Contrôle des établissements rattachés

...ou qui fâche : vous arrive-t-il, en tant que comptable, d'aller contrôler la caisse de vos établissements rattachés ? Genre un jour de CA, vous arrivez un petit peu plus tôt et vous regardez si le livre de caisse est tenu à jour et conforme à la caisse ?
Je m'entends relativement bien avec les gestionnaires de mes bahuts rattachés, et j'hésite à les froisser en pratiquant ce contrôle "interne"...
Certains parmi vous le pratiquent-ils ? Ou l'ont-ils subi ?

Citation :

Je m'entends relativement bien avec les gestionnaires de mes bahuts rattachés

tu peux preciser ta pensee?

relativement tu evalues à combien sur une echelle de 1 a 10

?

Pas d'état d'âme : il faut le faire et surtout le formaliser. L'absence de ce genre de contrôle et d'une procédure de contrôles tant de l'établissement support que des établissements rattachés sont reprochées lors d'un audit du Trésor.
Donc, il suffit d'expliquer que ces contrôles : caisse, tickets, stocks, etc... sont exigés par le Trésor et suceptibles de jouer sur la responsabilité du comptable.

aazute a écrit:

Citation :

Je m'entends relativement bien avec les gestionnaires de mes bahuts rattachés

tu peux preciser ta pensee?

relativement tu evalues à combien sur une echelle de 1 a 10

:quoi: ?

Disons qu'il y a l'entente qui se comprend d'un point de vue social (pour les trois collègues cela avoisine les 7-8 sur 10), et celle qui se comprend du point de vue strictement professionnel. Là, mon taux de confiance est de 8 sur 10 pour deux collègues, quant le troisième plafonne tout juste à 5.

En tant que régisseur, ça ne me dérangerait pas que l'AC vérifie la caisse. Je pense que c'est tout à fait normal.
Mais je pense aussi que certaines personnes pourraient mal le prendre, et penser que des soupçons pèsent sur elles.
Il faudrait donc peut-être associer les GM à l'élaboration des modalités de contrôle. Le contrôle de la caisse ne constituant qu'un volet du contrôle de l'AC. La procédure pourrait par exemple être intégrée dans un document relatif au fonctionnement de l'agence comptable, dans le cadre d'une réflexion plus large dont les GM-régisseurs ne seraient pas les coeurs de cible.
Petite précision : il y a d'autres valeurs beaucoup plus appétissantes qu'il serait bon aussi de surveiller pour l'AC.

Slash a écrit:

En tant que régisseur, ça ne me dérangerait pas que l'AC vérifie la caisse. Je pense que c'est tout à fait normal.
Mais je pense aussi que certaines personnes pourraient mal le prendre, et penser que des soupçons pèsent sur elles.
Il faudrait donc peut-être associer les GM à l'élaboration des modalités de contrôle. Le contrôle de la caisse ne constituant qu'un volet du contrôle de l'AC. La procédure pourrait par exemple être intégrée dans un document relatif au fonctionnement de l'agence comptable, dans le cadre d'une réflexion plus large dont les GM-régisseurs ne seraient pas les coeurs de cible.
Petite précision : il y a d'autres valeurs beaucoup plus appétissantes qu'il serait bon aussi de surveiller pour l'AC.

Je suis GM.

Mon comptable vérifie la caisse chaque fois qu'il vient en CA.

Cela ne me pose pas de problèmes, c'est normal, cela fait partie des contrôles que doit exercer le comptable sur les régisseurs.

Est-ce que les inspecteurs du trésor ont des états d'âmes ?

Je pense que cette vérification est inidispensable : j'ai connu un gestionnaire ( certes il ya quelques années déjà!) qui mettait .......

hum hum un chèque dans le coffre.

Il faut faire les contrôles et les mettre sur papier pour prouver aux inspecteurs du Trésor leur réalité.

