Etablissement rattaché et relations avec l'agence comptable

Bonjour,

Comment faites vous pour gèrer un ER (600 élèves) envahissant sur tous les plans et qui tente d'imposer ses propres règles de fonctionnement avec l'agence comptable, l'ordonnateur étant pénible (exemples factuels, croiser les DAO et les recettes et changer les résultats de la pièce 14 en plein CA) et voilà que le gestionnaire déteint sur lui (il ne lui a pas laissé le choix). Nous n'avons jamais refusé de donner des conseils mais au bout de deux ans c'est lourd et malsain car bientôt on nous dicte ce que l'on a à faire.

1- le gestionnaire vient et monopolise physiquement le service 3h/semaine par des questions budgétaires incessantes et toujours les mêmes qui reviennent, il ne s'en souvient plus des réponses ou en alimentent d'autres en trouvant des contres exemples dans ses propres confusions.

2- le gestionnaire ne supporte pas les rejets, les remarques sur les imputations, et continue à recommencer les mêmes erreurs mais fait systématiquement signer tout ce qu'il demande et ce qu'il donne, un peu plus il fallait assumer les DBM.

3- Nous allons établir des fiches de liaison pour canaliser ces débordements et être moins dans la relation afin de le voir le moins possible en agence. Je ne pense pas qu'ailleurs tous les AC reçoivent dans leurs services tous les gestionnaires des bahuts rattachés un après-midi par semaine.

Avez vous déjà pratiqué ces fiches ? finalement que demande l'AC ?
la remise des bordereaux des mandats et des recettes + PJ tous les 15 jours + la remise des mandats pour ordre et des DAO à chaque fin de mois + régie.

merci de vos réponses.

Citation :

Avez vous déjà pratiqué ces fiches ? finalement que demande l'AC ?
la remise des bordereaux des mandats et des recettes + PJ tous les 15 jours + la remise des mandats pour ordre et des DAO à chaque fin de mois + régie.

Je suis reçue par l'AC chaque fois que je porte les mandatements et les OR (suivant un calendrier remis par l'Agent comptable en début d'année scolaire). On doit tourner à un mandatement toutes les 3 semaines environ. J'enchaine tout le travail de compta budgétaire pour cette date et je dois passer 1/2H avec lui environ.
Pour le travail de régie, je vais directement déposer les chèques et les espèces à la RF. Je lui transmets les scan des bordereaux par mail au retour.
L'AC est toujours disponible pour répondre à d'éventuelles questions et c'est très agréable. Nous communiquons par mail, ce qui dérange moins que le téléphone.
C'est carré, pas de perte de temps inutile.

je vais à l'AC toutes les semaines. J'y reste de 15 minutes à 1 heure en fonction des besoins de l'AC et des miens. Un mandat tous les 15 jours, une régie tous les 15 jours minimum avec OR correspondant et Mandat pour ordre réguliers...Vérification de la classe 4 deux fois par an ensemble minimum. Entre deux RDV hebdo, on communique si besoin par téléphone et par mail.

merci Maudinou, vu comme cela, ce n'est pas pénible, toutes les trois semaines. Les questions par email, c'est carré mais le gestionnaire évite les écrits comme ce système risque de mettre à jour les répétitions des questions.

FARPI a écrit:

...Vérification de la classe 4 deux fois par an ensemble minimum. ....

ça me paraît fort peu ( euphémisme )

La classe 4, chaque fin de mois ici. Je fais le point des subventions et je transmets ma copie à l'AC, mais encore par mail et si pb on s'appelle

Maudinou a écrit:

Je suis reçue par l'AC chaque fois ... et je dois passer 1/2H avec lui environ.

FARPI a écrit:

je vais à l'AC toutes les semaines. J'y reste de 15 minutes à 1 heure en fonction des besoins de l'AC et des miens.

[quote="Bozinchu"]

Maudinou a écrit:

Je suis reçue par l'AC chaque fois ... et je dois passer 1/2H avec lui environ.

FARPI a écrit:

je vais à l'AC toutes les semaines. J'y reste de 15 minutes à 1 heure en fonction des besoins de l'AC et des miens.

Veinarde !!!


c'est le printemps pas que pour M.Pickles apparemment!!!

milles excuses pour ce dérapage intempestif!!!

mais c'est pas moi qui ai commencé

mapoulette a écrit:

c'est le printemps pas que pour M.Pickles apparemment!!!

Ma poulette...

barbule a écrit:

FARPI a écrit:

...Vérification de la classe 4 deux fois par an ensemble minimum. ....

ça me paraît fort peu ( euphémisme )

Et si je dis que c'est moi qui insiste...On dit quoi? Je suis d'accord, j'aimerais le faire plus souvent mais je ne peux forcer mon AC après tout...(et il n'y a rien de dans mon propos...C'est vrai que c'est le printemps pour Boz et Mapoulette!)...ça ne m'empêche pas de la regarder chaque mois comme une grande...
Par ailleurs, je connais des GM qui ne regarde jamais leur classe 4...

