Je viens de sortir de l'inventaire des vieux matériels pédagogiques qui trainaient dans les sous-sol depuis une vingtaine d'années.
Le problème est que sur les fiches d'inventaire, n'apparaissent pas l'origine du bien (dotation, ressources propres) et comme les archives de cette époque ont été détruites...je me pose la question : par défaut, je pensais faire comme si ils avaient été acquis sur fonds propres, je fais une DBM 394, un OR pour ordre au ZR 215 et un mandat pour ordre au A1 675, et l'annulation des dépréciations...
Qu'en pensez-vous ?

Y'a pas moyen de retrouver les archives du tout ?
Et sinon par déduction, tu ne peux pas essayer de retrouver le financement, par contraction avec les biens acquis ultérieurement ?

Winnie a écrit:

Y'a pas moyen de retrouver les archives du tout ?
Et sinon par déduction, tu ne peux pas essayer de retrouver le financement, par contraction avec les biens acquis ultérieurement ?

Ben non, mon prédécesseur avait fait le grand ménage avant son départ en retraite. N'ont été conservées que les archives de 10 ans. Actuellement j'ai des microscopes de 1981 qui ne sont plus dans l'établissement depuis 10 ans et qui sont toujours dans l'inventaire. Les fiches d'inventaire sont succintes : pas d'origine des biens, pas de localisation, pas de référence de mandat, souvent "fournisseur inconnu". En gros, il n'y a que le prix et la date...
Je ne vois pas comment retrouver l'origine...

Pour ma part je ne me suis jamais hazardée à sortir un bien comptablement avant d'avoir fait un recollement d'inventaire - à moins d'être sûre de l'origine des biens of course
... j'en suis à mon 3ème
Est-ce que ton inventaire est informatisé ?
Sinon fait-le d'urgence ... avec les infos que tu as (et celles que tu n'as pas - tu peux créer un compte "inconnu" en classe 1 que tu pourras modifier au fur et à mesure que tu retrouveras l'origine des biens (ou pas - cf infra !) - j'utilise WINCZ mais je suppose que les autres logiciels de compta patrimoniale le permettent aussi), ça te simplifiera les choses après !
Si tu n'as que 10 ans d'archives ça limite les recherches ! lol !
Mais tu ne peux pas faire l'économie de chercher (si les biens les plus récents ne sont pas non plus identifiés en classe 1).
Ca te permettra de faire le rappochement avec ta compta en classe 2 et en classe 1 (généralement il y a aussi des surprises en classe 2 !)
Si en faisant des recherches tu ne parviens pas à trouver l'origine des biens ... personne ne le pourra non plus ...
Après c'est le tirage au sort (personne ne pourra non plus te dire que tu as tort -cf supra !) - bon je force le trait, ok, il faut essayer d'être le plus cohérent possible (tant qu'à faire !) ...
Le but étant ensuite d'avoir des classes 1 et 2 identiques dans GFC et dans ton logiciel de compta patrimoniale
Certains préfèrent faire un recollement d'inventaire "par masses" en faisant des sorties massives mais pour ma part je préfère essayer de "faire coller" l'inventaire quand il y a des fiches d'inventaire et que les biens sont identifiés (classe 2 - montant) ... c'est un peu fastidieux (encore que, moi ça m'éclate !) mais ensuite quel bonheur !
Et hop hop hop ! Sorties d'inventaire à tour de bras (souvent transcriptions comptables de "sorties" autorisées depuis des années !) Ca élague à mort ! lol !(on en profite pour faire voter des durées de dépréciation qui correspondent à quelque chose !)
Allez ! top du top, soyons fou ! repérage physique des biens restant à l'inventaire
On en profite pour claquer une belle étiquette qui colle à mort avec son beau numéro d'inventaire sur les biens qu'on trouve (du coup tout le monde comprend vite que l'on sait ce qu'il y a dans l'établissement et où ça se trouve !)... et on met des 'tites précisions sur les "fiches" d'inventaire : où qu'il est mon Ab 26V ? et c'est quoi son n° de série ?
Et voilà un bel inventaire tout beau tout net ... et y'a plus qu'à appuyer sur le bouton pour avoir le montant des dépréciations pour l'année ... et comme on a eu du mal ... on rentre bien les immobilisations au fur et à mesure
Elle est pas belle la vie ?!

ben, je vois qu tu t'éclates dans les sorties d'inventaire...
Je dois dire que j'avais fait ce travail de remise en état de l'inventaire dans un précédent lycée et ça m'avait pris des semaines de travail !
Le problème, c'est le temps qui manque le plus...Depuis 4 ans que je suis dans ce lycée, je tiens l'inventaire correctement mais pour ce qui est de remettre à jour le passé, ça me parait irréalisable. J'ai un viel établissement plein de coins et de recoins qui a subi X restructurations. Il y a même des pièces où on ne trouve pas les clefs et on ne sait pas ce qu'il y a dedans, des sous-sols encombrés de matériels hétéroclites.... Y a peut-être un trésor caché ??? Ou un squelette dans un placard ? (le lycée date du 17ème siècle)
Merci des renseignements, je vais faire une opération vide-grenier avec une armée d'agents réquisitionnés pour l'occasion... Ca ne va pas être facile...

