Bonjour,
Le collège dispose de 5 photocopieurs tous chez des fournisseurs différents : l'un d'eux est loué, un autre a été acheté sur le J1 pour la SEGPA qui ne s'en sert pas, deux ont été financés par le CG puis contrat de maintenance à l'UGAP et pour un autre, je ne sais pas d'où il sort et comme je ne dispose pas du contrat dans les archives...

Entre les contrats de maintenance et de location ,je me retrouve avec 5-6 fournisseurs différents et des coûts exhorbitants. Coût/copie double par rapport à l'établissement voisin pour maintenance du même matériel signé avec l'UGAP à la même époque et pire : un contrat à presque 2 centimes la copie.

Du coup, je voudrais faire du ménage pour supprimer un certain nombre de contrats puisqu'au final 3 copieurs nous suffirait amplement au lieu de 5 et je voudrais renégocier des tarifs intéressants.

L'un des fournisseurs me propose de racheter tous les contrats et d'en passer un conforme à mon recensement des besoins. Solution peu appréciée par un certain nombre de personnes ici mais je suis à la recherche d'un moyen pour rationnaliser les coûts au plus vite. La situation financière est compliquée et permet difficilement de placer autant de fonds dans la reprographie. Vu certains coût/copie, je suis obligé d'interdire l'usage de photocopieurs que l'on loue. On est vraiment le cas flagrant de gaspillage d'argent public.

Est ce qu'il existe une solution moins bancale que de mettre en place un marché comportant comme clause le rachat des vieux contrats ?

C'est plutôt une bonne solution (je l'ai déjà fait) mais fait bien attention à ce qu'on vienne chercher les vieux copieurs chez toi. Prévois aussi cette clause pour les nouveaux d'ailleurs. Rien de pire que de devoir envoyer un copieur à Tataouine plage. Attention il faut aussi vérifier qu'il n' y a pas de matériel immobilisé. Et dernier conseil grande méfiance sur ton fournisseur. Bien faire les comptes entre location (IZ ne lis pas ça) et achat. Si location ne pas dépasser 3ans, les prix et les matériels évoluent très vite. Et puis te faire aider pour la définition exacte des besoins par un collègue aguerri...
Et bon courage!

Tu dois d'abord faire le point sur tes matériels et tes besoins.

Si tu n'as pas les contrats, réclame-les. Si on ne veut pas te les donner, envoie un courrier de résiliation, c'est TRES efficace.

Regarde aussi le volume de copie de chaque appareil et si possible QUI l'utilise (certains appareils sont utilisés par des profs et par l'administration, la vie scolaire etc....)

Fais un tableau de synthèse pour y voir plus clair.

Sache que si le fournisseur Duchmoul te propose de racheter tes contrats, il intègrera cela dans son prix donc en fait tu ne gagnes rien. On m'a fait une proposition de ce genre mais le fournisseur en question voulait me faire un chèque. Or comment encaisser ce chèque vu que ce n'est pas un don ni une créance !

Ne prends aucune décision tant que tu n'y verras pas plus clair, tu ne ferais qu'aggraver la situation !

En fait, je vais m'appuyer sur ma rencontre avec le fournisseur pour voir comment cela peut se passer, avoir une idée des tarifs et sur la faon dont je vais gérer les choses mais après, je compte bien lui dire que, vu les montants, il faut que je publie un marché pour lequel ils seront libres de se porter candidats.

Sinon, j'ai quand même assez bien avancé sur ce dossier. Il me reste quelques voiles à lever mais par rapport au départ, ce n'est rien... Je suis d'ailleurs en bonne voie pour résilier 2 contrats et j'espère utiliser le fait qu'ils ne veulent pas me fournir le contrat pour en faire bouger un autre.

Ce qui est clair, c'est que je n'en ai besoin que de 3 : les 2 qui sont en salle de reprographie et celui de la vie scolaire. Celui de la SEGPA, personne ne l'utilise puisque les enseignants de SEGPA utilisent la salle de reprographie et celui du cdi est utilisé par la documentaliste uniquement pour la préparation de ses cours, m'a-t-elle dit, et parce qu'elle n'a pas de code pour utiliser les copieurs de la reprographie (Ce qui peut facilement s'arranger).

