Bonsoir,

J’ai une question un peu naïve, mais pouvez-vous me confirmer que l’adjoint-gestionnaire n’intervient pas dans la présentation du compte financier en CA ?
Et que son « seul » travail est le rapport de l’ordonnateur ?

Cette question est juste un relent d’angoisse suite à une expérience désastreuse il y a 2 ans

Merci !

Je dirais qu'en théorie, il doit/peut présenter le rapport de gestion de l'ordonnateur.

Le cofi est, en grande partie, un acte de l'ordonnateur...
C'est le compte rendu de l'execution budgétaire.
Le bras armé du CE, c'est le gestionnaire, donc...
Mais par habitude, c'est l'AC qui présente tout.

Sauf pour un CE, mes gestionnaires ont toujours présenté le volet budgétaire du cofi sauf quand ils préféraient que je le fasse.

À vous lire, je me dis que demain à la première heure je vais éclaircir ce point avec l'AC car je n'ai pas du tout envie (ni l'intention) de vivre le cauchemar d'il y a 2 ans. Ce fut ma 1ère et dernière présentation, ça laisse des traces   

Concernant la situation actuelle, ce qui m'incite à demander à l'AC de faire la présentation :

- j'effectue un remplacement depuis début novembre, je n'ai donc pas une grande visibilité sur l'exercice 2020
- il n'y a eu aucun contact ni aucune passation avec la collègue que je remplace (donc aucune idée du pourquoi du comment)
- quand je demande des éclaircissements à la secrétaire, elle me répond qu'elle ne sait pas car "le budget elle ne gère pas"
- la CE est arrivée en septembre, pas beaucoup d'éclairage de ce côté-là non plus.

Sur le rapport de l'ordo, je ne me suis pas cassé la tête, la diminution (parfois spectaculaire) de recettes et de dépenses, ainsi que l'écart entre prévisionnel et réel ont peu ou prou la même explication : la crise sanitaire. Elle a bon dos, mais il faut bien qu'elle serve à quelque chose.
Plus sérieusement, voyages annulés, confinements et cantines désertées sont autant d'effets sur le budget.

Merci de vos réponses (Bozinchu, j'ai failli avoir des sueurs, heureusement qu'il y a la dernière phrase !).

Le compte rendu de gestion est une compétence de l'ordonnateur donc du gestionnaire. Mais par exception et en l'accord de chaque partie, le comptable peut s'en charger.

Je suis fixée : je présente le rapport de l’ordo, l’AC enchaîne sur les chiffres.
Bon, grosse préparation psychologique pour moi 

Pas de stress, les membres du conseil d'administration ne peuvent voter contre le compte financier.
ils se contentent de l'approuver avec ou sans réserve.

@catiteo : pas de stress, fais un powerpoint très simple, mets le moins de chiffres possibles, contente de rester sur les volumes financiers, les points qui te semblent importants et sur lesquels tu ne seras pas déstabilisées.

Pour les détails, on peut les mettre dans le rapport du cofi et inviter les membres du CA à s'y réferer en tant que de besoin.

Mon PPT doit faire 15 diapos, très synthétique et les membres comprennent souvent très bien !


Puis entre nous, ce n'est pas un sujet qui passionne les foules.

Oui, faut faire schématique. Je me souviens de cofis où le gestionnaire énuméré tous les voyages, sorties, projets, acquisition.... soporifique au possible.
Le mieux est d'envoyer à l'avance aux membres les rapports de l'ordo et du comptable puis de faire une présentation rapide (inutile de relire le rapport au CA) en laissant la possibilité de questions.

L'idée est que l'ordonnateur (donc le gestionnaire) a présenté un budget qui reste un acte prévisionnel et qu'à la fin il (donc...) fait le bilan de l'exécution, insistant surtout sur les écarts significatifs entre prévisions et réalisation et en expliquant le pourquoi. Plus de contexte que de chiffres : le COVID mais aussi l'absence x temps du GM titulaire...

Comme le disent les collègues, il n'y a aucune raison de stresser.

J'ai eu une AC qui me laissait tout présenter (avec mon accord) - et n'est venue qu'au 1er CA de Cofi, puis plus jamais.
Et plus souvent j'ai présenté la gestion, l'AC la partie analyse fi et, en tant qu'AC, c'est ce que je fais avec mes ER.
Et je conseille que le rapport soit exhaustif et la présentation - encore une fois, comme l'ont également dit les collègues -, très synthétique. Les administrateurs savent lire. Ils ont eu le rapport, ils ont un diaporama sous les yeux... La/le gestionnaire peut (doit !) se contenter de ne donner que les éléments clés, les chiffres ou événements marquants.
C'est aussi l'occasion de dire qu'on dépense moins pour la pédagogie pure parce qu'on paie beaucoup de copies, de lumières et de chauffage...

