PJ pour DBM

Bonjour
Je fais un remplacement et je suis perdue.
Quelles pièces doivent etre fournies à l'AC par les gestionnaires pour les : 
- DBM pour vote
- DBM Pour info

A part le courrier du CE signé, je ne sais pas
Pouvez vous m'aider
Merci

Pour toute les DBM (vote ou info), la DBM !
Pour les DBM pour vote, il faut y joindre en plus, la délibération du CA ainsi que les accusés réception par les autorités de tutelle.
Et ne pas oublier de transférer le fichier du nouveau budget... (dans GFC, comptabilité budgétaire, budget, visualisation du budget, clic droit sur la colonne de gauche, transférer budget pour générer le fichier)

J'ajouterais la lettre à l'agent comptable qui est à éditer lors de la validation de la DBM.
C'est elle qui indique donc à partir de quand les modifications apportées au budget sont exécutoires. C'est parfois utile pour certains paiements.

Comme indiqué dans la lettre à l'agent comptable sortie de GFC pour les DBM pour info :
- les pièces justificatives la concernant : notification subvention, lettre d'attribution des subventions affectées....

sarf a écrit:

Comme indiqué dans la lettre à l'agent comptable sortie de GFC pour les DBM pour info :
- les pièces justificatives la concernant : notification subvention, lettre d'attribution des subventions affectées....

Je n'intègre le fichier de budget modifié qu'en vérifiant qu'il correspond à l'état du budget papier que l'on me transmet en deux exemplaires originaux (celui qui partira à l'apurement administratif et celui que je me garde en archives). A ce jour je n'avais jamais imaginé réclamer des notifications de subventions avec, dans la mesure où je m'estime lié par le budget, sans droit de regard ni de contrôle dessus. A tort ou à raison...

Je ne suis pas à poil pour autant : les gestionnaires me transmettent de toutes manières les notifications dès réception pour faciliter les encaissements, puis les ajoutent comme PJ des OR.

L'intendant zonard a écrit:

A ce jour je n'avais jamais imaginé réclamer des notifications de subventions avec, dans la mesure où je m'estime lié par le budget, sans droit de regard ni de contrôle dessus. A tort ou à raison...

Je ne suis pas à poil pour autant : les gestionnaires me transmettent de toutes manières les notifications dès réception pour faciliter les encaissements, puis les ajoutent comme PJ des OR.

Plus facile de voir dès le départ si les crédits sont régulièrement ouverts plutôt qu'en fin de chaîne.

Alomero a écrit:

L'intendant zonard a écrit:

A ce jour je n'avais jamais imaginé réclamer des notifications de subventions avec, dans la mesure où je m'estime lié par le budget, sans droit de regard ni de contrôle dessus. A tort ou à raison...

Je ne suis pas à poil pour autant : les gestionnaires me transmettent de toutes manières les notifications dès réception pour faciliter les encaissements, puis les ajoutent comme PJ des OR.

Plus facile de voir dès le départ si les crédits sont régulièrement ouverts plutôt qu'en fin de chaîne.

En fin de chaîne il faut bien justifier l'acte que représente le fait de réceptionner la recette sur une ligne de subvention plutôt qu'une autre. Alors que "voir si les crédits sont régulièrement ouverts", ne fait pas partie de mes attributions, et aucune procédure n'est prévue pour rejeter un budget qui ne me plairait pas. Une partie de mes collègues gestionnaires me demandent conseil et je leur réponds toujours avec diligence, en bonne exécution de mon slogan fondateur "le comptable est au service de l'ordonnateur et certainement pas l'inverse".

Sauf pour le slogan fondateur (lol) je suis d'accord avec l'IZ. Je réceptionne les DBM sans PJ. Mon contrôle je le fais au niveau des OR. Si l'ordonnateur mandate sur des subventions inexistantes ou pour des dépenses non admises par la subvention, cela sera imputé sur le résultat faute de recettes correspondantes acceptées en OR.
Cela dit j'ai toute confiance dans la compétence des gestionnaires de mes ER et sur leurs FdR confortables.
L'IZ a raison : l'ordonnateur assume ses décisions et prend ses responsabilités ; le comptable à un rôle de conseil, pas de contrôle de la régularité ou de la sincérité du budget. De plus j'ai pour principe de n'exiger que les PJ nécessaires et réglementaires.

Comme les illustres collègues je ne demande pas les notifications comme PJ des DBM (je les ai par un autre biais) et je receptionne les DBM pour information dès lors que le courrier d'accompagnement dûment signé de l'ordonnateur m'est transmis.
Comme les illustres collègues je contrôle la notification au moment de l'OR.
En complément, notamment en fin d'année civile, je m'assure que les crédits sont régulièrement ouverts car c'est un motif de rejet du mandat (et de refus de déférer à une éventuelle réquisition). Imaginons le 25/12 une DBM d'ouverture de dotation complémentaire de viabilisation pour 10 000 €, saisie sur la foi d'un coup de téléphone passé à la collectivité territoriale : je n'ai pas de motif pour refuser d'intégrer la DBM en comptabilité générale. Mais je considère que les crédits sont irrégulièrement ouverts et je ne prends pas ces 10 000 € en compte dans les crédits disponibles.

