Les couleurs différentes, c'est une mesure d'ordre interne. On peut en faire aussi d'une couleur par niveau, ou par régime de sortie ... Une couleur par année, c'est déjà bien assez. On n'est pas obligé de se compliquer le travail non plus.
Plus simplement, mentionner lisiblement (case à cocher par exemple) sur la 4° de couverture si l'élève est externe, DP, a le droit de sortir quand il veut ou pas ... devrait vous éviter ce genre de prise de tête l'an prochain, tout en permettant au surveillant qui est au filtrage des sorties de contrôler facilement (ne pas oublier en vie scolaire d'enregistrer les différents régimes réellement approuvés par les parents, parce que c'est fou ce que les élèves sont créatifs quand il s'agit de "personnaliser" un carnet).
Je ne dirais pas que ce que vos prédecesseurs (une couleur par régime) avaient mis en place est illégal. Juste que le cas n'est pas prévu. Sans doute parce que "en haut lieu", on n'a pas pensé que cela pouvait exister, on a juste pensé "un carnet de correspondance pour l'année", sans imaginer que par endroits, on aurait des spécificités locales qui amèneraient à ce genre de question.
A titre d'information, le côut qui peut être facturé aux familles doit correspondre au coût de remplacement : suivant les années, chez moi, un carnet coûte autour de 2€. Donc 3 ou 5 €, on fait du bénéfice sur le dos des familles, ce qui n'est pas permis. (même si ça a été vôté et même si les autorités de tutelle - qui ne savent pas combien nous coûte réellement un carnet - n'ont rien dit) : si on fait payer plus que le coût de remplacement, la différence s'analyse en une amende, donc en une sanction, et qui dit sanction dit prévu au règlement intérieur etc ...