compte financier: envoi des documents avec la convocation

Le chef d'un de mes établissements rattachés exige que les documents du CF soient joints à la convocation des membres du C.A. Il m'affirme que "les textes" l'exigent. Cela fait presque 3 dizaines d'années que je présente des C.F. Je n'ai jamais envoyé de documents avec la convocation. Par contre, je le fais pour le budget, car il peut être sujet à des choix. Mais le C.F. n'est "que" la synthèse de l'exécution budgétaire, dont le C.A. est régulièrement tenu informé par les différentes DBM. Et vu l'intérêt que les joyeux administrateurs portent, en séance, à l'examen de l'exécution budgétaire, du bilan et du fonds de roulement (à part la pièce 14)...

Pour ma part, j'envoie un tableau "recettes" et un tableau "dépenses" qui retracent l'année budgétaire. Sur ces tableaux figurent 5 colonnes:
1) le rappel du budget initial
2) les DBM pour info
3) les DBM pour vote
4) les réalisations
5) le comparatif prévision-réalisation

Je joins la pièce 14.

Tout ça sur tableau excel que j'envoie au CE. Ensuite, c'est le CE qui convoque et qui tire les documents pour les membres de son CA s'il le souhaite.

Tout comme Bubu sauf que je groupe toutes les modifications sur une colonne

spartacus a écrit:

Par contre, je le fais pour le budget, car il peut être sujet à des choix. Mais le C.F. n'est "que" la synthèse de l'exécution budgétaire, dont le C.A. est régulièrement tenu informé par les différentes DBM. Et vu l'intérêt que les joyeux administrateurs portent, en séance, à l'examen de l'exécution budgétaire, du bilan et du fonds de roulement (à part la pièce 14)...

Sauf qu'à la fin de la présentation du Cofi, un vote intervient sur son adoption avec ou sans réserves. C'est donc bien qu'il peut y avoir motif de défiance vis-à-vis de cette présentation.
On a ici-même assez insisté sur la nécessité formelle de justifier précisément d'éventuelles réserves assortissant le vote contre le Cofi pour ne pas considérer que la présentation du Cofi est une simple formalité qui ne nécessite pas la communication préalable d'éléments d'appréciation de ce même Cofi.

BUBU a écrit:

Pour ma part, j'envoie un tableau "recettes" et un tableau "dépenses" qui retracent l'année budgétaire. Sur ces tableaux figurent 5 colonnes:
1) le rappel du budget initial
2) les DBM pour info
3) les DBM pour vote
4) les réalisations
5) le comparatif prévision-réalisation

Je joins la pièce 14.

Tout ça sur tableau excel que j'envoie au CE. Ensuite, c'est le CE qui convoque et qui tire les documents pour les membres de son CA s'il le souhaite.

+ rapport commun agent comptable/ordonnateur

Merci pour vos commentaires. Toutefois, l'objet de ma question était de savoir s'il y avait obligation réglementaire de joindre les documents du C.F. à la convocation.

Art. R. 421-20 : le CA adopte le compte financier.
Art. R. 421-25 : le CE envoie les convocations, accompagnées du projet d'ordre du jour et des documents préparatoires, au moins dix jours à l'avance.

Alors oui, selon la lecture que je fais de ces dispositions du code de l'éducation, il y a une obligation réglementaire d'envoi du compte financier avec les convocations.

les documents préparatoires: je le lis comme les documents qui aideront le CA à délibérer de manière libre et éclairée. Donc tout le cofi: non, pas forcément

D'accord avec Hippos.
Au-delà de l'aspect réglementaire, Il est normal d'accompagner les convocations de documents préparatoires à la délibération que l'on demande.
Si l'on est un peu court pour l'envoyer avec la convocation, on peut très bien l'adresser quelques jours avant la séance. Il faut s'organiser pour, il en va de notre crédibilité.

Hippos a écrit:

Alors oui, selon la lecture que je fais de ces dispositions du code de l'éducation, il y a une obligation réglementaire d'envoi du compte financier avec les convocations.

