Bonjour,

Trois élèves sont convoqués à un concours loin, très loin du lycée.

La mère d'un des trois élèves s'est proposée de prendre sa voiture et emmener tout le monde, limitant ainsi le coût du transport. Les autres parents sont d'accord.

La réponse est peut-être évidente, mais je sèche sur les documents pour pouvoir la rembourser. Est-ce qu'une âme bienveillante me viendrait en aide svp ?

Merci d'avance !

Ordre de mission du chef d'établissement.
S'assurer que la conductrice est assurée et éventuellement prévenir l'assureur de ton établissement.
Vérifier enfin que la maman n'est pas une ivrogne connue etc..... 

Euh, je serais nettement moins affirmatif. Notamment sur le fait que le déplacement soit à la charge de l'établissement.

Il s'agit du concours général des métiers volcan.

Pour l'ordre de mission, c'était ma première pensée, mais j'avais peur que comme ce n'était pas un prof, ou un intervenant je n'ai pas cette possibilité. ça va me faciliter les choses alors !

Merci !

S'inscrire au concours général (comme à tout autre concours d'ailleurs) est un acte individuel facultatif. A ce titre, l'établissement n'a pas à prendre en charge les frais relatifs à ce concours. Un comptable tatillon pourrait même trouver à y redire et exiger une réquisition.

Maintenant, il est assez courant que des établissements participent aux frais. dans ce cas, l'ordre de mission, y compris pour une personne étrangère à l'administration, est tout à fait réglementaire et adapté.

Pour ce type de concours, les retombées pour l'établissement sont assez faciles à déterminer, dire que le déplacement est totalement étranger à la vie de l'établissement et rejeter sur ce motif serait un peu raide tout de même.
Un OM et une autorisation d'utiliser le véhicule personnel dans laquelle le missionnaire déclare être assuré et avoir son permis signés du chef d'établissement, ça devrait être bon.

Un ordonnateur ne peut autoriser une personne privée à utiliser son véhicule perso. Cette autorisation ne vaut que pour un personnel de l'EPLE en remplacement de l'utilisation des transports en commun.
Si le CE veut rembourser des frais de déplacements à un bénévole du service public il établit un document que par commodité on appelle à tort "ordre de mission" (car missionner une personne privée ça ne le fait pas trop) qui décrit les conditions du déplacement et du remboursement, mais c'est une procédure qui demande de blinder le bousin. Perso je ne le fais que pour des frais de déplacements d'intervenants avec convention ou sur décision du CA. Dans le cas présent je privilégierais le remboursement des billets de train aux familles (avec en plus un acte du CA ce serait parfait).

Collaborateur occasionnel bénévole.
Il me semble que ce statut confère certains droits du fonctionnaire et certaines protections en cas de souci (dans le GAJA, ce n'est pas l'histoire du wagonnet ? A c't'heure, j'ai un doute).
"Ordre de mission" précisant le motif du déplacement, l'utilisation du véhicule sur le trajet concerné et les modalités de prise en charge.
Rien d'irréalisable d'après moi ou d'incompatible avec les règles de la comptabilité publique.

Mais bon, chuis plus comptable et plus gestionnaire, alors... 

Une petite fiche assez complète.

Citation :

Trois élèves sont convoqués à un concours 

Qui convoque ? (en principe l'éventualité du remboursement des frais de déplacement doit être inscrit sur la convocation)

Après, si c'est le concours général, qui a inscrit les loustics ? si c'est l'établissement, le mieux pour blinder le bousin : acte du CA autorisant la pris en charge de dépenses, par nature, personnelles par l'établissement, eu égard aux retombées "publicitaires" pour l'établissement.

Suivant les collectivités territoriales les voitures de service sont à disposition des tiers également (prise en charge par les assurances), ils peuvent prendre la voiture de l'établissement  

Poporc a écrit:

Collaborateur occasionnel bénévole.

 
C'est ce que j'aurai aussi répondu ; les parents peuvent être accompagnateurs de sortie/voyage scolaire en qualité de collaborateur de service public, pourquoi pas pour le transport d'élèves dans certains cas ?
Après savoir si aller à un tel concours relève des compétences de l'EPLE... Si j'en crois la note ici (je cite : Pour les établissements non encore inscrits les années précédentes, une procédure de pré-inscription est indispensable. Elle sera consultable dans la notice en ligne à l'adresse internet citée ci-dessus.") c'est bien l'établissement qui s'inscrit, je dirai donc oui pour cela aussi.

Puisqu'il semble qu'il faille que je précise mon propos.
Pour moi un CE n'a pas à autoriser une personne privée à véhiculer des élèves (nuance qui a son importance) ; par contre il peut la rembourser sous certaines conditions de des frais de déplacement qu'elle a engagé pour le compte de l'EPLE.

Il faudrait bien un ordre de mission + autorisation de véhicule perso comme PJ pour l'agent comptable, non ? En plus, ces pièces prouveront bien (notamment en cas d'accident) que le parent est bien collaborateur du service public en ayant transporté d'autres élèves que son propre enfant... non ?

Mad Max a écrit:

Il faudrait bien un ordre de mission + autorisation de véhicule perso comme PJ pour l'agent comptable, non ? En plus, ces pièces prouveront bien (notamment en cas d'accident) que le parent est bien collaborateur du service public en ayant transporté d'autres élèves que son propre enfant... non ?

Non. L'autorisation d'utiliser le véhicule personnel n'est pas une pièce pour le comptable.
Il faudra lui donner à l'appui du mandat une demande de remboursement conforme à l'annexe A du décret de 2007 sur les PJ ; et un document que par commodité on nommera "ordre de mission" et qui comportera les mentions obligatoires prévues par le même décret.
On notera que par une jurisprudence de la CC du 28 avril 97, commune de Draguignan, il peut cependant être suppléé à l'absence d'ordre de mission dès lors que l'état de frais est signé par l'autorité compétente pour délivrer les ordres de mission et qu'il comporte toutes les mentions et justifications qui doivent normalement figurer sur ledit ordre.

Après ma position n'est pas d'autoriser un tiers à véhiculer des élèves, mais de lui rembourser un déplacement fait pour le compte de l'EPLE. Il y a une nuance.

bonjour,

en ce qui concerne les frais de deplacement des personnels justement, faut il un accord du CA qui determine les tarifs pour pouvoir rembourser?

merci

S'il y a pas de délibération du CA, c'est l'article 1 de l'arrêté du 20 décembre 2013 qui s'applique :
"Il est applicable aux personnels des établissements publics locaux d'enseignement en l'absence de dispositions spécifiques adoptées par le conseil d'administration de l'établissement, dans les conditions fixées par l'article 7 du décret du 03/06/2006"


bref le régime général
mais la décision du CA s'applique dans des conditions particulières :
"Toutefois, lorsque l'intérêt du service l'exige et pour tenir compte de situations particulières, un arrêté ministériel ou une délibération du conseil d'administration de l'établissement peut fixer, pour une durée limitée, des règles dérogatoires aux arrêtés interministériels prévus aux alinéas précédents, qui ne pourront, en aucun cas, conduire à rembourser une somme supérieure à celle effectivement engagée."

donc pour une mission bien particuliere avec ordre de mission du CE pour un enseignant avec moins de 10 euros de frais, pas de souci?