questions rentrée

GM nouvellement nommée, je prends mes fonctions lundi 28/08.
Questions : Comme je ne dispose pas de régie, sachant que mon AC doit également prendre ses fonctions à la rentrée ( passation de service à mettre en oeuvre, nomination du régisseur...), comment dois-je procéder pour les menues dépenses ? Mon chef d'établissement souhaite que je prenne la parole pour la réunion de la pré rentré ce qui me permettrait d'évoquer cette situation tout particulièrement " les menues dépenses : procédure, délais de remboursement, pièces justificatives et donner une date butoir ou un calendrier pour stopper les commandes des professeurs en vue de la préparation de la cloture de l'exercice.
Les menues dépenses sont donc elles autorisées, suis-je autorisée à encaisser du numéraire, vente de tickets repas...Que puis-je donner comme délai de remboursement pour les menues dépenses ( en particulier pour les professeurs )...
Deuxième question : un courrier du rectorat nous informe de la renumérotation des créances. Ce courrier nous indique que nous devons nous rapprocher du manuel de gestion comptable page 171...Etant novice, il me semble, mais je peux me tromper, que cette partie relève dans un premier temps de la compta géné. Il doit y avoir une manip à effectuer 1/ AC et ensuite 2/ dans l'établissement par le biais de GFC ? Qui fait quoi
Merci pour vos réponses et bonne fin de vacances à tous 8) 8) 8)

Bonjour et bon courage pour cette rentrée !
Sur la question de la manipulation de fonds : remboursements et/ou encaissements : il faudrait vérifier qu'il existait bien une régie d'avance (=remboursements de menues dépenses) et de recettes (=encaissements , tickets repas ou frais scolaires ou loyers etc...). Si oui, même si la mise en route devra attendre la prise de fonction d'un AC et ta nomination en tant que régisseur, tu pourras au moins indiquer en réunion que le principe est acquis mais qu'il faudra attendre d'avoir pu s'organiser avec l'AC à venir pour préciser les modalités de remboursement et pouvoir vendre des tickets repas, situation parfaitement normale en période de rentrée. La renumérotation des créances concerne l'AC.

Merci pou cette première réponse.

Moi, j'ai posé des régles : aucune dépense au comptant sauf autorisation préalable de l'Intendant (sauf cas exceptionnel laissé à ma discrétion) ; pas de tickets de carte bleu ou autre ticket de caisse mais une facture, montant maxi 30 € et remboursement dans les 15 jours, plus rien aprés le 15 novembre sauf bonté extréme de ma part. En vertue de quoi les dépenses profs représentent à tout casser 20 remboursements dans l'année pour un lycée. Il faut savoir que dans 80 % des cas la demande d'achat au comptant peut se transformer en bon de commande.
Pour le reste, un EPLE doit fonctionner dés la rentrée, par conséquent avec l'accord verbal du comptable j'encaisserai et je paierai, tout cela étant régularisé.

Régle de base pour les nouveaux : il n'y a qu'un intendant par EPLE, cad qqu'un qui est autorisé à gérer les dépenses et les recettes. Ne pas essayer d'être sympa ou de jouer les personnes cools... mais montrer dés le départ qui c'est le boss. Au début ça râle, parfois ça crie, ça se plaint... mais à l'arrivée on gagne le respect et la tranquilité.

Ma formule c'est : "si vous voulez acheter quelque chose, venez me voir à l'intendance, aucun achat ne sera rembourser s'il n'a pas eu mon accord".

Cela évite les zozos qui déboulent avec des tickets à 35 - 40 € avec un grand sourire en disant : "tenez j'ai acheté ça". Et, comme ça je peux voir mano à mano (femano ?) avec celui qui veux acheter quelque chose (du genre on l'a déjà en 15 ou tiens ça s'achète à l'UGAP).

Délai de remboursement : "un jour prochain" ça dissuade aussi les abus, le menues dépenses ça doit rester la stricte exception. Du coup, ça m'a fait comme vieil intendant, une 20e de DPAO l'an dernier, et encore plus de la moitié pour les profs de SVT.

Date butoir des commandes, le 15 novembre, avec quelques tolérances dans le cas de ressources spécifiques et taxe apprentissage...

je vais dans le même sens que mes collégues pas de menues dépenses et le collège utilise des bons de commande même por trois euro. Cela simplifie la vie de tout le monde surtout la tienne, tu est sur de rester dans les limites de dépenses autorisées et en plus tu gagne du temps entre la régie à mettre à jour et l'intégration dans la compta ordo tu fait presque double travail.
Bon maintenant si la prof de Svt vient avec ses 1,53€ de cuisses de grenouille j'en fait pas un fromage. Mais toute la papeterie and Co c'est un niet d'entrée l'Ugap ou le fournisseur du coin que tu aura pressuré sera moins chère.
Profite de ta rentrée pour faire le point des crédits pédagogiques encore disponible et donne le montant disponible aux profs coordonnateurs en leur rappelant que la date limite de commande c'est le 15 novembre et que après il est trop tard sauf bonté de ta part
voila bon courage.

Merci à tous
Le bon de commande me semble la solution la plus adaptée .
Pour le disponible crédits pédagogiques, j'ai fait le point début juillet avec la précédente GM. Il y a eu très peu de dépenses ( est-ce une pratique courante dans les établissements ).
Je vais suivre vos conseils de " vieux routards " pourquoi vieux d'ailleurs bon je modifie de "jeunes routards ".
pas de menues dépenses et pas de commandes après le 25/11 sauf cas exceptionnels justifiés. Je prends de toute manière l'attache de mon AC.

mapibe a écrit:

Il y a eu très peu de dépenses ( est-ce une pratique courante dans les établissements ).

Oui puisque la logique n'est pas "il me faudrait ça pour mes cours" mais "combien j'ai le droit de dépenser, même si je n'en ai pas besoin".

Donc à la rentrée ils attendent le montant de leur enveloppe à dépenser à la fin de l'année : "que si on dépense pas tout on aura moins l'année prochaine".

C'est effetivement typique de nombreux enseignants qui attendent le 1er novembre pour dépenser l'intégralité de leurs crédits pédagogiques qui attendaient gentillement d'être dépensés depuis le 01/01! C'est pourquoi, la piqure de rappel à la rentrée et puis très régulièrement jusqu'à la Toussaint est indispensable ...

vous etes trop gentils, moi les matieres qui n'ont rien dépensé, libre à elles de le faire en septembre mais ce n'est pas moi qui leur court après pour leur dire combien il leur reste, ils le savent dès le premier janvier. Par contre je le fais si le coordonnateur change evidemment.

Entierement d'accord,pour moi pas question de dire à qui que ce soit combien ils leurs restent à dépenser. lors du vote du budget, ils ont des représentants, ils affichent le budget s'ils le veulent c'est de leurs ressort. Et après s'ils viennent me voir pour me demander quoique ce soit et surtout la grande question "combien j'ai le droit de dépenser", la réponse est invariablement:
dite moi ce que vous avez vraiment besoins pour assurer votre cours, faite une liste de priorité... c'est moi la gestionnaire, donc c'est moi qui verra pour les sous et l'année si ça dépasse.... et comme par magie, ça ne dépasse jamais comme ça.
Et en plus tous les ans ils ont la même ligne de crédit.