De documents préparatoires, tels que ceux déjà décrits par les collègues , mais pas du compte financier lui même , trop indigeste

Dupont a écrit:

les documents préparatoires: je le lis comme les documents qui aideront le CA à délibérer de manière libre et éclairée. Donc tout le cofi: non, pas forcément

barbule a écrit:

De documents préparatoires, tels que ceux déjà décrits par les collègues , mais pas du compte financier lui même , trop indigeste

On en revient à un récent débat sur la formation des membres du CA.

Je comprends votre point de vue, et concernant le COFI je suis presque prêt à l'accepter, car je devine que vous avez le souci de bien informer vos conseillers plutôt que les noyer sous de la paperasse incompréhensible.

Le problème, c'est qu'il s'agit d'une appréciation a priori de ce dont les conseillers ont besoin pour « délibérer de manière libre et éclairée ». Et cette appréciation n'est pas la même pour tous. Je suis parent élu au CA du collège de mes enfants, et le principal nous a fait un coup de ce genre pour le vote d'admissions en non valeur : aucun document expédié à l'avance, « pour ne pas noyer les membres, car ils n'y auraient rien compris : il était préférable de leur expliquer cela en séance ». Grrr !
C'est ce risque de dérive qui me fait préférer une attitude plus radicale : on expédie tout ce sur quoi porteront les votes. Avec une note de synthèse quand ça semble trop compliqué aux néophytes.

Hippos a écrit:

C'est ce risque de dérive qui me fait préférer une attitude plus radicale : on expédie tout ce sur quoi porteront les votes. Avec une note de synthèse quand ça semble trop compliqué aux néophytes.

Idem.

touïteur .

Hippos a écrit:

Dupont a écrit:

les documents préparatoires: je le lis comme les documents qui aideront le CA à délibérer de manière libre et éclairée. Donc tout le cofi: non, pas forcément

barbule a écrit:

De documents préparatoires, tels que ceux déjà décrits par les collègues , mais pas du compte financier lui même , trop indigeste

On en revient à un récent débat sur la formation des membres du CA.

Je comprends votre point de vue, et concernant le COFI je suis presque prêt à l'accepter, car je devine que vous avez le souci de bien informer vos conseillers plutôt que les noyer sous de la paperasse incompréhensible.

Le problème, c'est qu'il s'agit d'une appréciation a priori de ce dont les conseillers ont besoin pour « délibérer de manière libre et éclairée ». Et cette appréciation n'est pas la même pour tous. Je suis parent élu au CA du collège de mes enfants, et le principal nous a fait un coup de ce genre pour le vote d'admissions en non valeur : aucun document expédié à l'avance, « pour ne pas noyer les membres, car ils n'y auraient rien compris : il était préférable de leur expliquer cela en séance ». Grrr !
C'est ce risque de dérive qui me fait préférer une attitude plus radicale : on expédie tout ce sur quoi porteront les votes. Avec une note de synthèse quand ça semble trop compliqué aux néophytes.

Avec tout le respect qui t'es dû, Hippos, pas d'accord sur ce principe: trop compliqué et chronophage à mettre en oeuvre.
Si tu n'as jamais travaillé en établissement, il faut comprendre que dans la multiplicité des choses diverses à faire, suivre, organiser, surtout si la structure n'est pas suffisamment pourvue en personnels, arriver à tout anticiper représente un luxe que nous ne pouvons pas nous permettre.
Les CA en sont un bon exemple; la logique que tu défends signifierait l'envoi en même temps que la convocation au CA de tous les documents "sur lesquels porteront les votes"; la plupart du temps, ça relève de la mission impossible, ne serait-ce que pour tenir les délais.
De plus, ça pose une question de principe: d'une certaine façon, il s'agit alors d'avoir à justifier systématiquement son action. Or dans l'exercice de mon métier, j'estime qu'il y a une certaine forme de confiance à instaurer dans le fonctionnement.
Si je présente au vote du CA la signature par l'ordo d'un contrat de maintenance, j'estime que je n'ai pas à communiquer aux membres tous les documents, devis, propositions, qui m'ont amené à faire le choix de l'entreprise proposée: c'est mon boulot, ils doivent me faire cette confiance minimale que je l'ai fait dans l'intérêt de l'établissement. Et je n'ai pas le temps de leur faire une fiche de synthèse écrite pour expliquer que la Société X est peut-être un poil plus chère que l'entreprise Y, mais que le service y est meilleur, etc, etc... Pour moi c'est implicite, même si je l'expliquerai en séance.
Bien entendu, s'il y a doute, il faut pouvoir le lever. C'est pareil pour une ANV, et tout un tas de choses qui nécessitent un vote du CA (un tarif de sortie, par ex.), mais on ne peut pas passer son temps à travailler la transparence: on a déjà pas assez de temps pour travailler sa gestion...
Et ce n'est pas faute de mauvaise volonté: la meilleure preuve, c'est que lorsqu'on arrive à dégager du temps on en profite justement pour peaufiner, et notamment établir les synthèses évoquées ou faire de beaux docs de présentation dans un souci de clarté.

