Pièce justificative des recettes

Nous avons une convention sujette à interprétation quant aux pièces à fournir au comptable pour considérer le droit acquis et que la recette soit prise en charge, j'aurais aimé avoir vos avis éclairés :

Pour le versement d'une tranche intermédiaire d'une subvention, est écrit :

"Un second versement de 60 %, soit x€, sera effectué 12 mois après la date de signature de la présente convention sur présentation à la Région x par le partenaire d'un état récapitulatif des dépenses réalisées à hauteur a minima de 50% du montant subventionnable, soit x€, certifié acquitté par l'agent comptable de l'établissement x, sous réserve de la validation du rapport intermédiaire du Projet par la commission du programme x."

L'agent comptable nous demande de produire la preuve de la validation du rapport pour prendre en charge la recette.

J'aurais tendance à penser que pour toute subvention avec condition, il est sous-entendu que le versement est conditionné à la validation par le financeur des documents produits, et que comme pour les autres subventions pour lesquelles cette étape de validation n'est pas expressément mentionnée, les pièces justificatives se bornent aux documents demandés, états de dépenses et rapport intermédiaire, et la preuve de leur transmission.

Qu'en pensez vous?

Si j'ai bien compris en cous d'exécution de la subvention tu dois produire un rapport intermédiaire ?

Si celui-ci n'est pas produit le solde de la subvention ne sera pas versé ?

Le solde devrait être versé plus tard sur production du rapport final. Mais là on est sur l'intermédiaire, on a transmis le rapport demandé, donc pour moi le droit est acquis à partir de ce moment, pour le comptable il faut prouver la validation des documents par le financeur.
Première fois qu'il me demande cela, parce que cette étape de validation est expressément écrite, mais pour moi cette étape existe tout le temps lors de la justification d'une subvention.

En même c'est clairement indiqué. Je ne vois pas en quoi c'est un problème dès lors que tu obtiens la validation tu repasses l'OR.

C'est pas vraiment un pb, juste une interrogation que j'ai sur la pertinence de demander ce type de document en pièce justificative d'une recette sur subvention.

Est ce qu'une subvention est acquise après transmission des documents ou seulement après validation des documents par le financeur?
Ici après validation parce que le financeur écrit dans la convention son processus de validation, mais la plupart du temps après transmission parce que le financeur n'écrit pas comment il valide, alors que nous savons que la subvention ne sera versée qu'après vérification des pièces justificatives transmises.

Je sais bien qu'il n'y a pas de nomenclature des pièces justificatives de la recette et que le comptable peut demander des compléments, je voulais juste votre avis sur ce cas pour lequel la demande me semble discutable.

modification titre du message

A partir du moment où le comptable prend en charge un OR il est responsable de son recouvrement.
Mon avis est donc le suivant et je pense qu'il serait partagé par le juge des comptes.
Le comptable doit avoir l'ensemble des PJ lui permettant de recouvrer, au besoin de manière contentieuse. Il est chargé des rappels auprès du débiteur. Pour faire ce boulot il doit avoir l'ensemble des PJ attestant que la créance est due ; et donc les pièces le rapport et la preuve de son envoi. Après si le financeur juge les PJ incomplètes ce sera un doc pour justifier une AOR.
Mais si le comptable prend en charge l'OR et 6 mois après, en faisant un rappel, se voit renvoyer dans les roses par le financeur pour défaut de respect des conditions.... il va être mal.

pasvieux a écrit:

C'est pas vraiment un pb, juste une interrogation que j'ai sur la pertinence de demander ce type de document en pièce justificative d'une recette sur subvention.

Est ce qu'une subvention est acquise après transmission des documents ou seulement après validation des documents par le financeur?
Ici après validation parce que le financeur écrit dans la convention son processus de validation, mais la plupart du temps après transmission parce que le financeur n'écrit pas comment il valide, alors que nous savons que la subvention ne sera versée qu'après vérification des pièces justificatives transmises.

Je sais bien qu'il n'y a pas de nomenclature des pièces justificatives de la recette et que le comptable peut demander des compléments, je voulais juste votre avis sur ce cas pour lequel la demande me semble discutable.

Mon avis : ton comptable a raison.

Et dans la mesure où il est chargé du recouvrement et pas toi je ne vois pas où est le problème.

Dès lors que le comptable engage sa responsabilité en prenant en charge l'OR, toutes les pièces qu'il exige sont pertinentes puisqu'elles le sont pour lui... Parfois il ne faut pas trop se triturer le cerveau.
Sur le fond, pour toute subvention qui serait versée sous conditions, je demande à ce qu'on me prouve que lesdites conditions sont bel et bien remplies pour prendre en charge l'OR. Ceci ne me semble pas être une exigence injustifiée voir farfelue. Donc je partage et me range derrière l'avis du grand maître du forum sur le cas d'espèce.