Merci beaucoup pour vos conseils, que je vais appliquer.

Aller à l'essentiel, être concis(e) et ne pas rechercher l'exhaustivité. 

Ca me changera de mon fonctionnement habituel, mais je vais prendre le risque de vous écouter et de m'en porter que mieux 

revenons aux fondamentaux
Article R421-77
A la fin de chaque exercice, l'agent comptable en fonctions prépare le compte financier de l'établissement pour l'exercice écoulé...

Le compte financier est visé par l'ordonnateur, qui certifie que le montant des ordres de dépenses et des ordres de recettes est conforme à ses écritures.
Avant l'expiration du quatrième mois suivant la clôture de l'exercice, le conseil d'administration arrête le compte financier après avoir entendu l'agent comptable ou son représentant et affecte le résultat....


Peu importe qui présente le compte fi (ordo, gestionnaire, ac), c'est le compte fi préparé par l'agent comptable, certifié par l'ordo 
mais l'agent comptable doit au moins causer un peu... (sinon, l'arrêt du compte fi par le CA est entaché d'un vice ...de droit)

Bozinchu a écrit:

Le cofi est, en grande partie, un acte de l'ordonnateur...
C'est le compte rendu de l'execution budgétaire.
Le bras armé du CE, c'est le gestionnaire, donc...
Mais par habitude, c'est l'AC qui présente tout.

Mon c.l! celui qui me verra présenter le rapport partie ordo n'est pas né. Chacun son job et si l'AC fait tout alors tout le bousin devient un truc du comptable et tout le monde s'en tamponne.

volcan a écrit:

Oui, faut faire schématique. Je me souviens de cofis où le gestionnaire énuméré tous les voyages, sorties, projets, acquisition.... soporifique au possible.
Le mieux est d'envoyer à l'avance aux membres les rapports de l'ordo et du comptable puis de faire une présentation rapide (inutile de relire le rapport au CA) en laissant la possibilité de questions.

J'ai passé mon COFI au CA le 12 février. 1/4 d'heure tout compris, avec questions -réponses. 4 ou 5 chiffres clés, une p'tite explication des effets de la crise sanitaire, puis vote tout le monde les 2 bras levés et bien content d'avoir compris.
J'ajoute qu'il est évident que les administrateurs avaient pris le temps de lire le rapport qui leur était parvenu dans les délais légaux, les rares questions étant pertinentes.
Même pas de PPT, que dalle, juste projection du rapport et des crobars COGEFI.
Faut déstresser, si vous n'avez pas volé le clébard vous ne risquez rien.

Je confirme : je vais aller au plus concis

Effectivement aller au plus concis dans ta situation est certainement la meilleure piste ...

Il est aussi indispensable de se caler soigneusement au préalable avec l'AC et le CE pour éviter des situations aussi gênantes que douloureuses ...

Pour ma part, je fais plutôt assez long, mais les administrateurs semblent intéressés, je parle autant de l'évolution du nb de boursiers par tranche que, des dépenses effectuées par prélèvement sur FDR, que des évènements 'marquants' sur chaque service (je ne fais pas du ligne par ligne ), que de l'évolution de la fréquentation du SRH, du patrimoine, des dettes, des créances etc ... et je m'aide énormément de REPROFI/COGEFI pour rendre tout cela attrayant

Des millions de mercis au collègue qui a développé ces outils d'une simplicité enfantine et qui donnent des résultats justes et époustouflants !!!

En plus chaque année, je progresse dans ma compréhension de la compta grâce à ces outils car on peut à chaque fois aller un peu plus loin ...

C'est juste extraordinaire et pour moi très symbolique de ce que nous pouvons faire (certes bien plus modestement) chacun à notre niveau : concevoir des outils, partager des pratiques, mettre en œuvre des projets que l'on partage  ...  

Quand je vois le boulot incroyable et les merveilleux outils que construisent les collègues dans leurs bahuts et qui ne sont pas mutualisés, je me dis que c'est bien dommage et qu'on perd des occasions de faire encore plus progresser notre profession ...

Tiens pour expliquer le COFI je fais un lien vers une diapo de présentation du COFI dont le succès ne se dément pas au fil des années ... http://intendancezone.net/spip.php?article937

Merci Nicolas pour ton intervention.
Je suis d’accord que certains collègues ne sont pas reconnus à leur juste titre pour le travail et l’investissement qui sont les leurs. Ce qui rend d’autant plus noble leur démarche de participer à l’amélioration du service, du travail des autres et de leur vie professionnelle, j’en suis témoin

Quant à ta présentation, elle donne envie d’assister à ton CA

Le jour où je serai AC...ah ben non, puisque je ne le serai jamais   

Merci encore pour ce retour enrichissant !

catiteo a écrit:

(...)Le jour où je serai AC...ah ben non, puisque je ne le serai jamais   

Je parie le contraire

C’est flatteur ! Mais chacun à sa place et la mienne n’est pas dans une agence comptable... je pense !
Mais qui sait ? J’en apprends tellement sur ce forum 

catiteo a écrit:

C’est flatteur ! Mais chacun à sa place et la mienne n’est pas dans une agence comptable... je pense !
Mais qui sait ? J’en apprends tellement sur ce forum 

Je suis dans le même état d'esprit... 