Citation :

Par ailleurs, je connais des GM qui ne regarde jamais leur classe 4..

c'est vrai

Maudinou a écrit:

Citation :

Par ailleurs, je connais des GM qui ne regarde jamais leur classe 4..

c'est vrai

Un GM c'est normal qu'il ne regarde pas la classe 4 si on ne lui dit pas ce qu'il doit y voir. L'AC doit donner une balance commentée ou bien les développements de soldes issus de GFC (qu'on envoie à l'ER avec PDF creator, c'est mon côté "sauvons la planète"). Et l'AC doit surtout expliquer au GM les corrélations entre la classe 4 et les SDE et SDR, chose qui n'est pas évidente au premier abord.
Si l'AC ne fait pas son job, le GM ne peut rien contrôler.

soizic a écrit:

Bonjour,

Comment faites vous pour gèrer un ER (600 élèves) envahissant sur tous les plans et qui tente d'imposer ses propres règles de fonctionnement avec l'agence comptable, l'ordonnateur étant pénible (exemples factuels, croiser les DAO et les recettes et changer les résultats de la pièce 14 en plein CA) et voilà que le gestionnaire déteint sur lui (il ne lui a pas laissé le choix). Nous n'avons jamais refusé de donner des conseils mais au bout de deux ans c'est lourd et malsain car bientôt on nous dicte ce que l'on a à faire.

1- le gestionnaire vient et monopolise physiquement le service 3h/semaine par des questions budgétaires incessantes et toujours les mêmes qui reviennent, il ne s'en souvient plus des réponses ou en alimentent d'autres en trouvant des contres exemples dans ses propres confusions.

2- le gestionnaire ne supporte pas les rejets, les remarques sur les imputations, et continue à recommencer les mêmes erreurs mais fait systématiquement signer tout ce qu'il demande et ce qu'il donne, un peu plus il fallait assumer les DBM.

3- Nous allons établir des fiches de liaison pour canaliser ces débordements et être moins dans la relation afin de le voir le moins possible en agence. Je ne pense pas qu'ailleurs tous les AC reçoivent dans leurs services tous les gestionnaires des bahuts rattachés un après-midi par semaine.

Avez vous déjà pratiqué ces fiches ? finalement que demande l'AC ?
la remise des bordereaux des mandats et des recettes + PJ tous les 15 jours + la remise des mandats pour ordre et des DAO à chaque fin de mois + régie.

merci de vos réponses.

Le plus simple, rester très professionnel.
Refuser de recevoir le gestionnaire pour tout et n'importe quoi. Il prend rendez-vous et peut déposer ses mandats et pièces diverses à l'accueil. Il est régisseur, les versements se font directement à la TG sans passer par la case comptable.

Pour les questions budgétaires, répondre par écrit et garder une trace pour rebalancer la réponse "voir mon courrier du tant" et ne pas répondre quand ça devient du pinaillage. Rappeler que le budgétaire relève de l'ordonnateur et qu'il y a une cellule conseil au Rectorat.

Être impitoyable sur les rejets mais pour de bonnes raisons. La seule imputation dont le comptable peut (et doit) demander la modification (et donc, en cas de relation conflictuelle, rejeter), c'est le chapitre (voir une note récente de la DAF, de mémoire). Les comptes sont du ressort de l'ordo, rien n'empêche le comptable de suggérer l'utilisation de tel ou tel compte mais cela ne reste qu'une suggestion. Donc exiger les PJ obligatoires et rien que celles-là.
A la réception d'une DBM (hors DBM pour vote), exiger un document qui prouve son bienfondé (et ne pas s'emm...nuyer avec les DBM 11).

Pour le planning, cela me parait correct, y ajouter les ordres de recettes tous les mois, une des semaines où il n'y a pas de mandat. Et en cas de réception tardive, renvoi sans autre forme ou traitement à la prochaine date prévue.

Et chaque fin de mois, la balance (détail et globale) adressée au CE avec les commentaires (attente de l'OR pour telle ou telle recette, demande de RIB pour les remboursements en attente, etc).

Et une régie, ça se contrôle sur place, comme les inventaires. Ne pas hésiter à faire un tour sur place, tout pointer et faire un rapport mentionnant "les points à améliorer". Et si la caisse est fausse : mise en débêt.

Pour la pièce 14, la remplir au moment du vote de l'affectation du résultat : toutes les autres rubriques ne peuvent pas être modifiées. Ca évite les mauvaises surprises.

Pour les affectations des comptes, il sera toujours temps de soulever, dans l'exposé du comptable lors du COFI, le problème des imputations anarchiques qui ne permet pas de suivre la cohérence des dépenses.

Enfin, ne pas hésiter à en parler à son propre CE en lui expliquant que, indirectement, cela nuit à la gestion de son propre établissement.

soizic a écrit:

1- le gestionnaire vient et monopolise physiquement le service 3h/semaine par des questions budgétaires incessantes et toujours les mêmes qui reviennent, il ne s'en souvient plus des réponses ou en alimentent d'autres en trouvant des contres exemples dans ses propres confusions.

2- le gestionnaire ne supporte pas les rejets, les remarques sur les imputations, et continue à recommencer les mêmes erreurs mais fait systématiquement signer tout ce qu'il demande et ce qu'il donne, un peu plus il fallait assumer les DBM.

merci de vos réponses.

Au choix : pousse-le dans les escaliers, coince-lui la cravate dans le destructeur de documents, mets des peaux de bananes dans le couloir.

Autre solution moins salissante : ne lui réponds pas, continue de travailler comme si de rien n'était.