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Turboself et droits constatés

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Message  Méli-mélo le Lun 29 Jan 2018 - 14:52

Bonjour à tous et toutes,

Je suis sur un poste d'adjoint administratif depuis septembre. Je m'occupe des frais scolaires. J'utilise GFE mais aussi turboself. Chez moi, ils ne "communiquent" pas.

Mon problème est que ma base Turboself n'a pas été nettoyée depuis longtemps. Je vous explique : 730 commensaux alors que nous devrions en avoir max 200. Et des élèves qui traînent dans la base depuis 2008 !!!

Après quelques recherches, il s'avère que ces élèves, je ne peux pas les supprimer car :" ce convive possède une créance droits constatés".

Je viens d'éplucher le guide turboself et rien...

Quelqu'un/une pourrait il m'expliquer comment supprimer ces créances qui polluent ma base ?

D'avance merci

Méli-mélo
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Message  Winnie le Lun 29 Jan 2018 - 15:54

Hypothèse 1 : les droits constatés sont faits sur Turboself, les créances transférées dans GFC, ce qui fait que les encaissements ne se font pas dans Turbo.
Donc si c'est ça, il faut faire des FQE pour ordre afin de solder les créances qui n'ont plus lieu d'être, en justifiant tout cela (paperasse, traçabilité, etc.). Surtout, il faut changer le mode de fonctionnement pour l'avenir, en mettant en place une procédure claire afin de ne pas renouveler l'expérience.

Hypothèse 2 : les encaissements sont bien faits dans Turbo mais les créances restantes sont celles passées au 416. Là aussi, il faut mettre en place une procédure de nettoyage de la base Turbo.

Quant aux commensaux, à part virer les gugusses ayant des soldes à zéro et qui ne sont plus là, je ne vois pas de solution.
Bien entendu il n'y a pas de soldes négatifs, et les soldes positifs se gèrent en envoyant des courriers de demande de RIB aux personnes concernées.
Pour info ici on purge tous les ans.

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Message  Initiales GM le Lun 29 Jan 2018 - 16:19

Appelle T...f, ils t'aideront à faire le grand ménage.
En principe, dès lors qu'il n'y a pas eu de mouvement sur un élève ou un commensal dans l'année qui précède, la suppression est possible.
Pour les élèves, je te recommande vivement de faire au moins un export de la base élèves par an, à la rentrée. Ca écrase les anciens dès lors qu'ils n'ont plus de solde.
Et comme Winnie, un grand nettoyage au niveau des commensaux chaque année.
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Message  Méli-mélo le Lun 29 Jan 2018 - 16:45

Merci pour vos réponses. Je vais appeler T....f et voir avec eux pour ceux qui ont des droits constatés (mode qui n'a servi qu'en 2008/2009 a priori).

Le ménage des commensaux a été fait (j'en ai supprimé 245 !)

Et malheureusement pour moi, j'en ai en négatif : je n'ai plus qu'à leur courir après !

Méli-mélo
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Message  Alomero le Lun 29 Jan 2018 - 18:13

S'ils sont toujours là No

Le mieux est de paramétrer la bête pour interdire les passages en négatif. Mais là il faut l'accord du chef car remous à prévoir.

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