Je retiens ton idée, Slash, elle est très bonne.
Euh, question qui n'a rien à voir : à quand un nouvel album de GNR ? ...

Question formalisation, pour un contrôle de caisse, une signature sur le registre suffit, est-il besoin d'établir un document ?

J'ajoute, qu'il ne faut pas seulement s'intéresser au contrôle "mathématique" de la régie, mais avoir une vision fonctionnelle.

En effet, dans de nombreux petits établissements, le GM est seul à l'intendance. Le plus souvent, dans la répartition des postes, la secrétaire du CE est affectée pour partie à l'intendance, pour partie au secrétariat.

Or, dans les faits, le CE garde "sa" secrétaire pour lui tout seul.
Dans ce cas, le GM-régisseur fait à la fois les encaissements-décaissements et OR-mandatements. Là il y a gros problème.

Il appartient donc à l'AC d'intervenir dans le cadre d'un "contrôle d'organisation de la régie", pour expliquer par exemple au CE que la secrétaire devrait faire les OR de manière à séparer les fonctions et permettre les contrôles internes. Car les contrôles internes ne se limitent pas à ceux de l'AC sur les régisseurs, mais se font aussi - et surtout - entre les différents acteurs de l'intendance.

la responsabilité (pécuniaire et personnelle : rappel) des comptables s'étend aux opérations des régisseurs placés sous leur autorité (loidu 23/02/63). Le décret du 15/11/66 précise l'articulation des responsabilités regisseurs/AC : le comptable est tenu responsables des opérations des régisseurs dès lors qu'il a omis de procéder aux vérifications périodiques nécessaires = elles font partie des obligations professionnelles et, dans ce cadre, le régisseur n'a aucunement à s'en formaliser.

On peut trouver des trucs ici :
http://perso.orange.fr/gestionnaires03/page31.html#GFR5-controle

J'ai mis en place un controle systématique de la caisse à chaque passage (signature).
Chacune de mes visites est retracée dans un compte rendu que j'adresse à l'ordonnateur dont ce controle.
J'avais prévenu les gestionnaires, cela n'a pas l'air de les déranger, je vérifie surtout le caractère quotidien de l'arrêt de caisse.
Certains gestionnaires écrivaient au crayon de bois, je leur ai demandé d'arrêter cette pratique de nature à éveiller des soupçons.

pour odysseus : tu crois pas que GNR c'est assez bien comme ça, quand on voit ce que certains font quand ils reviennents après 15 ans, ne sont pas stooges qui veut.

Je suis très intéressé par la mise en place des contrôles de régies des établissements rattachés. Existe t-il un document type pour l'élaboration du rapport de vérification?

Tous les contrôles doivent être actés! et visé par l'intéressé et en cas de problème CPI au supérieur hiécharcique.

Une aide avec le document diagnostique des EPLE et adapter selon les situations et fiche de poste le cas échéant....

Non seulement il faut contrôler la caisse et la cahier, mais il faut aussi contrôler les stocks (dixit le Trésor public), avec traces écrites pour que nos amis (toujours ceux du trésor) soient contents.

Je ne l'ai pas encore fait avec mes nouveaux bahuts, mais je le faisais avec les anciens et cela n'a jamais posé de problème.

dina a écrit:

il faut aussi contrôler les stocks (dixit le Trésor public)

Le contrôle du stock est, à mon sens, la chose la plus délicate. Si irrégularité il doit y avoir, elle ne sera pas forcément révélée par l'inventaire, mais plutôt par la fcj. A partir de là, bon courage...

... Extrait d'un rapport d'observation d'une CRC:

"Des rapprochements entre effectifs de consommateurs et feuilles de consommation, effectués par les services du lycée [...] ont mis en évidence une disproportion entre les quantités sorties de certaines denrées et les repas servis. Ce phénomène touchait aussi bien les marchandises individualisées que les produits à cuisiner. A titre d'exemple on peut citer les sorties du [...] (140 kg de viande pour 667 personnes soit une moyenne de 210 g par rationnaire) [...]