Je suis d'accord avec volcan pour la manière de traiter des OR non conformes et les conséquences sur le résultat. Ce n'est pas le problème. Pour moi la question n'est pas là mais en amont, au moment du mandat.

La question est que si la RPP de l'AC n'est pas engagée s'il paye sur des crédits ouverts, pourquoi avoir ajouté la notion de "régulièrement" ? On en arrive à comprendre que la RPP de l'AC est engagée s'il paye sur des crédits ouverts de façon irrégulière. Et donc je me demande comment l'AC s'assure de ce côté irrégulier pour qu'il n'engage pas sa RPP.

Il me semble que GFC donne une piste à travers les mentions inscrites sur le courrier que l'ordonnateur fait à l'AC et où il est précisé que les justificatifs de la DBM sont joints au courrier. Il ne s'agit donc pas de contrôler le travail de l'ordonnateur mais de ne pas être à poil en tant qu'AC, justement.

C'est sur la base de ce raisonnement que j'approuve les propos de sarf. Il me semble que VMB s'appuie également sur ces mentions de GFC pour demander ces pièces mais je n'en suis pas sûre, je confonds peut-être avec un autre. D'ailleurs dans cette histoire je ne suis sûre de rien et l'échange sera constructif car il y a des failles dans le raisonnement. Ainsi, ceci vaudrait pour les DBM mais pas pour le budget, ce qui est normal d'ailleurs, ainsi que vous l'avez fait remarquer. Pas logique...

Bref, je ne suis pas sûre d'avoir raison mais je ne suis pas non plus certaine que vous ne vous trompiez pas. Vous savez à quel point je milite pour que les AC fichent la paix aux ordo et aux GM mais ça fait déjà un moment que je m'interroge sur ce point. En tout cas entre textes qui engagent la RPP tout en ne fournissant pas le moyen de ne pas le faire, et mentions non explicites dans le logiciel (qui ne fait pas le droit, je sais), les choses ne me semblent pas si simples.

Édit à la lecture de la contribution de l'ourson : dire qu'on ne demande pas les PJ des DBM juste parce qu'on les a eu avant et autrement veut dire qu'il convient de vérifier je pense ; et ne se méfier qu'un mois sur 12 est assez subjectif. En fait ça ne répond pas aux questions que je pose plus haut, je dirais même le contraire.

Alomero a écrit:

La question est que si la RPP de l'AC n'est pas engagée s'il paye sur des crédits ouverts, pourquoi avoir ajouté la notion de "régulièrement" ? On en arrive à comprendre que la RPP de l'AC est engagée s'il paye sur des crédits ouverts de façon irrégulière. Et donc je me demande comment l'AC s'assure de ce côté irrégulier pour qu'il n'engage pas sa RPP.

J'ai à m'assurer de la régularité du budget, mais de pure forme ! Tout comme pour l'ensemble des ordonnancements d'ailleurs, nonobstant la "théorie des baïonnettes intelligentes" qui veut que le comptable qui ne se mêle pas d'opportunité en temps normal le fera lorsqu'il verra une facture d'armes de guerre ou pour des biens qu'il sait par ailleurs promis au détournement : si je sais qu'une DM est totalement bidon, je passerai en mode "pénible" et je rejetterai les mandats ainsi rendus possibles, en vue de sauvegarder l'intérêt général. Mais ma RPP ne devrait pas être mise en jeu pour ces affaires-là, en tout cas je fais confiance à mon juge pour ne pas me planter alors que l'ordonnateur est responsable de ses certifications.

L'intendant zonard a écrit:

Mais ma RPP ne devrait pas être mise en jeu pour ces affaires-là, en tout cas je fais confiance à mon juge pour ne pas me planter alors que l'ordonnateur est responsable de ses certifications.

On a déjà vu plus surprenant, à commencer par le débet infligé à l'AC qui a commis une erreur qui ne pénalise pourtant pas l'établissement.

C'est vrai qu'on ne va pas psychoter et dans la pratique je n'ai jamais fourni ces documents autrement qu'en amont pour informer l'AC mais je serais curieuse de savoir comment ce point évoluera avec Op@le et la dématérialisation qui ira avec.

Alomero a écrit:

L'intendant zonard a écrit:

Mais ma RPP ne devrait pas être mise en jeu pour ces affaires-là, en tout cas je fais confiance à mon juge pour ne pas me planter alors que l'ordonnateur est responsable de ses certifications.

