Dépôt de chèques

J'en sais rien, mais au-delà, je ne vois pas trop l'intérêt de la chose... on aurait deux comptes pour l'établissement? Outre que ça complique le processus, ils sont tous deux gérés par l'A.C..

Pourquoi ne pourrait-il pas encaisser les chèques lui-même?

paracetamol a écrit:

Bah chez nous la TG renvoie la totalité du bd s'il y a une erreur sur un chèque, donc ça me permet de vérifier et corriger en amonts les erreurs...je ne sais pas si on peut parler de plus value, mais c'est mon fonctionnement et ça me rassure, après je ne dis pas que tout le monde doit faire comme moi

Du coup, je comprends vachement mieux le sens ton pseudo...

Tu consommes combien par semaine ?

Labée a écrit:

Bonjour,



un agent comptable peut-il demander la création de comptes-Trésor au nom de "Régisseur XX" pour permettre à celui-ci d'encaisser les chèques à sa place, et non pas directement sur le compte de l'établissement ?

oui il peut.
Je le pratique pour les voyages du lycée et j'y adosse une carte bleu si nécessaire.

J'ai un collègue qui s'en sert également pour gérer les régies de ses ER. Il faut juste faire des virements de compte à compte ensuite.

Une méthode




A-
Régies d’avances établissement rattaché* -ER-


·
Rattaché à quoi !


Au 01 janvier comptes 452x (AC) et 5312(ER) = soldés:

1- numéraires pour la régie d'avances d'un ER:



a) chèque de l'EPLE de l’ER, à la recette des finances ou la trésorerie
générale :


·
Au dos, nom, prénom, n° CNI, date, visa


·
À« MOI-MÊME »


·
Numéraires remis au régisseur


·
Dans le coffre du régisseur


·
Écritures régie d’avances – GFCREG –





b)
écriture GFCG de l’ER : D/585 - C/5159 (départ chèque, n° xx, constitution
régie d’avance régisseur/gestionnaire
c) écriture numéraires : D/543X - C/585 (montant en adéquation avec
l'autorisation de la régie d'avances)
d) relevé TG : D/5159 - C/5151


e)
dépenses régisseur autorisées : chapitre, compte, code gestion, visa,
pièce justifiant la dépense


f)
opération inscrite dans GFCREG, édition de l’ensemble des documents jusqu'à
transfert du fichier pour GFCFIN


g)
dans GFCREG, solde = numéraires disponibles dans le coffre


f)
dans GFCFIN de l’ER, validation, liquidations automatiques, mandatement et
transfert/fichier vers GFCG de l’AC


h)
réception des écritures automatiques, validation (divers créanciers)


i)
écritures : prise en charge du mandat par l’agent comptable,
D/6XXX-C/4723X et,


j)
écritures : acceptation dépense régie par l’agent comptable,
D/4723X-C/543X


k)
après validation, modifier l’écriture i
dans le brouillard : D/6XXX-C4723X par C/4012


m)
création de l’écriture suivante : D/4012-C/4723X


n)
ces modifications sont nécessaires en raison de la discordance, cumul des
opérations de dépenses – GFCFIN - et balance GFCG : débit compte 6x
supérieur crédit compte 4012 et 4662(hors opérations traitement des payes)


o)
le logiciel GFCG ne permet pas lors de la réception-validation des écritures de
régie de dépenses la modification compte classe 4723X


p)
si pas fait : ces anomalies sont relevées par les
contrôleurs-vérificateurs du réseau de la trésorerie générale


q)
ce « bug » signalé au réseau aide conseil de la DAF

Après chaque mandat DAO/régisseur, reconstitution de l'avance avec un chèque du montant des opérations de dépenses acceptées par l’agent comptable et opérations
idem..... et le débit du compte 543X = au montant autorisé.


Opérations
fin d’exercice ou avant les vacances scolaires : le régisseur verse le reliquat
(solde débiteur du compte 543X) à la recette des finances sur le compte TG de
l’ER.


L’agent
comptable au vue de titre de dépôt effectue l’opération manuelle suivante dans
GFCG de l’ER en indiquant le n° de la pièce fournie: D/585-C/543X


Le
compte 543X est soldé, de même dans
l’application GFCREG


Au
relevé TG de l’ER, l’agent comptable effectue l’encaissement GFCG au moyen
d’une FQE : D/5151-C/585 en indiquant les références suivantes :
R/XXX N° TITRE verst régisseur


Le
compte 585 est soldé.