En Université ou on peut avoir une centaine de photocopieurs, on fait appel à un cabinet spécialisé pour une étude, et on suit leurs recommandations.

Tout ce que je peux dire, c'est que ça peut prendre du temps. On attend l'extinction progressive des contrats, quitte à prolonger par avenant ceux qui restent, et on repart sur de bonnes bases, avec un marché bien ficelé. En outre un service du MINEFI dénommé SOLIMP nous conseillait.

Faire racheter par un seul fournisseur les contrats ne me semble pas la bonne solution.

Mais la problématique n'est pas simple.

Voltaire a écrit:

Le collège dispose de 5 photocopieurs tous chez des fournisseurs différents : l'un d'eux est loué, un autre a été acheté sur le J1 pour la SEGPA qui ne s'en sert pas, deux ont été financés par le CG puis contrat de maintenance à l'UGAP et pour un autre, je ne sais pas d'où il sort et comme je ne dispose pas du contrat dans les archives...
L'un des fournisseurs me propose de racheter tous les contrats et d'en passer un conforme à mon recensement des besoins. Solution peu appréciée par un certain nombre de personnes ici mais je suis à la recherche d'un moyen pour rationnaliser les coûts au plus vite. La situation financière est compliquée et permet difficilement de placer autant de fonds dans la reprographie. Vu certains coût/copie, je suis obligé d'interdire l'usage de photocopieurs que l'on loue. On est vraiment le cas flagrant de gaspillage d'argent public.

Situation extrêmement standard, et on dirait même que c'est plutôt bien ficelé chez toi : toutes les machines ne sont pas en location, il y en a une partie à l'UGAP...

Il importe d'avoir en tête le coût global des copies faites par une machine donnée, et savoir que si l'on tient à offrir l'accès à une machine à un endroit donné, il faudra parfois assumer des coûts plus élevés pour le luxe d'une bécane de plus.

Tu sembles ne pas tenir à conserver l'ensemble de ton parc. Je dois cependant t'alerter : ne sème pas la révolution dans le bahut en retirant une machine même parfaitement inutile à des profs qui ont trouvé ainsi le moyen de démontrer leur Pouvoâr. Ne fais rien qui n'ait l'aval complet et certain dans la durée et les épreuves de la part du chef d'établissement, sinon tu risques de le payer très cher. Toi, en plus du bahut.

Sur l'opportunité de l'opération de lissage des contrats dont tu parles, elle n'a pas de sens si elle ne permet pas de faire baisser les coûts totaux pour l'établissement. Or en "rachetant" des contrats, tu ne supprimes pas un seul euro de coûts, et en inventant une prestation complètement tordue, tu te coupes de la possibilité d'un marché public simple et sain pour une prestation de vente puis d'entretien d'une ou plusieurs machines de reprographie, et tu y mêles des trucs foireux de refinancement révolving-truc qui sont de manière certaine des propres à planter ton bahut.

Tout le monde se fait avoir par ces horreurs, et ne crois pas que tu seras plus malin que les autres, contente-toi de constater les bonus des banquiers et demande-toi si tu as très envie de les financer sur le budget de ton établissement.

Les machines dont tu es le propriétaire (ou le CG) méritent d'être conservées jusqu'au moment où elles ne pourront plus rendre de service raisionnable. Il est sain, surtout maintenant avec la hercébécée, de considérer les machines en fonction de leur coût de possession, location ou amortissement. Et il est flagrant que, sur un contrat le plus courant de 5 ans (21 trimestres est le standard relevé par les infaillibles statistiques zoniennes), l'amortissement coûtera nettement moins cher à l'année pendant la période.

Or en intégrant le coût de possession, qu'est-ce qui est le mieux ? Une machine neuve qui coûte un amortissement de 1500 € par an ou une location de 2000 € par an, et un coût copie à 5€ les mille, ou une machine qui ne coûte rien ni en amortissement ni en location, mais dont les copies sont à 8€ les mille pour tenir compte de sa fiabilité moindre qui donne plus de travail aux techniciens de maintenance ? Même sans tenir compte de l'effet coûts fixes, toujours à combattre, c'est rentable.

