Bonjour,
Des voyages sont organisés cette année par le collège. Les profs concernés me tannent pour signer RAPIDEMENT les devis et contrats. J'ai refusé, expliquant que:
- les contrats devaient être votés en CA
- des plans de financement devait être établis

Or, les profs n'en font pas ou me proposent de taper dans mon FDR pour financer leurs voyages. J'ai , encore, refusé. J'ai proposé des rencontres pour établir les plans de financement mais la mauvaise volonté est évidente...
Bref, j'ai bien envie de les laisser se dépatouiller, vu que je ne fais pas encore agence de voyages.

Quelle est la règle en la matière? Le gestionnaire doit-il établir seul le plan ou les profs doivent-ils apporter une contribution active?
Merci!

on pourra également leur rappeler utilement qu'il existe un code des marchés...

Bozinchu a écrit:

on pourra également leur rappeler utilement qu'il existe un code des marchés...

 C'est fait: ambiance... en salle des profs.

La 1ère règle c'est que si les voyages dépassent 25.000 € HT sur l'année alors la publicité est obligatoire ;
La 2ème, c'est que seuls les contrats pluriannuels doivent passer en CA, dès lors que le CE a délégation sur les contrats annuels ;
La 3ème, c'est que la programmation et les modalités de financement des voyages scolaires doivent être votées au CA ainsi que le cas échéant la participation des familles.
La 4ème, si vous refusez d'utiliser le FDR, ce ne peut-être qu'avec l'accord de l'ordonnateur (seules les autorités de tutelle peuvent refuser un prélèvement sur FDR).

Et pour finir le bon sens : c'est au GM au mois de septembre via le CE, ou directement en salle des professeurs, ou par mail général de connaitre les projets de voyages pour l'année et une fois ces projets identifiés de proposer un calendrier au CE et aux porteurs de projets afin d'intégrer :
- les votes du CA ou de la CP (qui peut avoir délégation pour les voyages, ce qui assouplit le dispositif ... même si on peut discuter sur la question de la fixation des tarifs)
- les engagements des familles
- le calendrier de publication d'un marché sur l'AJI avec un lot par voyage (cf exemples des collègues)
- la mise en place éventuelle d'un échéancier par l'agent comptable
- la réunion des familles
- etc ... pff les voyages

Dans votre cas, où la mauvaise volonté est présente, une rencontre ou petit mail au CE pour lui rappeler les obligations réglementaires, établir un cadre et un calendrier, et le fait qu'il convient en urgence de réunir les porteurs peut-être un début de solution ...

A noter :
- la charte des voyages peut-être un très bon outil pour établir les règles concernant l'organisation des voyages
- mobilisco proposé par openacadémie peut-être un très bon support pour suivre ses voyages

Mon message concernait davantage la mauvaise volonté que la réglementation...

Pas de règle gravée dans le marbre.

Concrètement, vous n'êtes pas dépositaire du FDR et de la situation des finances de l'EPLE.
C'est avant tout l'ordonnateur. Votre rôle consiste à l'éclairer et le conseiller, en vous appuyant si nécessaire sur l'agent comptable.

Et face à la 'mauvaise volonté', la 1ère étape est de bien connaître la réglementation afin de pouvoir proposer/fixer/tenir un cadre.
Sans cadre, difficile d'être objectif. Le reste c'est du management, facile sur le papier mais bien plus difficile en réalité surtout face à la mauvaise volonté.

Concrètement, vous bâtissez les budgets des voyages à partir des éléments qui sont à votre disposition.
L'ordonnateur et les administrateurs vont ensuite trancher. Veillez à bien faire apparaître les risques pour l'EPLE si vous estimez qu'il y en a.

Tout ceci devrait être cadré bien en amont. A partir du COFI, vous connaissez à peu près les marges financières de l'établissement.
Les professeurs via leur représentants au CA et via vos informations doivent en avoir connaissance.

L'habitude c'est appels à projets en juin ou septembre, arbitrages (notamment en fonction des finances disponibles) fin septembre début octobre et ensuite CA, budget etc ...

Les profs se renseignent. Ils dressent le programme de leur voyage et demandent des devis qui permettent d'établir le budget prévisionnel. En parallèle une fois le programme fait on lance le marché

Bozinchu a écrit:

on pourra également leur rappeler utilement qu'il existe un code des marchés...

...et un CE. Si ce dernier cautionne la prise en charge financière des dépenses sans recettes, l'alerter par écrit des risques, se faire aider de l'agent comptable au besoin, puis attendre le prochain COFI. Ça devrait calmer le jeu.

Merci !

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