On a déjà vu plus surprenant, à commencer par le débet infligé à l'AC qui a commis une erreur qui ne pénalise pourtant pas l'établissement.

Je fais confiance. Je pars du principe que la CRC ne condamnera pas un comptable qui globalement est sérieux et diligent, et que les jurisprudences destinées à orienter le travail de la profession sont à peu près toujours établies au détriment de collègues qui par ailleurs ne fournissaient pas un super boulot. C'est un discours qui est difficile à tenir car on pourrait à partir de là vouloir me faire dire que c'est bien fait pour les mauvais qui se sont fait planter, ce qui n'est pas mon propos : je considère en revanche que si d'aventure je devais me prendre un débet, je devrais à ce moment-là en admettre la complète légitimité.

Et en tout état de cause, les débets sont rares et susceptibles à peu près toujours de remise gracieuse, et les amendes non rémissibles d'un montant très limité. Je suis assuré, et grassement payé pour ma responsabilité de comptable, et s'il faut qu'un jour je rende deux mois de mon indemnité parce que j'ai déconné, je courberai l'échine sans faire d'histoire.

Je suis d'accord avec toi mais là c'est un autre sujet, non technique et qui nous éloigne du premier.

Alomero a écrit:

La question est que si la RPP de l'AC n'est pas engagée s'il paye sur des crédits ouverts, pourquoi avoir ajouté la notion de "régulièrement" ? On en arrive à comprendre que la RPP de l'AC est engagée s'il paye sur des crédits ouverts de façon irrégulière. Et donc je me demande comment l'AC s'assure de ce côté irrégulier pour qu'il n'engage pas sa RPP.

Pour moi la régularité des crédits ouverts tient dans l'application des textes. Une DBM pour vote lorsqu'elle s'impose avec contrôle des autorités (caractère exécutoire de la DBM).

De plus la transmission de l'arrêté de subvention n'est pas la panacée. Si l'ordonnateur ne fait pas l'OR ou ne respecte pas la destination ou les délais, cela fera une belle jambe au comptable d'avoir le papier. Je redis - pour moi - que le contrôle c'est au niveau de l'OR.
D'ailleurs si on m'explique où trouver dans la M9.6 ou dans GFC comment rejeter un budget ou une DBM je suis preneur.
Je mets l'ordonnateur devant sa responsabilité budgétaire et ne me substitue pas à lui pour ouvrir les crédits.

Continuons à réfléchir. Je suppose que chacun d'entre vous demande à avoir copie de la notification dès réception pour être informé des mouvements et écritures à venir. C'est en tout cas une pratique courante et on pourrait même penser que certains ont inscrit cette disposition dans la convention de groupement comptable. Donc au fond quand la DBM arrive elle n'apporte pas d'information nouvelle.

Alors pourquoi ne pas prendre l'habitude de joindre ce document à la DBM au lieu de le faire envoyer auparavant ? Le geste est le même et sa portée aussi : être informé et non contrôler. Si un détail attire l'attention de l'AC, il peut s'informer et conseiller, sans plus. En plus on a moins de risques d'oubli et on rationalise les actions à mener pour le GM puisqu'il n'y a qu'un envoi au lieu de deux. Le contrôle en revanche continue à être effectué au moment où l'OR est émis avec la notification en PJ.

Pas plus de contraintes mais une autre temporalité qui apporte davantage d'information.

Alomero a écrit:

pourquoi ne pas prendre l'habitude de joindre ce document à la DBM au lieu de le faire envoyer auparavant ?

Je veux seulement savoir ce qu'est le fric qui arrive sur le DFT pour le mettre dans la bonne subdivision. Les gestionnaires ont maintenant le réflexe de transmettre le courriel de notif à l'agence comptable, dès réception, et on conserve ça de manière dématérialisée. Quand une somme arrive sur le compte Trésor, on trouve tout de suite ce que c'est, et si on ne trouve pas, on tanne le gestionnaire jusqu'à savoir.

En comptabilité, de l'argent dont la nature n'est pas connue à l'instant T, c'est un problème. Une somme arrivant sur le DFT et qui n'est pas identifiée, chez moi c'est noté dans le registre des non-conformités, et encaissé dans un premier temps en 4718. Lorsque l'opération est enfin documentée, on peut vider ce compte fourre-tout, et lever la non-conformité. Les non-conformités pas encore émargées sont pointées à chaque contact avec le gestionnaire concerné, ils finissent toujours par craquer.

Oui, évidemment la DBM n'est pas concomitante avec l'arrivée de la notification et du versement. Dont acte. Cékilépakon le lapin mutant Merci à vous tous pour ces éléments de réflexion.

Je confirme, on a besoin de la notification avant la DBM, pour encaisser sur le bon compte de classe 4. Les intitulés de versement sont trop abscons.