Je n'ai certes jamais travaillé en EPLE. Mais il y en a d'autres EP de l'enseignement dans lesquels on trouve un CA, et j'ai de côté-là une solide expérience. Je te comprends donc parfaitement quand tu écris qu' « arriver à tout anticiper représente un luxe que nous ne pouvons pas nous permettre ».

Pour autant, je ne te rejoins pas sur le refus de justification systématique de notre action et sur la confiance. Winnie a repris dans sa signature une phrase que j'ai écrite il y a quelques temps, qui n'est pas de moi mais que j'approuve : « la confiance n'exclut pas le contrôle, elle s'en nourrit ». En tant que membre élu d'un CA, je veux bien faire confiance, mais à condition qu'en face, l'administration montre patte blanche, c'est-à-dire se montre digne de confiance. Ce qui passe par un minimum de transparence.

Il n'est évidemment pas question d'exiger de l'administration la production de toujours plus de documents explicatifs. Mais a minima la transmission de ceux qu'elle détient. Le COFI en est un.
Il est évident que dans le cas du contrat que tu évoques, on ne demande pas à l'établissement de transmettre tous les documents du marché ! Il paraîtrait en revanche logique qu'il transmette le contrat.
Ça ne demande pas de travail supplémentaire, puisque le document existe.

J'entends déjà ceux qui rétorqueront que les conseillers seront bien avancés, avec des documents auxquels ils ne comprennent rien. Certes. Mais :

• cela renvoie à d'autres questions, d'une part celle du rôle de l'établissement dans la formation de ses conseillers, et d'autre part celle de la responsabilité de chaque conseiller dans sa propre formation et recherche d'information.
  
• cela permet, au moins, de respecter la réglementation sans se prendre la tête ni être exagérément chronophage.
  

Une courte note ne peut-elle justement pas s'avérer plus pédagogique que 50 pages d'un document obscur auquel personne, à part l'agent comptable et encore..., ne comprend rien, président du CA compris?

Par ailleurs, si les documents envoyés ne suffisent pas, les conseillers sont libres de poser des questions et de prolonger le débat en séance s'ils veulent plus de précisions ou prolonger le débat;les séances servent aussi à cela, et c'est aussi pour ça que les délibs ne sont pas adoptées par correspondance (et c'est aussi à celà que les CA servent)

En un mot, c'est au technicien d'évaluer l'opportunité d'envoyer certains documents ou pas, avec cette conséquence-sanction par derrière que si les documents qu'il envoie ne sont pas suffisamment précis, les débats risquent de s'éterniser (voire même que les délibs ne soient carrément pas adoptées en cas de fronde du CA)

et je ne parle même pas ni du coût, tant monétaire qu'environnemental

On est bien d'accord: la confiance est nécessaire, et pour la maintenir il nous faut en donner des gages.
Le Cofi est un bon exemple: beaucoup de paperasse peu digeste et surtout peu lisible pour un observateur non averti: d'où ma préférence dans ce cas pour un document de synthèse chiffré qui sera plus clair (et qui existe déjà) joint au rapport de l'ordo qui permet, au-delà des chiffres, une synthèse plus explicite de l'ensemble.
Dans le cas du Cofi ainsi que pour le budget, qui sont quand même 2 "moments" important pour un EPLE: il faut permettre au CA de jouer véritablement son rôle.

