Commander à l'UGAP ne peut pas plaire à tout le monde ..

Bonsoir à tous,
Ce post est la suite de ce que j’ai évoqué ici : https://gestionnaires.actifforum.com/t41232-commande-pour-aider-une-association-et-autres-questions 
Pour faire suite aux échanges précédents, la situation commence à rentrer dans l’ordre mais la bataille n’est pas gagnée.
1- Commençons par les fournitures de bureau :
Ayant remarqué des commandes de plus en plus importantes chez le même fournisseur et ce, depuis mon arrivée à l’établissement, j’ai décidé de comparer les prix de ce dernier avec ceux de l’UGAP.  Le même panier coûte chez Machin 305€ et à l’UGAP 118€ (livraison au bureau incluse) !
Je passe directement la commande à l’UGAP. Le lendemain la secrétaire, habituée à accueillir le commercial à l’intendance, était sous le choc… J’ai néanmoins expliqué les raisons de mon choix (le prix). Sa réponse, un peu triste, « les autres établissements travaillent avec lui ».  Je passe à autre chose.
Quelques jours plus tard je tombe, sans faire exprès, sur un message envoyé par la secrétaire au commercial s’excusant de la situation et assurant ce dernier, je cite, « qu’elle espère continuer à se battre avec le gestionnaire pour continuer à travailler avec lui » !!! J’étais surpris mais je n’ai rien dit. Sans être paranoïaque, je m’interroge toujours pourquoi elle veut absolument commander chez ce même fournisseur malgré ses tarifs élevés ?
2- Les produits d’entretien :
Pareil, on commande souvent chez le même, les tarifs sont acceptables mais en l’absence d’offre concurrente, je teste l’UGAP. Pas mal mais pas sur tous les produits. J’ai expliqué à l’agent chef (lingère aussi) qu’on doit tester les autres solutions et qu’il n’est pas possible de continuer à commander toujours chez le même. Je n’exclus pas non plus de commander local mais pas à n’importe quel prix.
Il faut savoir que je refuse systématiquement les sollicitations des commerciaux. Ces derniers vont alors souvent démarcher le chef de cuisine et la lingère et demande d’installer tel truc pour exiger de commander chez lui les produits qui vont avec ! technique bien rodée.
Récemment, j’ai entendu de certains agents que certains fournisseurs « menacent » d’enlever des centrales de nettoyage de la cuisine si on ne continue pas à commander les produits chez eux ! Je ne savais pas que ces appareils étaient offerts !
Me voilà donc confronté aux pressions des commerciaux d’une part, et de la résistance d’une partie des personnels de l’autre.
Certes, je ne veux aller en guerre contre tout le monde mais je ne compte pas me laisser impressionner par les pressions commerciales de certaines boites du coin.
Si vous étiez à ma place, quelle démarche envisagez-vous pour changer les pratiques « en douceur » ?
Au plaisir de vous lire ...

Acheter directement les centrales de désinfection... Ca évite d'être lié à un fournisseur...

J'ai pensé à cette solution. C'est vrai il faut au départ un petit budget pour les acquérir. Si vous avez des références et des offres sympa je suis preneur !

Bonjour,

Mettre en concurrence vous envisagez?
Il n'y a pas un groupement de commande dans votre département?

Expliquez à la secrétaire la notion de délit de favoritisme !

Il se peut que tu aies des produits qui soient liés à des "centrales"  fournisseur.
Qu'à cela ne tienne !
A chaque fois que je change de fournisseur parce que mon marché change, ils me prêtent tous les distributeurs qui vont avec.
Donc, hormis un ou deux produits pour lesquels c'est très chiant de changer, pour le reste c'est de la bouse, ce que te sortes les commerciaux.

Expliquez la mise en concurrence obligatoire. Adhérez à des groupements d'achat et expliquez l'obligation ensuite à la secrétaire d'acheter sur ce groupement. Faire un MAPA. Lui "ordonner" de chercher le meilleur tarif et faire des contrôles ponctuels pour vérifier.

Par principe, je ne me fais prêter aucun matériel avec une contrepartie d'acheter le produit chez le fournisseur après... Le seul truc de prêter est la centrale du lave vaisselle en plonge

A une époque, un commercial m'avait contourné en allant voir mon magasinier bien trop gentil. J'ai rappelé à l'ordre mon magasinier de ne pas faire visiter nos réserves aux commerciaux. Etre ferme avec les commerciaux. Les commerciaux, je les reçois seul ou bien avec mon magasinier mais il ne les reçoit jamais seul.

