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Documents demandés aux élèves pour un voyage scolaire

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Message  Nicolas le Mer 16 Oct 2019 - 7:07

Bonjour,

Ci-dessous les pièces que nous demandons, voyez vous autre chose (je parle d'un voyage 'classique' dans un pays de l'UE) ?

- l'autorisation de participer au voyage
- la fiche santé signée,
- une attestation d’assurance de responsabilité civile,
- la photocopie de la carte d’identité de l’élève (ou du passeport),
- la copie de la carte d’assurance maladie européenne
- l’autorisation de sortie du territoire signée (pour l'Angleterre)

Plus l'engagement des familles, les chèques et ... les RIB pour les remboursements Rolling Eyes

Demandez vous une attestation d'assurance individuelle accident ?

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Message  Nicolas le Ven 18 Oct 2019 - 6:42

Un petit up, on ne sait jamais Wink

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Message  Alomero le Ven 18 Oct 2019 - 8:05

Une autorisation pour le droit à l'image si quelque chose de prévu genre publication sur l'ENT pour donner des nouvelles ou création d'un film souvenir.

Pas d'attestation individuelle accident car normalement risque inclus dans ton contrat d'assurance établissement.

Je trouve qu'on pourrait soulager les familles en cherchant à diminuer le nombre de documents, par exemple autorisation de participer au voyage et engagement des familles sur le même document. Le prélèvement automatique c'est mieux aussi pour tout le monde et permet d'avoir les RIB pour un éventuel remboursement facilement géré avec la production d'un fichier en cinq minutes si besoin. Et plus de chèques à collecter et encaisser en plusieurs fois, plus de nomination de mandataires non plus.

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Message  Nicolas le Lun 21 Oct 2019 - 7:19

Alomero a écrit:Une autorisation pour le droit à l'image si quelque chose de prévu genre publication sur l'ENT pour donner des nouvelles ou création d'un film souvenir.

Ah oui !

Alomero a écrit:Pas d'attestation individuelle accident car normalement risque inclus dans ton contrat d'assurance établissement.
Je vérifie, merci Smile

Alomero a écrit:Je trouve qu'on pourrait soulager les familles en cherchant à diminuer le nombre de documents, par exemple autorisation de participer au voyage et engagement des familles sur le même document.
C'est ce que l'on fait ... je vais partager notre document ici.

Alomero a écrit:Le prélèvement automatique c'est mieux aussi pour tout le monde et permet d'avoir les RIB pour un éventuel remboursement facilement géré avec la production d'un fichier en cinq minutes si besoin. Et plus de chèques à collecter et encaisser en plusieurs fois, plus de nomination de mandataires non plus.
Cinq minutes, vraiment ?
Tu peux expliquer ?

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Message  Nicolas le Lun 21 Oct 2019 - 7:25

Voici ce qu'on envoie aux familles avec l'autorisation de sortie de territoire

VOYAGE A XXXXX du XXXXX au XXXXX

(Responsables : XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX)

1. Engagement de la famille et autorisation

Je soussigné ………… …………………………………….. responsable légal de l’élève ………………………………………..  en classe de ……………………. au lycée XXX l’autorise à participer au voyage en XXXXXXXXXX qui se déroulera du XX au XX XXXX.

Je l’autorise à participer à toutes les activités prévues au cours du voyage, notamment visites, excursions, activités sportives.
Je joins :
- une attestation d’assurance de responsabilité civile,
- la photocopie de la carte d’identité de l’élève,
- la copie de la carte d’assurance maladie européenne
- l’autorisation de sortie du territoire signée (cf doc joint) ET une photocopie d’une pièce d’identité du parent signataire
- La fiche d’information et le règlement du voyage signé (cf document joint).
- deux chèques de XXX euros (le 3ème chèque, dont le montant précis n’est pas connu à ce jour, vous sera demandé XXXXXXXXXXXXX)

Les chèques seront encaissés selon l’échéancier ci-dessous :
• XX/XX/XXXX : XXXXXXX euros
• XX/XX/XXXX : XXXXXXX euros
• XX/XX/XXXX : XXXXXXX euros

IMPORTANT : L’élève devra posséder sur lui pendant le voyage : sa carte d’identité et la carte d’assurance maladie européenne

Cette inscription vaut engagement définitif et ne sera totalement validée qu’à réception des documents et de la totalité des paiements.

