Ventes de repas et pièces justificatives...

Bonjour à tous!

Devant la certitude certaine d'un de mes collègues Adjoints-gestionnaires, j'ose poser une question à 1 000,00 € (que voulez-vous les cons ça ose tout! ).

S'agissant des ordres de recettes mensuels de ventes de repas (élèves ou commensaux), ceux-ci s'effectuent-ils sur les consommations du mois ou sur les encaissements?


D'autre part, pour ceux qui utilisent Alise en logiciel de gestion du passage au self, le document intitulé "repas pris" peut-il être considéré comme un journal de ventes, justifiant les ordres de recettes mensuels?


J'ai bien ma petite (grosse) idée sur la question mais que voulez-vous, les cons ça ose vraiment tout!

Plus sérieusement, merci de vos réponses.

Axos.

Bonjour,

Les OR sont faits sur les consommations.

On utilise pour cela 2 comptes, un compte d'avance 4191 (ou 4192) sur lesquels sont constatés les encaissements (par la régie ou le compte DFT) et un compte 4112 (ou 4122 par ex.) pour les OR constatés par rapport à Ali.e par ex.

peky a écrit:

Bonjour,

Les OR sont faits sur les consommations.

On utilise pour cela 2 comptes, un compte d'avance 4191 (ou 4192) sur lesquels sont constatés les encaissements (par la régie ou le compte DFT) et un compte 4112 (ou 4122 par ex.) pour les OR constatés par rapport à Ali.e par ex.

En son temps la DAF avait répondu (FAQ visible sur "Intendance03" :


A quel compte doit-on enregistrer les versements effectués pour alimenter une carte d'accès au restaurant scolaire dans le cadre d'une tarification des repas à l'unité ?
4191. Ces versements constituent une avance faite par la famille, ils doivent donc être comptabilisés au compte 4191-Avances reçues des familles, collectivités et établissements hébergés. C'est la consommation des repas qui ouvre un droit pour l'établissement, comptabilisé au compte 4712- Produits scolaires hors forfait, et qui donne lieu à l'émission du titre de recette sur le compte 70622-Produits scolaires hors forfait. Cette technique permet en outre d'assurer plus aisément le remboursement des versements non utilisés, par exemple lorsque l'élève quitte définitivement l'établissement.

Axos a écrit:

D'autre part, pour ceux qui utilisent Alise en logiciel de gestion du passage au self, le document intitulé "repas pris" peut-il être considéré comme un journal de ventes, justifiant les ordres de recettes mensuels?
Axos.

Dans Alise il y a les "pièces justificatives aux ordres de recettes" qu'on peut éditer au vu des encaissements (pas bien, voir la réponse des collègues) ou au vu des repas pris. Cette pièce (édition détaillée afin de savoir qui a mangé quand) se joint à l'OR. Attention, une fois la pj OR (par ex au vu des encaissements) éditée et validée, et le trimestre changé, il n'est plus possible d'éditer l'autre pj OR (au vu des repas pris)! Par contre on peut toujours éditer un pj détaillée même si la pièce d'origine ne l'était pas.

Je ne suis pas devant Alise donc je ne peux te dire le chemin précis pour cette pièce (dans un onglet qui mentionne les OR en tout cas) mais ce n'est pas la pièce suivante: édition / suivi des passages / repas pris - suivant -(commensal ou élèves). Si tu as besoin du chemin précis, je pourrais te le donner dans la semaine.

Pseudo-gestionnaire apporte tous les éléments qui pouvaient manquer après la réponse de principe des plus hautes autorités du forum. J'en ajoute un qui vaut son pesant de cacahuètes : pour les recettes que l'on fait du montant de l'encaissé, parce qu'il y en a (les badges à usage unique, les cartes de DP, toutes les autres opérations hors ventes de repas qu'on peut coller dans Alise comme les photocopies ou les carnets de correspondance), il est nécessaire de valider les bordereaux d'encaissement pour que la pièce d'OR au vu des encaissements puisse fonctionner.

Or on valide le bordereau des chèques, ça tout le monde le fait très bien. Mais les bordereaux d'encaissements en liquide, c'est déjà moins universel. Et les bordereaux d'encaissement par virement, virement interne (fonds social, bidouillage entre frangins ou que sais-je), là on oublie carrément. ll faut donc, le dernier après-midi du mois, se coller devant Alise et checker un certain nombre de trucs comme ça.

Si je récapitule, on réalise donc l'ordre de recettes sur les encaissements liés aux repas, donc à leur vente puisque encaissement = vente préalable. Juridiquement la contreprestation du versement d'argent pour un usager est donc la vente d'un droit à consommer à ce même usager (futur convive) et non la vente directe d'une prestation en nature (fourniture d'un repas).

Euh non ou oui selon comment on comprend ton propos. On fait l'OR du montant des repas consommés (payés ou non d'ailleurs) et non du montant des encaissements pour approvisionner la carte.

Les sommes acquises à l'établissement (donc recettables) sont celles pour lesquelles la prestation est réalisée donc à la consommation du repas par le convive.
Le fait de recetter sur encaissement et non sur consommation de repas reviendrait à considérer qu'il est normal qu'on consomme un repas sans le régler puisqu'il n'y aurait jamais de recette. Cette manière de faire est dangereuse pour le comptable qui n'a pas connaissance des cas de porte monnaies négatifs et ne dispose donc pas des moyens pour en poursuivre le recouvrement.
Les sommes inscrites au porte monnaie d'un convive sont des avances et doivent être comptabilisées comme telles.  Elles sont remboursables et ne sont pas acquises à l'établissement tant que le passage de la carte entérinant la prise d'un repas n'a pas eu lieu.

Axos a écrit:

Si je récapitule, on réalise donc l'ordre de recettes sur les encaissements liés aux repas, donc à leur vente puisque encaissement = vente préalable. Juridiquement la contreprestation du versement d'argent pour un usager est donc la vente d'un droit à consommer à ce même usager (futur convive) et non la vente directe d'une prestation en nature (fourniture d'un repas).

Définitivement, la bonne pratique c'est un repas consommé = une recette. Les encaissements sont déconnectés : tu peux avoir un agrégé qui te verse 400 € au début de l'année et mange sans plus jamais parler d'argent, et un surveillant qui viendra chaque jour à l'intendance avec ses 2.65 € en menue monnaie, ça doit être traité de la même manière en ordonnancement. En compta en revanche, tu auras l'avance du premier sur le compte 4192, alors que l'autre... bien tu auras aussi une avance au 4192 entre le moment où il aura versé et celui où l'OR aura été réceptionné.

Seuls les badges jetables conservent une gestion identique à ce que tu as connu avec les tickets repas : aussitôt achetés, ils sont supposés être mangés le jour même. C'est de l'imprévisible, dans de petites quantités qui passent sous le radar, et surtout la carte n'est pas nominative : on ne peut pas vraiment savoir qui la détient (ici on les vend dans un distributeur automatique). Il serait difficile de tenir un compte d'avance 419 dans ces conditions ! Donc, pour ces repas seulement, OR sur l'encaissé.

Ensuite, une complication : les repas réservés, pour ceux qui pratiquent la réservation obligatoire à la prestation. En fait c'est la réservation qui déclenche l'OR (sauf si elle est annulée), pas le passage au distributeur de plateau. Si les gens oublient de venir, on leur a préparé leur repas, c'est leur problème (ici on appelle les élèves qui le font un peu trop souvent).