Comment répartissez vous les tâches de travail au sein d'un service intendance composé de 5 personnes (agence comptable de 7 établissements) ? Merci de faire partager vos expériences

tu files un max de chose à ceux qui bossent beaucoup et bien et tu harcèles les tanches (en restant à la limite) pour qu'elles demandent leur mut...
 

déjà, tu sépares l'intendance "gestion" de l'intendance "agence comptable". 
Parce que si tu as vraiment 5 personnes à l'agence comptable pour 7 établissements, tu vas faire des jaloux ...
En plus, c'est mieux pour la séparation de l'ordonnateur et du comptable.

Lycée enseignement général + 5 EPLE rattachés

1 poste SAENES temps complet: s'occupe des mandats ( hors SRH + frais scolaires), DBM , enquêtes commandes devis,  frais de stage  et quelques marchés ( sauf voyage et SRH ), rentre les immo , fait en partie  le budget

1 poste SAENES temps complet  : s'occupe des agents en liaison avec la CT, EDT dossiers administratifs  , actes administratifs CA , factures quand hébergement , encaissement TURBOSELF , depuis j'ai obtenu qu'elle compte les sous dans la caisse .

1 poste adjoint à temps complet : frais scolaires , encaissement des chèques et réception des régies , suivi du 416, 4111,4112, CAF .


1 poste adjoint à 90 % : s'occupe de la T.A , suivi du SRH ( mandat ) , PRESTO, secrétariat , classement . Depuis 1 semaine je la forme pour qu'elle effectue quelques OR .

1 poste attachée NG :compta géné de A à Z de tous les EPLE+ encaissement relevés , OR ( mais en cours de délégation), mandat frais sco , compte financiers des 6 EPLE , conseils aux EPLE ( y compris à l'interne), suivi du contentieux en liaison avec l'adjoint administratif, DBM de fin d'année , bilan voyage scolaires .

1 poste CASU supervision

J'ai sans doute oublié quelques points mais en gros c'est l''organisation interne de mon AC

cité mixte : LGT + collège + 3 ER. Mutualisation paie et groupement académique de certains marchés.

en tout : 6.9 ETP ET 2 contrats aidés.

Le CASU supervise.
L'AAENES a 2 ER et la gestion des Agents.
un SAENES: compta bud et géné du collège. Compta bud lycée : OR et DBM, compta géné lycée: suivi compte TG, écritures comptables...
l'autre SAENES : mandatement du SRH, menus cantine, subvention/réparation SRH, et un ER.
un ADJENES : mandatement lycée: compta bud et géné de la dépense (rupture de chaine comptable à faire).
un adjenes : à temps partiel : droits constatés collège et lycée, bourses, FQE des ER.
Un autre adjenes :  conventions, rédaction actes, encaissements et service paie.
un contractuel à 05% : paie.
Deux contrats aidés : paie.
AC Bien dotée, a priori. Mais répartition à revoir.

Sissi006 a écrit:

un contractuel à 05% : paie.

Il est là pour le café ?

Certaines organisations sont bizarres.

La logique voudrait qu'on sépare bien les postes AC des postes GM et au sein des postes GM distinguer la compta bud (GFC, contrat...) de la gestion matérielle (RH, fuites, dégradation)....

Je dis ça mais bon....je dis rien.

Je suis d'accord sur la théorie de séparation des missions. Mais en pratique, si on veut des personnels polyvalents pour ne pas être dans la mouise en cas d'absence ou de départ d'un collaborateur, on peut aussi envisager une mixité de tâches. En outre il est plus intéressant pour les personnels de voir tous les aspects d'un dossier que de se concentrer sur des tâches répétitives.
Le tout est de veiller à ne pas confier de dossiers qui sont dans une même chaine. On évitera de donner à la même personne les marchés + les mandats + les règlements, par exemple. Dans la mesure du possible, bien sûr. Si le nombre de personnels ne permet pas la scission, il faut accentuer les contrôles croisés.

Cité scolaire (lycée-LP-Collège : 1 400 élèves en tout) + 4 Etablissements rattachés (ER)
1 A : gestion complète SRH, gestion des agents, compta géné 1ER
1 B : Gestion voyages scolaires lycée, Compta bud Collège, gestion administrative ASSED
1 B : compta bud LP + compta géné lycée et LP + 2 ER
1 C : Frais scolaires, Bourses, Fonds sociaux + compta géné 1 ER
1 C : dépenses lycée (mandatement)
1 A (Agent comptable) Gestion matérielle, Supervision Agence, OR lycée, + Compta géné LP

Le poste que je quitte :
 AC de 6 établissements dont 1 lycee général (800 élèves), 2 LP (1 petit et 1 moyen) 3 collèges :
4,5 postes : (2 A (2 ER + budget+recettes+coordination ), 1B (suivi 4 ER + caisse), 1.5 C : dépenses et restauration + bourses)

Le poste où j'arrive : AC de 7 établissements (dont lycée de 2000 élèves + cuisine centrale)

6,5 postes dont 2 A. Je pense faire organisation suivante :
1 A : budget + supervision compta voire compta 1 ER + gestion travaux + recettes en partie
2ème A : caisse + j'espère 4 ER
3e poste : depenses recettes
4ème poste : gestion agents - Voyages (une quinzaine par an)...
5 eme poste : frais scolaires - restauration
6 eme poste : peut être 3 ER
7 eme poste à 50 % : classement, verif COFI, secrétariat, contentieux (je compte faire évoluer en mettant moins de classement et peut être un ER)

un lycée polyvalent(1100élèves) et 4 ER, 4personnes catégorie C.
une qui fait la dépense , les commandes, les manuels scolaires, les paquets du cofi
une qui fait les bourses, les orec du lycée, les devis, le suivi du registre de sécurité, gère les demandes des profs
une qui fait la caisse, gestion du logiciel de vente des tickets, suivi de la trésorerie de 3 établissements, et tous les encaissements,
une qui fait le secrétariat du suivi des créances 416, gestion administrative des agents, réception des régies de 1 établissement, suivi trésorerie de 2 établissements
moi, je fait le suivi compta général des 4 établissements, je contrôle tous les mois la trésorerie, les orec du lycée, je suis les gros travaux, et m'occupe des agents et de l'organisation de leur travail.je saisi les immo du lycée,
en gros voilà l'organisation de mon agence comptable.