Aide pour secrétaire de gestion

Bonjour à tous,

Adjoint gestionnaire dans un collège de 500 élèves, pus de 400 DP et 20% de boursiers, j'ai une secrétaire de gestion (corps ADJAENES) avec beaucoup d'années d'expérience derrière elle dans différents type d'établissement. Elle gère : saisie régie recette, gestion DP (par GFE et Alise), gestion dossier BN, droits constatés, et quelques commandes. Elle ne touche pesque pas à la compta bud'.

C'est une personne très sympathique et de bonne volonté, mais qui a des soucis importants dans son travail.
- Vite déconcentrée par pas grand chose (appel tél, venue d'une personne)
- Elle monte en pression quand débarque plusieurs personnes + appels...lors des coups de bourre (interclasse et récré)
- Manque d'organisation générale dans sa gestion des taches.

Du coup elle fait de nombreuses erreurs qui la retardent dans son travail. Je suis patient mais à force c'est un peu agaçant.
J'ai appris par une ancienne collègue à elle, que ses enfant seraient Dyslexique (DYS)...le serait-elle également? apparemment rien de détecté mais pas impossible...

Auriez vous des propositions pour permettre une meilleure efficacité dans son travail? notamment en cas de DYS?

Merci

Bonsoir,

Quand j'ai commencé, j'effectuais chaque tâche avec un pas à pas très détaillé (que je me suis fait avec captures écran, mais ça aurait pu m'être transmis par le gestionnaire). Je cochais (ou "stabilotais") chaque étape. Ainsi, même dérangée 1 million de fois je savais toujours où j'en étais. Les automatismes sont vite venus mais pour démarrer cela m'a bien aidée.
Peut-être une piste parmi d'autres ?

Autre chose, pour l'organisation dans les moments "speeds" : je me fais une check-list avec les missions à effectuer dans l'ordre de priorité et les dates butoir en rouge (cf consignes du gestionnaire et de l'ac). Coup de stabilo quand c'est fait.

Aussi, quand je suis en train de compter/me contrôler : je ne décroche pas le téléphone et avant je mets sur la porte une affiche sur feuille de couleur fluo avec une image éloquente d'une secrétaire et sa calculatrice : "Fermé. Merci de patienter ou revenir à la sonnerie" (parce que je fais en sorte d'être dispo à chaque intercours et récréation, donc sauf urgence vitale, personne n'a besoin de moi (quoique là réfléchissez bien aussi si vous voulez survivre, haha)).

Pour la question des "DYS" c'est intéressant, mais je ne sais pas t'aider.

Bonne soirée 

Bonjour,

Comment va la collègue après le "speed" de la fin d'année ?

Peut-être que la secrétaire a trop de boulot (non pas que le gestionnaire n'en ai pas, ce n'est pas la question !), peut être qu'elle aimerait plus de soutien, ne serait ce qu'un ça va ?
Peut être que son salaire ne suffit plus à nourrir sa famille  ! A tel point qu'elle se demande si elle doit continué à travailler...
Peut être que certaines tâches pourraient être attribuées à un autre service ou juste une petite tâche pour commencer ???
Enfin peut être qu'elle est lasse de se boulot dans lequel elle ne retrouve aucune reconnaissance !!!
Ou bien elle n'est pas compétente !!!
Bon à vos réflexions...