n'est toujours pas à jour, ce qui bloque toutes les applications et toute possibilité d'avancer.

Est-ce normal ? A qui revient normalement de mettre à jour cette base ? L'IA informe l'établissement de l'affectation des élèves au secrétariat de direction j'imagine puis le CE fait les classes et les intègre dans la bse élève.

Ici, sur la nouvelle année, nous avons 291 élèves scolarisés (pour l'année 2021-2022), 655 non scolarisés, 553 fiches bloquantes, 29 motifs de sorties imprécis et 4 redoublants (qui m'inquiètent moins que les autres).

Que faire ? Merci de vos lumières !

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La base élève dépend du secrétariat et ce n'est pas la priorité du gestionnaire en ce début d'année.
Il faut attendre que tout cela se stabilise et normalement on peut considérer que la base élève est bonne une semaine après la rentrée des élèves (parfois bien plus en lycée).
Donc voyait les horaires des agents, les commandes, le pôt de rentrée, etc... la base élève attendra quelques jours.

Le travail du gestionnaire avec la base élève c'est de la récupérer pour GFE.
A noter qu'à partir du moment où les effectifs sont connus, les régimes fixés, le gestionnaire doit avoir en sa possession une liste des élèves signée du chef d'établissement avec leur régime SRH. C'est la base de la constatation et toute modification ultérieure devra fair l'objet d'un bulletin de position signé du CE. Cette liste et ses modifications seront des documents permettant de justifier des droits constatés et des éléments qui y figurent. Ils peuvent être demandés par le comptable et lors d'un audit sur place.

Pas de pot de rentrée à cause du delta et pour cause de trésorerie exsangue...

Je n'ai jamais été à jour avant fin septembre (en LP où on appelle toujours sur liste supplémentaire dans le courant du mois  pour compléter les classes - on attend la rentrée pour voir ceux qui sont réellement là, et ceux qui ont finalement choisi l'apprentissage pendant l'été ou autre chose....) et donner une carte à ceux qui partent deux jours après sans qu'on les revoie, pas top !

A jour signifie que les responsables, adresses soient complètes et justes,(le plus long à mettre à jour, surtout pour les nouveaux),
que les élèves sortants soient bien sortis avec les bons motifs, et que les autres soient dans les bonnes classes. (facile pour ceux de l'année précédente qu'il faut remonter d'un niveau)

Souvent, les régimes ne sont définitivement connus qu'après la rentrée, quand les élèves ont leurs emplois du temps et qu'ils voient s'ils peuvent rentrer chez eux ou pas.  (ou choisissent le café du coin,s 'ils sont majeurs !)(en lycée !)

La secrétaire est seule pour les élèves, les nouveaux AED (hyper urgent), les nouveaux profs.... ? ou bien il y a partage des tâches ?

Spoiler:

Merci de ta réponse Colombane, tu coups, tu me déconseillerais pas de faire la bascule BEE dans turbo malgré toutes les erreurs ?

Pour Turbise, le plus important c'est d'avoir un élève avec un numéro-élève-établissement (et peut-être un INE est assez fortement souhaité, mais je pense qu'un élève sans INE ne peut pas avoir de numéro-étab : ou c'est l'inverse ?). Si jamais le nom, le prénom ou la date de naissance sont retouchés, ça suivra lors des mises à jour ultérieures, a fortiori les détails comme l'adresse etc.

Turbise digère parfaitement une infinité de mises à jour SIECLE, tout comme les MachinSCO d'OpenAcadémie d'ailleurs. Donc au contraire, il faut prendre la base avec plein de défauts, et soit obtenir du CE les droits pour une personne de l'intendance pour opérer des retouches (au moins de manière saisonnière), soit faire remonter au secrétariat toutes les corrections à apporter. La seconde solution étant un excellent argument pour faire passer la première, d'ailleurs.

Attention en revanche, l'importation de la base élèves dans GFC (pour le module des prélèvements) ne peut se faire qu'une fois et une seule, et ça c'est vraiment la loose.

En tous cas, c'est en travail en collaboration avec la secrétaire de direction, avant, elles étaient faites quand, ces cartes ?

Qui a les photos ?

Il faudrait qu'elle te remplisse le minimum, et qu'elle complète ensuite ses fiches. De toute façons, la vie sco a besoin de coordonnées à jour également... L'urgent, ce sont les divisions qui vont rentrer jeudi. Pour les autres niveaux, les élèves ont gardé leurs cartes de l'an dernier, ou bien elles ont été rendues à la fin de l'année, pour ne pas être perdues pendant les vacances ou oubliées ?

