Bonjour, dans le cadre de conventions avec des collectivités territoriales ou d'autres tiers, j'ai des étudiants qui doivent se rendre sur des sites éloignés de notre établissement.

La présence sur les sites permettent d'appréhender les contraintes et d'apporter les solutions recherchées par nos tiers.

Ceci fait partie de la validation du diplôme, et occasionne des dépenses : Déplacements, Hébergements, Repas, petites fournitures.

Afin que les étudiants puissent se rendre sur les sites, des autorisations de déplacements sont rédigées, il ne s'agit pas d'ordre de mission.

En effet, notre raisonnement consiste à dire que les ordres de missions concernent les personnels civils de l'Etat et non les étudiants.

Ces autorisations de déplacement sont nominatives et valent pour l'année universitaire.

1ere question : une autorisation de déplacement nominative portant sur plusieurs mois est elle problématique ?

2ième question : Sachant que pour les frais de déplacements (relatifs au décret du 03 juillet 2006),  le décret rappelle le principe du remboursement forfaitaire des frais
d’hébergement et de restauration ainsi que de la justification des frais de transport au seul ordonnateur. Ainsi, ces dépenses sont, sauf exceptions, justifiées par une décision
de  déplacement et un état de liquidation des frais. Les pièces non transmises au comptable qui ont permis  d’établir l’état de frais sont conservées et archivées par 
l’ordonnateur selon des modalités pratiques définies par son ministère d’appartenance. L’ordonnateur est tenu de mettre  ces pièces à la disposition des corps de contrôle (inspections  générales, cour des comptes, cour de discipline budgétaire et  financière). Elles peuvent faire l’objet d’une dématérialisation, mais doivent  être conservées en format papier sous la responsabilité de l’ordonnateur. 

D'après-vous peut - on appliquer ce décret à des autorisations de déplacement effectués par des étudiants ?

Par ailleurs, en ce qui concerne les pièces justificatives : je lis : ces dépenses sont  sauf exceptions, justifiées par une décision
de  déplacement et un état de liquidation des frais.

Mais je lis aussi : le décret rappelle le principe du remboursement forfaitaire des frais
d’hébergement et de restauration ainsi que de la justification des frais de transport au seul ordonnateur.

Donc faut - il transmettre les billets de train, location de véhicule, état indiquant le nombre de km parcourus si utilisation d'un véhicule perso ?


Enfin, le CA peut-il + simplement faire valider que dans le cadre du "stage pédagogique" qu'un montant de x euros sera versé à l'étudiant. Ceci éviterait de passer un temps incalculable visant à récupérer les factures de repas, billets de train,  etc ... sans compter que certaines factures ne comportent pas toutes les mentions obligatoires. C'est le cas notamment de certaine facture d'hébergement (gite de France, airbnb.fr) et des notes de restaurant (pizza, kebab).

Si vous avez des idées...

Merci d'avance.

Cordialement.

Vous avez raison, les étudiants ne sont pas des personnels civils de l'Etat et ne sont à ce titre pas concernés par le décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006.
Si vous travaillez dans un établissement public, vous devez savoir que ce type de d'établissement jouit de la personnalité juridique, de l'autonomie financière et d'organes décisionnels propres.
Par conséquent, si l'organe délibérant adopte une délibération autorisant l'établissement public à verser tant à un étudiant en stage, je ne vois pas d'objection.
Il faut simplement que l'acte adopté soit bien précis dans le calcul de cette indemnité.
Il peut également reprendre comme base de liquidation le décret susmentionné comme le font certaines collectivités territoriales.

Bonjour, je vous remercie pour votre réponse et j'aimerais savoir si dans l'acte, on peut prévoir :

que le paiement sera fait sans autre pièce justificative que la délibération votée en CA ?

De ce fait si c'est possible, comment établir les calculs de cette indemnité ?

Par ailleurs, une autorisation de déplacement nominative (étudiant) est elle suffisante afin de rembourser (ou avancer) les frais de déplacement?

Si oui l'autorisation peut elle porter sur une année universitaire ?

Cordialement.

S'il s'agit de stage de plus de deux mois, une gratification doit être accordée par l'établissement d'accueil et cette dernière couvrira les frais de stage.
Le décret de 2006 ne s'applique pas uniquement aux personnels, toute personne effectuant une mission dans l'intérêt de l'établissement peut se voir rembourser ses frais de déplacement, un étudiant également.
Mais dans le cas présent, il ne semble pas s'agir de mission pour l'établissement, donc a priori pas de remboursement sur cette base. Après il est possible de faire voter au CA l'attribution de "bourses" pour les étudiants de telle ou telle formation.

Vu le contexte détaillé par Tataouine, ça m'étonnerait qu'il s'agisse d'un stage au sens des articles L. 124-1 et suivants. D'ailleurs, si c'était un stage à proprement parler, pourquoi se fatiguer à rembourser des frais de déplacement, y compris s'il n'y a pas de gratification ? Si on commence à mettre le doigt dans un tel engrenage, je doute que nos finances – déjà pas vaillantes – tiendront le coup.

Quant à l'attribution de "bourses" aux étudiants, elle est fondée sur l'article L. 821-1 qui prévoit pour toutes personnes morales de droit public ou privé la possibilité d'instituer des aides spécifiques en faveur des étudiants. La solution proposée par El Doctus me semble plus "propre" dans le sens où elle répond précisément à la question (remboursement de frais indûment engagés par l'étudiant) au lieu de contourner l'obstacle par une sorte de détournement d'un autre fondement juridique (aide sociale).

Comme je l'ai indiqué, l'acte adopté par l'assemblée délibérante doit être très précis quant au calcul de cette indemnité.
Je ne vais pas faire le travail à votre place, mais je peux vous suggérer des pistes de réflexion:

- Une partie de cette indemnité peut-être basée sur la distance entre l'établissement et lieu de stage en prenant comme référence le barème kilométrique arrêté par le ministère en charge du budget.
- Une autre partie peut comporter un forfait d'hébergement à l'instar du celui prévu par le décret de 2006 ;
- Enfin la dernière partie peut prévoir un forfait repas à l'image de ce qui est prévu par le même décret.

Il faudra que l'acte mentionne la formule en précisant sa composition.