De plus, même en fin de vie, une machine peut être conservée, *sans contrat de maintenance* donc à coût nul, pendant parfois plusieurs années d'exploitation à tout petit rythme, dans un CDI ou un bureau de chef de SEGPA, ce genre de trucs, s'il y a de la place pour les y coller. Une cartouche d'encre peut durer deux ou trois ans dans ces conditions. Naturellement. Il faut juste être un peu démerdard pour lever les petites pannes, par exemple en allant chercher sur les forums (souvent anglophones) permettant d'obtenir les combinaisons de touches pour accéder aux menus de maintenance et remettre la machine électroniquement d'aplomb. Le jeu en vaut les deux bouts de la chandelle.

Zero Panic a écrit:

si location ne pas dépasser 3ans, les prix et les matériels évoluent très vite.

Trois fameuses khonneries concentrées en si peu de mots, Zéro Panic que j'apprécie d'habitude, là tu fais très fort !

- si tu loues une machine trois ans, ça veut dire que tu assumes le prix total d'une machine sur trois ans ? Brillante idée, mais alors autant carrément acheter par une seule opération d'immobioisation, ça fait moins de boulot, non ? Surtout quand on sait qu'une machine bien dimensionnée et bien entretenue peut tenir six ans, parfois plus, même en produisant beaucoup (je pousse mes 60 cp/m à deux millions et demi de copies voire plus, en libre-service salle des profs et pas des tendre). Et après, la fin de vie au CDI comme je l'évoquais supra.

L'idéal pour le qui cherche à refiler ses machines, c'est de te coller une location de trois ans avec reconduction automatique, et comme ça avec un peu de chance (mutation du gestionnaire, date précise où envoyer un recommandé entre le 15 juillet et le 25 août...), la location sera payée six ans, avec l'organisme loueur qui fait la culbute sur le dos des abrutis des EPLE. C'est pas de la théorie, ça se voit tous les jours.

- les prix évoluent très vite ? Première nouvelle. Je suis de près les prix des machines numériques comparables depuis bientôt 10 ans, dans le cadre d'une négociation de marché public sérieuse et pas bâclée, il n'y a pas d'évolution ou plutôt si, ça a tendance à monter, l'inflation vous connaissez ? Evidemment, hors marchés et avec des gestionnaires ou des CE-qui-s'en-mêlent cocus et contents, si l'on compare la manière dont l'établissement se faisait piller il y a dix ans, détrousser il y a cinq ans et étrangler aujourd'hui, on peut observer des variations...

- les matériels évoluent très vite ? Ah bon ? Désolé, parlant de copieurs NB pour salle des profs, le principal changement que j'ai pu voir dans cette période, c'est que l'écran qui était déjà tactile au XXe siècle est devenu en couleur depuis quelques temps. Holala, c'est la révolution !

Juste pour le rappel au cas où Voltaire n'aurait pas encore lu : http://intendancezone.net/spip.php?article553

Ton argumentation est plutôt convaincante mais quand tu dis que c'est bien ficelé, cela ne peut que me faire sourire.
Quand on sait que l'UGAP a réussi à refiler à l'ancienne équipe de direction le même contrat qu'au bahut d'à côté mais avec un coût copie double. LEs deux ayant été signé au même moment puisqu'il allait avec un photocopieur financé par le CG. La différence est simple : dans l'un des EPLE, le gestionnaire et le CE ont regardé ce qu'il y a dans le contrat ou ont discuté les conditions, dans l'autre, on a signé sans même savoir ce que c'était (comme pour tout le reste d'ailleurs).
Les contrats UGAP de l'établissement sont surement les plus chers d'ailleurs pour un photocopieur Toshiba qui fait de bonnes copies mais souvent en panne.