(Au fait Hippos, ne vois surtout pas dans mon allusion au fait que tu n'aies jamais travaillé en établissement un éventuel dédain: comme en photo, il est bon de faire l'effort de se déplacer autour du sujet pour trouver le bon cadrage et la bonne lumière...)

Le problème de la "chronophagie" peut tout à fait être résolu par l'envoi des documents par voie électronique (COFI "brut" ou tableur synthétique ou les 2). Il suffit de demander à chacun des membres élus au CA d'écrire un courriel à l'établissement afin que le secrétariat collecte les 24 ou 30 adresses et crée la liste de diffusion. Pour tous les CA de l'année, envoi des convocations par le biais traditionnel, vu que certains y tiennent, et pour le reste : courriel. Celui qui trouve ça imbuvable ne l'ouvre pas, mais tout le monde a bien l'information.

Le problème du courrier électronique peut poser la question de la preuve de la réception des documents, en temps et en heure qui plus est: Il me semble en effet que la jurisprudence n'accorde pas de valeur juridique aux AR électroniques mais là dessus, je peux me tromper

néthou a écrit:

(Au fait Hippos, ne vois surtout pas dans mon allusion au fait que tu n'aies jamais travaillé en établissement un éventuel dédain: comme en photo, il est bon de faire l'effort de se déplacer autour du sujet pour trouver le bon cadrage et la bonne lumière...)

Rassure-toi, je n'y avais vu aucun dédain mais effectivement la simple mise en perspective d'un contexte. Raison pour laquelle il m'a semblé utile de préciser que je connaissais ce contexte, même si c'était en-dehors d'un EPLE.

Dupont a écrit:

Le problème du courrier électronique peut poser la question de la preuve de la réception des documents, en temps et en heure qui plus est: Il me semble en effet que la jurisprudence n'accorde pas de valeur juridique aux AR électroniques mais là dessus, je peux me tromper

Entre un éventuel problème de preuve de transmission d'un document et pas de transmission du tout, que choisis-tu ?
Je trouve la proposition de Winnie très équilibrée pour répondre à l'argument écologique/économique.

Hippos a écrit:

Je trouve la proposition de Winnie très équilibrée pour répondre à l'argument écologique/économique.

C'est ce qui est fait ici, et pour les convocations, et pour les docs préparatoires, et tout le monde est content.
On est moderne, quoi !!

Bravo !
Dans le collège dont je suis membre du CA en tant que parent, c'est envoi exclusif par courriel (pas d'envoi papier, donc), ce qui n'empêche pas le principal de faire un tri pas toujours opportun...

je persiste et je signe: l'envoi de tout le cofi est une manière de ne pas informer les conseillers en les noyant de documents et en dissolvant les informations importantes. Après, la limite de l'exercice est qu'une synthèse est forcément subjective. Mais, encore une fois, le débat est là pour préciser les choses

Je persiste et signe aussi : tant qu'à débattre, j'aime autant le faire à partir des documents sur lesquels on me demande un vote. S'ils sont de surcroît accompagnés d'une synthèse qui éclaire l'ensemble, ça m'aidera sans doute à faire davantage confiance au moment du vote. À l'inverse, ne pas disposer des documents objet du débat, ça me semble suspicieux.

Hippos a écrit:

Bravo !
Dans le collège dont je suis membre du CA en tant que parent, c'est envoi exclusif par courriel (pas d'envoi papier, donc), ce qui n'empêche pas le principal de faire un tri pas toujours opportun...

Serais-tu en CA un emmerdeur de première ?
J'imagine assez bien « m. Le Principal, votre présentation est pleine de cadratins inopportuns, vos « y a-t'il au lieu de y a-t-il » m'apostrophent, n'y a-t-il pas ici des élèves qui vous lisent ? »
Etc.
Connait-il ta fonction ?