La direction rappelle que tout voyage s’effectue dans le cadre scolaire et qu’à ce titre le règlement intérieur du lycée s’applique durant tout le voyage.

Fait à …………………………., le ………………………………..

Signature, précédée de « Lu et approuvé » du responsable légal

2. Fiche d’information

NOM ELEVE : ……………………………… PRENOM : ………….…………………… CLASSE : ……

N° Téléphone portable élève : …………………………… Parents : ………………………………………
Date de la dernière vaccination antitétanique : ..................................................
Allergies (asthme, allergie alimentaire) : ………………………………….………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………………...
Régime alimentaire particulier : ………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………………...
Traitement médical (joindre 1 copie de l’ordonnance) : ………………..……………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………………………………...
Autres informations : ……………………………….……………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………………………………………………...
J’autorise par la présente le responsable du voyage à prendre, le cas échéant, toutes mesures (traitement médical, hospitalisation, intervention chirurgicale) rendues nécessaires par l’état de mon enfant.

Date : …………………  Nom, prénom du responsable légal: ………………………...……………………

Signature

3. Règlement du voyage

Je soussigné(e)………………………………………………………..… élève du lycée XXXXX m’engage à respecter le règlement suivant :
• Avoir une tenue correcte et un comportement respectueux dans tous les lieux fréquentés.
• Ne pas faire de bruit dans les chambres après 22h.
• Etre à l’heure aux rendez-vous fixés par les accompagnateurs.
• Effectuer les visites prévues au programme en suivant mon groupe.
• Ne pas consommer de boissons alcoolisées ni d’autres produits interdits.

Tout manquement au règlement entraînera une sanction dans le cadre scolaire ou  fera l’objet d’un rapatriement immédiat à Rodez à la charge des familles.


Signature de l’élève Signature du responsable légal[/center]

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Message  Alomero le Lun 21 Oct 2019 - 8:08

Super,  je vais prendre plein de choses, merci. En revanche je crois qu'il te manque des mentions relatives aux fonds sociaux, aux comités d'entreprise et à la gestion des éventuels reliquats avec un RIB à joindre si demande de remboursement.

Pour le prélèvement, une fois les RIB saisis c'est vraiment très court de générer un fichier. Pas la première fois, c'est vrai mais après ça roule. Attention, je parle côté ER. Mais je ne pense pas qu'un fichier bien ficelé soit plus long à transmettre pour l'AC.

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Message  garfield03 le Lun 21 Oct 2019 - 10:51

Sinon y'a mobilisco qui fait tout ca, qui te sort des doc nominatifs, une AST préremplie, etc.!
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Message  volcan le Lun 21 Oct 2019 - 11:41

Il y a juste ce passage qui me pose question
"Cette inscription vaut engagement définitif et ne sera totalement validée qu’à réception des documents et de la totalité des paiements".
En effet tant que le paiement total n'est pas fait, pour toi il n'y a pas d'inscription et donc pas d'engagement ; et donc possibilité de se désister et de demander le remboursement des acomptes versés.
Mon imprimé prévoit engagement ferme dès la signature et donc possibilité pour l'établissement de réclamer la totalité de la participation en cas de désistement. En cas d'annulation justifiée le remboursement ou la réduction de la créance est à hauteur de l'indemnisation de l'assurance.

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Message  Nicolas le Lun 21 Oct 2019 - 12:07

Alomero a écrit:Super,  je vais prendre plein de choses, merci. En revanche je crois qu'il te manque des mentions relatives aux fonds sociaux, aux comités d'entreprise et à la gestion des éventuels reliquats avec un RIB à joindre si demande de remboursement.

Pour le prélèvement, une fois les RIB saisis c'est vraiment très court de générer un fichier. Pas la première fois, c'est vrai mais après ça roule. Attention, je parle côté ER. Mais je ne pense pas qu'un fichier bien ficelé soit plus long à transmettre pour l'AC.

