Bonjour à tous.
Je sollicite votre aide car je suis un peu (beaucoup) dans la m....
Nous avons effectué en fin d'année scolaire dernière un voyage, pour lequel le budget avait été voté et le montant de la participation des familles fixé en CA.
Je ne me cherche pas d'excuses, mais je suis seul avec une secrétaire d'intendance pour 1000 élèves, et je ne peux pas matériellement m'occuper de tous les encaissements...
La prof qui organise le voyage a déposé les chèques à l'intendance (paiement en trois fois), et les encaissements ont été faits au fur et à mesure.
Au moment de faire les OR, je me rends compte que toutes les familles ont payé 9 euros de plus que ce qui avait été voté !
Est-il encore possible de rattraper le coup, et si oui, comment ?
J'ai bien pensé demander conseil à l'agent comptable, mais le connaissant, il va me répondre "débrouille-toi" (c'est du vécu !).
Il n'a pas encore validé les OR en question (depuis octobre !).
Dois-je lui demander de les valider, faire en parallèle un courrier aux familles leur demandant leurs coordonnées bancaires pour faire les OR et les rembourser ?
(Ca va être simple : ce sont des élèves de 3ème qui ont participé au voyage, et ils ne sont donc plus dans le collège cette année.)

Je suis un peu perdu... et j'ai vraiment besoin de votre aide. Je sais que j'aurais dû être plus vigilent, mais je n'ai pas le temps de suivre tout dans le détail.
SVP : pas trop de reproches, je suis au bout du rouleau et au bord de la démission (c'est pour ça que je poste en anonyme).

Merci de votre compréhension et de vos solutions, s'il y en a.

Apparemment, les OR sont justes puisqu'ils correspondent au tarif voté par le CA.
Les 9 € sont à rembourser.
Il faut demander un RIB à chaque famille (par téléphone dans un 1er temps).
Si certains élèves partis ont des frères et soeur DP, tu peux te servir de ces 9€ pour les créances (2013 ou 2014).

Si l'OR est du bon montant (celui voté au CA), il ne faut pas y toucher.
Il faut envoyer un courrier aux familles pour le trop versé, en demandant un RIB pour les rembourser.
Il faudra ensuite transmettre la liste des familles avec les RIB à l'agent comptable pour remboursement.
C'est tout !

Ton AC peut valider les OR, çà n'a pas d'importance si ça colle au tarif voté au CA. Par contre, tu dois rembourser les familles en demandant les RIB aux familles. Si tu fais une fiche intendance et que tu demandes les RIB, téléphone aux familles pour leur demander s'ils ont changé de coordonnées bancaires. Si pas de changement, ca évitera d'envoyer un courrier et çà ira plus vite.

Une fois les remboursements faits, ORR sur participations aux familles du montant du remboursement total.

Tazmanie a écrit:

Une fois les remboursements faits, ORR sur participations aux familles du montant du remboursement total.

Pourquoi un ordre de réduction de recette?

Non, non surtout pas d'ORR !

débordé a écrit:

J'ai bien pensé demander conseil à l'agent comptable, mais le connaissant, il va me répondre "débrouille-toi" (c'est du vécu !).

Tu n'as rien à faire, c'est de la compta, ce n'est pas ton affaire.

Tu signales le pb à ton AC et tu te proposes de demander les RIB (par courrier, c'est moins chlant). Après c'est à lui de jouer, c'est lui qui doit rendre compte de sa compta.

BUBU a écrit:

Tazmanie a écrit:

Une fois les remboursements faits, ORR sur participations aux familles du montant du remboursement total.

Pourquoi un ordre de réduction de recette?

Pour justifier ma citation   

Erreur de ma part, sorry.   

Merci pour vos réponses. Ca me rassure un peu.
Je crois m'être (en plus !) trompé sur les OR et les avoir saisis pour le montant erroné (participation votée + les 9 euros en trop)...
Tant que l'AC ne les a pas validés, suffit-il que je lui demande de les rejeter ? Auquel cas, je peux les refaire pour le bon montant et lancer les démarches que vous me conseillez ?

Question idiote : un AC peut-il rejeter un OR ou doit-il obligatoirement rejeter l'ensemble des OR d'un bordereau ?

Prévenir l'AC qu'il va falloir rejeter et pourquoi est une bonne idée. Et oui, il peut évidemment sélectionner les OR à rejeter et non tout rejeter en bloc.

Normalement, tu devrais joindre le document qui te permet de faire l'OR (sinon, comment l'agent comptable peut-il contrôler la régularité de ton écriture budgétaire?).
Comme agent comptable, je demande en PJ de l'OR l'acte du CA qui précise la participation des familles et la liste des participants.
Donc, s'il y a erreur, ton comptable devrait rejeter l'OR. Mais bon, tu peux aussi l'appeler pour lui dire ton erreur.

Encore merci.

La raison de ma dernière question est que le comptable a bloqué l'ensemble des OR parce qu'il souhaitait des justificatifs supplémentaires pour certains encaissements liés aux voyages. Or parmi ces OR, il y avait les encaissement de cantine, les dégradations, des subventions diverses, etc... qui, du coup, ne son pas passés...

Encore un grand merci à tous.

Vivement les vacances...

L'AC peut valider une partie des OR et en rejeter une autre, mais il ne peut en valider une partie et mettre l'autre en attente, c'est pourquoi il a bloqué.

débordé a écrit:

il souhaitait des justificatifs supplémentaires pour certains encaissements liés aux voyages.

Mais sacrebleu, avec l'OR on ne justifie pas l'encaissement !
Avec l'OR on se contrefout de savoir qui a payé, quand, et comment. On veut juste savoir qui doit du fric et combien. C'est bien comme ça qu'on fait pour les droits constatés.
Bubu a tout dit : avec l'OR on doit avoir l'acte du CA qui fixe le montant de la participation des familles, et la liste des élèves. Ce n'est pas là qu'on regarde si Kevin a payé ou si Mélissa doit encore 40 €, car ce contrôle relève du le développement du solde de classe 4. Et c'est un problème de recouvrement, pas de prise en charge de titre de recette.