Elle a peur de perdre tous ses cadeaux, la secrétaire ?
Ne pas hésiter auprès des fournisseurs, notamment les fournitures de bureau, à faire enlever l'envoi automatique des cadeaux dans les colis. Ils font parfois de la résistance, mais lorsqu'on leur dit qu'on ira voir ailleurs, ça marche. Et rappeler aux fournisseurs que les cadeaux directement remis aux personnels c'est interdit aussi.

Par principe ne multipliez pas les fronts, ne vous battez pas contre tous en cas de problème on reconnaîtra que avez raison sur le fond mais que la forme est par trop maladroite.
Commencez donc par les fournitures administratives et laissez les cuisines et l'entretien terminer l'année tranquillement, le passage à de nouveaux produits d'entretien n'est pas chose aisé et demande l'engagement de l'agent chef.
Peut-être existe-t-il un marché géré par la CT pour ces produits, déclarez alors que c'est une décision de la CT et que vous ne pouvez pas aller contre l'avis de l'employeur de ses personnels (en général ça calme)

Mad Max a écrit:

Elle a peur de perdre tous ses cadeaux, la secrétaire ?
Ne pas hésiter auprès des fournisseurs, notamment les fournitures de bureau, à faire enlever l'envoi automatique des cadeaux dans les colis. Ils font parfois de la résistance, mais lorsqu'on leur dit qu'on ira voir ailleurs, ça marche. Et rappeler aux fournisseurs que les cadeaux directement remis aux personnels c'est interdit aussi.

Disons plutôt que c'est le charme des relations humaines et que le passage d'un commercial sympathique est un moment apprécié qui tranche de la grisaille du quotidien (en tous cas un peu de chaleur humaine ne fait pas le poids contre une commande dématérialisée)

Le recours à l'UGAP est le seul moyen d'éviter les MAPA et autres mises en concurrence. De plus, c'est imparable par rapport aux "pas contents" : je respecte le code des marchés publics, je commande à l'UGAP, point barre. (non je ne travaille pas pour cet organisme....    ).
Quand j'étais gestionnaire, c'était UGAP, UGAP et UGAP (même pour les photocopieurs, ça marche !)

avec un seuil de MAPA à 40.000 € HT, je pense que l'UGAP ne s'impose pas pour être dans les règles de la commande publique pour de nombreuses EPLE / familles et faire un peu de mise en concurrence et de recherche plutôt que juste acheter sur un catalogue, c'est quand même pas mal

Encadre en couleur et en grand format, dans le bureau de la gentille secrétaire et celui du cuisinier et dans la lingerie, le texte suivant :

Citation :

CODE PENAL - Article 432-14

Est puni de deux ans d'emprisonnement et de 30 000 euros d'amende le fait par une personne dépositaire de l'autorité publique ou chargée d'une mission de service public ou investie d'un mandat électif public ou exerçant les fonctions de représentant, administrateur ou agent de l'Etat, des collectivités territoriales, des établissements publics, des sociétés d'économie mixte d'intérêt national chargées d'une mission de service public et des sociétés d'économie mixte locales ou par toute personne agissant pour le compte de l'une de celles susmentionnées de procurer ou de tenter de procurer à autrui un avantage injustifié par un acte contraire aux dispositions législatives ou réglementaires ayant pour objet de garantir la liberté d'accès et l'égalité des candidats dans les marchés publics et les délégations de service public.

L'UGAP n'est pas forcément le seul moyen d'acheter, cependant il présente des avantages :
 - au dessus de 40000€ HT, il permet de s'exonérer d'une mise en concurrence type MAPA
 - sur de nombreux produits utilisés par les établissements, les prix proposés sont plutôt compétitifs (pas toujours les moins chers). Papeterie, consommables d'impression, copieurs, produits d'entretien c'est pas mal ... Si je prend la papeterie par exemple, l'offre est certes réduite par rapport au catalogue complet d'autres spécialistes, mais les tarifs proposés (sans négociation, demande de prix etc) sont très corrects.
 - les tarifs sont disponibles en temps réel et il n'y a pas besoin de négocier des heures pour avoir le sentiment que le prix est enfin définitif.

Après l'UGAP a quelques faiblesses parfois :
 - des délais ou des conditions de livraison plus longs parfois que chez d'autres prestataires
 - difficile d'avoir le mouton à 5 pattes ou des références non standard
 - tarifs très élevés sur certains produits.
 - en cas de litige/SAV c'est un peu pénible de passer par l'intermédiaire de l'UGAP

Pour résumer, je trouve que l'UGAP présente plutôt de bon avantages tant sur le plan des règles d'achat public, que de facilité d'accès ou des conditions économiques du marché.