Ces dérives s'expliquent par la défaillance du système de contrôle mis en place dans le service [...] L'ampleur des écarts relevés montre aussi qu'un " coulage " était pratiqué."

En tant qu'AC je controlais la caisse de mes CLG rattachés 3 ou 4 fois par an avec signature dans le registre de caisse pour laisser une trace.
Je controlais le stock alimentaire 1 fois par an et je faisais un courrier au CE si trop d'écarts entre STAR et la réalité.

Pour ma part je commence par faire ce type de contrôle en prévenant à l'avance les intéressés. Au moins la première fois.

Un jour où j'attendais le passage des inspecteurs Tg, (la visite surprise avec controle du coffre était faite la veille, et le contrôle sur place allait commencer pour de bon le lundi suivant), je suis allé voir la gestionnaire du plus gros des collèges pour faire une petite répétition au cas où les inspecteurs auraient l'idée de venir chez elle.

Nous primes rendez vous, avec pour thème, le contrôle de sa caisse et la visite du stock alimentaire.

Pour la caisse, tout se passa très bien.

Pour le stock, il y eut un petit problème, car notre guide, la magasinière n'arrivait pas.
Je dit à ma colègue qu'on allait s'y rendre directement. Mais elle m'avoua génée que depuis 2 ans elle n'en avait encore pas eu l'occasion , et qu'elle ne savait pas où c'était...

Une fois dans les chambres froides, nous fimes l'inventaire, et je constatai qu'une quantité importante de produits surgelés et de viandes non inventoriés s'y trouvaient : le cuisinier m'expliqua tout naturellement que c'était à lui, et que celà servait à préparer ses réceptions occasionnellles du week end... Non mais de quoi j'me mêle, se disait il...

J'ai cru m'étrangler.

Heureusement, ce n'était qu'une répétition !

Je réclame des sanctions dans ce type de cas.

Le Keynésien a écrit:

Je réclame des sanctions dans ce type de cas.

je crois que dans ce cas il y aura à boire et à manger pour tous les indélicats

La magasinière qui n'arrive pas, le cuisinier qui stocke des denrées perso , c'est effectivement inadmissible et répréhensible , nous sommes d'accord.
Quant au gestionnaire ,hiérarchiquement le mieux placé pour "prendre des sanctions " , certes, et qui , après deux années dans le poste, ne sait toujours pas où se trouve le stock , je trouve celà , parmi d'autres constats d'ailleurs , consternant pour la profession.

Enfin, si la collègue débute et qu'on lui a pas dit que le stock, c'est le stock de l'établissement point, faut pas s'étonner à ce qu'elle laisse le cuistot mettre ses surgelés.

Le premier qui me répond : "mais c'est évident" je réclame des sanctions pour qu'il ne soit jamais ou jamais plus tuteur.

j'en suis pas fier, mais autant je controle les tickets quand je vais dans mes collèges rattachés, autant je controlais pas la caisse, je vais le faire maintenant.

formaliser le "contrôle" est important, c'est une sorte de PV avec les différents points vus (se référer aux audits TG qui utilisent une grille de ce type).

Le document est cosigné par le comptable, le régisseur et le CE.

J'ajoute toujours un commentaire synthétique. En cas de duysfonctionnement flagrant, demander à l'ordonnateur de proposer un autre régisseur !!! (ce qui en EPLE serait une révolution:grrrr: ) mais ça peut aller jusque là.

Dans un premier temps insister sur les domaines où ça peut progresser (respect de l'encaisse, des dégagements périodiques, des tenues des registres, journaux etc...).

Et bien sûr faire le contrôle de manière inopinée (si possible).

Lors d'un jugement CRC, le magistrat instructeur m'a demandé les dates des contrôles des régies (sans toutefois me demander les rapports de contrôles, ) ...