Bonjour
Dans 2 précédents bahuts, j'ai fait la mise à jour de l'inventaire (avant informatisation). Je tenais cela sur un cahier et la base était le COFI. Je commençais par l'année la plus récente pour remonter dans le temps...Je faisais le point du ZD et ZR de chaque COFI (la différence étant les achats sur réserves). Cela devenait de plus en plus compliqué en remontant les archives : à la fin je faisais une estimation (si je ne trouvais pas de subvention, par ex. c'était le c/102 ou réserves). Je faisais le point avec l'AC (par rapport à la balance) et on trouvait une écriture pour faire les sorties d'inventaire (avec la procédure habituelle bien sûr).
Ce cahier avec toutes les infos à chaque achat immobilisé m'a servi aussi à faire une saisie correcte dans EGIMMO (car il est plus facile de corriger le papier que le logiciel, sinon par sortie inventaire classique !) de la classe 1 et de la classe 2, du nom du fournisseur,...

Speed Hermann a écrit:

Qu'en pensez-vous ?

D'abord rapprocher ta classe 2 de l'inventaire physique. Ensuite trouver la contrepartie en classe 1.

Logiquement tu auras du reliquat en classe 2 et 1.

Passage en CA pour informer de l'opération qui sera effectuée : Solde des reliquats avec contrepartie au 110 ou 119 selon de le résultat de l'opération.
Le report à nouveau sera présenté pour affectation lors du prochain compte financier.

Voilà comment je procéderais.

Quel intérêt de passer par un 110 ou un 119
Autant passer toutes les écritures sur le même exercice.
De plus les 110 et 119 semblent être utilisés quand le déficit est supérieur au disponible en réserves.
Ce n'est pas le cas ici.


Moi je ferais ça à la hussarde.
J'ai repris mon inventaire sur une base vierge.
J'ai repris toutes les factures et OR depuis 2000.
J'ai saisi année après année les entrées et dépréciations sur le logiciel.
Je suis arrivé en 2010 avec une situation réelle (j'ai même accroché une copie de chaque facture aux fiches d'inventaires et mis également les copies de notifications quand il y avait subvention).
La situation réelle est donc celle de mon logiciel et non celle de GFC.
J'ai fait une DBM globale pour que la classe 1 et 2 colle avec.
Maintenant je suis (presque) nickel.

Speed Hermann a écrit:

Merci des renseignements, je vais faire une opération vide-grenier avec une armée d'agents réquisitionnés pour l'occasion... Ca ne va pas être facile...

Ben tu as toujours un mix possible entre la méthode à la Hussarde de Boz et la méthode petites souris besognieuses du Hobbit et de Lady Pirate :
puisque tu as 10 ans d'archives (ce n'est pas le bout du monde !) tu peux toujours refaire un inventaire sur ces 10 années là pour avoir un truc qui se tienne et faire ensuite coller tes classes 1 et 2 à la hussarde !

Par contre petit bémol par rapport à la méthode cahier de Lady (sorry) : je suppose que cela dépend du logiciel utilisé mais dans celui que j'utilise j'ai toujours pu modifier sans problème mes fiches d'inventaire (il suffit de ne pas vérouiller les exercices saisis) ce qui offre l'avantage, non négligeable, de pouvoir avoir la situation de tous les comptes en classe 1 et 2 "en temps réel" après chaque modification de saisie (dès que tu retrouves l'origine d'un bien, Yep ! ou quand tu en es à la fin à faire "des essais" en "inventant" l'origine du financement ) ... et ce sans être obligée de prendre ta calculatrice et de faire des additions à rallonge !

Mais aussi de pouvoir ensuite faire des modifications de compte en classe 2 pour tous les biens concernés en même temps (quand tu as saisi de vieilles fiches d'inventaire), par exemple pour transformer tous les comptes subdivisés du 215 (et dieu sait qu'il y en a eu des subdivisions !) en un seul et beau compte 215

Bon courage à toi !