Dernier point, j'ai beaucoup apprécié que les références de gel hydroalcoolique par exemple ne changent pas toutes les semaines via l'UGAP... J'utilise la même référence depuis 1 an maintenant et c'est simple en terme de logistique.

l'int.int a écrit:

avec un seuil de MAPA à 40.000 € HT, je pense que l'UGAP ne s'impose pas pour être dans les règles de la commande publique pour de nombreuses EPLE / familles et faire un peu de mise en concurrence et de recherche plutôt que juste acheter sur un catalogue, c'est quand même pas mal

Certes, mais les fournitures de bureau sont un poste de dépenses où les petits ruisseaux font souvent les grandes rivières qui débordent en fin d'exercice.
Une commande globale à l'UGAP permet de constituer un bon stock à des tarifs des plus concurrentiels, et d'éviter le "coup par coup" qui finit par devenir très... coûteux.

La question du groupement de commande reste posée.

Gestionnerfs a écrit:

Bonsoir à tous,

Pour faire suite aux échanges précédents, la situation commence à rentrer dans l’ordre mais la bataille n’est pas gagnée.
1- Commençons par les fournitures de bureau :
Ayant remarqué des commandes de plus en plus importantes chez le même fournisseur et ce, depuis mon arrivée à l’établissement, j’ai décidé de comparer les prix de ce dernier avec ceux de l’UGAP.  Le même panier coûte chez Machin 305€ et à l’UGAP 118€ (livraison au bureau incluse) !
Je passe directement la commande à l’UGAP. Le lendemain la secrétaire, habituée à accueillir le commercial à l’intendance, était sous le choc… J’ai néanmoins expliqué les raisons de mon choix (le prix). Sa réponse, un peu triste, « les autres établissements travaillent avec lui ».  Je passe à autre chose.
Quelques jours plus tard je tombe, sans faire exprès, sur un message envoyé par la secrétaire au commercial s’excusant de la situation et assurant ce dernier, je cite, « qu’elle espère continuer à se battre avec le gestionnaire pour continuer à travailler avec lui » !!! J’étais surpris mais je n’ai rien dit. Sans être paranoïaque, je m’interroge toujours pourquoi elle veut absolument commander chez ce même fournisseur malgré ses tarifs élevés ?
2- Les produits d’entretien :
Pareil, on commande souvent chez le même, les tarifs sont acceptables mais en l’absence d’offre concurrente, je teste l’UGAP. Pas mal mais pas sur tous les produits. J’ai expliqué à l’agent chef (lingère aussi) qu’on doit tester les autres solutions et qu’il n’est pas possible de continuer à commander toujours chez le même. Je n’exclus pas non plus de commander local mais pas à n’importe quel prix.
Il faut savoir que je refuse systématiquement les sollicitations des commerciaux. Ces derniers vont alors souvent démarcher le chef de cuisine et la lingère et demande d’installer tel truc pour exiger de commander chez lui les produits qui vont avec ! technique bien rodée.
Récemment, j’ai entendu de certains agents que certains fournisseurs « menacent » d’enlever des centrales de nettoyage de la cuisine si on ne continue pas à commander les produits chez eux ! Je ne savais pas que ces appareils étaient offerts !
Me voilà donc confronté aux pressions des commerciaux d’une part, et de la résistance d’une partie des personnels de l’autre.
Certes, je ne veux aller en guerre contre tout le monde mais je ne compte pas me laisser impressionner par les pressions commerciales de certaines boites du coin.
Si vous étiez à ma place, quelle démarche envisagez-vous pour changer les pratiques « en douceur » ?
Au plaisir de vous lire ...

Comme le dit l'IZ la pratique de la secrétaire (même si on est en dessous des 40 000 € HT annuels *) me semble constituer un beau délit de favoritisme, ou, pour les puristes, un délit d'octroi d'avantage injustifié.


* Crim. Cour Cass 14 février 2007 : n° 06-81.924

et on pourrait, au regard du mail, s'interroger sur la loyauté de ladite fonctionnaire...