Pour ce qui est des « persiste et signe », je partage ton avis.
Editer le cofi me semble une nécessité technique, et une politesse.
Même s'il est arrivé d'avoir en CA un agrégé de compta en post-bac, ravi de ramener sa science au moment du Cofi. Son quart d'heure de célébrité. Il aurait été inhumain de ne pas lui servir de cofi à la fin du CA. Le plus drôle était qu'il fallait expliquer aux autres membres du CA le sens des questions et des remarques du sieur, pas toujours pertinentes ni compréhensibles, même de l'AC, la première fois très surpris.

touïteur .

Oui, bien sûr qu'il connaît ma fonction. Mais je ne suis pas un "emmerdeur de première", du moins pas pendant le CA : je réserve ce genre d'observations potentiellement déplaisantes à un aparté au moment du pot d'après CA . Nous nous apprécions mutuellement et ce serait aussi stupide que contre-productif que de l'emm...rder en plein CA avec ce genre de détails.
(Je t'envoie un complément par mail).

Je suis étonné que ce sujet entraîne une telle discussion sur des questions de principe (voire de légalité). Avec les outils actuels, il est possible de mettre à la disposition des membres du CA (je ne dis pas expédier) toutes les pièces obligatoires, c'est à dire le compte fi complet dans un cas comme celui là et c'est pareil pour le budget, puisqu'elles sont prêtes et éditables de toutes manières. Il est également possible de joindre tous les documents techniques explicatifs et même de travail qui sont plus clairs (au moins à notre sens). Il doit aussi être possible de préparer des documents spécifiques, plus lisibles et fabriqués à l'intention expresse des membres du CA car ça fait partie de nos missions que de faire ce travail de pédagogie qui doit permettre aux membres de s'exprimer en connaissance de cause ou au moins de ne pas avoir d'excuse quand ils disent une ânerie.

Ca peut devenir plus compliqué quand il s'agit de contrats ou de conventions pour lesquels les pièces ne sont pas toujours faciles à dupliquer ou qui peuvent contenir des informations qui n'ont pas à être diffusées mais dans ce cas là, un document de synthèse qui reprend les informations principales peut être fabriqué et il sera modifié par des copier/coller au fil des CA.

Petit à petit, ce type de mise à disposition, j'ai toujours pu le mettre en oeuvre et les membres du CA apprécient et le font savoir en ne créant pas des blocages d'urticaire. Ca vous semble vraiment infaisable ou inutile?

Inutile certainement pas; ça ne peut qu'être bon pour de bons rapports (et corrélativement moins de problèmes potentiels à l'avenir)
Infaisable non plus, mais c'est comme pour tout; moi je suis tout seul, et pour la préparation du CA comme pour des tas d'autres choses, j'aimerais avoir plus de temps pour faire comme je voudrais vraiment.

Mince alors, je suis d'accord sur un truc avec LMDV.


C'est donc ça, vieillir !

Le lapin il a pourtant travaillé : http://60gp.ovh.net/~intendan/spip.php?article446

Cette proposition de document regroupe sur une surface minimale 98 % des réponses des questions qu'un CA normal est susceptible de (se) poser sur le cofi. En fin de compte, ce qui intéresse les administrateurs, c'est :

- le taux de consommation des crédits du A1
- le montant des fonds sociaux
- le résultat, s'il est positif on va pouvoir gaspiller
- le montant des fonds, s'il est élevé, on va pouvoir gaspiller

Quant au reste, ma foi, tout ce que j'ai pu raconter les 10 années passées n'a pas éveillé la moindre étincelle dans une quarantaine d'yeux torves.

Nous envoyons le rapport du chef d'établissement qui fait donc le bilan financier et matériel de l'année aux membres du CA avec la situation des réserves et la proposition de répartition; Je me vois mal leur envoyer des documents indigeste qui n'apporteraient aucune plus-value à la compréhension (à-moins qu'il le demande car j'ai tout sous la main le jour j).