Pas bien organisée

Bonjour
Je suis FDP et ai à ma charge 6ETR. Tout va bien. Mes dossiers dans les armoires sont bien classés, là tout est ok.

Mon seul problème est mon manque d'organisation au niveau des demandes, des suivis etc.. des ETR.
Mon bureau est envahi de post-it "College Machin doit m'envoyer le RIB", " College Truc a eu un chèque impayé, à capter sur la bourse de l'eleve x", "relancer le college Bidule car il manque un ORVT "
Et mon cerveau est envahi lui aussi, et ma mémoire qui pourtant fonctionne trés bien me dit parfois "ooohhh tu peux pas te debrouiller toute seule et me laisser un peu tranquille!!"

Outre le fait que le budget post it est faramineux, c'est pas sérieux cette pseudo organisation.

Comment faire trés concretement:
- un cahier ou je note TOUT et je barre a chaque fois ?
- un cahier à onglet , par ETR, ou je note tout aussi?
- un cahier par ETR?



J'ai un peu honte de ma question mais j'assume, cachée derriere un pseudo, on est entre nous

Merci les amis

je pense qu'il n'y a pas vraiment de réponse
Moi j'ai un grand tableau blanc et je fais (quand j'ai le temps) la liste dessus de ce que j'ai à faire..
Et après j'efface au fur et à mesure..
De temps en temps (style le jour de la fête des mères) plein de bonne résolution, je fais une liste...
Mais comme on a tout le temps des trucs à faire, je ne me tiens pas à la dite liste...
J'ai moi aussi plein post-it...

Je 'ai qu'un conseil/proposition à faire...
Pas de procrastination....
Tu as besoin d'un RIB , tu harcèles le clg au téléphone...
Tu veux un Orvt ou une réimputation, tu harcèles le clg au téléphone...
La deuxième partie de la proposition peut se marier avec n'importe quelle première partie....

Et surtout tu ne passes pas à autre chose tant que ce n'est pas fait...

Après c'est plus facile à écrire qu'à mettre en oeuvre

Si le RIB est manquant tu ne passes pas le mandatement et le GM repart avec, comme ça la balle (le post-it) est dans son camp. Et tu fixes des délais : sans le bon doc dans une semaine le mandat est rejeté, etc..

Bonjour,
Il y a une possibilité avec un logiciel présent dans toutes les intendances, Excel (ou Calc pour ceux qui n'ont rien ou sont fans du libre, cela fait le même travail en gratuit).
Une feuille par établissement, une ligne avec ce qu'il faut régler, date de constatation du problème, solution à apporter, date de la demande, date de clôture.
Tu peux ajouter d'autres colonnes, mettre des listes déroulantes pour les problèmes récurrents, et arranger à "ta sauce" le fichier.
Incident clôt, tu mets une couleur de fonds pour visualiser ce qui est fait et ce qui reste.
C'est mieux avec un écran de 27'' en QHD pour voir plus d'informations en même temps.
Et puis cela te fera une grosse économie de post'it!
Une sauvegarde régulière sur un support externe ou sur le serveur et tu as une bonne base pour libérer ton cerveau des informations parasites.

Pour compléter, un truc tout con mais qui soulage le service Intendance c'est deux cahiers de demandes en MANTENANCE+ INFORMATIQUE à la loge.
Le référent TICE dés qu'il arrive voit les problèmes à régler et le chargé de maintenance également ( fin des post-it).

M.CHAT a écrit:

Pour compléter, un truc tout con mais qui soulage le service Intendance c'est deux cahiers de demandes en MANTENANCE+ INFORMATIQUE à la loge.
Le référent TICE dés qu'il arrive voit les problèmes à régler et le chargé de maintenance également ( fin des post-it).

On a aussi le très très bon emaintenance de l'AJI.

La solution informatique, c'est super, sauf quand l'informatique a planté...
(le genre de truc auquel il va falloir d'ailleurs s'habituer...)

