Fournisseur refuse de fournir une facture conforme - dépenses de plus de 230.00

Bonsoir à tous !

Malgré des recherches poussées, je ne pense pas que mon cas ait été évoqué, c'est assez surréaliste.
Dans le dernier mandat de l'année d'un des ER, j'ai eu la surprise de découvrir un mandat sur régie de plus de 230.00 € avec comme seul justificatif une sorte de ticket portant la mention "justificatif" et une seule ligne de dépenses très vague correspondant à 403.00 €. Un prof a eu la bonne idée de se faire une bouffe avec une dizaine d'élèves 3 jours avant les vacances de Noël. De plus, le type de dépenses n'apparaît pas sur l'habilitation.
Je me décide à rejeter le mandat et à faire annuler l'écriture par la GM dans la régie (mouvement interne) sauf qu'en fin d'année ce genre de manip ne me rassure pas. Si ça n'avait pas été en fin d'année, j'aurais rejeter sans état d'âme et la GM se serait débrouillée pour renflouer sa régie. ça me met en colère d'avoir été mise sur le fait accompli de la sorte. La GM a remboursé en espèce un prof sur la base d'un doc pas valable.
Enervée, j'appelle la GM (qui a 20 ans d'ancienneté sur le poste.....) pour lui expliquer les problèmes. Je lui demande de me faire parvenir la facture. Elle m'explique que c'est impossible car c'est une chaîne de bistro dont le siège se trouve dans un autre département et que le gérant du coin ne peut pas faire de facture.Je lui ai dit qu'en l'absence de facture je contacterai les services de la répression des fraudes. Le lendemain, je reçois dans ma boîte mail une facture sans mention au niveau du client d'un montant de 436.00 € (montant différent). Je recontacte la GM qui m'explique qu'en fait le montant total était bien de 436 mais que comme des élèves avaient payé la différence ils ne pouvaient pas faire une facture différente de 436.00 €. Elle propose de modifier le montant sur la facture... bref mon affaire ne s'arrange pas. Je lui avais pourtant envoyé l'annexe C du décret des PJ.
Comme je ne lâche pas l'affaire, j'insiste pour avoir la facture de 403.00 € au nom de l'ER, le gérant du bistro m'écrit que son logiciel ne permet pas de modifier le montant. Je lui ai donc demandé de me faire parvenir une facture manuscrite dans ce cas en rappelant les mentions obligatoires. J'attends toujours la réponse mais ça m'a l'air compliqué.
Il me faut pourtant cette satanée facture.
J'avais remarqué en arrivant sur le poste en septembre dernier que le montant des habilitations des ER étaient élevé (1 500.00 €) et prise par le temps je m'étais dis que je baisserais le montant à 230.00 € pour limiter les dérives. On ne m'y prendra plus ! Comble de l'ironie, j'ai dû me faire un chèque pour reconstituer la régie de l'ER. grr

Les ER semblent utiliser "facilement" la régie. Dans mon ancien poste, la régie était très peu utilisé, j'avais réussi à habituer les profs à venir chercher leur bon de commande et ça marchait bien. Ici, ce n'est pas du tout le cas, j'ai le sentiment que les GM ont trop habitué les profs à payer sur régie. Leur conception des menues dépenses est plutôt étrange.

Pour débloquer le problème, j'envisage d'envoyer un courrier au siège de la chaîne de bistro en LR/AR lundi prochain pour demander une nouvelle fois une facture conforme.

Si vous avez d'autres idées, je suis preneuse.. Avez-vous déjà eu ce genre de problème ?

**** Nombre de messages : 2166 Age : 66 Date d'inscription : 22/03/2007

Pour ma part, tu rejettes la DAO régisseur et le régisseur rembourse la dépense.
Si en plus, cette dépense n'est pas prévue dans son habilitation, pas d'état d'âme.
Même si le régisseur a plus de 20 ans d'ancienneté, il n'est pas trop tard pour apprendre.
De toute façon, tu n'as pas reconstitué son avance.
Diminue son avance pour 2018.
Bon courage et bon basculement.

**** Nombre de messages : 2166 Age : 66 Date d'inscription : 22/03/2007

De plus, la PJ correcte doit être fournie par l'ordo.
Au régisseur de retrouver une PJ correcte.
Mais, il y a toujours le pb de la dépense hors habilitation...

