Module régie : annulation d'une ligne, comportement bizarre

Salut la compagnie.

J'ai rencontré un souci avec la régie d'un établissement rattaché : apparemment mon gestionnaire avait supprimé une ligne (un chèque qui a plus tard été repris par son émetteur en échange de liquide), tout semblait normal et le chèque n'avait jamais été édité dans aucun bordereau, mais la somme se trouvait bien dans le fichier transmis en fin de période.

En gros, cette opération avait été supprimée par le régisseur avant validation, me dit-il, mais il en reste des traces qui brouillent l'écoute jusque dans la comptabilité générale.

Avez-vous déjà rencontré un tel comportement inadmissible, et il y a-t-il une explication rationnelle ? Parce que le module régies est affreusement mal foutu, mais je dois reconnaître qu'à chaque fois qu'il donnait des trucs aberrants, c'était suite à une mauvaise manipulation.

Pour cette fois, j'ai supprimé les lignes dans l'écran où les écritures du régisseur sont en attente avant validation par le comptable. Comme ça le 545 est juste, mais cela ne risque-t-il pas de me faire des ennuis un jour ?

Etrange qu'un encaissement en attente supprimé reste dans la régie et soit transmis à l'AC. Il n'aurait pas voulu modifier manuellement le fichier de transfert, le gestionnaire ?

Ou alors il s'est contenté de décocher "bordereau" lors de l'encaissement ?

L'intendant zonard a écrit:

Salut la compagnie.

J'ai rencontré un souci avec la régie d'un établissement rattaché : apparemment mon gestionnaire avait supprimé une ligne (un chèque qui a plus tard été repris par son émetteur en échange de liquide), tout semblait normal et le chèque n'avait jamais été édité dans aucun bordereau, mais la somme se trouvait bien dans le fichier transmis en fin de période.

Par curiosité, tu retrouves bien la même somme en régie de recettes en espèces ?
J'ai l'impression que c'est plus les explications du collègues que tu ne trouves pas claires que l'opération en elle même. Je me trompe ?

Un peu d'accord avec les intervenants précédents.
Oubli d'annuler l'encaissement, mais seulement case édition bordereau décochée.

Ne t'inquiète pas : pas de problème pour la suite à cause de la suppression d'un encaissement en attente en compta géné dans le module Encaissement Regie Recettes.
Cela m'est déjà arrivé plusieurs fois pour faire coller la fin de période aux journées pour des chèques retirés du bordereau car non signés.
L'important est que ton 545 soit soldé a l'édition de la FE.
Ton opération est donc correcte.

Quand même étonnant ton histoire.
Pour moi je pencherais pour une mauvaise manip comme décrite par Russule (case Bordereau décochée seulement)

Russule a écrit:

Etrange qu'un encaissement en attente supprimé reste dans la régie et soit transmis à l'AC. Il n'aurait pas voulu modifier manuellement le fichier de transfert, le gestionnaire ?

Non, ça ne fait pas partie des risques que me fait courir ce collègue-là.

Russule a écrit:

Ou alors il s'est contenté de décocher "bordereau" lors de l'encaissement ?

Eventuellement, sachant que je ne connais pas assez le module pour savoir si c'est crédible de confondre suppression d'une ligne et décochage d'une case "bordereau". Je ne sais pas si le collègue fait des validations quotidiennes ou pas, déjà, je devrais tenter de savoir cela...

Margotte a écrit:

L'intendant zonard a écrit:

J'ai rencontré un souci avec la régie d'un établissement rattaché : apparemment mon gestionnaire avait supprimé une ligne (un chèque qui a plus tard été repris par son émetteur en échange de liquide),
tout semblait normal et le chèque n'avait jamais été édité dans aucun bordereau, mais la somme se trouvait bien dans le fichier transmis en fin de période.

