Problèmes de comptabilisation des bourses de lycée sur GFE

Bonjour,
Je suis confronté à un problème inédit pour moi. Nous utilisons toujours GFE pour faire nos droits constatés. Nous venons de recevoir notre liste définitive de bourses et donc nous faisons une dernière constatation pour intégrer et mandater les bourses. Et là, problème !
Un certain nombre de bourses, bien qu'apparaissant dans le bordereau de GFE, ne s’additionnent pas au total du bordereau. Un truc que je n'ai jamais vu !
Donc le total général ne correspond pas au bordereau des bourses transmis par le Rectorat, ni à ce que j'ai saisi.
Je sais qu'il y a eu des soucis entre le responsable qui reçoit les aides et le responsable qui paie les frais scolaire dans GFE. Peut-être que cela vient de là.
J'ai contacté le service d'informatique qui me renvoie sur mon agent comptable, lequel n'utilise pas GFE et ne peut pas m'aider.
Nous devons payer rapidement et je me trouve pas où est le problème.
Si quelqu'un a été confronté au même problème et a trouvé la solution, je suis preneur. Car là, je me sens totalement démuni.
Merci à tous.

Ton truc me dit quelque chose et je suis presque certaine qu'en faisant une recherche le forum avec la fonction idoine tu vas trouver un truc évoqué ces derniers mois.

Bonsoir,


Un problème similaire ici,
survenu après avoir effectué des changements sur les responsables qui perçoivent les aides/responsables qui paient les frais scolaires entre deux reconstatations.

Le total de la colonne "bourse" du dernier bordereau des DC n intègre pas le montant supprimé qui apparaissait dans la dernière colonne "bourse non déductible- à verser".
Ce montant apparait pourtant bien en négatif dans cette dernière colonne

Par contre, tous les montants présents sur l "analyse des droits constatés" sont justes y compris le montant total des bourses !

Manifestement, le correctif réalisé par les services informatiques pour attendre la mise à jour de GFE début 2020 n est pas parfait..
Ou en tous cas n a pas prévu toutes les possibilités..  

Ici, le service informatique du rectorat (académie de Grenoble) ne m a, pour le moment, pas proposé de solution

Si tout colle par ailleurs, une piste peut être d effectuer une modification manuelle du bordereau, contre-signée par l ordo et l agent comptable ?
Après trop de temps consacré à ça nous avons fini par opter pour ça..

Je n ai, en tous cas, pas mieux à te proposer MAIS je compatis !
Je m étonnais, ces derniers jours, d être la seule à être confrontée à ce .
Vous tous qui avez réalisé une saisie initiale de données financières parfaites, vous ne connaissez pas votre chance

Attention il faut distinguer deux choses : la mise à jour liée à la réforme et un bug.

1. La mise à jour : pour retomber sur le total des bourses figurant sur la liste fournie par le service des bourses (lycée) ou éditée par le logiciel (collège), il faut additionner le total des colonnes "bourses déductibles" + "primes déductibles" + "bourses, primes, aides non déductibles". Avant on n'avait pas celle colonne donc on n'a pas l'habitude de compter ça dans le total. C'est un changement mais si on regarde bien comment est articulé le nouveau GFE, c'est tout de même logique.

2. Il y a effectivement un bug de GFE qui omet, parfois, lors d'une reconstatation, une bourse. Par exemple on reconstate un élève pour lui mettre 2 jours de RO parce qu'il s'est tellement bien comporté qu'il a eu le droit de rester chez lui deux jours, et on s'aperçoit qu'on a un couac. On a bien les deux jours de RO dans la colonne "droits constatés / remises d'ordre" avec le total mis à jour, ça c'est bon. Dans la colonne bourse on a le montant en moins sur la ligne "ancienne situation", le montant en plus sur la ligne "nouvelle situation", MAIS le total des bourses a zappé la ligne "nouvelle situation" !
Solution observée : on profite d'une nouvelle constatation et on s'aperçoit que l'élève concerné voit la bourse réapparaître sur la constatation suivante. Sachant que dans les deux cas que j'ai rencontrés jusqu'à aujourd'hui (deux EPLE différents sinon c'est pas drôle), les élèves reconstatés lors de la constatation qui a corrigé le bug n'étaient pas ceux pour lesquels la bourse avait été "zappée".
Bien sûr on s'est rendu compte du problème dès l'intégration de la constatation en compta, on avait un écart dans le développement de solde du 4112. J'ai passé deux jours à chercher d'où venait le problème avant de finir, en dernier recours, par recompter le bordereau des DC. Bingo, c'était là.
L'assistance informatique était désemparée (les pauvres, ils ne sont pas à la noce depuis septembre). On s'est donc débrouillés. Et si la situation n'était pas redevenue normale j'aurais fait un certificat administratif expliquant que ce couillon ce bel outil qu'est GFE a oublié comment on fait une simple addition.
Je ne dis pas que c'est la solution idéale, je dis que c'est UNE solution pour avancer et qu'ensuite les info-boys and girls vont bien trouver d'où ça vient. En attendant, il ne faut pas non plus paniquer, hein, le bug se voit AVANT de payer les bourses, dès lors qu'on explique le 4112 après une reconstatation. Ce qui me semble un minimum.

Je confirme que GFE est complètement bugué.
Avec 1800 élèves et une majorité de boursiers, on perd de précieuses heures !

Pareil ici. Le probleme s'est présenté dès octobre. Correction semaine 51 (mais apparemment c'est pas corrigé)... Je ne sais pas qui sont les prestataires qui s'occupent de dev GFE mais ca devient un peu risible...

