Bonjour,

 

Dans le cadre d’un échange avec un collège allemand, nous allons recevoir des collégiens pendant quelques jours au collège (présence en classe pendant quelques heures, prise du repas au collège). C’est le comité de jumelage qui prend en charge cette organisation, sachant, juste pour info, que nos collégiens ne partiront pas en Allemagne cette année.

Il me semble qu’il serait bien de disposer d’une convention pour cet accueil, avec le collège d’origine des petits allemands. Apparemment, rien n’est prévu pour l’heure. Je vais donc conseiller le CE pour que cette démarche soit mise en place au plus vite. Si vous disposez d’un exemple de convention, je suis preneur (sinon, pas de soucis, je chercherai).

Pour l’accueil en restauration, puisque ce projet a un lien avec la pédagogie (échanges entre classes, immersion en classe…), ce qu’exige la CT, il me semble que l’accueil de ces élèves et de leurs accompagnateurs au SELF est tout à fait possible. Dois-je malgré tout demander l’accord de la CT ? Pour les élèves allemands facturés, dois-je les considérer comme élèves au ticket et donc leur appliquer le même tarif que pour les collégiens ou les facturer en repas extérieur ? (plus onéreux !). La première hypothèse me semble la bonne mais je vous remercie par avance pour vos précisions.

Quel est le mode de fonctionnement de votre SRH ? Qui gère les encaissements ?

C'est moi qui m'occupe des encaissements. Je suis régisseur d'avances et de recettes.

Je facturerais au prix hors forfait. Ensuite j'intégrerais cette dépense dans le budget du projet, qui doit comporter aussi des sorties pour les jeunes Allemands et pour les correspondants qui les accueillent. Un budget de voyage sans transport, donc. Avec participation des familles le plus souvent.
Pour la convention demande au rectorat, il y a souvent un modèle de convention d'appariement.

Prix hors forfait, donc idem que celui des collégiens qui déjeunent au ticket. OK.
Pas de budget pour ce projet. Pour ce qui est des activités, sorties..., tout est encore très flou et pas d'éléments communiqués, malgré mes demandes, par la professeur qui "coordonne". J'ai cru comprendre, mais cela sera à vérifier, que les activités des allemands (sorties, bus...) seront à la charge du comité de jumelage. Les élèves du collège ne participeraient (conditionnel) pas à ces sorties. Dès que j'en saurai un peu plus, je viendrai probablement poser quelques questions complémentaires.
Pour l'instant, je sais que les allemands seront accueillis au SELF et quelques heures par jour en classe, seront hébergés dans certaines familles volontaires et par des membres du comité de jumelage si pas suffisamment de volontaires...

Vous êtes dès le départ dans l'erreur (le clg, pas vous).
Le comité de jumelage ne devait pas organiser lui même cet échange, seul le clg devait le faire, voter le principe et le budget, en tenant compte d'une convention passée avec le comité de jumelage répartissant les charges.
Là, vous fonctionnez à l'envers et sans même une convention de sous-traitance par le comité. Que ce soit les activités des élèves français ou allemands tout doit être voté au CA pour avoir la couverture juridique, votre CE prend un sacré risque si rien n'est voté et si pas de convention réglo ad hoc.
Si pas de convention que se passerait-il si un jeune Allemand se blesse en classe? où au réfectoire?
Certains CE aiment vivre dangereusement.
Si vous ne savez rien c'est qu'il n'y a pas d'acte exécutoire relatif à cet échange?

Absolument mais nous sommes dans la phase "préparatoire". C'est pourquoi je me renseigne et souhaite conseiller au mieux le CE, malgré ma minuscule expérience de GM. La prof d'allemand est pour le moins bordélique et il est très difficile d'avoir des informations et une once d'organisation .
Pour l'instant, rien n'est acté, je prends les renseignements en amont.

Merci pour votre aide précieuse.

Qui va payer la facture des repas ?

Pas forcément mais il vaut mieux connaître le(s) débiteur(s) avant ; cela évite les surprises (et les ardoises).
Cela peut être le comité de jumelage, la ville, les visiteurs (eux-mêmes), les familles hébergeant les visiteurs, l'établissement (en raison de la convivialité proverbiale de l'établissement ou plutôt de son chef) parce qu'ici, le chef d'établissement invite souvent avec l'argent de l'établissement.

Non, pas question piège ; mais il y a bien quelqu'un qui organise le bousin et quelqu'un qui paye... par exemple celui qui sollicite l'établissement, non ?

une convention lambda passée avec le comité et qui prévoit:
- la présence des Germains à l'EPLE pour les cours (couverture juridique)
- un bon de commande de repas émis par le comité , au tarif de xxx € /repas, payable à réception facture du clg.
- Rappel que le CE a autorité sur tout ce beau monde au collège, et que les Merkel boys sont soumis au règlement intérieur.
un vote épicétou

OK. Merci. Je vais verrouiller cela. Pourquoi un vote ? Puisque pas d'incidence pour les élèves du collège ni les finances de celui-ci, si ce n'est la facturation des repas aux petits allemands et à leurs accompagnateurs (mais là ce sont des recettes et non des dépenses). La convention, bien ficelée, n'est pas suffisante ?

Une convention est TOUJOURS votée. Elle n'est pas couverte par la délégation annuelle du conseil d'administration au chef d'établissement, car la délégation concerne les marchés. Et le chef d'établissement n'a pas le droit de faire ce qu'il veut, c'est le CA qui décide et le CE n'est qu'un simple exécutant (bon c'est un chouïa réducteur mais ici on fait preuve de pédagogie).

strophe a écrit:

OK. Merci. Je vais verrouiller cela. Pourquoi un vote ? Puisque pas d'incidence pour les élèves du collège ni les finances de celui-ci, si ce n'est la facturation des repas aux petits allemands et à leurs accompagnateurs (mais là ce sont des recettes et non des dépenses). La convention, bien ficelée, n'est pas suffisante ?