Ahah !!! Voyons ce que l’avenir nous apportera 

volcan a écrit:

Oui, faut faire schématique. Je me souviens de cofis où le gestionnaire énuméré tous les voyages, sorties, projets, acquisition.... soporifique au possible.
Le mieux est d'envoyer à l'avance aux membres les rapports de l'ordo et du comptable puis de faire une présentation rapide (inutile de relire le rapport au CA) en laissant la possibilité de questions.

Goldored a écrit:

Comme le disent les collègues, il n'y a aucune raison de stresser.

J'ai eu une AC qui me laissait tout présenter (avec mon accord) - et n'est venue qu'au 1er CA de Cofi, puis plus jamais.
Et plus souvent j'ai présenté la gestion, l'AC la partie analyse fi et, en tant qu'AC, c'est ce que je fais avec mes ER.
Et je conseille que le rapport soit exhaustif et la présentation - encore une fois, comme l'ont également dit les collègues -, très synthétique. Les administrateurs savent lire. Ils ont eu le rapport, ils ont un diaporama sous les yeux... La/le gestionnaire peut (doit !) se contenter de ne donner que les éléments clés, les chiffres ou événements marquants.
C'est aussi l'occasion de dire qu'on dépense moins pour la pédagogie pure parce qu'on paie beaucoup de copies, de lumières et de chauffage...

Je retiens CONCIS ! Merci !
CA COFI à la fin du mois et je pensais faire du concis. Mon prédécesseur faisait un rapport de 23 pages et quand je l'ai regardé en pensant me caler dessus j'en ai eu des sueurs froides.
Etant une littéraire ça sera petit paragraphe explicatif par service et basta et en plus c'est ce que m'a proposé de faire mon AC en disant qu'une page c'était suffisant (coeur sur lui)

Plus que "concis", c'est le terme "pertinent" qu'il faut retenir.
Il faut faire sortir les éléments qui ont du sens, aussi bien à l'oral que dans le rapport.

Personnellement je pense qu'il y a le rapport de gestion, le rapport d'analyse financière et leur présentation en CA.
Que la présentation en CA soit concise, oui ... avec des éclairages sur des thématiques particulières quand nécessaire... pertinent comme le dit Goldored me semble plus adéquat.
Par contre le rapport de gestion doit quand même constituer un document un peu poussé où l'on s'interroge sur sa gestion et il est important que ce document soit un peu fouillé pour être un outil d'analyse et d'aide à la décision de l'adjoint-gestionnaire et de l'ordonnateur. Je suis en LP, cela a plus d'importance que dans un collège et il y a davantage de matière c'est certain. Mais par exemple dans un collège une analyse un peu poussée sur les fonds sociaux peu être intéressante notamment au regard des sorties et voyages ... Je pense que c'est le moment de prendre du recul sur sa gestion et lever un peu le nez du guidon même si ce n'est pas évident de se dégager du temps. Je pense que se contenter de faire des extractions et d'appuyer sur un bouton pour présenter des diapos, sans faire de réelle analyse par ailleurs ne permets pas d'assurer les vrai rôles d'analyse et de conseil des adjoints-gestionnaires et des agents comptables. Et je ne remets absolument pas en cause les outils COGEFI et REPROFI mais l'utilisation qui en est faite par certains collègues pour lesquels le degré d'analyse se limite au descriptif du graphique et considère que le taf est fait et bien fait.

Goldored a écrit:

Plus que "concis", c'est le terme "pertinent" qu'il faut retenir.
Il faut faire sortir les éléments qui ont du sens, aussi bien à l'oral que dans le rapport.

Je n'allais pas oublier la pertinence du rapport.

Je viens d'arriver sur le poste donc je ne vais pas me lancer dans un truc poussé de 23 pages, d'ailleurs mes formateurs m'ont dit que c'était énorme.
Je pensais parler du FS, des boursiers et de chaque service : ALO et la ligne COVID par exemple, les sorties non réalisées, SRH et la baisse des recettes et les économies faite par les marchés.
De toute façon j'enverrai mon brouillon à mon AC et il me donnera sûrement des corrections à apporter 

Je pense que vous devriez  déjà vous penchez sur ce que vous aurez à produire conformément à l'instruction M9-6 Op@le avec une réelle distinction entre le compte rendu de gestion du seul domaine de l'ordonnateur (page 303) et l'annexe du comptable (page 304) avec ces 5 parties obligatoires (et littéraires).