Reçu ce matin sur le mail académique :





Message de la DAF A3
Suite à la mise en œuvre de la réforme des responsables dans GFE, des anomalies ont été détectées dans la gestion des « Bourses/Primes ».  Aussi, nous souhaitons attirer votre attention sur quelques préconisations à suivre lors de la confection du bordereau de paiement des bourses :
→  Vérifier avec la dernière page du bordereau des droits constatés le montant global des bourses à payer,
→  Vérifier aussi la liste des élèves boursiers, signée par l’ordonnateur,
→  Vérifier le bordereau des règlements à effectuer, issu de GFE – il s’agit de vérifier le personne à qui l’on verse la bourse,
→  Editer un brouillard des paiements de bourses pour un dernier contrôle.

floflolove1 a écrit:

Reçu ce matin sur le mail académique :

Message de la DAF A3
nous souhaitons attirer votre attention sur quelques préconisations à suivre lors de la confection du bordereau de paiement des bourses

c'est fou comme ce type de message nous apporte une aide qualitative ! J'y vois même des sous-entendus que je vais m'abstenir de commenter (restons calmes).
à ce niveau (et merci pour la réforme des responsables), c'est vrai que sortir un bordereau de paiement des bourses devient de la confection artisanale... Je dirais même c'est de la haute-couture.

Un bon correctif de GFE dans les semaines à venir devrait nous sortir de l'ornière.

Thurston Moore a écrit:

J'y vois même des sous-entendus que je vais m'abstenir de commenter (restons calmes).

Tu m'étonnes

Quelle galère !

Bonjour à tous,

Nouvellement en poste je m'amuse beaucoup avec GFE en ce moment. Je suis confronté à un problème similaire, j'en profite donc pour le poster ici, dans le cas où quelqu'un aurait la solution miracle.

Je viens de faire ma dernière constatation du trimestre, quand je regarde ce que me donne le bordereau des DC et bourses, en additionnant les colonnes relatives aux bourses, primes etc, le total colle à celui fourni par le SAB. 
Sur l'analyse du bordereau en revanche, ça se gâte... J'ai beau l'analyser dans tous les sens, y a pas grand chose qui correspond. Mon fondé de pouvoir a eu la même réaction. Il faut dire que l'ajout de la distinction entre le responsable qui paie et celui qui perçoit les aides n'aide pas à sa lisibilité. Après une bonne heure passée à essayer de comprendre ce machin, il s'est basé sur le bordereau des DC et bourses pour préparer le mandat. Evidemment, il y a une sacré différence entre ce qu'on est supposé garder pour éteindre les créances, ce que l'on paye et la réalité... Quelqu'un saurait comment complètement décortiquer l'analyse du bordereau pour que je puisse essayer de comprendre comment/pourquoi ce fichu document et le bordereau qu'il analyse sont si divergents ?

Merci d'avance

Sans les documents sous les yeux c'est difficile de te répondre. L'analyse correspond au bordereau en général.
Es-tu sûr de ne pas avoir rentré d' "autres éléments financiers" lors d'une constatation ? Cela jouerait sur le montant du fichier de règlement.

Certes, sans les documents, c'est pas évident (encore moins qu'avec), et comme GFE ne fournit pas de notice pour comprendre les documents et voir ce qui correspond à quoi de l'un à l'autre, ça n'aide pas...
J'ai entré pas mal d'autres éléments financiers, à ma prise de poste le compte des avances comptait pas mal de ligne que j'ai du affecter en trop-perçu via ces éléments, de manière à ce que les familles ne payent que ce qu'ils doivent réellement, sans impacter les droits constatés et les créances. Ils auraient une incidence sur l'analyse du bordereau côté bourses ? Damned !
Pour l'instant je n'ai pas généré le fichier de règlement, je voulais faire le point et comprendre cette fichue analyse de bordereau avant...

Que donne le brouillard des paiements ?

Là aussi vaste blague, il ne correspond ni à l'état statistique, ni à l'analyse du bordereau. ^^

floflolove1 a écrit:

Reçu ce matin sur le mail académique :





Message de la DAF A3
Suite à la mise en œuvre de la réforme des responsables dans GFE, des anomalies ont été détectées dans la gestion des « Bourses/Primes ».  Aussi, nous souhaitons attirer votre attention sur quelques préconisations à suivre lors de la confection du bordereau de paiement des bourses :
→  Vérifier avec la dernière page du bordereau des droits constatés le montant global des bourses à payer,
→  Vérifier aussi la liste des élèves boursiers, signée par l’ordonnateur,
→  Vérifier le bordereau des règlements à effectuer, issu de GFE – il s’agit de vérifier le personne à qui l’on verse la bourse,
→  Editer un brouillard des paiements de bourses pour un dernier contrôle.

Heureusement que la DAF est là sinon on n'y aurait jamais pensé! C'est vrai qu'on ne vérifie jamais ça..

Le montant indiqué sur le brouillard correspond t-il bien à la dernière page du bordereau des DC modifié éventuellement par les AEF ?

Pour mon cas, l'état statistique était erroné (il m'indiquait des paiements à la caisse correspondant aux AEF - alors même que les élèves n'étaient pas excédentaires).
Mon brouillard des paiements était par contre correct (tout comme mon analyse du bordereau des DC).

Je pense que l'écart vient des AEF - mais la partie supérieure de l'analyse (partie bourses) ne devrait normalement pas être touchée.