Les paroles (ou les posts-it) s'envolent, les écrits restent.
J'essaierais de trouver un gros cahier avec 6 intercalaires par ER pour noter tout, un truc que l'on peut aussi éventuellement trimballer hors du bural si besoin. Ça n'empêche pas le mien, de bural, d'être encombré par des tas de papiers sur lesquels sont notés des tas de trucs...

néthou a écrit:

J'essaierais de trouver un gros cahier avec 6 intercalaires par ER pour noter tout, un truc que l'on peut aussi éventuellement trimballer hors du bural si besoin.

Bonjour,

Je ne suis pas FDP mais je procède ainsi.

Un seul gros cahier A4 avec des intercalaires repositionnables : 1 pour chaque mission/tâche
Je "fluote" au fur et à mesure.
ça permet de conserver une trace, je préfère.

néthou a écrit:

La solution informatique, c'est super, sauf quand l'informatique a planté...
(le genre de truc auquel il va falloir d'ailleurs s'habituer...)

Les paroles (ou les posts-it) s'envolent, les écrits restent.
J'essaierais de trouver un gros cahier avec 6 intercalaires par ER pour noter tout, un truc que l'on peut aussi éventuellement trimballer hors du bural si besoin. Ça n'empêche pas le mien, de bural, d'être encombré par des tas de papiers sur lesquels sont notés des tas de trucs...

Avec DROPBOX, c'est bien utile et nickel ....dans le monde entier, en attendant!

mêmepaspeur a écrit:

Je "fluote" au fur et à mesure.

Ah oui j'oubliais. Très important, le Stabilo.

https://www.youtube.com/watch?v=hrJX103wKtY


(je déconne pas, en plus, je passe mon temps à stabiloter: c'est une rare satisfaction que constater de visu qu'un problème est réglé -parce que stabiloté- )

en ce qui me concerne, des fichiers excels (exemple ci dessous)
En dessous, j'ajoute des remarques si nécessaire (en général, des explications ou des petites choses qui nécessitent pas une correction)
Avoir un numéro continu (toute l'année) permet de rappeler au GM "les n° 14, 18 et 23 n'ont pas été traités" voire "avant les prochains écritures, les n° xxx doivent avoir été traités"
une fois écrit, j'imprime en PDF, envoie au GM, puis l'imprime pour moi, le range dans le classeur (avec intercalaires pour chaque ER) et je note la date à laquelle j'ai eu la correction. Une fois toute la fiche faite, je la range derrière. Je n'oublie plus rien, et j'ai pas besoin de rechercher les demandes dans des divers mails.

néthou a écrit:

mêmepaspeur a écrit:

Je "fluote" au fur et à mesure.

Ah oui j'oubliais. Très important, le Stabilo.

https://www.youtube.com/watch?v=hrJX103wKtY


(je déconne pas, en plus, je passe mon temps à stabiloter: c'est une rare satisfaction que constater de visu qu'un problème est réglé -parce que stabiloté- )

Et quand on a toute la collection, même le prof' d'ArtsPla est jaloux! (au fur et à mesure, j'ai 12/15 des couleurs disponibles et les équivalents en stylo quelque part).

Et tu fais des échanges pour compléter avec ceux que tu n'as pas ?

(entre nous, paraît que le fabricant n'a sorti que très très peu de violet foncé pour lui donner de la valeur, et le rouge grenat s'échangerait à 35 € sur des marchés parallèles. Je dis ça je dis rien...)

J'utilise le tableur, très intéressant pour faire des stat.sur le mode du registre des non conformités présenté sur intendancezone.
Les cahiers c'est aussi très bien.
J'aime aussi le mail que j'envoie et qu'on se renvoie avec les GM en ajoutant des couleurs à chaque réponse et sur lequel on fait aussi figurer les ok tellement satisfaisants ...

néthou a écrit:

Et tu fais des échanges pour compléter avec ceux que tu n'as pas ?

(entre nous, paraît que le fabricant n'a sorti que très très peu de violet foncé pour lui donner de la valeur, et le rouge grenat s'échangerait à 35 € sur des marchés parallèles. Je dis ça je dis rien...)

Je rackette les provinciaux quand ils montent à la capitale!

OLRIK a écrit:

Avec DROPBOX, c'est bien utile et nickel ....dans le monde entier, en attendant!