Par curiosité, tu retrouves bien la même somme en régie de recettes en espèces ?
J'ai l'impression que c'est plus les explications du collègues que tu ne trouves pas claires que l'opération en elle même. Je me trompe ?

Non, le fichier de transfert comprenait bien deux fois la somme, une fois en espèces et une fois en chèque. Et le gestionnaire m'assure avoir supprimé l'entrée du chèque lorsque la famille lui a remis le liquide en échange. C'est vrai qu'il n'y a pas que cela, mais aussi un chèque qui se retrouve inexplicablement deux fois dans le transfert, alors qu'il n'apparaît que dans un seul bordereau.

Ce gestionnaire n'est pas du genre à faire des trucs en douce, simplement il lui manque un peu de méthode pour se rendre compte que quelque chose va foirer. Et peut-être un peu de mémoire pour me dire ce qu'il a trafiqué exactement.

D'oú l'importance de bien vérifier la situation des dispo avant de valider la journée.
Une fois que c'est validé, plus moyen de faire machine arrière, sauf à restaurer.
Si un chèque se retrouve deux fois dans le transfert des encaissements, mais qu'une seule fois sur le bordereau de cheques on peut penser qu'un encaissement avait omis la case bordereau et que l'on aurait malencontreusement ressaisi une deuxième fois en ne décochant pas la case bordereau.
Bordereau correct par rapport aux cheques, mais doublon pour les encaissements.

MOA a écrit:

D'oú l'importance de bien vérifier la situation des dispo avant de valider la journée.
Une fois que c'est validé, plus moyen de faire machine arrière, sauf à restaurer.

Mais comment se fait-il qu'on ne puisse pas passer une écriture de correction, dans cette saleté de module !?

MOA a écrit:

Si un chèque se retrouve deux fois dans le transfert des encaissements, mais qu'une seule fois sur le bordereau de chèques on peut penser qu'un encaissement avait omis la case bordereau et que l'on aurait malencontreusement ressaisi une deuxième fois en ne décochant pas la case bordereau.
Bordereau correct par rapport aux chèques, mais doublon pour les encaissements.

J'y pensais, mais pour l'instant pas d'aveu de ce genre chez le gestionnaire. Faut que je m'installe une lampe d'architecte à mon bureau, je crois...

C'est vrai. Il est anormal que ce soit le seul module oú l'on ne puisse pas faire de corrections.
Une erreur rattrapée en compta géné restera jusqu'à la fin de l'exercice dans le module Régie.

Il y aura donc une différence entre le crédit du 545 et le total des encaissements de la Régie.
Mais pas de contrôle dans GFC et donc pas bloquant.

Peut on espérer une évolution du logiciel ?


Pour la lampe d'architecte, je n'y avais pas pensé. Ce serait peut être LA solution pour connaitre la vérité...

Pas d'inquiétude cependant.
Du moment que la compta géné de l'AC est juste, il n'est pas grave qu'il y ait a mistake dans le module régie, qui n'est qu'un outil.

Mais il devrait au moins capable d'expliquer son erreur, au cas où un jour quelqu'un cherche.

Bonsoir, dans mon collège il est arrivé qu'il y ait erreur de saisie du style 46 € au lieu de 44.00 € pour des tickets repas ou encore erreur d'imputation (tickets repas à la place de carte perdue), il est effectivement regrettable que l'on ne puisse pas modifier ni faire des réimputations comme en GFC ordo.

Je fais un certificat expliquant l'erreur de saisie pour l'AC ainsi la compta géné est toujours juste et nous avons les explications en cas de recherches, surtout au moment du COFI.

Bon week end.