Cela dit, je n'ai pas l'intention de me débarasser des photocpieurs que nous possédons. L'idéal serait plutôt un contrat de maintenance pour ce qui est à nous et ne rien louer puisqu'il n'y pas plus de besoin. (La directrice de Segpa m'a dit elle-mmême qu'ils veulent se débarasser de leur photocopieur et la documentaliste qu'elle ne voit pas d'inconvénients à libérer de la place au CDI et faire ses quelques photocpies comme ses collègues en salle de repro.

Sinon, je suis le premier à dire qu'il y a parfois un coût à payer pour éviter certains problèmes, y compris relationnels, mais là, les finances de l'établissement sont vraiment trop limites pour me le permettre.

Voltaire a écrit:

Quand on sait que l'UGAP a réussi à refiler à l'ancienne équipe de direction le même contrat qu'au bahut d'à côté mais avec un coût copie double. (...)

Je ne comprends pas. Il y a quelque chose qui cloche, il faudrait savoir quoi. L'UGAP c'est un service public de passation de marchés, ils sont là pour permettre à leurs usagers d'obtenir la prestation demandée aux conditions du marché qu'ils ont passé (j'ai pas dit : les meilleures conditions, il y a des collègues qui se piquent d'obtenir mieux que l'UGAP, et c'est très bien d'ailleurs).

Deux établissements voisins équipés au même moment de la même machine ayant un prix différent pour la même prestation, à l'UGAP je ne peux naïvement pas le concevoir. La seule explication rationelle serait que ton établissement s'est engagé sur un beaucoup plus petit volume minimal de copies sur ces machines. Sinon il faudrait contacter l'antenne locale de l'UGAP avec les deux contrats en mains, et demander des explications. Et me les reporter parce que là je

Voltaire a écrit:

Les contrats UGAP de l'établissement sont surement les plus chers d'ailleurs pour un photocopieur Toshiba qui fait de bonnes copies mais souvent en panne.

Je ne dis pas que c'est impossible, mais je m'étonne. Quant aux copieurs T, ils ne sont pas extraordinaires, mais de mon point de vue il n'y a pas de différence substantielle avec le comportement d'autres machines.

Voltaire a écrit:

Cela dit, je n'ai pas l'intention de me débarasser des photocpieurs que nous possédons. L'idéal serait plutôt un contrat de maintenance pour ce qui est à nous et ne rien louer puisqu'il n'y pas plus de besoin.

... et c'est là que tu vas découvrir que la location, c'est pas toi qui choisis quand elle s'arrête !

Une fois qu'on a signé un contrat de location de copieur, on est pieds et poings liés. La seule différence avec l'achat, c'est que le coût est étalé sur plusieurs années, et que c'est beaucoup plus cher.

Si ces contrats de location sont de saletés de reconductions parce que l'option d'achat ou la fin de location n'a pas été notifiée par recommandé sur papier vélin certifié porté par Rolls-Royce avec chauffeur en gants blancs dans la nuit du 15 au 16 août, à toi de parvenir à en défaire ton établissement, aussi tôt que tu pourras. Si les contrats de 5 ans ne sont pas encore terminés, tu n'as aucun recours, aucun espoir, c'est foutu.

Il y a donc des risques pour que tu ne puisses pas te débarrasser de ces copieurs loués, et que tu te rendes compte que les plus simples à dégager sont ceux dont tu (ou le CG) est le propriétaire, parce que là tu as la main dessus. S'ils peuvent encore rendre des services, tu pourras les proposer prioritairement en mise à disposition (votée en CA) à un autre EPLE, notamment pour permettre à un collègue de tenir jusqu'au bout d'un contrat de location immonde avec des machines pourries, sans être contraint de se rééquiper en urgence avec la tentation du rachat de contrat, qui aboutit nécessairement à une catastrophe. Et sinon à une école primaire ou une assoce sympa.

Voltaire a écrit:

La directrice de Segpa m'a dit elle-même qu'ils veulent se débarasser de leur photocopieur et la documentaliste qu'elle ne voit pas d'inconvénients à libérer de la place au CDI et faire ses quelques photocopies comme ses collègues en salle de repro.

