Bjr,

Il y a dans notre agence  comptable un LP qui réalise beaucoup de voyages et surtout de placements d'élèves en stages  assez éloignés, souvent dans d'autres pays de l'UE.
Chaque fois un prof régisseur temporaire part avec 1 000 € en poche en moyenne pour régler certaines dépenses des élèves (transports, nourriture, hébergement) pour lesquelles il est difficile de travailler avec des prestataires acceptant un bon de commande et un virement classiques.

C'est presque une fois par mois, les profs changent tout le temps, impossible donc de faire des régies temporaires avec cartes bancaires.

Pour éviter de les voir partir avec toutes ces espèces on  envisageait de leur virer l'argent sur leur compte bancaire pour qu'ils retirent au fur et à mesure avec leur propre carte bancaire.

Est ce vraiment règlementaire ? Ne rentre t on pas dans une sorte de gestion de fait ? Ne risque t il pas d'y avoir aussi des frais de retrait à l'étranger qui seraient imputés sur leur compte perso ?

Bref comment faire au mieux ?

Merci

Pas comme ça. Création à chaque fois d'une régie avec CB. Depuis la simplification de l'an dernier, l'arrêté c'est 10 minutes de travail chez l'AC. Reste de prévoir 3 semaines pour la création de la CB. Rien d'impossible car tout ceci ne se décide pas 48 heures à l'avance je suppose.

Pas 48 h à l'avance mais à peine 3 semaines bien souvent, en tout cas toujours très juste pour le délai cb.
Ce qui voudrait dire aussi la création annuelle d'une dizaine de comptes trésor secondaires pour chacune de ces régies. Ca fait lourd tout de même.

Qu'est ce qui s'oppose à virer l'argent sur le compte perso du prof ? Est ce une forme de gestion de fait ?

Le versement sur compte personnel est formellement prohibé : "Par ailleurs, il leur [les régisseurs] est interdit de confondre les fonds et valeurs de la régie avec ceux qu'ils possèdent à titre personnel, ainsi que de verser à un compte personnel tout ou partie des fonds détenus "ès qualité". En cas d'infraction, ils seraient présumés coupables de malversation."
Page 71 de l'instruction sur les régies, ici.

Partout où j'ai sévi le principe était le remboursement des frais engagés par l'élève, l'étudiant ou le prof. Sur demande on procédait au versement d'une avance, mais jamais les profs n'ont payé pour les élèves, avec le risque de dépasser le montant du forfait "stages" voté par le CA.
Alors je ne dis pas qu'il faut revoir tout le fonctionnement, je dis juste qu'on a plusieurs possibilités. Si on veut que les profs gèrent le bousin, why not, mais avec une régie cadrée. Il est tout à fait possible d'avoir plusieurs cartes adossées à un compte dédié, cartes qui sont valables toute l'année, charge à chaque prof de n'effectuer des dépenses que pour la période durant laquelle il est régisseur. On peut même envisager de conserver les CB au coffre de l'établissement. Dès que le prof a son OM, hop, on fait le document de régie temporaire, on transfère la somme sur le compte bancaire, et on donne la CB au prof. Qui dès qu'il revient rend ses justificatifs, et la CB, laquelle reste au chaud jusqu'à la fois suivante.

La DFIP de notre département nous a toujours dit : une cb temporaire = 1 compte DFIP dédié à la régie temporaire = 1 régisseur temporaire.
Pas question d'adosser plusieurs cb au même compte.

Et bien votre DDFIP vous raconte des contes ou légendes , chez moi j'ai un compte ouvert spécial voyages et plusieurs CB par régisseurs pour le même compte .

Ici, la CB est au nom du régisseur.
Elle ne sert donc que pour la régie temporaire.
Pas de CB en attente.
Qui en serait responsable ?
L'AC ?
Et un compte DFT par régie...
Bizarre que les DDFIP travaillent différemment...

Un seul compte bancaire pour plusieurs cartes bleues, je ne voudrais pas être à la place de l'agent comptable pour faire le point, surtout si plusieurs voyages sont programmés en même temps, comme c'est souvent le cas chez nous.

Auparavant, nous avions un compte par carte bleue nominative (ce sont presque toujours les mêmes profs qui partent).

Mais avec l'habitude, les profs sont devenus de moins en moins rigoureux et ont pris l'habitude de dépasser le plafond : les comptes étaient donc souvent négatifs.

L'agent comptable avait de plus en plus de cheveux blancs à force de passer son temps à contrôler les soldes de tous ces comptes.

Il a donc décidé d'annuler toutes les CB des régisseurs temporaires.

Maintenant, il donne l'argent en liquide au régisseur temporaire. Du moment que le régisseur lui ramène le solde non dépensé avec les justificatifs, le reste...

Récemment, il a donné 5.000€ à un employé. Je serais fort surpris que la personne se soit promenée pendant une semaine avec cette somme sur elle...

salut a écrit:

Un seul compte bancaire pour plusieurs cartes bleues, je ne voudrais pas être à la place de l'agent comptable

Les relevés détaillés indiquent le n° de carte CB utilisé par chaque régisseur de mémoire. Evidemment je n'ai pas eu 36 voyages ( 2 voyages en même temps maxi sur le même compte)  mais je suis arrivé à m' y retrouver pour chaque établissement  .
Un compte bancaire dédié aux voyages et rattaché à chaque eple. J'espère être plus claire .

Après relance de notre DFIP à ce sujet ils acceptent désormais l'ouverture d'un cpte trésor "régie voyage" mais il faudra à chaque fois demander une cb pour chaque régisseur temporaire, cb qui sera adossée au cpte en question, lequel devra être soldé après chaque voyage..mais en revanche une seule cb à la fois, autrement dit si deux voyages tombent à la même période, faudra choisir celui qui part avec la cb et celui qui part avec une liasse de billets de 50 €.

Citation :

mais en revanche une seule cb à la fois, autrement dit si deux voyages tombent à la même période, faudra choisir celui qui part avec la cb et celui qui part avec une liasse de billets de 50 €.

Pas eu d'objection en ce sens , et les CB ont été acceptées adossées au compte trésor régie voyage de l'EPLE  . Ces cartes sont nominatives , on peut retracer les opérations par n° de carte attribuée ( confirmation dans mes relevés détaillés) , donc sur quoi se fonde la DDFIP pour refuser ?

J'ignore sur quoi ils se fondent mais j'ai cru comprendre que chaque DFIP dispose d'une certaine latitude dans ce domaine. Autrement dit selon que vous êtes dans tel ou tel département....(mais bon la République reste une et indivisible malgré tout)