Il
est aisé de contrôler l’ensemble des opérations : sommation des chèques
pour alimenter la régie d’avances, cumul solde débiteur compte 543X, mouvement
compte 4723X, reliquat versé par le régisseur, écritures dans GFCREG et
mandatements correspondant à ces opérations.





Cette
méthode a l’avantage de ne pas mouvementer les comptes 5132 et 452X et un
excellent moyen de vérifier à distance les mouvements à la régie d’avances du
régisseur et le responsabilise-implique pour les transferts des numéraires
déposés à la recette des finances :
chèques, espèces, écritures dans GFCREG, pièces
justifiant les sorties-dépenses,
mandatement…. « autonomie » des comptabilités et aucune
interférence dans la caisse de l’agent comptable, source…et il suffit de
consulter les comptabilités et constater les incohérences-inepties- des sens
des soldes des comptes miroir, 452X /531 et 5132/543X ou 545X et l’agence
se « comporte » comme une banque(en détenant des fonds de l’ER) si
recettes > dépenses ou comme organisme de crédits-prêts(en fournissant des
fonds) si dépenses > recettes et au fil des années et par
accumulation-addition des opérations les montants peuvent conséquent si un
virement par l’application DFT-NET du
compte de l’AC vers l’ER N’EST FAIT !


Enfin,
une régie d’avances, pour quoi faire!(pallier à l’imprévoyance, négligence,
confort, je fais ce que je veux, quand je veux, ou je veux, achat de ce que je veux…)




2- régie de recettes d'un ER, encaissement chèques et numéraires:



a) dépôt par le régisseur des numéraires à la Recette des Finances et remise du
titre de dépôt des fonds, comme preuve
de l’opération, à l’agence comptable


b)
envoi par le régisseur des chèques à la Trésorerie Générale en LRAC avec le
bordereau de chèques justifiant l’opération et remise du
récépissé du recommandé à l’agence comptable


c)
réception fichier transfert de la régie de recettes et enregistrement de l’ensemble des documents
issus de l’application GFCREG : journal divisionnaire, JDR, bordereaux
chèques, …


d)
procédure à utiliser pour plus de
sécurité et sauvegarde/impression virtuelle des documents en PDF :
courrier électronique et mémorisation dans une messagerie puis archivages dans
un répertoire et stocké dans un support
externe


e)
validation des écritures après
vérification : admis ou à modifier, cas de l’utilisation compte
INDETER (utile pour la régularisation des
chèques sans provision, modifier
en mettant compte 5117) ou encaissement supérieur à la créance, autre…
f) FE de la régie- D/4715X - C/4XXX
g) et C/4715X - D/545X


h)
à ce stade, le compte 4715X soldé et le
compte 545X est débité pour le montant de la régie de recettes
i) FQE : C/545X - D/585 pour les numéraires déposés par le régisseur à la
recette des finances en indiquant le n° du titre remis lors du dépôt


j)
FQE : C/545X – D/5112 pour les bordereaux de chèques envoyés en LRAC en
indiquant le n° de bordereau et l’objet par exemple droits constatés, vente
repas… et une opération(détail de l’encaissement) par bordereau


k)
à ce stade, le compte 545X est soldé
m) relevé TG de l’ER : FQE, D/5151 -
C/585 pour les numéraires et D/5151
- C/5112 pour le retour bordereaux
chèques inscrit au compte banque


n)
à ce stade, les comptes 585 et 5112 sont soldés


o)
transfert fichier des créances en attente au régisseur pour mise à jour de
l’application GFCREG

Au final, aucun mouvement des comptes 5312 et 452X

Au 31 décembre, c'est nickel!!!!

Mais, unicité de caisse???

Mais l'agence comptable est-elle une banque.....

Tout cela "évite" un solde créditeur 452x supérieur à la caisse de
l'AC car celui ci à "versé" régulièrement des fonds sur son compte TG
de son établissement.
Certes on peut utiliser DFT-NET virement des fonds de l'AC vers un ER......

C e n'est pas plus simple surtout avec les anomalies bloquantes actuelles et à
venir!





Tout
ce qui est imprimable à chaque étape des applications doit l’être en PDF et
transmis à l’agence comptable pour archivage et sauvegarde très utile pour
contrôle





Libellé
des comptes en régie = comptes de la
balance classe 4 ainsi le comptable et le
régisseur « travaillent » avec les mêmes données, évitant toutes les
confusions, d’ailleurs le comptable n’est pas propriétaire de la balance et
celle-ci doit être comprise et
vérifiée par l’ER


Exemple :
créance demi-pension en cours d’exercice = 4112 en régie comme en comptabilité
générale…