Bonnes vacances à tous !!

Je me rappelle d'un comptable mis en débet ou redevable d'une amende (je sais plus trop) parce que les PJ d'utilisation d'une subvention auraient du être envoyées à la CT dans les six mois alors que le comptable n'avait pas vérifié l'envoi des pièces par l'ordo, n'avait pas relancé dans ce délai et s'était donc vu rejeter sa demande de recouvrement par la CT.
Attention aussi aux dates limites d'exécution des subventions.
Bref demandez les avis d'attribution, vérifiez bien que les conditions de versement sont remplies avant de prendre en charge l'OR.

Vous aurez remarqué que je ne remets pas en cause la demande de fournir au comptable les pièces justificatives demandées par le financeur ou la preuve de l'envoi, mais le fait de fournir la preuve de la validation des justificatifs par le financeur pour qu'une recette soit prise en charge.

Cette demande m'interpelle car cela sous entend que la recette n'est acquise qu'après cette validation et non pas après la transmission des justificatifs. Or le processus de validation, s'il est décrit dans ma convention, existe dans toute subvention avec condition et est-il raisonnable de penser qu'un comptable peut être mis en débet parce qu'un financeur n'a pas validé les pièces transmises par l'ordonnateur, auquel cas la prise en charge de nombreuses recettes s'en trouvera grandement retardée?

Le boss semble dire non, puisqu'il parle d'un AOR si pas de validation des pièces, le mien semble dire oui parce qu'écrit dans la convention. Mais apparemment je suis le seul à trouver cela étrange.

pasvieux a écrit:

Vous aurez remarqué que je ne remets pas en cause la demande de fournir au comptable les pièces justificatives demandées par le financeur ou la preuve de l'envoi, mais le fait de fournir la preuve de la validation des justificatifs par le financeur pour qu'une recette soit prise en charge.

Cette demande m'interpelle car cela sous entend que la recette n'est acquise qu'après cette validation et non pas après la transmission des justificatifs. Or le processus de validation, s'il est décrit dans ma convention, existe dans toute subvention avec condition et est-il raisonnable de penser qu'un comptable peut être mis en débet parce qu'un financeur n'a pas validé les pièces transmises par l'ordonnateur, auquel cas la prise en charge de nombreuses recettes s'en trouvera grandement retardée?

Le boss semble dire non, puisqu'il parle d'un AOR si pas de validation des pièces, le mien semble dire oui parce qu'écrit dans la convention. Mais apparemment je suis le seul à trouver cela étrange.

L'ordonnateur émet un ordre de recette. Si la recette n'est pas due c'est un motif d'annulation d'ordre de recette.
Face à ce type de recette sous condition il appartiendrait au comptable d'engager le recouvrement, au financeur de contester le titre de recette par écrit, au comptable de demander à l'ordo de prendre un AOR ave un PJ l'écrit du financeur, et en cas de refus de l'ordo de poursuivre le recouvrement tant que le financeur n'a pas contesté en justice le titre de recette. Bon ça c'est la théorie mais ça ne me pose pas de problème fondamental.
On peut aussi concevoir que l'ordonnateur n'établisse l'OR qu'après la validation du financeur.... ça se serait intelligent.


Pour ton comptable il ne peut être mis en débet que s'il ne fait pas les diligences obligatoires, pas parce que la recette n'est pas due. Contester le bien fondé d'un titre de recette c'est du basique quelque soit le motif de la contestation. Le comptable poursuit le recouvrement tant que le titre n'est pas annulé par l'ordo ou le juge... le fait que ce soit une CT ne change rien.

volcan a écrit:

le fait que ce soit une CT ne change rien.

Toutefois le recouvrement d'une créance due par une collectivité territoriale (ou un EPLE ou un service de l'Etat) s'avère en réalité peu évident, quels sont les moyens d'action : saisir la CRC et le Préfet pour une inscription d'office ?

Saisir le préfet pour une inscription d'office.... mais il est rare que l'on en vienne là. En règle générale les collectivités répondent et argumentent dans la phase de recouvrement gracieux.

