A l'aide: question EPCP factures lycée GFC

Bonjour à tous

Je suis élève attachée de l'IRA et j'effectue mon premier stage dans un collège/lycée.
J'ai commencé jeudi, donc je n'ai que 2 jours d'expérience et les fonctions d'un gestionnaire d'établissement scolaire sont toutes nouvelles pour moi.
Comme les agents avec lesquels je travaille n'ont pas pu me répondre, je vous soumets ma question, dans l'espoir d'obtenir une réponse claire et rapide...:
vendredi, j'ai commencé à utiliser GFC pour la liquidation puis le mandatement de factures concernant le lycée.
- Mon premier problème concerne la nature des fournitures concernées;
Comment décrypter la nature des fournitures inscrites sur la facture? Le SASU avec lequel je travaille m'a dit qu'il n'y avait que l'expérience pour savoir... Puis comment savoir à quelle catégorie lesdites fournitures correspondent (quel code dans GFC?).

- Mon second problème concerne l'EPCP: Le lycée dans lequel j'effectue mon stage a prévu, depuis cette année l'EPCP, pour l'achat de fournitures pour le lycée; le souci, c'est que je ne sais pas quelle procédure a été choisie pour telle ou telle fourniture. Là encore, le SASU m'a dit qu'ils n'avaient pas de liste et que seule l'expérience pouvait me permettre de le savoir.

Résultat: je suis dans la mouise pour rentrer mes factures de lycée dans GFC...

Avant de pouvoir utiliser GFC avec l'EPCP, il vous faut une bonne connissance des bases.
La gestion d'un EPLE ne s'improvise pas quoiuqu'en pense le ministère.
Avez-vous essayé de programmer un ordinateur sans connaissance en informatique, de piloter un avion sans apprentissage ?
Votre responsable de stage devrait avoir l'intelligence de le comprendre.

Il a l'air très coopératif ce SASU ! Vive l'ambiance !

Drôle de stage..
je suis formateur IRA
j'accueille des stagiaires (quand il veulent bien venir j'en ai pas pour cette période)
je n'ai jamais fait faire un mandatement à un de mes stagiaire au bout de 2 jours
c'est n'importe quoi (pardon si certains pratiquent comme cela)
à cet instant T de leur formation les Irarques n'ont de connaissances d'un EPLE (pour 99% d'entre eux) que celles qu'ils ont acquises quand ils y étaient en qualité d'utilisateur
Ils n'ont encore rien vu en comptabilité publique
ils ne savent pas ce qu'est un budget
ils ne savent pas la définition d'un engagement
le terme liquidation leur est completemnt inconnu
la séparation de l'ordo et du comptable leur a été inculquée en deuxième année de droit (pour ceux qui ont fait droit)
.......
Alors on prend le problème par le début et on explique
etre tuteur c'est du boulot
il faut d'abord expliquer mais donner comme cela du boulot à faire je le repete c'est du n'importe quoi
le stagiaire va se planter mettre des heures à faire un truc qu'il ne comprend même pas

On lui explique: "once upon a time " comme dirait ce brave Isaac "il y avait dans un pays lointain......un roi et une reine...."
et on finit l'histoire par le COFI en expliquant d'abord que l'on a fait la prépa bud puis que l'on a éxécuté le budget ..
on explique comment on a construit son EPCP (si on a une explication rationnelle)
comment on passe les commandes (on peut aborder ainsi le délicat et subtil cas des marchés publics....)
et après tout cela le stagiaire fait un mandatement

c'est d'ailleurs pour moi le but
que le stagiaire en partant ait compris et soit capable d'effectuer les opérations de bases sans stress et assez facilement pour que cela lui serve dans son futur poste....