Tout à fait.
Il suffisait que la GM mette en attente le remboursement et j'aurais modifié l'habilitation en conséquence (à condition d'avoir la facture) mais elle n'a pas eu le réflexe de le faire. C'est tellement facile de refiler le bébé et l'eau du bain avec. Je constate que certains GM ne se donnent même pas la peine de lire les textes de références ni le forum qui mache beaucoup le travail. De plus, il ne s'agit pas de textes récents, ça devrait être connu des GM. . Bref, ça m'énerve même si ça ne résoud pas les problèmes. grr

Tout a été validé. Pour faire machine arrière, ça va être compliqué mais je vais regarder dans la doc de GFC si je peux faire machine arrière.

PS : j'ai oublié, merci pour les encouragements car il va m'en falloir (les habitudes ont la vie dure, je suis la méchante dans l'histoire....)

Modérateur Nombre de messages : 21439 Date d'inscription : 15/12/2012

MOA a écrit:: Pour ma part, tu rejettes la DAO régisseur et le régisseur rembourse la dépense.
Si en plus, cette dépense n'est pas prévue dans son habilitation, pas d'état d'âme.
Même si le régisseur a plus de 20 ans d'ancienneté, il n'est pas trop tard pour apprendre.
De toute façon, tu n'as pas reconstitué son avance.
Diminue son avance pour 2018.
Bon courage et bon basculement.

Oui et encore oui.
Tu ne peux pas demander à un commerçant de faire une facture en enlevant tel ou tel truc.
Le régisseur a commis une erreur : il assume.
Et j'invite fortement la collègue à rectifier les choses : dépense non autorisée par la régie, faite sans autorisation par un autre que le régisseur, pas de PJ conforme.... ca fait vraiment beaucoup. Comme quoi l'ancienneté n'est pas gage de compétence.
De plus une bouffe avec des élèves en dehors de toute sortie tu traites ça comment en compta ? Réception ? Cadeau ? Sur quels crédits ? Pas du AP.....

Il y a bien des solutions pour ton cas mais elles impliqueraient de fausses attestations de l'ordo.

_________________
Ce métier a failli avoir ma peau. Un conseil à ceux qui envisageraient de le faire : fuyez !

C'était en frais de réceptions. ça m'a fait tiquer également mais moins que le reste.
C'est sûr que l'ancienneté, ça ne veut pas dire grand chose surtout lorsqu'on fait les choses le nez en l'air sans se tenir au courant de la réglementation. Maintenant, il faut que je me sorte de ce bousin et tant pis si ça retarde le basculement.

Je ne sais pas si cette solution irait, je pense que oui. Comme tout a été validé, plus le temps passe et plus j'envisage d'envoyer un courrier le LR/AR à l'ordo pour :
- lui demander d'émettre un Ordre de reversement pour "annuler" le mandat à problèmes
- demander à la GM d'annuler le remboursement dans la régie (je lui fournirai le mode d'emploi)
avec l'appui les PJ de m..... que j'ai en ma possession plus l'habilitation de la régie.
Ils vont se débrouiller car j'ai autre chose à faire qu'à quémander la facture.
Plus l'ER tardera à faire les écritures, plus le basculement tardera. Ainsi je leur renvoie le bébé à langer.... ça m'étonnerait que l'ordo se plaigne au rectorat vu la grosseur de la boulette.
Je me sens déjà mieux..... cheers

Quant aux fausses attestations qui du coup n'auraient plus de raisons d'être, je n'ai pas envie de les souffler à l'oreil de l'ordo.... Si je le faisais, j'aurais le sentiement d'être complice de ce genre de "négligence".

Modérateur Nombre de messages : 21439 Date d'inscription : 15/12/2012

Le problème est que tu as accepté le mandat et donc engagé ta responsabilité de comptable. L'ordo pourrait très bien refuser l'OREV et le GM d'annuler le remboursement.
Bref il faut trouver le moyen de "récupérer" ce remboursement indu.

_________________
Ce métier a failli avoir ma peau. Un conseil à ceux qui envisageraient de le faire : fuyez !

c'est pas faux mais au vu de ce qu'il y a sur la facture (de ce qui a été consommé...) je pense qu'il y a moyen de récupérer la situation ert surtout l'argent.

» situation dépenses recettes à fournir à la CT
» fournisseur qui refuse Chorus
» Tableau récapitulatif liste pièces justificatives dépenses à fournir
» facture fournisseur "gratuite"
» Facture fournisseur non reçue