Ok pour les comités d'entreprise. Pour les fonds sociaux, c'est volontaire. Et pour les RIB, nous n'avons jamais de reliquats Razz

Pour les prélèvements côté AC, je ne maîtrise pas suffisamment pour l'instant afin de faire cohabiter le prélèvement auto des voyages avec le prélèvement auto existant des frais scolaires.

garfield03 a écrit:Sinon y'a mobilisco qui fait tout ca, qui te sort des doc nominatifs, une AST préremplie, etc.!
On a prévu de le tester bientôt !

volcan a écrit:Il y a juste ce passage qui me pose question
"Cette inscription vaut engagement définitif et ne sera totalement validée qu’à réception des documents et de la totalité des paiements".
En effet tant que le paiement total n'est pas fait, pour toi il n'y a pas d'inscription et donc pas d'engagement ; et donc possibilité de se désister et de demander le remboursement des acomptes versés.
Mon imprimé prévoit engagement ferme dès la signature et donc possibilité pour l'établissement de réclamer la totalité de la participation en cas de désistement. En cas d'annulation justifiée le remboursement ou la réduction de la créance est à hauteur de l'indemnisation de l'assurance.

J'ai relu plusieurs fois et j'hésite ...
D'un côté, cela me semble pertinent de leur rappeler que la participation au voyage est conditionnée au paiement, et de l'autre cela peut sous-entendre ce que tu as relevé.
Je voulais au départ demander les 3 chèques à l'inscription, mais cela pose plusieurs pb.
C'est pour cela que je suis très intéressé par le prélèvement auto s'il n'est pas trop lourd au niveau AC.

Au final, je vais basculer vers une rédaction très proche de la tienne :
"Cette inscription vaut engagement ferme et définitif, et la totalité des paiements sont dus y compris en cas de désistement. En cas d'annulation justifiée le remboursement sera effectué à hauteur de l'indemnisation de l'assurance."

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Message  Alomero le Lun 21 Oct 2019 - 14:45

Nicolas a écrit:Ok pour les comités d'entreprise. Pour les fonds sociaux, c'est volontaire. Et pour les RIB, nous n'avons jamais de reliquats Razz
Ici non plus mais si cela devait arriver c'est que quelque chose aurait gravement capoté. Donc pour ne pas risquer d'ajouter des inconvénients aux problèmes, on prévoit le coup et le cas échéant on peut gérer sans formalité supplémentaire autre qu'un vote et un OAR. A toi de voir.

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Message  Nicolas le Lun 21 Oct 2019 - 17:54

Dans un souci de bonne gestion, c'est toi qui a raison ...

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Message  Alomero le Lun 21 Oct 2019 - 18:27

Je ne suis pas bonne gestionnaire, je suis feignante. C'est pas pareil Very Happy

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Message  Ebenezer Graymes le Jeu 7 Nov 2019 - 15:15

Bonjour à tous,

Je viens m’incruster dans ce fil de discussion parce qu'un voyage en Angleterre d'une semaine est prévu en 2020 pour les élèves de l'établissement dans lequel je travaille. Du coup, ce topic m'intéresse fortement Very Happy

Je travaille actuellement sur le document type / Lettre d'engagement pour les familles (d'ailleurs je vous remercie du plus profond de mon être pour toutes les informations que j'ai pu glaner sur ce forum), et je commence à avoir des envies de meurtre devenir chèvre. Il me reste le gros point des pièces à fournir à abattre pour enfin clore ce fichu document. Notamment ce qui est relatif à la situation des élèves (CNI, passeport, visa...).

Après de nombreuses recherches sur Internet, j'ai cru comprendre que pour les élèves mineurs ressortissants d'un état tiers à l'UE, il fallait un "document de circulation pour étranger mineur" (à demander par les familles à la Préfecture et qui en plus semble être payant).

Sauf que selon le site diplomatie.gouv.fr (https://www.diplomatie.gouv.fr/fr/conseils-aux-voyageurs/conseils-par-pays-destination/royaume-uni/#entree), "Les mineurs ressortissants d’un Etat tiers à l’Union européenne ou à l’espace Schengen résidant habituellement en France et participant à une sortie scolaire au Royaume-Uni peuvent voyager sous couvert du document de voyage collectif [...] qui tient lieu de visa d’entrée au Royaume-Uni. [...] Les mineurs étrangers doivent en outre être impérativement munis d’un passeport individuel en cours de validité ainsi que d’une autorisation parentale de sortie du territoire."