Message pour Adeline.
Vous confier un mandatement au bout de deux jours serait pour moi impossible. Vous arrivez et ne pouvez connaître l'ensemble de la procédure, tout simplement parce que l'on ne vous l'a jamais appris. Cela demande du temps. En effet, comme le collègue, je pense que la SASU ne semble pas souhaiter vous aider vu ses réponses.
Pour liquider, sauf pour la nourriture, il faut appeler le numéro d'engagement. Attention, votre liquidation est -elle partielle ou totale ?
Vous avez accès au détail de l'EPCP (ce que l'on aurait pu vous dire), au niveau de : budget/commande publique/imprimer....
Tant que vous serez sur les liquidations, vous pouvez les modifier, les annuler.... Ensuite, en cas d'erreur, il faudra refaire d'autres documents.
Alors, un conseil, si vous souhaitez continuer cet exercice, allez jusqu'aux liquidations pour l'instant, et faîtes valider ces dernières par votre tuteur, avant tout mandatement.
Bon courage et bonne affectation pour l'an prochain.

Voilà comment on pratique dans mon lycée qui plus est une agence comptable : Je demande à la personne qui fait les liquidations de classer les factures dans une chemise à intercalaires donc par chapitre avant de procéder à la liquidation.

Il faut commencer par identifier les chapitres et les démystifier mais c'est assez simple il existe une bible jaune et verte sur site qui développe les nomenclatures des chapitres et des comptes de classe 6 et il faut éditer la situation des dépenses engagées de l'établissement.

La SASU n'est pas sympathique du tout, présente le classement préalable par chapitre au tuteur avant d'attaquer les iquidations.

Le travail de base doit être fait.
Si les engagements sont fait correctement, l'Epcp est renseigné.

Où est le tuteur?

Elle est pas sympa la SASU!? Ne serait ce pas plutot qu'elle en a marre de se taper le boulot du tuteur sans pouvoir espérer avoir sa prime? moi mon coup de gueule irait plutot au casu apasu aasu adaenes de tout poil qui n'en fout pas la rame et qui sera payé pour cela!!! Par ailleurs on est bien content de les trouver les sasu pour être gm de collège, et faire le boulot d'un cat a pour un salaire moindre:zx: ...vive les economies pour le men!!non mais des fois!!!

Pour liquider, commence d'abord par récupérer les bons de commande et les bons de livraison, normalement le chapitre et le compte y sont indiqués. Ensuite, les tampons et les photocopies, puis le tri par chapitres.

Si les engagements sont faits, il faut les retrouver dans GFC (moi je mettais en référence le n° du bon papier)
et puis éventuellement changer la somme si besoin et valider, normalement l'epcp est déjà renseigné à ce niveau et on n'en parle plus.

Si les engagements ne sont pas faits... avec le bon de commande, et le libellé de la facture, tu vois de quoi il retourne, en cliquant sur EPCP, tu fais dérouler les listes jusqu'à ce que tu trouves quelque chose qui puisse coller....
en général, c'est quasiment toujours "procédure adaptée". Si les libellés sont sybillins... voir le destinataire du produit et lui demander ce que c'est .... en dernier lieu, appeler le fournisseur pour lui demander ce que c'est .. souvent le nom du fournisseur t'indique la nature de l'achat...

J'en profite pour demander ici s'il y a eu parmi les forumeurs d' anciens utilisateurs de Khéops, car je n'ai aucune aide à l'IA et le travail est très très subdivisé.. je dois faire des liquidations (mais l'engagement est fait par quelqu'un d'autre et pour la somme totale et pas au fur et à mesure des bons de commande), le mandatement est fait par une autre.. ; chacun en fait un bout et ignore ce que font les autres.... la documentation en ligne ne m'aide pas du tout et je n'arrive pas à naviguer dans les menus... Je regrette GFC
Où peut on trouver de la documentation compréhensible à quelqu'un qui n'a encore jamais pratiqué la Lolf au niveau comptable, il y a tout plein de codes, pas de listes déroulantes, et j'ai déjà galéré pendant une demi-journée pour remplir 0140 au lieu de 140, j'avais fait tout plein d'autres combinaisons avant qu'une collègue d'un autre programme ne me l'indique ! et mon chef de division ne manipulait pas le programme ! aucune formation de prévue... ni d'envisagée ! ou bien personne ne sait où la trouver !
L'an prochain, (à la rentrée 2009) on devrait changer pour Chorus, peut-être une chance de formation, mais pas encore gagné.