Le top c'est tribu ... prise en main qui nécessite un petit investissement mais après c'est le top vraiment ... accès sécurisé par arena https://tribu.phm.education.gouv.fr/

Patronette a écrit:

Je rackette les provinciaux quand ils montent à la capitale!

Faut vraiment faire quelque chose avec ces gestionnaires de banlieue ensauvagés !

Puisque nous sommes dans les questions d’organisation, comment faites vous pour suivre les TP, créances, rejets de virements....
Je ne parle pas de ceux qui sont régularisés rapidement ou des dossiers qui partent à l’huissier mais Plutôt des petites sommes qui restent en classe 4 car on arrive pas à récupérer le RIB rapidement ou parce que les familles ne payent pas.
Comment vous savez où en sont les démarches effectuées? Comment vous attestez de ces démarches (pour des petites sommes je ne fais pas toujours plus qu’on coup de fil)?
Comment et combien de temps vous conservez les documents? Comment sont réparties les taches entre les établissements rattachés et l’AC?
Je ne suis pas satisfaite de mon organisation 🥴

aujourdhui a écrit:

Mon seul problème est mon manque d'organisation au niveau des demandes, des suivis etc.. des ETR.
Mon bureau est envahi de post-it "College Machin doit m'envoyer le RIB", " College Truc a eu un chèque impayé, à capter sur la bourse de l'eleve x", "relancer le college Bidule car il manque un ORVT "

C'est bien simple :

1) ce que je dois faire moi, je le fais toujours tout de suite, sinon c'est mort. Mes collègues des ER sont habitués, ils savent qu'il est utile de me relancer s'ils n'ont pas leur réponse sous deux heures. Il n'y a pas de chichis entre nous, ils m'écrivent de préférence au téléphone qui tombe souvent au mauvais moment. Ma logique, c'est que ce qui est fait n'est plus à faire, et j'adore me débarrasser instantanément des petits trucs idiots et pas compliqués.

2) pour ce que les autres me doivent, alors il faut le registre des non-conformités déjà évoqué ci-dessus par Nicolas. http://intendancezone.net/spip.php?article778

Ce système est extrêmement utile. Je l'ai mis au point sur le modèle de l'HACCP de la cuisine, suite à une descente des services vétos qui m'ont engueulé parce que mon chef de cuisine ne tenait pas ce registre. le concept de base c'est comme en cuisine : si l'on ne note rien dans le registre, c'est que tout est parfait.

Le petit tableau en quelques colonnes permet de noter la date et la nature de la résolution du problème qui avait été noté. J'utilise le registre tout le temps :

- quand je trouve un truc imparfait quelque part
- quand je rencontre mes GM, pour faire le point sur les trucs qui les concernent
- avant de valider la session comptable, pour m'assurer qu'il n'y a pas un truc que je pourrais faire pour lever une non-conformité de mieux.

Dans cette optique, j'estime essentiel que ce registre soit sous une forme papier, et surtout pas un machin à l'écran de plus, facilement perdu, abîmé, trafiqué. Une amie brebis à moi a adopté ce système, et a reçu de franches félicitations de la part d'un auditeur de la DGFiP qui s'était égaré chez elle.

trop a écrit:

comment faites vous pour suivre les TP, créances, rejets de virements...

Hem, tu parles de plein de choses à la fois. Il y a des trucs là-dedans qui relèvent de la non-conformité, cf. supra.

Les sommes qu'on n'arrive pas à payer qui restent en classe 4 ? Il y a un endroit pour ces choses-là, c'est le 4663. Bien subdivisé et bien développé dans l'EDDS, ça marche très bien.

Les rejets de prélèvement ? La norme c'est que l'écriture annulant l'opération d'avance par prélèvement est systématiquement passée immédiatement en parallèle de la saisie quotidienne du DFT où le machin apparaît. On fait de toutes manières une vérification de la dernière chance, à partir de ce que DFT-net fournit comme historique des rejets de SDD, avant de valider l'affectation des avances. Globalement la bonne résolution c'est que le 5117 ne soit qu'un passage éclair pour ces trucs-là, je n'y laisse pas de sommes en débit, on renvoie au 41.