Ce qui voudrait dire qu'ils n'ont pas besoin d'avoir le document de circulation pour étranger mineur, si je comprends bien ? Ce serait donc simplement à moi de faire la démarche auprès de la Préfecture.

Mais est-ce que les élèves mineurs doivent aussi avoir un passeport avec visa ? Et si oui, visa de quoi ? Pour aller en Angleterre ou pour rentrer en France ? Je vous assure, j'en deviens complètement truffe.


Et dans ma grande chance, j'ai non seulement des élèves mineurs mais aussi des élèves majeurs qui sont de nationalité malienne ou congolaise. Je me pose donc la question suivante pour les élèves majeurs ressortissants d'un état tiers à l'UE : Eux, ils doivent non seulement avoir un titre de séjour, un passeport mais aussi un visa ? Ou est-ce qu'ils sont inclus dans et couverts par le fameux document de voyage collectif (et dans ce cas ils doivent juste avoir un passeport en cours de validité) ?
La circulaire n° 2013-106 du 16-7-2013 mentionne "les élèves" sans jamais préciser si cela inclus ou non les élèves majeurs...


Je précise que c'est la première fois qu'un voyage hors de France est organisé dans l'établissement. Et aussi que je ne suis pas Adjointe Gestionnaire mais secrétaire de direction.

Merci d'avance pour l'aide que vous pourrez m'apporter Love
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Message  V.M.B le Jeu 7 Nov 2019 - 16:36

les Grands Bretons se contrefoutent que vos majeurs ou mineurs hors UE soient élèves, ils ne voient que des étrangers extra européens et il faut se conformer au cas par cas aux docs exigés (ça peut varier selon commonwealth ou non), donc se renseigner bien avant. Les exemples d'élèves restés au pied de la frontière sont légion et ça fout vraiment la me..e! certains ont même réussi à entrer mais pas à ressortir!
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Message  Ebenezer Graymes le Mar 12 Nov 2019 - 9:34

Ahlalala ça ne m'arrange pas...

Mais merci pour cette réponse très claire !
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Message  Chewbacca le Mar 12 Nov 2019 - 13:12

Tiens, à propos de voyage, les collègues qui êtes en EPLE, vous faites comment pour les chèques des parents?
Car pour ma fille, on m'a demandé un premier chèque qui a bien été encaissé, et là, on me demande le troisième, alors que le deuxième fait il y a plus d'un mois n'a toujours pas été encaissé, ce qui, vu le montant, a tendance à me courroucer..... Rolling Eyes 
Quel intérêt de demander plusieurs chèque aux parents à plusieurs mois d'intervalle en amont du voyage si c'est pour ne pas les encaisser au fur et à mesure? scratch 
Et je sais pas vous, mais moi, mon agent comptable, il aime pas trop que les chèques trainent dans un coffre (ou pire dans un tiroir de bureau...) pendant des plombes.... Laughing
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Message  mêmepaspeur le Mar 12 Nov 2019 - 13:30

Bonjour Chewbacca,

Je suis secrétaire en collège et nous gérons 5 voyages cette année.
En ce qui concerne les chèques, nous demandons aux familles tous les chèques et nous les encaissons à intervalles réguliers (du mieux qu'on peut avec les vacances scolaires) selon un échéancier défini.

Pour le dernier encaissement, 2 possibilités :
- nous connaissons déjà le montant total que va finalement coûter le voyage (suite aux diverses manifestations/dons/subventions) et nous demandons un chèque du nouveau montant qui sera échangé avec le chèque déjà fait.
Si le chèque du nouveau montant ne nous parvient pas, nous encaissons et remboursons.
- nous ne connaissons pas le montant total que va finalement coûter le voyage et "nous" remboursons sur RIB (déjà récupéré).

Nous sommes obligés de fonctionner ainsi dans notre établissement car nous savons que nos familles ne nous donnerons pas toutes les chèques "à la demande".


Le collège de mes enfants fonctionnait comme celui de ta fille, mais ce n'était ni le même nombre d'élèves, ni le même nombre de voyages.