Tu leur fais signer en trois exemplaires et tu les affiches sur leur porte, celle de ton bureau et celle du CE, et fonce !

Pour la directrice de SEGPA, elle a fait mieux que ça. Elle m'a interpellé en CA, pendant la présentation du budget, pour me demander si j'avais bien procédé comme convenu à la résiliation du contrat de maintenance du copieur SEGPA dont personne ne se sert.

Cela dit, pour en revenir au sujet initial, je voualis voir à travers ce topic s'il existait des astuces pour se défaire de ces contrats et j'ai ma réponse : visiblement non. Je vais donc faire une grosse affiche rouage dans mon bureau avec les dates à respecter pour envoyer les courriers de résiliation.

Autre question : Dans le cadre d'un marché, est ce que l'on peut prévoir mise en place progressive des copieurs pour que cela coïncide avec l'extinction des différents contrats ? Par exemple, 2 contrats se terminent en 2013 et un en 2014 : on fait un marché de maintenance pour 3 photocopieurs avec un départ en 2013 pour les 2 premiers et une date de départ pour le 3ème en 2014.

Avec un marché à bons de commandes peut-etre ...

Voltaire a écrit:

Dans le cadre d'un marché, est ce que l'on peut prévoir mise en place progressive des copieurs pour que cela coïncide avec l'extinction des différents contrats ? Par exemple, 2 contrats se terminent en 2013 et un en 2014 : on fait un marché de maintenance pour 3 photocopieurs avec un départ en 2013 pour les 2 premiers et une date de départ pour le 3ème en 2014.

Bin oui, t'as besoin de quelque chose, tu le décris dans ton marché, des entreprises répondent.

Simplement, plus ton marché sera pointilleux ou compliqué, moins tu peux auras de réponses, ou elles seront moins économiquement avantageuses : on te fera du sur-mesure, mais le prix qui va avec aussi.

Je pense donc qu'il faut présenter de la manière suivante :
- 5 machines à maintenir pendant l'année 2013
- extension à 2 machines à maintenir en 2014

Vu comme ça, c'est plus clair, non ? L'autre biais de ce que tu comptes faire là, c'est qu'il existe certes des gens capables d'assurer la maintenance de nombreuses marques de copieurs, mais si tu as trois ou quatre marques différentes dans ce parc, c'est une complication qui risque là aussi de poser problème pour trouver quelqu'un acceptant de te faire le tout pour pas trop d'argent.

Es-tu réellement sûr d'avoir à gagner à refaire ces contrats ? Parce que la location, c'est cramé, mais la maintenance, une fois signé, c'est pas terrible non plus d'essayer de revenir dessus. Vu d'ici, je privilégierais le fait de renconter les commerciaux des boîtes assurant la maintenance (problème avec l'UGAP, mais de toutes manières une explication s'impose), et de leur demander de retoucher les contrats pour les faire coller aux chiffres réels de consommation sur les machines. En étant prudent si tu en modifies les usages.

Je pense que je vais privilégier ce que tu me conseilles. C'est la voie sur laquelle j'étais entrain de m'engager avant d'avoir penser au rachat.

En parlant des photocopieurs, pourriez vous donner vos prix/copie en N/B et Couleur, afin que chaque gestionnaire puisse se rendre compte si il se fait avoir par une societe ou pas.

J'ai actuellement 4 contrats (contrat de location, contrat de maintenance à la copie, contrat service pass pour le remplacement de toutes les pieces detachés, contrat uniflow pour la gestion informatique des photocopieurs) pour la gestion du parc photocopieur, je trouve que c'est un peu beaucoup...

Pas de problème : http://intendancezone.net/spip.php?article553

Pour la couleur, les infaillibles statistiques zoniennes sont légèrement prises en défaut sur le coup, et l'échantillon étant insuffisant au regard des exigences des ISZ, je ne ferai pas de comparaison. En général il faut multiplier le prix du noir par dix. Et justement à l'UGAP sur une machine moyen volume de chez T., la maintenance pour mille copies couleur est à 42.50 € HT, soit 50.83 € TTC, cet écart reste valable avec eux.