La convention suffit pour l'OR. Les conditions de versement sont indépendantes. Elles permettront de justifier un écart entre l'OR initial et les versements, le suivi en classe 4 et l'éventuel réduction d'ordre de recette.
Le comptable recouvre sur la base de l'OR : titre exécutoire - lettre de rappel - mise en demeure - saisine du préfet.
Les éventuelles contestations de la Région sont à régler avec l'ordo qui ajustera son OR ou non en fonction. En bonne intelligence, le comptable travail avec l'ordo sur son enchaînement de poursuite.

Si vraiment la collaboration est pénible. Après la saisine du préfet (qui ne devrait pas donner suite sans base solide), le comptable propose l'admission en non-valeur et son job est terminé.

Si c'est du long terme, c'est de la comptabilité à l'avancement ou à l'achèvement.

Bonjour,

L'agence comptable va passer d'une logique d'OR à l'encaissement à une logique d'OR à la consommation pour les avances commensaux et élèves externes.

Les logiciels tiers  permettent facilement d'éditer les justificatifs correspondant.

Par contre, je ne suis pas certain du mode opératoire comptable pour effectuer la transition et avoir un 41911 qui in fine correspondra aux états des logiciels dans les ER.

Merci pour vos conseils,

J'ai pas bien compris la question, mais je vais essayer de répondre...
Encaissement avec débit 5xx crédit 4191xxx.
Ça c'est la FSE
Puis OR de la consommation D 41xx /C 7062.
Enfin écriture manuelle pour D 4191xx/C 41xx

Merci pour ta réponse.

Pour l'instant, je n'ai pas les avances des commensaux au 41911 puisque les établissements rattachés à l'agence comptable passent leur OR au vu des encaissements.

Le passage à une logique à la consommation me permettra de suivre les avances commensaux sur ce compte d'avance.

Je ne sais par contre pas comment faire l'écriture de "correction".

J'ai pensé à un mandat pour ordre au 6583 de manière à annuler les recettes passées dans les exercices antérieurs alors qu'il n'y a pas eu de consommation, puisque les logiciels type TURBO Truc ou ALIZE indiquent une situation d'avances non utilisées (et même quelques situations - !!).

Je suis obligée chaque année depuis trois ans de contrepasser en mandat des OR fait sur des subventions par mon prédécesseur, parce qu'à cette époque le comptable ne demandait pas ce type de justificatifs.

Or, mon précédesseur avait la facheuse habitude d'espérer que les profs allaient faire tous les rapports intermédiaires... Ce qu'ils ne faisaient pas. En même temps, c'est aussi le boulot du gestionnaire que de s'occuper de ça, mais bref.

Donc, il me semble bien venu que le comptable demande une petite preuve supplémentaire que l'argent sera bien versé. Sinon, ça peut conduire à la situation dans laquelle mon établissement se trouve. Devoir faire des mandats avec le peu d'argent sur des crédits faiblards, pour nettoyer les comptes des subvention.

Je dirais bien de passer tous les OR jusqu'à fin décembre comme d'habitude, éditer la liste des soldes créditeurs au 31.12 et faire un OAR de ce montant que le comptable passera en compte d'avance puis éditer la liste des soldes débiteurs qui devra correspondre au débit qui restera dans le compte de classe 4 concerné en attendant les encaissements correspondants.

il est possible de gérer les OR différemment au sein d'une structure. L'ac qui est support comptable gère les OR selon ce qui est consommé (avances au C 4191X puis OR pour montant consommé au SRH C 706X. compte de liaison au Débit du 4712 ou 4713 puis prise en charge pour le montant de l'OR au débit du compte d'avance. Ce qui reste en avance doit correspondre au solde créditeur de turbo lise (plus le montant des FQE si non simultanéité. Si les établissements rattachés ont un mode de prise en charge différents (factures et tickets repas), no soucis, pas de solde créditeur après l'OR (hors encaissements post OR)

Pour la transition effectuée ici il y a 3 ans, procédure Alomero pour tous les bahuts ... C'est simple et rapide ...

Pour les pièces c'est fonction du champs de responsabilité.
Le comptable doit avoir les indications sur le montant de la dette, ses éléments de liquidation, les coordonnées du débiteur. Et pis c'est tout. S'il y a contestation du titre dans son droit ou son montant, c'est de l'assiette, le débiteur doit voir avec l'ordo. Donc les pièces justificatives envoyées à la région, le comptable, il s'en fiche.
Il a juste besoin de la convention pour déterminer le montant max à recouvrer, au pire un document de l'ordo expliquant pourquoi le titre est de X alors que le montant de la convention est de Y.

C'est pas assez ? Pour les frais d'hébergement, vous mettez les fiches d'inscriptions à la cantine avec l'OR ? Non, ben c'est pareil.