Jusqu'à présent, voyant que cela est bien géré/suivi de notre côté, l'agent comptable ne s'oppose pas au "stockage" de chèques au coffre.

En ce qui concerne ton chèque non encaissé, peut-être s'est-il "perdu" entre l'agence comptable et la DfFip ? Que répond le collège à ce sujet ?

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Message  Le Forgeron le Mar 12 Nov 2019 - 13:48

mêmepaspeur a écrit:nous demandons un chèque du nouveau montant qui sera échangé avec le chèque déjà fait.
quoi
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Message  mêmepaspeur le Mar 12 Nov 2019 - 13:55

Le Forgeron a écrit:
mêmepaspeur a écrit:nous demandons un chèque du nouveau montant qui sera échangé avec le chèque déjà fait.
quoi

Il était prévu que le voyage coûte 300€, les familles donnent 3 chèques de 100€.
Avant le dernier encaissement nous savons que finalement le voyage coûtera 250€, nous informons les familles qui donnent un chèque de 50€ et nous leur rendons leur chèque de 100€. (100+100+50 = 250)

Merci de me dire si c'est interdit/illégal/illégitime afin que j'en informe ma hiérarchie Very Happy

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Message  Le Forgeron le Mar 12 Nov 2019 - 14:00

C'est illégal.
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Message  mêmepaspeur le Mar 12 Nov 2019 - 14:14

Entendu, merci.

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Message  volcan le Mar 12 Nov 2019 - 14:16

Comptablement et réglementairement demander 3 chèques au départ (je suppose que c'est au début et non pas un paiement échelonné) est déjà anormal. Ne pas faire l'OR de 300 € avant d'encaisser aussi.
Quand au fait de dire "tu me fais un chèque et je te rends l'autre".... sans commentaire.


Comme dit le ministère : la qualité comptable des EPLE progresse.

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Message  mêmepaspeur le Mar 12 Nov 2019 - 14:19

volcan a écrit:Comptablement et réglementairement demander 3 chèques au départ (je suppose que c'est au début et non pas un paiement échelonné) est déjà anormal. Ne pas faire l'OR de 300 € avant d'encaisser aussi.
Quand au fait de dire "tu me fais un chèque et je te rends l'autre".... sans commentaire.


Comme dit le ministère : la qualité comptable des EPLE progresse.

Ce n'est pas la peine de monter sur une marche pour me répondre Wink 

Les OR/AOR sont faits (où et qui a dit que ce n'était pas fait ?)

Pourquoi commencer un commentaire en écrivant "sans commentaire" ?

A qui/quoi sert la petite pique en fin de réponse ?

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Message  Le Forgeron le Mar 12 Nov 2019 - 14:25

C'est un sujet qui a déjà été débattu ici et qui est sensible pour un certain nombre de comptables reconnus (leurs arguments sont très convaincants).

Nul ne contestera que ça se fait et que ça peut être considéré comme bien pratique, mais, au vu de la réglementation comptable, ce n'est pas possible.

Par curiosité, qui garde les chèques ? Le comptable ? Le gestionnaire ?
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Message  mêmepaspeur le Mar 12 Nov 2019 - 14:30

Le Forgeron a écrit:C'est un sujet qui a déjà été débattu ici et qui est sensible pour un certain nombre de comptables reconnus (leurs arguments sont très convaincants).

Nul ne contestera que ça se fait et que ça peut être considéré comme bien pratique, mais, au vu de la réglementation comptable, ce n'est pas possible.

Par curiosité, qui garde les chèques ? Le comptable ? Le gestionnaire ?

Je peux entendre cela, tout en estimant ne pas spécialement mériter de mépris ni de condescendance.

C'est le gestionnaire qui conserve les chèques, dans le coffre, dans des enveloppes dédiées avec les échéanciers, engagements, le tableau de suivi d'encaissement, etc... Attendu que près de 50km séparent notre collège de l'agence comptable, cela nous évite de dépendre de la présence/disponibilité de l'agent comptable, et de perdre temps/énergie/carburant dans le voyage AR pour récupérer des chèques (.)