Tu es en collège, lycée général ou lycée pro ?

Pour mémoire, TrombinoSCO fabrique des cartes nickel, sans effort, sans risque d'erreur, infalsifiables. Le logiciel est gratuit, l'imprimante à cartes non mais elle est rentabilisée en deux ou trois ans rien que par rapport à une pré-impression des cartes à rabat autocollant.

Dans la pratique de mes établissements l'utilisant, on lançait la fabrication des cartes l'après-midi de la pré-rentrée des profs, là forcément les classes sont constituées, et comme l'imprimante peut sortir dans les 150 cartes à l'heure, le matin de la pré-rentrée on a toutes les cartes des secondes qu'on leur distribue. On lance l'impression des premières qui pourront les attraper à 14 heures, et dans l'après-midi on imprime les terminales qui débarquent le lendemain matin. Flux tendu mais peinard.

Je pratique uniquement pour les 2E, les autres élèves conservant leur carte d'une année sur l'autre.
Pour ceux-là, intégration de la base élève la veille de la rentrée des profs car elle bouge encore tous les jours actuellement, puis constitution des cartes dans la foulée. Je me cogne aussi la petite photo à coller. Si je me démerde bien, l'an prochain, je refile la photo aux AED.

Xena a écrit:

Je pratique uniquement pour les 2E, les autres élèves conservant leur carte d'une année sur l'autre.
Pour ceux-là, intégration de la base élève la veille de la rentrée des profs car elle bouge encore tous les jours actuellement, puis constitution des cartes dans la foulée. Je me cogne aussi la petite photo à coller. Si je me démerde bien, l'an prochain, je refile la photo aux AED.

Nan : si tu te démerdes bien, l'année prochaine tu auras acheté une imprimante à badges, et ton CE, son adjoint, les CPE et les AED te lècheront les pieds.

L'intendant zonard a écrit:

... ton CE, son adjoint, les CPE et les AED te lècheront les pieds.

Beurk, je crois que je vais garder mon système.

On a une imprimante à badge pour les cartes etudiants/lycéens. Mais à partir de cette année, ils peuvent avoir une carte dématérialisée avec Pronote et comme ils ont tous un téléphone. Plus besoin de faire de carte.

Le début de l'affaire : c'est d'avoir une photo.... qu'elle soit du photomaton, ou en jpg... où sont les photos ?

Pendant que tu les cherches, la secrétaire peut avancer sur ses divisions....

Colombane a écrit:

Le début de l'affaire : c'est d'avoir une photo.... qu'elle soit du photomaton, ou en jpg... où sont les photos ?

Pendant que tu les cherches, la secrétaire peut avancer sur ses divisions....

Un vieux notebook (sous XP), le logiciel libre Générateur de photos d'identité, une webcam récente HD, un fond uni clair (mais pas blanc), et hop pour zéro euro on a un studio photo dans lequel les élèves se tirent le portrait eux-mêmes. On fait ça sur les chaînes d'inscription.

Mais quelle a été l'organisation dans cet établissement ?

Sur les chaînes d'inscription, l'AED faisant l'accueil-orientation fait s'asseoir chaque élève devant le PC, lui dit de cliquer là et de valider si La photo lui convient. Puis il prenait le clavier pour saisir le nom puis prénom en référence provisoire de la photo, et envoie l'élève au stand suivant.

Au moment où la base élèves arrive dans TrombinoSCO, en version 3 désormais on clique pour aller chercher la photo qui se trouve automatiquement copiée avec la bonne référence en dur dans le système. La collection de photos ainsi construite peut être sauvegardée, elle peut évoluer à volonté. Quand j'avais un élève arrivant dans le bahut à une date improbable (classe d'accueil...), je le prenais en photo avec mon téléphone mobile, c'était plus pratique que de booter la machine-studio.

Re-bjr à tous et merci de vos réponses

Je suis en lycée pro, les nouveaux entrent jeudi et il était prévu que la CT enverrait ses cartes pendant l'été mais rien n'est prêt pour la rentrée et il faudra sans doute leur distribuer de nouveaux badges temporaires (ceux de l'année dernière).

je vais partir sur une bascule pas à jour de la BEE, et puis alleluia, comme pour tout le reste dans cet établissement.