Parce que présence de personnes au collège n'ayant pas vocation à s'y trouver. Il faut une couverture juridique au CE en cas de pb.
Une convention se vote et ne fait pas partie de l'autorisation globale des marchés.

OK.

Merci beaucoup.

Je ferai cela dans les règles.

Réponse de la cellule conseil du rectorat de mon académie : convention inutile, juste informer le CA en détaillant le programme, pas de vote. Pour les repas facture au comité de jumelage.

Moi qui ai insisté auprès de la prof pour que l'on fasse tout bien dans les clous, avec convention et tout le toutim...

Qui compose ce comité de jumelage ? Des profs ?

Comment les allemands financent-ils ce voyage et les sorties ?
Sans doute ont-ils intégrés cette question du repas parmi autres faux frais, il suffit de leur faire un titre exécutoire et ils paient (d'expérience, ils sont plus souples, le prof à l'argent sur lui -déjà testé avant la règle des 300,00 €- car les budgets de voyage ne passent pas par les établissements mais par les comptes perso des profs (qui doivent en rendre compte sérieusement à leurs services fiscaux)), potentiellement simple et rapide.

Ces sont les professeurs allemands qui ont organisé, en lien avec le comité de jumelage de ma commune (composé par des personnes qui ne sont pas des profs du collège). Au départ, le projet ne devait se faire que sur le week-end férié de l'ascension (du mercredi au dimanche), donc pas de liaison avec le collège, pas de visite sur site, pas de restauration au collège. La professeur d'allemand du collège a souhaité se "greffer" sur ce projet afin que les jeunes allemands viennent plus tôt, dès le lundi, et puissent ainsi être accueillis au collège pour voir comment cela se passe ne France.
Tout l'aspect financier est pris en charge par le comité de jumelage pour ce qui est des activités sur place en France.
J'avoue m'y perdre un peu entre nécessité de rédiger une convention, vote au CA, ou juste informer le CA, pas de convention... J'ai bien insisté auprès de la prof pour lui dire que je souhaitais que l'on fasse les choses dans les règles, convention... Maintenant je vais lui dire que ce n'est finalement pas la peine...

Avec des gamins allemands en cours j'ai du mal à comprendre la position du Rectorat!
Le CE n'a en ce cas aucune couverture juridique en cas d'accident commis ou subi par qui que ce soit et nos dynamiques voisins d'outre Rhin ne sont pas informés qu'ils sont soumis au réglement intérieur.
ça serait un simple passage pour grailler une paire de fois ça irait avec un bon de commande (et encore, l'assos est assimilée à une boite privée pas à un établissement public).

Si il y a le feu et que quelques Allemands sont transformés en chaleur et lumière quelle question posera en 1er le juge: "qu'est ce qu'ils foutaient là?"

Je me sens parfois si las...

J'ai contacté l'assureur du bahut. Dans la formule de base, à laquelle nous souscrivons, les élèves accueillis sont couverts par la garantie "appariement". Pas d'inquiétude donc pour le CE, sauf si cette garantie s'applique uniquement si convention signée. Mon interlocutrice m'a certifié que non.
Je vais tout de même relancer la cellule conseil du rectorat...

strophe a écrit:

J'ai contacté l'assureur du bahut. Dans la formule de base, à laquelle nous souscrivons, les élèves accueillis sont couverts par la garantie "appariement". Pas d'inquiétude donc pour le CE, sauf si cette garantie s'applique uniquement si convention signée. Mon interlocutrice m'a certifié que non.
Je vais tout de même relancer la cellule conseil du rectorat...

le juge n'est pas assureur et donc le fait d'être assuré permet d'indemniser les victimes mais n'exonère pas le CE de sa responsabilité pénale (celle que quasi tous les CE oublient ou négligent, jusqu'au jour où...)

Excusez-moi si je parle à tort et travers, mais des personnes extérieures, on en reçoit à longueur d'année sans faire signer de convention ou réunir un comité d'approbation à chaque fois. On accueille des publics sans se poser la question de savoir si le CE va se retrouver au ballon parce que l'infirmière qui assure le don du sang a fait un malaise en voyant deux élèves s'embrasser sur la bouche dans un couloir (vécu !)

La plupart du temps on accueille des groupes ou des stagiaires avec des conventions, surtout lorsque le paiement est différé et qu'on  veut être sur de connaître qui payera..
Ne pas se poser de question est en effet un bon moyen de se simplifier la vie... jusqu'au jour où se sont les juges qui les posent.

Ma question aura au moins eu l'intérêt de faire naître le débat. J'ai recontacté la cellule du rectorat. J'attends clarification. J'aviserai ensuite.
Merci en tous cas pour vos participations.

Il ne s'agit pas ici d'un simple accueil ponctuel mais d'une présence en cours, on n'est pas dans du quidam de passage.
Je ne fais que des recommandations, il se pourrait qu'un juge pense un peu comme moi...

Un juge je ne sais pas mais moi en tout cas oui.

Réponse reçue à l'instant. Convention superflue     .

Nul n'est obligé d'être plus courageux que ses chefs, mais plus c.. aussi...
Gageons que tout ce beau monde se défilera en cas de gros pépin et laissera le CE dans la merde bien tout seul avec son GM.