Merci beaucoup pour vos réponses.
Il n'est pas impossible que le commercial propose des cadeaux (à deux sous) en fin d'année. D'ailleurs j'étais choqué que personne ne s'est posé la question de la légalité de la pratique et c'est ça qui m'a mis la puce à l'oreille  
Concernant les tarifs de l'UGAP, je les trouve extrêmement compétitifs sur les fournitures et la livraison au bureau est vraiment un plus.
Exemple, j'ai acheté récemment sur l'UGAP un massicot costaud à 360€ alors qu'il est affiché à 600€ chez le fabricant et sur Amazon, voir 800€ à Darty !    
Dans mon coin, il n'y a aucun groupement de commande, même pas la restauration scolaire et s'il y a une urgence à faire un MAPA, c'est bien sur ce poste de dépense. Ce qui va déplaire à la CT qui mise sur le tout local avec des engagements et des chartes à signer tout au long de l'année.
J'essaye avec diplomatie d'expliquer à tous les acteurs concernés qu'en tant qu’acheteur public, on doit se plier aux règles du code la commande publique. Une question qui, hélas, n'a visiblement jamais été posée par mon prédécesseur.

Gestionnerfs a écrit:

Ce qui va déplaire à la CT qui mise sur le tout local avec des engagements et des chartes à signer tout au long de l'année.

Ce qui n'empêche pas d'adapter le mapa à l'achat local en introduisant des critères environnementaux ou de qualité nutritionnelle, par exemple...

Je suis peut-être butée, mais je n'ai toujours pas compris pourquoi la qualité nutritionnelle d'un aliment provenant de son département ou des départements limitrophes serait supérieure à celle provenant d'un département situé à 200 km du notre.
Du coup je ne vois pas bien non plus comment inclure cet ineptie dans un MAPA ....

AUBEGM a écrit:

Je suis peut-être butée, mais je n'ai toujours pas compris pourquoi la qualité nutritionnelle d'un aliment provenant de son département ou des départements limitrophes serait supérieure à celle provenant d'un département situé à 200 km du notre.
Du coup je ne vois pas bien non plus comment inclure cet ineptie dans un MAPA ....

Là c'est mamie Ginette qui nous livre les prunes tous les jeudis matin, et on voudrait lui faire faire plus de 200 kms! 

Remettre la secrétaire à sa place! Ne pas hésiter à changer de fournisseurs en cas d'abus (on n'a d'action chez personne). Le prix n'est pas tout: si ça met  mois pour arriver, c'est aussi un  problème...

LRDFDLVDGJQCA a écrit:

AUBEGM a écrit:

Je suis peut-être butée, mais je n'ai toujours pas compris pourquoi la qualité nutritionnelle d'un aliment provenant de son département ou des départements limitrophes serait supérieure à celle provenant d'un département situé à 200 km du notre.
Du coup je ne vois pas bien non plus comment inclure cet ineptie dans un MAPA ....

Là c'est mamie Ginette qui nous livre les prunes tous les jeudis matin, et on voudrait lui faire faire plus de 200 kms! 

Elle livre prune par prune???

AUBEGM a écrit:

Je suis peut-être butée, mais je n'ai toujours pas compris pourquoi la qualité nutritionnelle d'un aliment provenant de son département ou des départements limitrophes serait supérieure à celle provenant d'un département situé à 200 km du notre.
Du coup je ne vois pas bien non plus comment inclure cet ineptie dans un MAPA ....

Pour acheter local sans faire de localisme (ce qui est interdit) il faut ajouter dans les critères de la consultation des critères tels que le développement des approvisionnements directs ou les performances en matière de protection de l’environnement (Par exemple : apprécier la qualité des offres au regard de l’effort de réduction de gaz à effet de serre notamment pour le transport des fournitures ou les déplacements des personnels).

Mad Max a écrit:

Ce qui n'empêche pas d'adapter le mapa à l'achat local en introduisant des critères environnementaux ou de qualité nutritionnelle, par exemple...

C'est cette mention là qui m'a fait réagir, les critères environnementaux sont eux plus facilement intégrables dans nos marchés.

AUBEGM a écrit:

Mad Max a écrit:

Ce qui n'empêche pas d'adapter le mapa à l'achat local en introduisant des critères environnementaux ou de qualité nutritionnelle, par exemple...

C'est cette mention là qui m'a fait réagir, les critères environnementaux sont eux plus facilement intégrables dans nos marchés.

La qualité nutritionnelle peut être évaluée par la demande des fiches produits et leur étude ; c'est ce qui se passe dans les groupements d'achat avec le cas échéant le concours d'un diététicien.

Bien sûr mais il n'y a pas de raison qu'un approvisionnement local garantisse une qualité nutritionnelle supérieure. 
Seuls les critères environnementaux peuvent plaider en faveur d'un approvisionnement local.