Les trop-perçus, il y en a très peu d'habitude et artisanalement on s'en sortait ; cette année forcément, c'est la purge.

merci les amis!
je vais faire un mix de tout ca et je vous dirai si ca marche

Que la force des gestionnaires soit avec toi !

J'ai les 23, ça m'inquiète ou me rassure ??

Oh, c'est Patronette qui sera jalouse !

Je remarque qu'au premier plan, tu as mis en exergue le plus important de tous les stabilos : le violet, extrêmement rare, et nécessaire pour faire un trait oblique sur les étiquettes du cofi envoyées à la CRC depuis un EPLE du nonante-troâ. J'en ai fait des cauchemars une paire d'années, de çui-là !

L'intendant zonard a écrit:

Je remarque qu'au premier plan, tu as mis en exergue le plus important de tous les stabilos : le violet, extrêmement rare, et nécessaire pour faire un trait oblique sur les étiquettes du cofi envoyées à la CRC depuis un EPLE du nonante-troâ. J'en ai fait des cauchemars une paire d'années, de çui-là !

Chez nous les traits sont verts... Comme quoi les névrosés ne sont pas nécessairement GM ou AC... Y'en a ailleurs.

Xena a écrit:

L'intendant zonard a écrit:

Je remarque qu'au premier plan, tu as mis en exergue le plus important de tous les stabilos : le violet, extrêmement rare, et nécessaire pour faire un trait oblique sur les étiquettes du cofi envoyées à la CRC depuis un EPLE du nonante-troâ. J'en ai fait des cauchemars une paire d'années, de çui-là !

Chez nous les traits sont verts... Comme quoi les névrosés ne sont pas nécessairement GM ou AC... Y'en a ailleurs.

Attends, trouver un feutre vert, c'est fa-ci-leu. Mais violet...

J'ai mis cinq ans à mettre au point la technologie d'évitement suivante : d'abord un trait de stabilo rose, puis on repassait dessus avec un stabilo bleu. Dans l'ordre inverse ça ne marchait pas et ça salopait le feutre.

L'intendant zonard a écrit:

Xena a écrit:

L'intendant zonard a écrit:

Je remarque qu'au premier plan, tu as mis en exergue le plus important de tous les stabilos : le violet, extrêmement rare, et nécessaire pour faire un trait oblique sur les étiquettes du cofi envoyées à la CRC depuis un EPLE du nonante-troâ. J'en ai fait des cauchemars une paire d'années, de çui-là !

Chez nous les traits sont verts... Comme quoi les névrosés ne sont pas nécessairement GM ou AC... Y'en a ailleurs.

Attends, trouver un feutre vert, c'est fa-ci-leu. Mais violet...

J'ai mis cinq ans à mettre au point la technologie d'évitement suivante : d'abord un trait de stabilo rose, puis on repassait dessus avec un stabilo bleu. Dans l'ordre inverse ça ne marchait pas et ça salopait le feutre.

En même temps, ça se voit que tu n'es plus en collège, hein, parce que toutes les loupiotes ont des stabilos mauve depuis dix ans... Même moâ qui ne peut malheureusement plus être considérée comme une loupiote, j'ai fait l'IRA avec un stabilo môve... C'est vraiment un problème de garçon qui n'a jamais mis de cartouche marron clair ou bleu cyan dans son stylo plume, ça !

(Et ça ne change rien au fait que tu as komême de sacrés névrosés en face...)

L'intendant zonard a écrit:

...nécessaire pour faire un trait oblique sur les étiquettes du cofi envoyées à la CRC depuis un EPLE du nonante-troâ. J'en ai fait des cauchemars une paire d'années, de çui-là !

Un trait oblique sur les étiquettes?

As-tu vu que le fluo effaçable existait aussi ? Mais bon celui-là je l'ai acheté en perso, faut pas abuser

Voui, les fameuses étiquettes cartonnées qui identifient chaque liasse.
Étiquettes que l'on peut aussi fabriquer soi-même et dont le modèle est disponible sur intendancezone.net.
Par exemple ici : https://intendancezone.net/spip.php?article1004
Pour faire des belles nétiquettes toutes propres, c'est là https://intendancezone.net/IMG/odt/etiquettes_cofi_vertes-2.odt, il n'y a plus qu'à faire le trou !