En tout cas, le fait qu'on ne puisse pas faire de correction dans le module régies, et que tout le monde semble s'en tamponner le coquillard à la clé à bougies, m'incite à penser que je fais bien de demander à mes gestionnaires de ne surtout jamais imprimer quoi que ce soit qui sorte de ce truc : depuis deux ans, on a décidé de systématiquement balancer les éditions du module sous forme de fichiers générés par PDF-creator, dans un dossier-cimetière de la régie. Et baste.

http://www.intendancezone.net/spip.php?article171

Logiquement, lorsque l'on veut supprimer un encaissement en attente dans le module régie (si l'on n'a pas validé la journée, d'où l'importance de toujours faire une petite sauvegarde mignonne avant de valider ), cela se passe comme pour supprimer une liquidation dans le module Compta bud, clic droit, supprimer et puis zut. Il ne m'a jamais traversé l'esprit de décocher la case bordereau, à moins que d'autres collègues ne puissent m'éclairer sur l'utilité de la manipulation.

Sinon, pour abonder dans le sens de l'IZ, ce module régie, surtout lorsque l'on y a été formé à la truelle comme je l'ai été, est véritable plaie ouverte pour les gestionnaires débutants.

GFC m'a tuer a écrit:

Il ne m'a jamais traversé l'esprit de décocher la case bordereau, à moins que d'autres collègues ne puissent m'éclairer sur l'utilité de la manipulation. .

C'est simple : par ici où l'on utilise A***e, les bordereaux de chèques concernant le service annexe d'hébergement sont produits par ledit logiciel. On se contente ensuite en régie de saisir le total du bordereau (en ventilant entre 4112, 4713 et autres).

Au final, 20 % des chèques à tout casser sont réellement passés individuellement dans la régie et avec la case bordereau cochée, et il en est de même à l'agence comptable.

Pour le 2e chèque saisi en double, je me prends d'ailleurs à penser que le collègue a fait une première saisie sans se rendre compte qu'il n'avait pas coché la case. Par la suite il s'est retrouvé avec ce chèque en trop par rapport au bordereau édité, et a cru devoir le saisir une seconde fois. C'est le plus probable en tout cas.

L'intendant zonard a écrit:

En tout cas, le fait qu'on ne puisse pas faire de correction dans le module régies, et que tout le monde semble s'en tamponner le coquillard à la clé à bougies, ....

On peut supposer que c'est voulu. Si le GM pouvait modifier la régie après transfert à l'AC, cela poserait peut-être d'autres soucis.

L'intendant zonard a écrit:

GFC m'a tuer a écrit:

Il ne m'a jamais traversé l'esprit de décocher la case bordereau, à moins que d'autres collègues ne puissent m'éclairer sur l'utilité de la manipulation. .

C'est simple : par ici où l'on utilise A***e, les bordereaux de chèques concernant le service annexe d'hébergement sont produits par ledit logiciel. On se contente ensuite en régie de saisir le total du bordereau (en ventilant entre 4112, 4713 et autres).

Au final, 20 % des chèques à tout casser sont réellement passés individuellement dans la régie et avec la case bordereau cochée, et il en est de même à l'agence comptable.

Pour le 2e chèque saisi en double, je me prends d'ailleurs à penser que le collègue a fait une première saisie sans se rendre compte qu'il n'avait pas coché la case. Par la suite il s'est retrouvé avec ce chèque en trop par rapport au bordereau édité, et a cru devoir le saisir une seconde fois. C'est le plus probable en tout cas.

Merci de l'explication

Russule a écrit:

L'intendant zonard a écrit:

En tout cas, le fait qu'on ne puisse pas faire de correction dans le module régies, et que tout le monde semble s'en tamponner le coquillard à la clé à bougies, ....

On peut supposer que c'est voulu. Si le GM pouvait modifier la régie après transfert à l'AC, cela poserait peut-être d'autres soucis.

Pourquoi ? L'écriture de correction (annulation d'une ligne précise) pourrait faire logiquement du transfert suivant, non ? Et se déclarer d'elle-même en anomalie si l'écriture initialement fausse avait déjà été détectée par le comptable et donc non validée par icelui.

En l'état, même repasser en négatif une ligne validée de la journée mais avant fin de période est impossible.