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Message  Goldored le Mar 12 Nov 2019 - 14:51

Le problème d'un chèque conservé sans être rapidement encaissé, c'est qu'il devienne en bois entre temps et rende le recouvrement difficile.
Mais je comprends les raisons pratiques qui motivent cette façon de faire pour l'avoir longtemps pratiqué mais c'était avec des gens riches et très peu de risque d'insolvabilité.
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Message  mêmepaspeur le Mar 12 Nov 2019 - 15:01

Goldored a écrit:Goldored : Le problème d'un chèque conservé sans être rapidement encaissé, c'est qu'il devienne en bois entre temps et rende le recouvrement difficile.
Mais je comprends les raisons pratiques qui motivent cette façon de faire pour l'avoir longtemps pratiqué mais c'était avec des gens riches et très peu de risque d'insolvabilité.

En effet c'est un risque pale . Le ratio bénéfice/risque à avoir un chèque au coffre (et risquer qu'il soit en bois) et avoir un chèque le jour de l'encaissement (et risquer qu'il soit aussi en bois) est assez serré chez nous de toutes façons Laughing 

Concrètement, il n'y a à ce jour jamais eu de rejet. Nous respectons l'échéancier ce qui permet aux familles de s'organiser (et pour certains, je fais un sms pour rappeler que le chèque va être encaissé).

Nos difficultés avec "nos familles" sont davantage liées au fait de "courir après", plutôt qu'elles soient solvables ou non au moment de l'encaissement.

Je compte bien en parler, et je ferai ce qu'on me dit.

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Message  volcan le Mar 12 Nov 2019 - 15:50

J'ai énormément de défauts. Je suis désagréable, susceptible et souvent cassant... entre autres défauts. Mais je ne suis jamais méprisant ni condescendant avec les collègues. Ils peuvent le prendre comme ça mais ils ont tort.

Par contre quand j'estime qu'une pratique est une hérésie réglementaire, qu'elle est anormale et fausse, je le dis tout net. Je le dis surtout parce que ce forum a vocation d'aider les collègues en leur évitant de reproduire des horreurs en gestion et comptabilité. J'ai toujours voulu que ce forum soit un outil pour acquérir des compétences ; et alors oui parfois je suis cassant.

Il faut savoir que ce forum est lu par énormément de monde qui ne sont pas forcément des comptables ou des gestionnaires, ou même des gens qui travaillent dans les EPLE. J'ai eu des échos de gens qui critiquent ce forum dans les sphères supérieures pour un certain nombre d'approximations ou un certain reflet de la profession qu'ils voudraient mieux ne pas laisser apparaître au grand jour.

Et si en haut on se félicite d'une prétendue amélioration de la qualité comptable grâce à quelques formations inadaptées, je n'ai pas la même analyse.

Alors tant que les collègues le jugeront utile je pousserai ici (et ailleurs) des coups de gueule (parfois avec excès j'en suis désolé). Ca ne fait pas forcément plaisir, je l'ai payé par le passé mais bof...

Donc je redis qu'un comptable qui sait que des chèques sont conservés dans le coffre de son gestionnaire pour éviter des paiements échelonnés, des écritures d'avances et des OP de remboursement, ne fait pas son boulot comme il le devrait. Dois-je m'excuser de dire ça ?

p.s. des chèques de voyage se traitent comme des chèques de cantine par des régies. Et on peut même les envoyer à l'agence par courrier.

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Message  mêmepaspeur le Mar 12 Nov 2019 - 15:56

OK.

volcan a écrit:
Donc je redis qu'un comptable qui sait que des chèques sont conservés dans le coffre de son gestionnaire pour éviter des paiements échelonnés, des écritures d'avances et des OP de remboursement, ne fait pas son boulot comme il le devrait. Dois-je m'excuser de dire ça ?

Tu ne dois rien. Mais je ne suis pas ce comptable.

J'ai demandé qu'on me dise. Le Forgeron m'a dit. J'ai compris et remercié.

Etait-ce indispensable de "ne pas commenter en commentant" ni de ponctuer en italique. En tout cas cela ne m'a pas aidée, et c'était + que désagréable, je l'ai pris comme je l'ai reçu.

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Message  Le Forgeron le Mar 12 Nov 2019 - 16:32

Il y a là une incompréhension.
Volcan n'est pas du tout désagréable (ici). C'est une fausse impression dans ce cas précis.
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